Introducción a la automatización de oficinas
Introducción a la ofimática
1. Definición
En las actividades de oficina antiguas, las personas estaban acostumbradas a utilizar bolígrafos, tinta, papel y piedras de entintar. Los caballos se utilizaban principalmente como medio de transporte para escribir notas y entregar documentos de oficina y cartas. En los tiempos modernos, aunque se han utilizado algunos equipos de oficina avanzados, como máquinas de escribir mecánicas, teléfonos, telégrafos, etc., todavía no pueden satisfacer las necesidades del desarrollo social. Hoy en día, con la aplicación generalizada de tecnologías y medios de comunicación modernos, equipos avanzados como computadoras, impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax se han convertido en herramientas importantes en las actividades diarias de la oficina, acelerando el proceso de automatización de la oficina. Ya en la década de 1940, algunas empresas en los Estados Unidos comenzaron a utilizar máquinas para manejar las operaciones de oficina, lo que en ese momento se llamaba automatización de oficinas. Con el rápido desarrollo de la economía y la tecnología, especialmente la tecnología de la información, la automatización de oficinas ya ha trascendido la estrecha categoría de oficina y ha penetrado rápidamente en la categoría de gestión. Se denomina colectivamente ofimática (OA).
La automatización de oficinas utiliza ciencia y tecnología avanzadas para materializar parte de las actividades comerciales de las personas en diversos equipos de oficina modernos, distintos de las personas. Estos equipos y el personal de la oficina forman un servicio hombre-máquina para un propósito determinado. .
Esta definición enfatiza tres puntos:
①Adoptar ciencia y tecnología avanzadas y equipos de oficina modernos;
②Personas compuestas por personal de oficina y equipo de oficina Sistema de procesamiento de información de máquinas;
③ Mejorar la eficiencia y la calidad es el propósito de OA.
La ofimática está dirigida principalmente a la eficiencia y calidad de los trabajadores de oficina. Se centra en resolver el problema de la interfaz hombre-máquina entre las personas y los equipos de oficina. Se basa en equipos de oficina modernos y es un sistema compuesto de hardware y software. Un sistema ofimático relativamente completo es un conjunto estrechamente relacionado con el personal, el equipamiento de oficina y los recursos de información.
En términos generales, la automatización de oficinas es el uso de equipos y tecnología modernos para reemplazar total o parcialmente las actividades comerciales del personal de oficina para procesar la información y los asuntos de la oficina con alta calidad y eficiencia. En la actualidad, la automatización de oficinas combina orgánicamente tecnología informática, tecnología de la comunicación, pensamiento de gestión científica y ciencias del comportamiento, y se aplica a asuntos de oficina de datos masivos (incluida información no numérica e información poco estructurada) que son difíciles de procesar con la tecnología de procesamiento de datos tradicional. , mejorando eficazmente la eficiencia del trabajo de oficina.
1. La naturaleza del trabajo de oficina
Las funciones de la oficina son muchas, al final se reflejan en dos aspectos: uno es procesar la información de la oficina; es generar información de oficina. La información de oficina común incluye principalmente texto, informes, lenguaje, gráficos e imágenes.
2. El contenido principal de la automatización de oficinas
La automatización de oficinas combina orgánicamente equipos técnicos modernos, ideas de gestión científica y ciencias del comportamiento, y los aplica al trabajo de oficina para mejorar la calidad y la eficiencia de la oficina. La automatización de oficinas temprana utilizaba principalmente equipos independientes, como computadoras y fotocopiadoras, para reemplazar una gran cantidad de tareas repetitivas de los trabajadores de oficina. Sin embargo, la automatización de oficinas moderna ha formado un sistema hombre-máquina, de modo que algunas actividades de oficina las realizan equipos en lugar de personas. Los principales contenidos de la ofimática incluyen el procesamiento de textos, procesamiento de informes, cálculos numéricos y no numéricos, procesamiento de gráficos e imágenes, procesamiento del lenguaje, comunicación, almacenamiento y gestión de información, gestión de horarios y toma de decisiones asistida.
