Conocimientos comunes de redacción de documentos
¿Cuáles son los principales tipos de documentos oficiales?
De acuerdo con los últimos formatos de documentos oficiales y regulaciones de las agencias gubernamentales y del partido en 2012
Los principales tipos de documentos oficiales son:
(1) Resoluciones. Aplicable a los principales asuntos de toma de decisiones discutidos y aprobados en la reunión.
(2) Decisión. Es aplicable a la toma de decisiones y arreglos sobre asuntos importantes, recompensar y castigar a las unidades y al personal relevantes, y cambiar o revocar decisiones inapropiadas de agencias de nivel inferior.
(3) Orden (orden). Es adecuado para promulgar leyes y reglamentos administrativos, anunciar la implementación de importantes medidas obligatorias, aprobar la concesión y promoción de títulos y recompensar a las unidades y al personal pertinentes.
(4) Comunicado. Adecuado para anunciar decisiones importantes o eventos importantes.
(5) Anuncio. Es adecuado para anunciar asuntos importantes o asuntos legales en el país y en el extranjero.
(6) Anuncio. Es aplicable al anuncio de asuntos que deben observarse o darse a conocer dentro de un rango determinado.
(7) Opiniones. Adecuado para proporcionar conocimientos y soluciones a cuestiones importantes.
(8) Aviso. Es adecuado para emitir y comunicar asuntos que requieren que las agencias de nivel inferior implementen y que las unidades relevantes sean informadas o implementadas, y para aprobar y enviar documentos oficiales.
(9) Notificación. Es adecuado para elogiar el progreso, criticar errores, transmitir espíritu importante e informar situaciones importantes.
(10) Informe. Adecuado para informar trabajos a autoridades superiores, reflejar situaciones y responder consultas de autoridades superiores.
(11) Solicitar instrucciones. Adecuado para solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores.
(12) Aprobación. Adecuado para responder a solicitudes de instrucciones de agencias de nivel inferior.
(13) Moción. Se aplica a los asuntos sometidos a deliberación por los gobiernos populares de todos los niveles al Congreso Popular del mismo nivel o al Comité Permanente del Congreso Popular de conformidad con los procedimientos legales.
(14) Carta. Es adecuado para negociar trabajos, hacer y responder preguntas, solicitar aprobación y responder a asuntos de aprobación entre agencias que no están afiliadas entre sí.
(15) Minutos. Es adecuado para registrar la situación principal y los asuntos acordados de la reunión.
¿Cuáles son los tipos de documentos oficiales que suelen utilizar las empresas?
Existen nueve tipos de documentos oficiales de uso común. Según la dirección de escritura, se divide en escritura ascendente, escritura paralela y escritura descendente. Entre ellos, "solicitud de instrucción" e "informe" se utilizan principalmente en el texto superior, "carta" se utiliza en el texto paralelo y "aviso", "aprobación", "decisión", "notificación" y "acta". se utilizan principalmente en el texto descendente. "Opinión" se puede utilizar tanto en contextos ascendentes como descendentes.
Tipos y diferencias de documentos oficiales de uso común
1. Solicitud de instrucciones
La solicitud de instrucciones es adecuada para solicitar instrucciones o aprobación de unidades superiores. El primero son asuntos que exceden las responsabilidades y autoridad de la unidad y requieren la aprobación de la unidad superior; el segundo es que la unidad subordinada encuentra nuevas situaciones y nuevos problemas en el trabajo y solicita a la unidad superior que los resuelva o ayude a resolverlos; la tercera es que algunos asuntos laborales son complicados o involucran No afiliado a la unidad, solicitar a la unidad superior que apruebe o envíe los documentos emitidos; cuarto, solicitar a la unidad superior instrucciones o cuestiones que no estén especificadas en las políticas pertinentes; Las regulaciones de la unidad superior o los problemas encontrados en el trabajo que son difíciles de entender y confirmar deben estar claramente establecidos.
Los principales tipos de solicitudes son: solicitudes de aprobación, solicitudes de resolución de problemas, solicitudes de reenvío y solicitudes de instrucciones indicativas.
2. Informes
Los informes son adecuados para reportar trabajos a unidades superiores, reflejar situaciones, responder a consultas o asuntos asignados por unidades superiores, reportar materiales relevantes, etc.
Los principales tipos de informes incluyen: informes de trabajo, informes de situación, informes de respuesta, informes de documentos o materiales presentados, etc.
3. Cartas
Ámbito de aplicación de las cartas: Las cartas se utilizan principalmente para trabajos de negociación entre unidades no relacionadas, informar situaciones, solicitar opiniones, hacer o responder preguntas, solicitar aprobación y respuestas Auditoría asuntos, etc
Los principales tipos de cartas incluyen: cartas para solicitar opiniones, cartas para solicitar aprobación, cartas de respuesta a opiniones y cartas de respuesta a cuestiones de aprobación.
