Sentido común sobre las habilidades secretariales de oficina
1. ¿Cuáles son los sentidos comunes básicos del trabajo de secretaría de oficina?
Responsabilidades laborales del oficinista (reuniones, documentos, sellos, archivos, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos). y periódicos):
1. Responder y transferir llamadas; recibir visitantes.
2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y hacer un buen trabajo en la recopilación y organización de archivos de la oficina.
3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.
4. Llevar actas de las reuniones.
5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
6. Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de artículos que entran y salen del almacén.
8. Elaborar la columna publicitaria de la empresa.
9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Lleve registros diarios y de gastos del comedor de la empresa, haga estadísticas sobre los gastos de comidas y recopile y lleve los gastos de comidas.
11. Envío de declaraciones mensuales de protección ambiental y tabulación de la seguridad social.
12. Gestionar bien los materiales de los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de los archivos de personal de los empleados y hacer cumplir estrictamente los procedimientos de préstamo de archivos.
13. Seguros y solicitud de seguro social.
14. Calcular la asistencia mensual y enviarla a finanzas para contabilidad, manteniendo registros.
15. Gestionar diversos inmuebles de oficinas, utilizarlos racionalmente y mejorar su eficiencia, y promover la frugalidad.
16. Aceptar otros trabajos temporales.
17. Por lo general, se requiere que los empleados de oficina dominen el manejo de software de automatización de oficinas como Word, Excel y Powerpoint, y que dominen el correo electrónico de Internet. Habilidades de envío, recepción y procesamiento.
2. ¿Qué conocimientos necesitan las secretarias de oficina?
Las secretarias de oficina deben dominar conocimientos básicos de informática (software de oficina, etc.), conocimientos sobre el uso de impresoras y conocimientos relacionados con máquinas de fax.
1. El secretario debe ser el asistente del líder, ayudándolo a organizar y supervisar el trabajo diario.
Tales como: organizar reuniones, horarios de líderes y organizar planes de recepción.
2. El secretario debe mejorar continuamente su capacidad de trabajo, ser capaz de redactar y escribir documentos con soltura y tener un nivel sólido de chino. Según los diferentes entornos y requisitos de trabajo, lo mejor es tener un buen dominio de un idioma extranjero.
3. El secretario también es el asesor del líder, lo ayuda a recopilar información, participa en el pensamiento sobre algunos asuntos, imagina y resuelve problemas para el líder desde la perspectiva del líder y lo ayuda a tomar decisiones. .
4. Procesar archivos. Recibir y enviar archivos, archivar archivos, etc.
5. Requisitos para las secretarias: aprender más, tener buen carácter, ser decente, tener habilidades de escritura, poder operar equipos de oficina modernos con soltura, tener conocimientos y guardar secretos.
3. Qué conocimientos profesionales debe poseer una secretaria de oficina
Necesidad de tener:
Gestión del trabajo
Capacidad de priorizar el trabajo según su nivel de importancia, hacer un uso adecuado de su tiempo y recursos, y gestionar eficazmente los procesos y avances del trabajo.
Serio y responsable
Cumplir realmente con las responsabilidades y exigencias laborales, tener el coraje de aceptar los propios errores o fracasos, no culpar a los demás y esforzarse por mejorar.
Proactivo
Capaz de hacer cosas automáticamente sin instrucciones ni solicitudes de otros, tomar medidas inmediatas para resolver problemas cuando se enfrentan y estar dispuesto a asumir responsabilidades adicionales para lograr objetivos.
Servicio al cliente
Demostrar entusiasmo por el servicio a los clientes, satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes, resolver los problemas de los clientes y, por lo tanto, mejorar la satisfacción del cliente.
Integridad
Ser honesto, respetar las regulaciones organizacionales y las normas sociales, cumplir las promesas y ser coherente en palabras y hechos.
Adaptabilidad
Capacidad para mantener la calma ante cambios en el contenido o entorno laboral, intentar comprender los motivos de los cambios y afrontarlos con una actitud abierta, ajustar eficazmente el comportamiento y mantener desempeño laboral adecuado.
Resolución de problemas
Ser capaz de captar el núcleo del problema, interpretar con precisión la información para sacar conclusiones, buscar soluciones adecuadas, sopesar los pros y los contras y tomar acciones prácticas para eliminar obstáculos.
Tolerancia al estrés
Se pueden utilizar métodos adecuados para aliviar la presión laboral y mantener un rendimiento laboral y unas relaciones interpersonales adecuadas.
Comunicación y Coordinación
Capacidad para expresar ideas de forma clara y metódica a la persona con la que estás hablando. Además de garantizar que la otra persona escuche atentamente y comprenda plenamente, también puedes hacerlo. Interpretar, responder y aclarar correctamente los mensajes transmitidos por los demás. Adquirir conocimientos.