2. Características
La ofimática es uno de los símbolos más importantes de la sociedad de la información. Tiene las siguientes características: En primer lugar, tiene las siguientes características:
1 .La ofimática es una disciplina emergente que integra múltiples tecnologías y se está desarrollando rápidamente en todo el mundo.
Las bases teóricas de la ofimática son las ciencias del comportamiento, las ciencias de la gestión, la ingeniería de sistemas, la sociología, la ergonomía, etc. , cuya base técnica es la tecnología informática, la tecnología de la comunicación, la tecnología de automatización, etc. , entre los cuales la tecnología informática, la tecnología de la comunicación, la ciencia de sistemas y la ciencia del comportamiento son los cuatro pilares o cuatro tecnologías de apoyo de la automatización de oficinas. En conjunto, la automatización de oficinas se basa en la ciencia del comportamiento y la ciencia de sistemas, y utiliza de manera integral tecnología informática y tecnología de comunicación para completar diversos servicios de oficina. La ofimática no es simplemente una rama de la ciencia de la automatización, sino un producto de la sociedad de la información y un tema tecnológico integral.
2. La ofimática es un sistema de información hombre-máquina.
¿En un sistema ofimático? ¿gente? Es el factor determinante, el diseñador, conductor y usuario del procesamiento de la información y luego;
¿máquina? Se refiere al equipamiento de oficina, condición necesaria para la ofimática, y herramienta y medio para el procesamiento de la información. La información es el objeto de procesamiento en la ofimática, que refleja de manera integral y completa la relación entre personas, máquinas e información. Un sistema típico de acceso abierto debe incluir cuatro enlaces básicos: recopilación de información, procesamiento de información, transmisión de información y almacenamiento de información. La misión principal es proporcionar información a todos los niveles.
3. La ofimática integra la información de la oficina.
La información suele tener la siguiente forma:
? Texto: se refiere a diversos documentos, cartas, archivos, manuscritos, etc. ;
? Idioma: llamadas telefónicas, mensajes de voz, archivos de voz, etc.
? Datos: incluidos archivos de datos, informes, registros, etc.
? Imágenes: Hay imágenes dinámicas como videoconferencias y supervisión televisiva;
? Gráficos: incluye gráficos estáticos, como fotografías de muestra, cuadros estadísticos e imágenes enviadas por fax.
El sistema de oficina integra equipos de oficina basados en diferentes tecnologías en red y combina diversas formas de información en un sistema informático, de modo que la oficina realmente tiene la función de procesar esta información de manera integral.
El objetivo de la ofimática es muy claro, que es mejorar la eficiencia y la calidad de la oficina.
La ofimática es un medio auxiliar para que las personas generen información de mayor valor, convirtiendo el equipamiento de oficina en una herramienta inteligente e integral.
La ofimática integra muchas funciones independientes de la oficina, mejora el grado de automatización, por lo que mejora la eficiencia de la oficina, facilita el trabajo de oficina, obtiene mayores beneficios y tiene un impacto positivo en la sociedad de la información. Sus principales características son:
(1) La ofimática es una materia integral que involucra disciplinas secretariales, administrativas, electrónicas, mecánicas, físicas y otras disciplinas y que utiliza la informática, las comunicaciones, la automatización y otras tecnologías.
(2) La ofimática es un sistema hombre-máquina que integra humanos, máquinas y recursos de información. Incluye cuatro eslabones básicos: recopilación, procesamiento, transmisión y preservación de la información.
(3) La automatización de oficinas incluye funciones integrales de procesamiento de texto, datos, lenguaje, imágenes y otra información.
(4) La automatización de oficinas puede procesar información y asuntos de oficina con alta calidad y eficiencia.
El sistema ofimático se puede dividir en tres niveles, o tres subsistemas. Son subsistemas de procesamiento de transacciones, gestión de información y soporte de decisiones. Como se muestra arriba.
