¿Cuáles son los contenidos laborales y las responsabilidades de la recepción?

La recepción es la cara de una unidad, por lo que el personal de recepción debe dominar la etiqueta de recepción de la empresa y crear una buena imagen de la empresa. El siguiente es el contenido del trabajo y las responsabilidades laborales de la recepción.

Contenido y responsabilidades del trabajo de recepción

1. Completar la redacción y revisión de informes y manuscritos relevantes de acuerdo con los requisitos del líder de la oficina. Complete tareas de mecanografía, fotocopias, envío de faxes y otras tareas, y envíelas a los líderes de manera oportuna o envíelas a los clientes según sea necesario.

2. Hacer un buen trabajo en la recepción telefónica diaria. Completar y organizar registros escritos de las reuniones de la oficina administrativa.

3. Completar la recopilación, clasificación, archivo, encuadernación, archivo y otros trabajos de almacenamiento de diversos documentos.

4. Compre suministros de oficina diarios según sea necesario y contabilícelos de manera oportuna. Administrar las cuentas de propiedades del departamento (consumibles de bajo valor, activos fijos). Realizar la gestión y mantenimiento de equipos de oficina.

5. Haga un buen trabajo suscribiéndose a periódicos y revistas anuales, y envíe y reciba periódicos y revistas diarios e intercambie correos electrónicos.

6. Realizar controles mensuales de asistencia a la oficina. Cuide bien los artículos. Cosas a tener en cuenta al trabajar en la recepción

1. Brindar servicio de manera amigable. Visitar invitados es muy importante para la empresa y la recepción debe ser amigable, entusiasta y dispuesta a brindar servicio.

Si está escribiendo, debe detenerse inmediatamente. Incluso si está hablando por teléfono, debe sonreír y asentir con la cabeza al visitante, pero no es necesario que se levante inmediatamente para saludarlo, ni tampoco hacerlo. es necesario darle la mano al visitante. Al saludar a los invitados, debes asentir y sonreír. Deberíamos ser aún más cordiales al recibir a antiguos clientes.

Cuando los invitados se vayan, despídete solemnemente. No importa lo ocupado que estés, no olvides despedirte al final. Llamar a la otra persona por su nombre creará una buena impresión, por lo que es importante recordar la forma de la cara y el nombre del visitante.

2. Recibir “invitados no invitados” es la piedra de toque de la educación. Cuando un huésped venga de visita sin cita previa, no respondas directamente si la persona que busca está o no. En su lugar, dígale a la otra parte: "Voy a ver si está aquí". Al mismo tiempo, pregúntele cortésmente: "¿Para qué quiere verlo si la otra parte no le informa?". nombre, debe preguntar claramente y tratar de hacer un juicio completo a partir de la respuesta del invitado. ¿Se le puede permitir reunirse con sus colegas? Cuando llegue un extraño, asegúrese de preguntar su nombre y el nombre de la empresa o unidad. Generalmente puedes preguntar: ¿Cuál es tu apellido? ¿De qué empresa eres?

No presentes visitantes sin el consentimiento de tu jefe. Incluso si los visitantes vienen con una cita previa, primero deben notificar a sus superiores (contactarlos por teléfono o presentarse personalmente) y esperar instrucciones. Sin una cita, no puedes presentar invitados sin autorización, incluso si crees que tu jefe definitivamente los recibirá.

3. Toma la tarjeta de presentación de la otra persona con solemnidad. Al recibir una tarjeta de presentación, debes usar ambas manos para mostrar respeto. Después de recibirla, no debes mirarla con desdén, guardarla casualmente y no doblarla en tu mano y jugar con ella. Al aceptar una tarjeta de presentación, asegúrese de que el nombre de la otra parte, el nombre de la empresa, etc. figuren en la tarjeta de presentación. Si ves un apellido que es difícil de pronunciar, no lo leas al azar. Debes preguntarle a la otra persona.