4. Etiqueta diaria de la secretaria en la oficina
Etiqueta de la secretaria Precio: 27 yuanes Autor: Lu Yuqi Guo Li ISBN: ISBN7-309-03057-5/G.
452 Formato: 16 páginas Encuadernación: Rústica Número de páginas: 293 páginas Número de palabras: 310.000 palabras Fecha de publicación: 2002-02 Este libro forma parte de la "Nueva Serie de Libros de Texto de Secretariado", dividido en tres partes La mayoría : Los capítulos 1-2 son la primera parte, que explica la teoría básica y el sentido común de la etiqueta secretarial, incluidas las características de la etiqueta y su desarrollo histórico, el alcance, los principios y las funciones del trabajo de etiqueta secretarial y la religión, el origen étnico y las relaciones relacionadas. políticas de asuntos exteriores, los capítulos 3 a 8 son la segunda parte y explican todos los aspectos de la etiqueta secretarial, incluida la etiqueta personal de las secretarias, la etiqueta de oficina, la etiqueta de trabajo en conferencias, la etiqueta de viajes y banquetes, la etiqueta de eventos de negocios, las costumbres y la etiqueta chinas y extranjeras, etc. .; El Capítulo 9 es la tercera parte, que explica los estándares de redacción para varios tipos de documentos de etiqueta en chino e inglés, incluidos los requisitos de redacción para cartas, comunicaciones electrónicas, invitaciones camboyanas, discursos, etiqueta en inglés y otros documentos. de varios documentos de etiqueta chinos e ingleses como referencia. A partir de la práctica del trabajo de etiqueta secretarial, este libro explora amplia y profundamente la profunda connotación de la etiqueta secretarial como fenómeno cultural. Basado en una gran cantidad de materiales más recientes, este libro presenta las nuevas tendencias en el trabajo de etiqueta secretarial en el país y en el extranjero. Tiene un fuerte carácter intelectual y práctico, se puede utilizar como libro de texto para estudiantes de secretariado en colegios y universidades, y también es adecuado para el autoestudio, estudios adicionales o referencia para la mayoría del personal de secretaría en servicio y todo tipo de personas. que estén interesados en el trabajo de etiqueta.
Contenido Capítulo 1 Descripción general de la etiqueta de la secretaria Sección 1 Desarrollo y características de la etiqueta 1. Desarrollo de la etiqueta 2. Características de la etiqueta Sección 2 Trabajo de etiqueta de las secretarias modernas 1. Relación entre el trabajo de etiqueta de las secretarias y otros trabajos de Secretarias 2. Características del trabajo de etiqueta de secretaria 3. Importancia del trabajo de etiqueta de secretaria Capítulo 2 Alcance y principios del trabajo de etiqueta de secretaria Sección 1. Funciones del trabajo de etiqueta de secretaria 1. Utilice la etiqueta para dar forma a la imagen organizacional 2. Utilice la etiqueta para promover la construcción de Cultura corporativa 3. Utilice la etiqueta para promover la construcción de la cultura corporativa La etiqueta construye un puente de información Sección 2 Principios del trabajo de etiqueta de secretaria 1. Alcance y forma del trabajo de etiqueta de secretaria 2. Principios del trabajo de etiqueta de secretaria Sección 3 Las religiones, etnias y Políticas de Asuntos Exteriores 1. Contenido básico de las políticas religiosas de mi país 2. Contenido básico de la política étnica de mi país III Disciplina de Asuntos Exteriores de mi país Capítulo 3 Etiqueta personal de las secretarias Sección 1 Descripción general de la etiqueta personal de las secretarias 1. Contenido básico y significado de las políticas personales Etiqueta de las secretarias 2. Requisitos básicos de la etiqueta personal de las secretarias Sección 2 Habla y modales 1, habla 2, modales Sección 3 apariencia y vestimenta 1, apariencia 2, vestimenta Capítulo 4 Etiqueta de oficina Sección 1 Descripción general de la etiqueta de oficina 1. El contenido básico y importancia de la etiqueta de oficina 2. Los requisitos básicos de la etiqueta de oficina Sección 2 Normas de trabajo de etiqueta de oficina 1. Comportamiento y comportamiento 2. Manejo de asuntos 3. Disposición de la oficina Sección 3. Etiqueta para manejar situaciones anormales 1. Etiqueta para manejar relaciones con líderes en situaciones anormales Situaciones 2. Etiqueta para el manejo de *** en situaciones anormales 3. Etiqueta de manejo durante