¿Qué crees que se debe hacer para preparar un viaje de negocios?
Los preparativos que se deben hacer para un viaje de negocios incluyen reservar boletos, organizar el alojamiento, suministros para llevar en todo momento, arreglos de trabajo antes de la salida e inspecciones antes de la salida, etc.
1. Reservar billetes
Cuando se prepare para reservar billetes (o billetes de avión), asegúrese de consultar el horario de trenes más reciente, porque hay muchos horarios estacionales o temporales si no lo hace. Presta atención al horario del tren, es posible que no puedas reservarlo. Para evitar accidentes, se deben anotar en el horario otros medios de transporte, como la hora de salida del avión, para que se puedan realizar traslados oportunos y flexibles a otros medios de transporte según la situación real. Y cómo utilizar cheques, cómo cambiar moneda extranjera, etc., para garantizar la fluidez del trabajo.
2. Organizar el alojamiento
Cuando un líder viaja por negocios, el tipo de hotel en el que se hospedará generalmente depende de sus aficiones y hábitos personales. Si es la primera vez que viajas a un lugar donde tienes un viaje de negocios, y si tienes una filial o tu propia oficina allí, pídeles que se pongan en contacto contigo para gestionarte el alojamiento. De lo contrario, solicite una presentación al departamento de turismo o transporte local. A menos que existan circunstancias especiales, no busques tu propia habitación de invitados o agente, porque tan pronto como vayas a ellos, te invitarán calurosamente a quedarte con ellos.
3. Suministros para llevar en todo momento
Asegúrate de pensar en las cosas que los líderes deben llevar consigo cuando salen de viaje de negocios. Si viaja lejos por un viaje de negocios y se le olvida traer algo y tiene que volver a recogerlo, sería un desperdicio. Antes de partir, haga una lista de las cosas que el líder lleva consigo, divididas en artículos comerciales y privados, y muéstrele al líder lo que falta. Al preparar estas cosas, no puedes simplemente traer esto y aquello. Traer demasiado será problemático. Sólo podrás llevar lo necesario, e intentar llevar lo menos posible.
4. Arreglos laborales durante el período de salida
Por un lado, el secretario prepara el viaje de negocios del líder, pero por otro lado, también le pide al líder que haga los arreglos necesarios. para los asuntos de la empresa. Cuando los líderes se van de viaje de negocios, especialmente si el viaje de negocios lleva mucho tiempo, habrá más solicitudes de instrucciones e informes de varios departamentos. En este momento, el secretario debe prestar atención a organizar el descanso del líder y no dejar que el líder se vaya de viaje de negocios lleno de fatiga y preocupación. Por ejemplo, dos o tres días antes de la salida, salude a los departamentos pertinentes, reserve algunos materiales de informes habituales y espere hasta que los líderes regresen para leerlos.
5. Inspección antes de la salida
El día de la salida, ya sea que el líder salga desde la empresa o directamente desde casa, deberá gestionar un autobús hasta la estación. El día de la salida, haga una última comprobación del funcionamiento del tren o del avión, sobre todo porque a menudo se producen retrasos en los aviones debido al mal tiempo. Por lo tanto, si viaja en avión, asegúrese de preguntar en el aeropuerto sobre el estado del vuelo ese día.