Entre los tres niveles anteriores, el procesamiento de transacciones es el nivel más básico, la gestión de la información es el segundo nivel y el soporte de decisiones es el nivel más alto. Son interdependientes y están interrelacionados. El soporte de decisiones se basa en la información proporcionada por la capa de gestión de la información, que a su vez depende de la recopilación, el procesamiento y el filtrado de información por parte de la capa de procesamiento de transacciones. La conexión entre los tres niveles se puede realizar mediante la llamada de datos y programas informáticos. En la actualidad, el sistema de automatización de oficinas nacional más común es el nivel de procesamiento de transacciones, que aún se encuentra en una etapa de desarrollo y mejora gradual.
3. Combinación de operaciones
1. Gestión de envío y recepción
La gestión de envío y recepción de documentos es la principal responsable de redactar, enviar y recibir, aprobar, archivar, consulta, recuperación e impresión de documentos oficiales durante todo el proceso. Los redactores existentes redactan documentos oficiales y luego los envían al aprobador a través de Internet. Después de la aprobación, se emite el documento. Cuando se recibe un documento, primero se registrará y luego se enviará al planificador de documentos formal. Después de que el planificador de documentos oficiales designe la unidad de aprobación y manejo, el documento oficial se enviará automáticamente a la unidad de aprobación y manejo y, finalmente, será archivado por una persona dedicada. Todo tipo de documentos oficiales cuentan con los correspondientes mecanismos de seguridad y sus correspondientes niveles de confidencialidad. Al especificar diferentes permisos para diferentes niveles de personal, también se pueden realizar consultas de documentos oficiales en línea. La gestión de emisión de documentos se utiliza para realizar un control automático por computadora del proceso de emisión de documentos desde la redacción, revisión, emisión, clasificación y archivo de documentos internos, logrando así la automatización de la emisión de documentos.
2. Gestión del personal dimitido
La gestión de personal externo realiza principalmente el registro y gestión del personal externo a través del sistema de tablón de anuncios. Las personas que salen utilizan este tablón de anuncios para anunciar el motivo de la salida, su información de contacto al salir, la hora de la salida, el agente de trabajo designado y asuntos al salir, y también pueden informar a las personas relevantes sobre su salida. . Después de regresar de una salida, cancele la notificación de salida a través de Internet.
3. Gestión de reuniones
De la forma tradicional, realizar una reunión requiere una gran cantidad de documentos, lo cual es un dolor de cabeza, pero en la forma OA es mucho más fácil de realizar. control remoto de conferencias en tiempo real en la red y transmisión en línea de gráficos, textos y audio. Y las reuniones se pueden programar y administrar a través del navegador.
4. Disposición de las actividades de liderazgo
Principalmente responsable de la coordinación y disposición unificada del trabajo y las actividades de los líderes de la oficina, incluida la organización de las actividades semanales y diarias. El personal relevante puede organizar sus horarios en consecuencia, organizar el trabajo correspondiente y evitar conflictos.
5. Gestión del foro
El llamado foro es similar al tablero de anuncios de la vida real, que es utilizado por las personas dentro del sistema para publicar información pública relevante. La dirección del foro es la principal responsable de la gestión de esta información, como clasificación de la información, actualizaciones, etc. Los tableros de anuncios se pueden utilizar para publicar diversos avisos u otra información pública. El correo electrónico se puede abrir internamente, tiene la capacidad de comunicarse con el exterior del sistema e incluso con Internet. Los líderes y el personal empresarial de todos los niveles pueden acceder fácilmente a casi todos los materiales, información y otros datos relacionados con el trabajo en un entorno gráfico unificado, incluso desde casa o mientras están de viaje.