emergencias Capítulo 5 Etiqueta de trabajo en la conferencia Sección 1 Descripción general de la etiqueta de trabajo en la conferencia 1. Contenido básico y significado de la etiqueta de trabajo en la conferencia 2. Requisitos básicos para la etiqueta de trabajo en la conferencia Sección 2 Etiqueta de la reunión general 1. Disposición de la etiqueta de la conferencia 2. Disposición de la etiqueta del servicio de la reunión Sección 3 Instrucciones de etiqueta para varias reuniones comunes 1. Congreso 2. Reuniones de relaciones públicas 3. Reuniones de ceremonia 4. Reuniones de amistad 5. Reuniones de cadenas de televisión 6. Relaciones con el extranjero reuniones 7. Reuniones conmemorativas Reunión 8. Etiqueta en las reuniones Capítulo 6 Etiqueta en viajes y banquetes Sección 1 Descripción general de la etiqueta en viajes y banquetes 1. Contenido básico y características especiales de la etiqueta de secretaria en la sección Viajes y banquetes 2. Requisitos básicos de la etiqueta de secretaria en la sección Viajes y banquetes 2 Etiqueta en viajes y banquetes Normas de etiqueta 1. Guardar el equipaje y las pertenencias en un lugar seguro 2. Prestar atención a los hábitos de higiene 3. Los entretenimientos y pasatiempos deben ser civilizados 4. Llevarse armoniosamente con los transeúntes Sección 3. Normas de etiqueta en los banquetes 1. Etiqueta para organizar banquetes 2. Etiqueta para asistir a banquetes por invitación Sección 3. Capítulo Siete Etiqueta en eventos comerciales Sección 1 Descripción general de la etiqueta en eventos comerciales 1. Contenido básico y características de la etiqueta en eventos comerciales 2. Requisitos básicos de la etiqueta en eventos comerciales Sección 2 Etiqueta en eventos comerciales Estándares 1. Etiqueta de visitas y recepciones 2. Etiqueta de negociaciones comerciales 3 Etiqueta para eventos de negocios a gran escala 1. Celebraciones 2. Exposiciones y visitas 3. Conferencias de prensa Capítulo 8 Costumbres y etiqueta Sección 1 Descripción general de costumbres y etiqueta 1. Contenido y características básicos de Costumbres y Etiqueta 2. Requisitos Básicos de Aduanas y Etiqueta 2 Sección Costumbres y Etiqueta Chinas 1. Principales Festivales Folclóricos Tradicionales Chinos y Costumbres y Etiqueta 2. Felicitaciones Populares y Costumbres Funerarias Sección 3. Costumbres y Etiqueta Extranjeras 1. Principales Festivales Folclóricos Extranjeros y Costumbres y etiqueta 2. Costumbres y etiqueta de bodas y funerales en el extranjero Sección 4. Costumbres y etiqueta de obsequios chinos y extranjeros 1. Costumbres y etiqueta de obsequios chinos 2. Costumbres y etiqueta de obsequios extranjeros Capítulo 9 Etiqueta administrativa Sección 1 Descripción general de la etiqueta administrativa 1. Contenido básico e importancia de la etiqueta administrativa 2. Requisitos básicos de la etiqueta administrativa Sección 2 Normas de etiqueta de las cartas 1. Cartas Requisitos básicos para el código de etiqueta de los documentos 2. Ejemplos de diversas cartas de etiqueta en chino Sección 3 Normas de etiqueta para comunicaciones electrónicas y documentos camboyanos 1. Básico Requisitos para la etiqueta de las comunicaciones electrónicas y los documentos camboyanos 2. Estándares de etiqueta para las comunicaciones electrónicas y los estándares de redacción de documentos camboyanos 3. Ejemplos de comunicaciones electrónicas y documentos camboyanos Sección 4 Estándares de etiqueta para los documentos de voz 1. Requisitos básicos de etiqueta para los documentos de voz 2. Estándares de redacción para documentos de discurso 3. Ejemplos de varios discursos comunes Sección 5 Documentos de etiqueta en inglés Puntos clave 1. Requisitos básicos para documentos de etiqueta en inglés 2. Estándares para escribir cartas en inglés 3. Sobres en inglés 4. Relacionados
Ejemplo .
5. ¿Qué deben hacer las secretarias de oficina y cuáles son los conocimientos necesarios?
1. Las secretarias se dividen en tres categorías: administrativas, dependientas y secretarias.
2. Auxiliar administrativo: El trabajo de un empleado administrativo implica una amplia gama de tareas y los asuntos son complicados. También existen ciertos requisitos para la calidad y eficiencia del trabajo realizado. Entonces, ¿cuáles son las cualidades básicas y los requisitos de habilidades que deben poseer los empleados administrativos?
