[Sobre las ventajas de la informatización de la gestión de archivos empresariales] Informatización de la gestión de archivos
［Resumen］ Con el rápido desarrollo de la informatización global, cada vez más empresas se dan cuenta de la importancia de integrar la informatización en la sangre del desarrollo empresarial. Al mismo tiempo, cada vez más empresas están agregando medios de informatización al proceso. En todos los aspectos de la gestión empresarial, la informatización de la gestión de archivos es uno de ellos. La gestión de archivos empresariales en el contexto de la informatización ha planteado nuevos desafíos a la gestión de archivos tradicional. Los archivos manuales únicos y el modelo de gestión física han sido gradualmente incapaces de satisfacer las necesidades de las empresas en rápido desarrollo. Como resultado, surgió la informatización de la gestión de archivos. Si bien se actualizaron y complementaron los métodos de gestión de archivos, sus muchas ventajas, como velocidad, precisión, puntualidad y ahorro de costos laborales, también han aparecido en la gestión de archivos corporativos e incluso en otros aspectos de la gestión corporativa.
[Palabras clave] Gestión de archivos; informatización; ventajas
doi: 10. 3969 / j issn 1673-0194. [Número de clasificación de biblioteca china] G275 [Código de identificación de documento] A [Número de artículo] 1673-0194 (2012) 16- 0092-02
Si observamos la gran ola de informatización global, la informatización está superando la forma económica tradicional. y promover el desarrollo acelerado de la economía mundial. El informe del XVI Congreso Nacional del Partido Comunista de China establece claramente que promover la informatización debe ser una medida estratégica para que mi país enfrente el nuevo siglo, y que la informatización es una opción inevitable para que mi país acelere la industrialización y la modernización. Se propone insistir en utilizar la informatización para impulsar la industrialización, utilizar la industrialización para promover la informatización y encontrar un nuevo camino hacia la industrialización. Estos han señalado la dirección del desarrollo de la informatización en nuestro país. A la informatización de la gestión de archivos se han ido sumando cada vez más empresas en su propio desarrollo y reforma.
1 Características obvias de la informatización de la gestión de archivos empresariales
① Legibilidad no humana de la información; ② Dependencia del sistema; ③ Separabilidad entre la información y el portador; ④ Variabilidad de la información; almacenamiento; ⑥ integración de múltiples medios de información; ⑦ operatividad de la información.
2 Ventajas de la informatización de la gestión de archivos empresariales sobre los modelos tradicionales de gestión de archivos
2.1 Los métodos y métodos de conservación de archivos son más avanzados
Los métodos tradicionales de conservación de archivos generalmente incluyen: papel , imágenes, fotografías, grabaciones de audio, vídeos, etc. Debido a los diferentes métodos de conservación de archivos y a los diferentes períodos de tiempo, el papel de los documentos puede dañarse por la humedad, el agua, la erosión por insectos, el fuego, etc. Cada año, las empresas necesitan invertir una cantidad considerable de fondos de almacenamiento y, como no hay copias de seguridad, les preocupa la inevitable pérdida de documentos cada año. Los archivos deben revisarse repetidamente y los originales pueden dañarse o perderse, lo que genera muchos problemas a la gestión de archivos corporativos. La informatización de los archivos corporativos utiliza computadoras, redes y otras herramientas para producir información relevante en documentos electrónicos para su almacenamiento, lo que ha mejorado cuestiones como el espacio de almacenamiento, la calidad, la claridad y la precisión.
2.2 La gestión de archivos ahorra tiempo y esfuerzo, y mejora la utilización del capital humano
El trabajo de gestión de archivos tradicional se completa principalmente de forma manual, lo que requiere que los administradores de archivos recopilen una gran cantidad de datos manuales. Reorganización, resumen, almacenamiento, etc., la carga de trabajo es grande y la eficiencia es baja, lo que es una pérdida de tiempo y provoca un desperdicio de costos laborales. Después de la informatización de los archivos, las ventajas de la creación de redes, la automatización y el tiempo real se destacan inmediatamente: los datos solo necesitan ingresarse una vez y se comparten dentro de la gestión de archivos, lo que permite múltiples usos e intercambio de información, y la información puede imprimirse automáticamente y copiar operaciones para facilitar el acceso a los archivos.
2.3 Mejorar la velocidad, la precisión y el autoservicio de la recuperación de archivos
La recuperación del trabajo de gestión de archivos tradicional requiere que los administradores de archivos encuentren la información de registro requerida en el directorio y luego, en consecuencia, busquen en el almacén requiere mucho tiempo y es laborioso.
Con la informatización de la gestión de ficheros se pueden realizar consultas en tiempo real de forma sencilla a través de Internet, lo que resulta más rápido. Los administradores pueden seleccionar el mejor método de consulta entre consulta difusa, consulta combinada y consulta de clasificación para recuperar la información de archivo requerida en los archivos.
Bajo la premisa de compartir información, los empleados de otros departamentos dentro de la empresa, si es necesario para el trabajo, pueden consultar información de archivos desde Internet de acuerdo con los permisos de administración de archivos, implementando un método de autoservicio de recuperación de información y al mismo tiempo reduciendo en gran medida la carga sobre el personal.
