Algunos consejos para gestionar llamadas telefónicas en el trabajo

Varios consejos para gestionar llamadas en el trabajo

Cuando llamas a otras personas, debes ajustar tu forma de pensar. Luego, cuando suene su teléfono, debe concentrar su energía lo antes posible y dejar temporalmente lo que está haciendo para que su cerebro pueda procesar claramente la información o los negocios que trae el teléfono. Por supuesto, el proceso anterior debe completarse rápidamente. Si deja que el teléfono suene durante demasiado tiempo, la otra parte colgará y usted perderá la oportunidad de obtener información o hacer negocios. Los siguientes puntos son consejos que puede consultar y de los que puede aprender al contestar el teléfono:

1. Registre en cualquier momento

Tenga papel y lápiz a mano y grábalos en cualquier momento. Anota lo que escuches. Si no estás preparado y tienes que pedirle a la otra persona que lo repita, la otra persona sentirá que no estás prestando atención y que no estás escuchando con atención.

2. Informa tu domicilio

Debes indicar claramente tu nombre completo tan pronto como descuelgues el teléfono. A veces es necesario indicar el nombre de tu empleador. Asimismo, una vez que la otra persona diga su nombre, puedes dirigirte a la otra persona por su nombre de vez en cuando durante la conversación.

3. Ir al tema

Cuando contestes el teléfono, no retrases la llamada, responde inmediatamente. Una buena frase de apertura podría ser: ¿Qué necesitas que haga? Cuando sientas que la otra persona se está retrasando, debes decir inmediatamente: ¡Qué casualidad estaba a punto de asistir a una reunión y tenía que llegar al lugar en 5 minutos! minutos. ?Esto evitará que hables de asuntos triviales innecesarios y acelerará el progreso de la conversación de negocios.

4. Evite transferir llamadas a otras personas.

Intente manejar las llamadas que conteste usted mismo y solo transfiéralas a otras personas como último recurso. En este momento, debe explicar el motivo a la otra parte y pedir perdón. Por ejemplo, podría decir: El Sr. Brown se encargará de esto. ¿Puede hablar con usted? Antes de tomar esta decisión, debe asegurarse de que el lugar esté dispuesto a transferir la llamada a otra persona. Por ejemplo, puede decir: ?Enviaremos a alguien para que se comunique con usted pronto sobre este asunto. ?

5. Evita colgar el teléfono por mucho tiempo

Si tienes que detener la llamada para comprobar alguna información mientras contestas el teléfono, debes actuar con rapidez. También puede decirle cortésmente a la otra parte: "¿Le gustaría esperar un momento o lo llamaré más tarde?"

Cuando le pida a la otra parte que espere, puede presionar el botón de espera. Si su teléfono no tiene un botón de espera, coloque el auricular suavemente sobre la mesa. Si tarda más de lo esperado en revisar la información, puede levantar el teléfono de vez en cuando para explicar su progreso a la otra parte. Por ejemplo, puede decir: Sr. John, ya casi termino de buscarlo, espere un momento. ?Cuando termines de buscar y levante el teléfono nuevamente, puedes decir: ?Perdón por hacerte esperar tanto para atraer la atención de la otra parte.

Para la persona que contesta el teléfono, es aceptable que la otra parte le pida cortésmente que espere un momento en el que necesite verificar la información. Si alguien llama mientras estás en una llamada, puedes elegir las palabras adecuadas para pedirle a la persona con la que estás hablando que espere. Luego cogió el otro teléfono y dijo: "¿Puedes esperar un momento? Estoy atendiendo una llamada". ?Si la persona que llama sólo tiene algo menor que preguntar, puede rechazarlo inmediatamente y cambiar rápidamente a la primera persona que llama. La persona también se dará cuenta de que está ocupado y acelerará la conversación. ;