Debe poder operar una computadora de forma independiente y dominar software de automatización de oficina como Word, Excel y PowerPoint, así como habilidades de procesamiento y envío de correo electrónico por Internet. Competente en el uso de diversos equipos de ofimática.
Al mismo tiempo, debes tener buena memoria, asignación del tiempo y capacidad de comunicación y coordinación, así como un fuerte sentido de confidencialidad. Tiene buena organización de textos y habilidades de expresión del lenguaje, velocidad de escritura rápida en chino e inglés y puede operar hábilmente métodos de entrada de caracteres chinos como la entrada Wubi. Dominar el inglés hablado común y tener buenas habilidades de lectura y escritura en inglés.
3. Oficinista: Oficinista (reuniones, documentos, sellos, expedientes, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos y periódicos) Responsabilidades Laborales:
1. Contestar y transferir teléfono llamadas; recibir recepción Visitantes.
2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y hacer un buen trabajo en la recopilación y organización de archivos de la oficina.
3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.
4. Llevar actas de las reuniones.
5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
6. Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de artículos que entran y salen del almacén.
8. Elaborar la columna publicitaria de la empresa.
9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Llevar registros diarios y de gastos del comedor de la empresa, hacer estadísticas sobre los gastos de comidas y recopilar y conservar los gastos de comidas.
11. Envío por correo de declaraciones mensuales de protección ambiental y tabulación de la seguridad social.
12. Gestionar bien los materiales de los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de los archivos de personal de los empleados y hacer cumplir estrictamente los procedimientos de préstamo de archivos.
13. Seguros y solicitud de seguro social.
14. Calcular la asistencia mensual y enviarla a finanzas para contabilidad, manteniendo registros.
15. Gestionar diversos inmuebles de oficinas, utilizarlos racionalmente y mejorar su eficiencia, y promover la frugalidad.
16. Aceptar otros trabajos temporales.
4. Secretaria:
Una secretaria es una persona que se encarga de los documentos y asiste al jefe de una agencia. o departamento en el manejo del trabajo diario.
En mayo de 1998, el Ministerio de Trabajo (ahora Ministerio de Trabajo y Seguridad Social) definió el concepto de "secretaria" en sus recientemente promulgadas "Normas de Habilidades Profesionales para Secretarias" como: alguien que se especializa en procedimientos de oficina. , personal que ayuda a los líderes en el manejo de los asuntos financieros y diarios, y brinda servicios para la toma e implementación de decisiones de liderazgo.
En la actualidad, existen aproximadamente 23 millones de empleadas de secretaría en nuestro país.
Hay tres categorías de secretarias en empresas con financiación extranjera en mi país:
Secretarias junior, principalmente orientadas a servicios como contestar llamadas telefónicas, enviar faxes, enviar y recibir cartas;
Secretarios intermedios (Secretario General) - Redactar correspondencia general, redactar informes y preparar reuniones, etc. en inglés. La mayoría son graduados universitarios o universitarios.
Secretario senior (subgerente): capaz de redactar textos contractuales importantes, conocedor de leyes e impuestos y capaz de responder a emergencias.
6. Conocimientos de secretaría
Requisitos básicos de secretaría o habilidades básicas: 1. Conocimiento de redacción de documentos oficiales 2. Conocimiento de aplicaciones informáticas de oficina 3. Habilidades de organización y coordinación 4. Recepción, * * * Conocimientos básicos de etiqueta empresarial. Una excelente secretaria debe tener las siguientes cualidades: 1. Capacidad de coordinación, tanto con el presidente y los líderes de la junta directiva, como con los distintos departamentos y empleados; 2. Capacidad para hablar bien.
Dado que todas las personas con las que entra en contacto están en el nivel de liderazgo, debe hablar con mesura, prestar atención a la confidencialidad, hablar bien cuando debe decirlo y aprender a tratarlo con tacto. cuando no deberías decirlo; 3. Fuertes habilidades de escritura, que es lo más importante para una secretaria. La redacción diaria de documentos, discursos del presidente, materiales de redacción, etc., requieren sólidas habilidades de redacción.
4. Tomar el pulso del líder, prestar atención al discurso del líder, comprender la intención del líder y llevar registros. Esta es una parte importante de la redacción de un discurso para el líder. 5. Sea bueno resumiendo. Debe resumir las intenciones y pensamientos confusos de los líderes y resumirlos en ideas de liderazgo.
6. Preste total atención al presidente, incluido el trabajo, la vida y las preferencias personales, incluidos los pedidos, la bebida y el entretenimiento.