4. La diferencia entre un informe y una solicitud de instrucciones
1. Las funciones de redacción son diferentes. Los informes tratan principalmente de informar situaciones, reflejar problemas, etc.; las solicitudes de instrucciones tratan principalmente de solicitar aprobación, instrucciones y resolver problemas, etc.
2. Diferentes métodos de procesamiento. El informe es un asunto de lectura y no necesita ser respondido; la solicitud de instrucciones es un asunto de procesamiento y necesita ser procesado y respondido.
3. Los requisitos de tiempo son diferentes. La solicitud de instrucciones debe redactarse con antelación, lo que se denomina "solicitud de instrucción previa" y el informe suele ser un informe sobre los resultados del procesamiento o situaciones relacionadas, lo que se denomina "informe posterior al evento".
¿Cuál es el ámbito de aplicación del dictamen? ¿Cuáles son los principales tipos?
Los comentarios son adecuados para proporcionar ideas y soluciones a problemas importantes.
Los tipos de opiniones se dividen principalmente en: primero, opiniones rectoras directas, que a menudo son utilizadas por las unidades de negocios para expresar opiniones directamente sobre temas importantes y presentar principios laborales y requisitos laborales para comprender el trabajo de los subordinados. Las unidades subordinadas generalmente utilizan las opiniones constructivas para presentar opiniones y sugerencias sobre temas importantes para que las unidades superiores y los líderes los utilicen como referencia.
¿Cuál es el ámbito de aplicación de la notificación? ¿Cuáles son los principales tipos?
Los avisos son adecuados para emitir y transmitir asuntos que requieren que las unidades subordinadas implementen y que las unidades relevantes conozcan o implementen, y aprueben y envíen documentos oficiales.
Los tipos de avisos se dividen principalmente en: avisos de reenvío y reenvío, avisos de traspaso o despliegue, avisos generales, avisos de reuniones, avisos de nombramiento y despido de personal, etc.
¿Cuál es el ámbito de aplicación de la notificación? ¿Cuáles son los principales tipos?
Las notificaciones son adecuadas para elogiar el progreso, criticar errores y transmitir espíritus o situaciones importantes.
Según la función y ámbito de aplicación de la notificación, la notificación se puede dividir en tres categorías:
1. Notificación de elogio. Se utiliza para elogiar a las buenas personas y las buenas acciones dentro de un cierto rango.
2. Notificación de críticas. Se utiliza para criticar errores dentro de un cierto rango y corregir malas tendencias.
3. Notificación de situación. Se utiliza principalmente para informar a las partes relevantes sobre información y desarrollos que deben dominarse y entenderse como referencia. Los informes de situación a menudo se escriben como textos descendentes y también como textos paralelos.
¿Cuáles son las diferencias entre avisos y notificaciones?
1. El contenido de la notificación es diferente
Notificación: La notificación trata principalmente sobre la situación laboral y los asuntos que deben seguirse e implementarse.
Información: Informar ejemplos positivos y negativos, o espíritu o situación importante relacionada.
2. Requisitos de propósito diferente
Aviso: la agencia receptora debe comprender lo que se debe hacer y cómo manejarlo, y debe cumplirlo.
Notificación: principalmente para comunicación y comprensión de la situación, y para educación y publicidad.
3. Diferentes métodos de expresión
Notificación: principalmente narrativa, le dice a la gente qué hacer y cómo hacerlo, y la narrativa es específica.
Reportaje: Utiliza tanto la narrativa, el análisis como la discusión, y tiene un fuerte color emocional.
4. Otros
Aviso: El hecho aún no ha ocurrido.
Notificación: basada en hechos.
La naturaleza y alcance de la notificación son mayores que la notificación.
¿Cuál es el alcance de la decisión? ¿Cuáles son los principales tipos?
Las decisiones son aplicables a la toma de decisiones y arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, recompensar y castigar a las unidades o al personal relevantes y cambiar o revocar decisiones inapropiadas de unidades subordinadas.
Los principales tipos de decisiones incluyen: decisiones de elogio, decisiones disciplinarias, acuerdos de acción importante o decisiones sobre asuntos importantes, etc.
Cómo redactar una decisión
La forma general de redactar una decisión. Una decisión generalmente consta de tres partes: el motivo de la decisión, el contenido de la decisión y los requisitos de implementación.
1. Determinar el motivo. Indique brevemente la base, el propósito, el significado y los antecedentes de la decisión. Las palabras de uso frecuente como "se ha tomado la siguiente decisión" y "la decisión es la siguiente" se utilizan a menudo para hacer la transición al contenido de la decisión. Se requiere que sea preciso y que el lenguaje sea claro y conciso.
