Habilidades de escritura para secretarias de oficina
Creo que las secretarias de oficina no son ajenas a la redacción de documentos oficiales. Varios discursos de liderazgo, materiales de informes, resúmenes de fin de año e incluso investigaciones de proyectos son básicamente escritos por secretarias, por lo que dominar algunas habilidades de redacción de documentos oficiales definitivamente le resultará útil.
La esencia de los documentos oficiales es la redacción argumentativa, incluyendo discursos, resúmenes, informes, etc. En muchos casos, el argumento es su título, el argumento es lo que ha hecho o hará y el argumento es la combinación lógica de argumentos que respaldan su punto de vista.
Los argumentos son claros, los argumentos son detallados y los argumentos son razonables. Incluso si un documento oficial está calificado, aún puede cumplir con el requisito de "pensamiento claro" del líder. En términos generales, el líder le dirá la dirección general del argumento. Por ejemplo, quiere dar un discurso en la reunión XX para recordar a todos la importancia de XX. Este es el alcance de su argumento. El argumento depende de su acumulación habitual. Necesita saber qué ha hecho en esta área y qué debe hacer.
El contenido de un documento oficial no es más que lo siguiente: qué se hizo, cómo se hizo, qué problemas existieron, por qué ocurrieron estos problemas, qué hacer a continuación y cómo hacerlo. Diferentes ocasiones tendrán diferentes énfasis.
En cuanto a cómo escribir, te sugiero que busques un artículo similar al principio, utilices sus argumentos, sus métodos de argumentación y sus propios argumentos, como llenar los espacios en blanco y completar los bits de argumentos. Complételo poco a poco; después de haber descubierto algunas rutinas, solo puede usar los métodos de argumentación de otras personas y usar sus propios argumentos de acuerdo con la situación real, incluso si finalmente es inexacto, cambie su propia lógica de argumentación.
Los documentos oficiales se caracterizan por una organización clara, puntos de vista claros, seriedad, viveza y un lenguaje sencillo. Escribir documentos oficiales se trata principalmente de escribir ideas y métodos, seguido de pensar en palabras y pensar en problemas es la clave. Para pensar bien en el problema es necesario realizar tres aspectos del trabajo: acumulación diaria, mejora del proceso y consulta activa al personal.
1. Acumulación diaria
Para redactar buenos documentos oficiales lo más importante es la acumulación diaria, que ayuda principalmente a pensar en los problemas. El primero es comprender la situación básica de la unidad, incluidos los principales indicadores de desempeño empresarial, eventos importantes, aspectos destacados, cifras típicas, cómo cooperan los distintos departamentos de la unidad, cómo coopera la unidad con otras unidades, etc. , para buscar la verdad a partir de los hechos; el segundo es captar los principales principios políticos, asegurarse de que las opiniones del artículo no entren en conflicto con ellos y poder citar adecuadamente frases de documentos gubernamentales; el tercero es comprender la intención del líder; estilo de lenguaje y redacción de documentos oficiales desde la perspectiva de la unidad y del líder. En cuarto lugar, aprenda más, incluida la administración, la economía, la sociología, la psicología, la historia y la geografía, para mejorar su capacidad de analizar problemas de manera integral desde múltiples perspectivas; está relacionado con pensar en palabras. Acumule algunas citas famosas para agregar color al artículo (para evitar abusos). Lo mejor es tener un buen soporte para estas acumulaciones, como notas en la nube u organizar usted mismo un gabinete de datos.
En segundo lugar, mejorar el proceso
La redacción de ideas se puede simplificar. El primero es comprender el espíritu de los superiores, conocer las intenciones de los líderes, aclarar lo que dicen los líderes y atreverse a corregir los errores, luego descubrir la situación básica, asegurarse de que la información sea verdadera y esté bien documentada; y luego, diseñar el marco del artículo. Al respecto, existen artículos de años anteriores que pueden servir de referencia. Si te parece inapropiado, puedes innovar. Después de diseñar el marco, complete el contenido y finalmente preste atención a un mal comienzo y un buen final. No demores la escritura debido a una perfecta concentración. Escribe tus ideas con claridad y luego revísalas y mejoralas constantemente.
En tercer lugar, el personal activo
Si la secretaria se limita a copiar y pegar o actúa como una estación de transferencia de información, será difícil avanzar. Tomar la iniciativa de considerar los problemas desde la perspectiva de la empresa, atreverse a lograr avances e innovaciones y hacer sugerencias son las piedras angulares para el progreso continuo del trabajo de secretaría.
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