2.4 La cantidad de información se puede aumentar considerablemente y el formato del soporte se puede enriquecer
Con el desarrollo de la tecnología de escaneo, microfilmes, tecnología de discos ópticos, etc., la cantidad y La densidad del almacenamiento de información se puede comparar con los métodos tradicionales. La capacidad de almacenamiento de información es muchas veces mayor. Los archivos en papel tradicionales generalmente solo pueden registrar información en forma de texto, gráficos, cuadros, etc., pero los documentos electrónicos pueden registrar simultáneamente información multimedia como texto, gráficos, cuadros, sonidos, animaciones y videos.
Un disquete de 3,5 pulgadas tiene 1,44 MB de bytes y, en teoría, puede almacenar 700.000 caracteres chinos. Un CD con una capacidad de 600 a 4.000 MB puede almacenar 350.000 hojas de texto en papel impreso o 100.000 páginas de información gráfica. Un archivo provincial de tamaño mediano que almacena 300.000 archivos de cupones puede tener una longitud de archivo en papel de 4 a 5 kilómetros, pero se puede convertir en una computadora y grabar con un CD-R para registrar sólo 400 archivos, que es tan denso como Sólo se necesitan 60 piezas para grabar y guardar un DVD, e incluso una bolsa de cuero puede contener todos los datos.
Con la aparición de los discos duros, la capacidad de almacenamiento ha aumentado exponencialmente respecto a antes. La capacidad de los discos duros móviles también se mide en MB (megabytes) y GB (gigabits). Actualmente, la mayoría de los discos duros móviles ofrecen capacidades de 20 GB, 30 GB, 80 GB, 160 GB, 320 GB, 500 GB, 1 TB y hasta 5 TB. Se dice que es una versión mejorada de productos de memoria flash, como unidades flash USB y discos magnéticos. Con el desarrollo de la tecnología, se seguirán introduciendo discos duros móviles de mayor capacidad.
2.5 Puede lograr un intercambio más amplio de información de archivos y una transmisión remota, y el sistema de gestión de información de archivos también puede lograr una conexión perfecta con otros sistemas de oficina
Con el desarrollo de la automatización de oficinas Con el avance de varias empresas, la informatización de la gestión de archivos se puede conectar sin problemas con otros sistemas de oficina, integrando y utilizando sin problemas diversos recursos de información de acuerdo con las necesidades de la empresa, proporcionando de manera más eficiente un servicio de soporte para la toma de decisiones de los gerentes de la empresa y también reduciendo la rutina. el trabajo de los empleados comunes mejora la eficiencia del trabajo.
2.6 Mejorar las capacidades comerciales y la eficiencia laboral del departamento de gestión de archivos
Los administradores de archivos pueden liberarse del trabajo manual original y ya no se dedican únicamente a escribir, ingresar y almacenar En lugar de una simple labor, se ha actualizado a una etapa más profunda de gestión de archivos, como recopilación, compilación e investigación, análisis y ajuste de archivos, integración de información e investigación de información que está en sincronía con el desarrollo corporativo o por delante. La informatización de los archivos plantea constantemente nuevos desafíos a las habilidades de los administradores de archivos, de modo que sus propias habilidades mejoran continuamente en el proceso de desarrollo. El contenido del trabajo cambia de lo simple a lo complejo, de lo aburrido a lo innovador, de lo reemplazable a lo técnico. directivos no sólo aumenta la satisfacción con su propio desarrollo, sino que también hace más eficiente el trabajo, mejorando aún más la calidad del talento de la empresa.
3 Conclusión
La construcción de la informatización de archivos es un proyecto de construcción de todo el sistema. Los vínculos verticales y horizontales que componen el sistema se construyen a través de la construcción básica y técnica y están conectados. a través de la red, aprovechando así al máximo las ventajas generales y mejorando la capacidad operativa general del sistema. Formular estándares relevantes para la gestión de información de archivos, promover software de aplicaciones de gestión de archivos, fortalecer la gestión de documentos electrónicos y archivos electrónicos, hacer un buen trabajo en la acumulación, almacenamiento y utilización de documentos electrónicos y archivos electrónicos, y garantizar que los documentos electrónicos y archivos electrónicos son completos, completos y efectivos, establecen, estandarizan y conectan varias redes de área local, y establecen una red de información de archivos empresariales, logrando así la digitalización de la gestión de archivos empresariales, el intercambio de recursos y la expansión de los objetos y necesidades de servicio. Las empresas deben llevar a cabo una formación planificada y organizada para dominar los nuevos conocimientos de la tecnología de la información. El departamento de archivos cambia su concepto, cambia el modelo tradicional de gestión de archivos y establece un sistema de información informática de gestión de archivos eficaz para que el trabajo de gestión de archivos pueda adaptarse mejor a los requisitos del desarrollo de la era de la información y sirva para establecer y mejorar el núcleo de la empresa. competitividad y contribuir a la construcción económica y a los servicios de desarrollo social.
Principales referencias
[1] Wang Zhuqing. Promover la informatización empresarial y mejorar la competitividad empresarial［J］. Economista, 2002(6).
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