2Determina el contenido. Expresar el contenido concreto, principios, métodos, medidas, requisitos, estipulaciones, etc. de los asuntos de decisión, y exigir un lenguaje preciso y conciso y un tono positivo.
3. Implementar requisitos. Es decir, plantear requisitos, opiniones o expectativas para la implementación de esta decisión. Cabe señalar que el título de una decisión generalmente requiere una descripción completa del organismo emisor, el tema y el tipo de idioma.
¿Cuál es el ámbito de aplicación de las actas? ¿Cuáles son las formas principales?
Existen dos métodos principales de clasificación para clasificar las actas de reuniones.
En primer lugar, se divide según los asistentes a la reunión, incluyendo actas de reuniones plenarias, actas de reuniones de oficina y actas de reuniones ordinarias. Actas de reuniones de trabajo, actas de reuniones conjuntas, etc.
El segundo se basa en el contenido de las actas de las reuniones, incluidas las actas de las reuniones de tipo resolución, las actas de las reuniones de tipo implementación, las actas de las reuniones de tipo retiro, las actas de las reuniones de tipo académico, etc.
Las actas de las reuniones se pueden informar o distribuir, pero su alcance de distribución es relativamente limitado. Generalmente, solo se distribuyen a unidades relacionadas con el contenido de las actas de la reunión.
Hay tres formas de publicar actas de reuniones: una es imprimirlas con un encabezado especial; la otra es imprimirlas con un encabezado general; la tercera es imprimirlas en otras formas. Hay muchos tipos de actas de reuniones. Los métodos de redacción de las actas de reuniones son similares: deben ir directo al grano, buscar la verdad en los hechos, manejar el problema de manera adecuada, expresar con precisión, tener opiniones claras, un lenguaje vívido, una redacción concisa y estandarizada. formato.
Las actas de las reuniones generalmente constan del encabezado del acta de la reunión, el número del documento, el título, la fecha de redacción, el texto principal, los participantes en la reunión, la unidad emisora (receptora), etc.
¿Cuál es el ámbito de aplicación de la homologación? ¿Cuáles son las formas principales?
¿Aprobación y su ámbito de aplicación? Las "Medidas para el Tratamiento de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos Nacionales" estipulan: "En respuesta a solicitudes de instrucciones, utilizar 'aprobación'".
Esta disposición muestra las siguientes dos características: primero, la aprobación es emitida por la agencia superior a la agencia de nivel inferior, y no se utiliza entre agencias paralelas o no relacionadas; segundo, la aprobación es para la solicitud; para obtener instrucciones de la agencia de nivel inferior. Un documento instructivo que proporciona respuestas específicas a los asuntos es claramente específico e instructivo.
En aplicaciones prácticas, es común confundir instrucciones con aprobaciones, o utilizar instrucciones de los líderes en lugar de aprobaciones.
Existen las siguientes diferencias entre instrucciones y respuestas: ① La aprobación es una de las 10 categorías y 15 tipos de documentos oficiales estipulados por el Consejo de Estado, mientras que las instrucciones no son documentos oficiales formales, sino solo opiniones escritas. Se pueden redactar documentos oficiales específicos, como instrucciones, aprobaciones y decisiones, basándose en el espíritu de las instrucciones del liderazgo; ② Las aprobaciones se emiten en respuesta a solicitudes de instrucciones de agencias de nivel inferior. El ámbito de aplicación de las instrucciones es amplio, además de las solicitudes de instrucciones, también se pueden dar instrucciones en documentos oficiales como informes y notificaciones, así como en documentos comerciales como resúmenes e informes de investigación. ③ El ámbito de aprobación y respuesta es; estrecho y limitado a la agencia solicitante original. Además de la autoridad solicitante, también se puede enviar a las unidades pertinentes para referencia e implementación;
¿Cuál es el ámbito de aplicación de la carta? ¿Cuáles son las formas principales?
Las cartas se utilizan principalmente para trabajos de negociación entre unidades que no están afiliadas entre sí, informar situaciones, solicitar opiniones, hacer o responder preguntas, solicitar aprobación y responder asuntos de aprobación, etc.
Los principales tipos de cartas son: cartas para solicitar opiniones, cartas para solicitar aprobación, cartas de respuesta a opiniones y cartas de respuesta a cuestiones de aprobación.
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de instrucciones y una carta?
Carta: adecuada para discutir trabajos, hacer y responder preguntas, solicitar aprobación y responder a asuntos de aprobación entre agencias que no están afiliadas entre sí.
Solicitud de instrucciones: Aplicable para solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores.