6. Gestión de usuarios personales
El banco de trabajo de usuarios personales se utiliza para gestionar todo mi trabajo de forma unificada, como organizar horarios y actividades, ver y procesar el trabajo del día, y almacenar información y registros personales. Además, los usuarios individuales pueden intercambiar opiniones, discutir temas y entregar materiales con otras organizaciones o individuos por correo electrónico. 7. El sistema de correo electrónico puede completar funciones como compartir información, proceso de aprobación de trabajos y entrega de archivos. 8. Teletrabajo
Todos los miembros del personal no pueden garantizar trabajar en la oficina todo el tiempo. Cuando está fuera de la oficina o en un viaje de negocios, pero realmente necesita conocer algunos datos sobre su unidad, cuando desea configurar varias oficinas lejos de su unidad, puede hacerlo conectándose a computadoras remotas, como por ejemplo; como redes telefónicas y líneas dedicadas DDN. Todas las funciones relacionadas con la oficina.
9. Gestión de archivos
El sistema de automatización de oficinas puede realizar una gestión interactiva del trabajo y del personal. La combinación de datos de empleados con sistemas de asistencia, gestión salarial y gestión de personal puede mejorar eficazmente la eficiencia del trabajo, reducir los costos de gestión y lograr una gestión de consultas de alta velocidad en tiempo real.
10. Información completa
Proporcionar consultas de números de teléfono a los empleados de la unidad para mejorar la comunicación entre los empleados y la unidad y el mundo exterior; en el extranjero, y proporcionar consultas relevantes Servir. Los servicios de información pública no sólo permiten a las empresas disfrutar de información procedente de otros recursos de información, sino que también permiten que todos los sectores de la sociedad disfruten de información que pueden divulgar los gobiernos, empresas e instituciones, como la promoción de la imagen corporativa, etc.
11. Diarios informativos
Proporcionan consultas y recuperación de información específica de los principales periódicos y revistas nacionales y extranjeros. Cambiar por completo el método tradicional de trabajo manual. Organice, refine y guarde diversa información gubernamental y empresarial útil para proporcionar a los usuarios un entorno para disfrutar de la información. Proporcionar funciones de consulta de información, estadísticas y análisis para ayudar a los líderes en la toma de decisiones.
4. Desarrollo en el país y en el extranjero
La automatización de oficinas se está desarrollando rápidamente en países desarrollados como Estados Unidos y Japón. Este cuadro muestra el desarrollo de Estados Unidos, mientras que Japón está relativamente rezagado.
Los sistemas OA se están desarrollando muy rápidamente en todo el mundo. Los gobiernos de todo el mundo conceden gran importancia al desarrollo de sus propios sistemas OA e invierten enormes cantidades de dinero. La automatización de oficinas en los Estados Unidos se desarrolló antes que en los departamentos gubernamentales de las empresas y empresas, y el nivel también es más alto. Las empresas y las empresas no sólo consideran el OA como un medio para mejorar la eficiencia y ahorrar costos, sino que también lo consideran una condición importante para fortalecer la gestión, mejorar la calidad corporativa y la competitividad corporativa.
Después de la década de 1990, la tendencia de desarrollo de la automatización de oficinas en el extranjero es: 1) el equipo OA se desarrolla hacia un alto rendimiento, multifuncionalidad, composición y sistematización.
2) el sistema OA se vuelve digital; , inteligente, sin papel e integrado;
3) Las estaciones de trabajo de oficina con computadoras como núcleo se desarrollarán hacia el procesamiento multimedia de texto, datos, sonido y gráficos;
4 ) El Se mejorará aún más el estado de las comunicaciones en el sistema OA y se podrá utilizar plenamente la tecnología de comunicación moderna para establecer un sistema de red global.
La tecnología de automatización de oficinas de China comenzó tarde. Se introdujo en China en la década de 1970 y sólo recibió atención y desarrollo en la década de 1980. Esta tabla muestra el desarrollo de nuestro país.
El desarrollo de la automatización de oficinas en China tiene las características de un inicio tardío y un desarrollo rápido. Primero, sirve a la política, la economía y la defensa nacional. El Estado ha invertido en la construcción de 12 sistemas de gestión de información a gran escala para la economía, la ciencia y la tecnología, la banca, los ferrocarriles, los correos y telecomunicaciones, el transporte, la electrónica, la energía, la meteorología, el ejército, la seguridad pública y las principales agencias nacionales de alto nivel. Son de gran escala, completos en sistema, de alta tecnología y modernos en eficiencia de gestión. Representan el sistema OA de primera clase de mi país.
En la actualidad, el sistema de automatización de oficinas de China se está desarrollando hacia el nivel internacional de integración, redes, multimedia e inteligencia.
La realización de la ofimática no sólo sustituirá parte del trabajo de las secretarias, sino que también provocará cambios profundos en los sistemas de oficina, los métodos de trabajo, los procesos de oficina, los hábitos tradicionales, el entorno de trabajo y los procesos de toma de decisiones. , haciendo que el comportamiento en la oficina sea científico y estandarización y estandarización. La experiencia de varios países muestra que la modernización económica nacional debe basarse en la mejora de los niveles de gestión y la ofimática en todos los niveles. Por tanto, la ofimática tendrá un profundo impacto en todos los aspectos de nuestra vida social.
5. Equipos ofimáticos
Para poseer y mejorar las funciones del sistema ofimático, además de proporcionar la correspondiente formación en conocimientos al personal de oficina, también es necesario estar equipado con el correspondiente equipo de hardware de oficina y recurso de software. Entre los principales negocios de la gestión de oficinas moderna, se encuentran la edición de textos, el procesamiento de información, la transmisión de información, la recuperación de información, etc. , los ordenadores son inseparables y son protagonistas de la ofimática. Por tanto, en los sistemas de ofimática, los ordenadores son un equipo central imprescindible. El diagrama muestra los componentes de hardware y software de un sistema de automatización de oficinas.
El hardware del sistema de ofimática se refiere a los dispositivos y equipos reales del sistema de ofimática, y el software se refiere a los programas informáticos compilados por la computadora para operación, gestión, mantenimiento y desarrollo de aplicaciones.
? Equipos de comunicación: como LAN, teléfono, télex, etc.
? Dispositivos de salida: como escáneres de imágenes, fotocopiadoras, máquinas de fax, etc.
? Software del sistema: como sistema operativo, traductor de idiomas, etc.
? Software de soporte: como el sistema de gestión de bases de datos.
? Software general: como sistemas de procesamiento de textos, sistemas de procesamiento de gráficos, etc.
? Software especial: sistema de gestión salarial, sistema de gestión de biblioteca, etc.
Los ordenadores electrónicos suelen denominarse ordenadores. Existen muchos tipos de computadoras, que se pueden dividir en supercomputadoras, mainframes, computadoras pequeñas y medianas, microcomputadoras y computadoras portátiles según su tamaño. Según sus usos, se pueden dividir en ordenadores de propósito especial y ordenadores de propósito general. Actualmente el ordenador multimedia de uso general más utilizado en oficinas.
Los sistemas informáticos deben estar compuestos de hardware y software, ambos combinados orgánicamente y complementarios entre sí, para que el sistema pueda funcionar. De hecho, en el desarrollo de la tecnología informática, el software informático se desarrolla con el rápido desarrollo de la tecnología hardware. A su vez, el continuo desarrollo y mejora del software promueve nuevos desarrollos en el hardware.
La impresora es uno de los principales dispositivos de salida del sistema ofimático. Las impresoras se dividen en dos series: tipo de impacto y tipo sin impacto. El tipo de impacto es principalmente una impresora matricial y el tipo sin impacto incluye sublimación láser, de inyección de tinta y de tinta térmica.
En la década de 1950, la empresa estadounidense Xerox lanzó la primera fotocopiadora comercial.
Según el modelo de desarrollo de las fotocopiadoras, se pueden dividir en monocomponente y bicomponente.
Según el color de la copia, se puede dividir en monocromática y en color.
Según tamaño de fotocopiadora: tipo universal (A3), portátil, dibujo de ingeniería grande (A2 o superior). Dependiendo del tipo de papel utilizado: papel especial y papel de copia normal.
Según el método de procesamiento de la imagen: digital, analógico.