En primer lugar, los tipos son diferentes. "Solicitud de instrucciones" es un texto ascendente; "solicitud de carta de aprobación" es un texto paralelo.
La segunda es que el principal mecanismo de envío es diferente. La principal agencia emisora de una “solicitud de instrucciones” es un superior con una relación de liderazgo y orientación; la principal agencia emisora de una “solicitud de carta de aprobación” es una unidad funcional paralela o no relacionada.
En tercer lugar, el alcance del contenido es diferente. "Solicitud de instrucciones" es una solicitud de aprobación o instrucciones; una "carta de solicitud de aprobación" es una solicitud de aprobación de un determinado asunto funcional.
En cuarto lugar, el tono de la escritura es diferente. El término "solicitud de instrucciones" debe ser respetuoso con la autoridad superior; el término "carta de solicitud de aprobación" debe ser respetuoso entre sí.
En quinto lugar, los métodos de tramitación del caso son diferentes. Las cuestiones relativas a la "solicitud de instrucciones" serán aprobadas por la autoridad superior y respondidas por la autoridad inferior; las cuestiones relativas a la aprobación de la "carta de solicitud de aprobación" serán respondidas por la unidad receptora (carta de aprobación).
2. Formato de la pregunta
××× Solicitud de instrucciones de la empresa sobre ××× (Razón)
××× Informe de la empresa sobre ××× Situación Laboral
3. Agencia de envío principal
Deje una línea en blanco debajo del título y escriba la agencia de envío principal en el cuadro superior a la izquierda. El nombre de la agencia de envío principal es. seguido de dos puntos de ancho completo. Las solicitudes e informes sólo pueden tener una unidad de envío principal.
4. Firma
Nombre completo: ××× Empresa
Abreviatura: ×× Empresa
Al colocar el sello de la empresa, el El nombre de la empresa debe ser Escriba el nombre completo o sin firma.
Formato de hora: mayúsculas. Ejemplo: 17 de abril de 2008 (la fuente es:
Times New Roman).
5. Composición tipográfica
El título del documento debe estar en fuente Song en chino simplificado tamaño 2 con subíndice Founder, el texto principal debe estar en fuente Song en chino simplificado con tamaño Founder 3 y el El subtítulo debe estar en chino simplificado número 3 con el subíndice Fundador. Hay 22 líneas en una página y 28 caracteres en cada línea. Si hay números o años, no puede volver a la siguiente línea. Al insertar números de página, elija Centro. (Los márgenes de página recomendados son: superior 2,6, inferior 2,4, izquierdo 2,4, derecho 2,4).
El formato de portada del informe de trabajo de la empresa ×××: todas las inscripciones son abreviaturas y la hora está en números arábigos.
Ensayo de muestra
1. Solicitud de instrucciones
××× Solicitud de instrucciones de la compañía con respecto a ××× (causa) (subíndice Canción No. 2)
×××× (unidad de envío principal):
Para ×××× (propósito), basado en ×××× (base), nuestra unidad tiene la intención de ×××× (propósito de la intención). La situación relevante y nuestras opiniones ahora se informan de la siguiente manera:
1. ×××× (situación básica).
2. ×××× (la necesidad, viabilidad y trascendencia del asunto solicitado).
3. ×××× (planes específicos y solicitudes de instrucciones).
Por favor comenta si es apropiado o no.
(Sello oficial)
×××年××月××日
(Persona de contacto y número de teléfono: ××× ××××× )
2. Informe
××× Informe de la compañía sobre el trabajo de ×××× (pequeña marca Canción No. 2)
×××× (Unidad de envío principal):
De acuerdo con los requisitos de ×××× (o desde ××××), nosotros ×××× (delineamos los antecedentes laborales o la situación básica), llevamos a cabo el × ×××× trabajo Hemos resumido cuidadosamente y ahora informamos la situación relevante de la siguiente manera:
1. ××× (situación laboral básica)
2. ×××× (situación laboral principal) prácticas y logros, incluidos los métodos adoptados, medidas y efectos, etc.).
3. ×××× (problemas existentes y contramedidas propuestas).
4. ×××× (ideas y arreglos de trabajo del siguiente paso).
(Sello)
×××年××月××日
3. Carta
Acerca de ××× Carta de la empresa solicitando opiniones de ×××××× (marca pequeña Canción No. 2)
×××× (unidad de envío principal):
Para ×××× (propósito), Basado en ×××× (base), propusimos ×××× (o investigamos y formulamos "××××"). Ahora estamos buscando sus opiniones sobre los temas relacionados con ×××× (o transfiriendo el "××××" ahora. Por favor estudie y proponga revisiones y notifique a ××× Compañía por carta antes de ××××年×月×).日.
Persona de contacto: ×××
Teléfono
Tel: ××××
(sello)
××××年××mes××日