Una máquina de fax es un medio de comunicación que transmite imágenes fijas. Puede transmitir documentos, gráficos, escritura a mano, fotografías y otras señales de imágenes fijas en papel de un extremo al otro a través de líneas de comunicación, e imprimirlas en papel para obtener una copia impresa que sea exactamente igual al documento enviado. Por eso, algunas personas lo llaman replicación remota.
El inglés es un fax, y el fax se usa comúnmente en el mundo.
El escáner es un producto de alta tecnología que integra componentes ópticos, mecánicos y eléctricos. Es el dispositivo de entrada más utilizado en los ordenadores además del teclado y el ratón. Los escáneres sirven para muchos propósitos. Por ejemplo, se pueden utilizar para importar fotografías y crear álbumes de fotografías digitales de bytes. Ingrese varias imágenes para crear su propio sitio web; escanee cartas escritas a mano y envíelas por correo electrónico en lugar de una máquina de fax; también puede usar escáneres y software OCR para ingresar el contenido de periódicos o libros, eliminando la molestia de escribir caracteres chinos en el teclado; . Las extraordinarias funciones de estos escáneres nos permiten mejorar la eficiencia y aumentar la diversión en diversos aspectos como la oficina, el estudio y el entretenimiento.
La cámara digital es una cámara especial que puede capturar imágenes ópticas y convertir las imágenes ópticas capturadas en imágenes electrónicas almacenadas en formato digital mediante procesamiento interno.
6. Introducción al software Office
Microsoft Office es un software de ofimática desarrollado por Microsoft Office XP es la última versión (cuarta generación).
Word se utiliza principalmente para introducir texto, editar, componer, imprimir, etc. , se puede utilizar para cartas, documentos oficiales, informes, trabajos, contratos comerciales, redacción y composición tipográfica, etc.
Excel se utiliza principalmente para presupuestos, finanzas y resumen de datos con tareas pesadas. PowerPoint se utiliza principalmente para crear presentaciones, diapositivas y diapositivas, e incluso tarjetas de felicitación, diagramas de flujo, organigramas, etc.
Access es un sistema de base de datos de escritorio y una aplicación de base de datos;
Outlook es una aplicación de administración de información de escritorio que se puede utilizar para listas de contactos, horarios, etc.
FrontPage se utiliza principalmente para crear y publicar páginas web en Internet.
El contenido de estos software se puede llamar y conectar entre sí, y los recursos de datos también se pueden compartir mediante la función de copiar y pegar.
Smartsuite de Lotus es otra suite ofimática popular que se utiliza ampliamente en oficinas comerciales.
WPS es lanzado por Zhuhai Kingsoft Software Co., Ltd.
Open Office Hace cinco años, una empresa alemana llamada Star comenzó a desarrollar un software de oficina multiplataforma StarOffice y lo ofrece para su descarga gratuita. Es el único producto en el mundo que se acerca mucho a Microsoft Office y puede ser multiplataforma. Hace dos años, Sun adquirió Star Software y continuó con el desarrollo. No fue hasta el 65438 de junio + 65438 de octubre + marzo de 2000 que salió a la luz una noticia impactante: Sun hizo público la mayor parte del código fuente de StarOffice y estableció una organización para especializarse en el desarrollo de software de oficina de código abierto.
Actualmente, el software desarrollado en base a OpenOffice sigue dos acuerdos: a este último le sigue el acuerdo GPL con código fuente abierto o el acuerdo de copyright comercial SISSL sin código fuente abierto.
Lo anterior presenta los conceptos básicos de la automatización de oficinas, las funciones principales de los sistemas de automatización de oficinas, el conocimiento básico de los equipos de oficina modernos de uso común, como computadoras, impresoras, fotocopiadoras y máquinas de fax, y presenta brevemente la aplicación. Escenarios de software ofimático de uso común. Este artículo se centra en la introducción del conocimiento de la automatización de oficinas, para que todos puedan comprender los conceptos relevantes y los conocimientos básicos de la automatización de oficinas, y sentar las bases para operaciones y aplicaciones posteriores.
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