¿Es realmente fácil de usar el sistema de gestión colaborativa de oficinas de OA?

Una breve introducción a la aplicación y el valor del software de gestión colaborativa A6-m

Beijing Seeyon Software Co., Ltd. (LTD.) es proporcionada por Yongyou Software, el software de gestión más grande de China. Co., Ltd. se invirtió y se estableció en 2002 y se ha convertido en el mayor fabricante profesional de software de gestión colaborativa en China. De 2005 a 2010, ocupó el primer lugar en cuota de mercado de software de gestión colaborativa de China durante seis años consecutivos. Cada día, más de 10.000 empresas exitosas, 100 empresas que cotizan en bolsa, cientos de líderes de la industria y 2 millones de élites disfrutan de la eficiencia y conveniencia que brinda Zhiyuan Synergy.

El software de gestión colaborativa A6-m es un arma importante que utiliza la tecnología de la información para integrar la teoría de la gestión del comportamiento organizacional para lograr una gestión colaborativa eficaz. Implementa la implementación del sistema de gestión, la implementación de la implementación, la implementación de la gestión empresarial y la implementación de la gestión del tiempo. ., la implementación de la gestión del conocimiento y la construcción cultural, una herramienta eficaz para ayudar a mejorar la eficiencia organizacional, garantizar la estabilidad organizacional y apoyar el desarrollo organizacional.

1. El principio de diseño del software de gestión colaborativa A6-m está centrado en las "personas": utilice "personas" como elemento básico y punto de partida para diseñar y construir aplicaciones para lograr el espacio de trabajo más personalizado y Proporcionar la mejor experiencia de colaboración. Basado en la "gestión del comportamiento organizacional": gestiona roles, eventos, recursos, reglas, estados, resultados y otros elementos para lograr el mejor escenario de colaboración para el comportamiento organizacional y el comportamiento empresarial. Apuntando a la "digitalización del comportamiento": aplicar nuevas tecnologías como Web 2.0, computación en la nube y dispositivos móviles para gestionar eventos discretos, información no estructurada, equipos dinámicos y otra información para lograr una colaboración eficiente en la organización.

II. Arquitectura funcional del software de gestión colaborativa A6-m

III. Características del software de gestión colaborativa A6-m

1. Gestión colaborativa y control de procesos

1) Defectos de los métodos de autorización tradicionales: actualmente, existen métodos de autorización como correo electrónico, fax, teléfono, autorización oral que carece de registros, es difícil de transmitir y es propenso a distorsiones, desviaciones y atenuaciones; ; el autorizador está olvidado, falta valoración y aceptación Referencia.

A medida que se expande la escala de una empresa, la eficiencia de gestión de la unidad disminuirá exponencialmente y el costo de gestión aumentará exponencialmente. Según los resultados de una encuesta realizada por una agencia de consultoría autorizada en los Estados Unidos, por cada 100 empleados en una empresa, la capacidad de comunicación del grupo disminuye en un 11%, la eficiencia de la oficina administrativa disminuye en un 9% y la velocidad de entrega de documentos disminuye en un 5%. .

2) Cómo resolver el problema en la plataforma colaborativa: "Escribir una colaboración" explica los objetivos o tareas por escrito, y establece una "visualización" entre el autorizador y la persona autorizada a través de un diagrama de flujo visual "Relación de responsabilidad", para ambas partes, una vez enviado este trabajo de manera colaborativa, no importa el tiempo que tarde en ejecutarse ni cuántas personas participen, será "visible" de principio a fin. Tales como: asignación y manejo de eventos y tareas.

Se utiliza autorización escrita para la colaboración y el proceso es transparente y claro

3) Valor: control total del proceso: toda la información de colaboración se registra en su totalidad, lo que proporciona una base conveniente para realizar consultas y Seguimiento, reduciendo así la aparición de rechazos y disputas. Comentarios en tiempo real: proporcione información oportuna sobre el estado, los cambios, los resultados y otra información durante todo el proceso de ejecución de la tarea para garantizar que cada detalle se comprenda claramente durante todo el proceso de ejecución de la tarea. Mejorar la ejecución: resolver los tres puntos clave de comunicación, coordinación y retroalimentación dentro de la organización, reducir la atenuación de la información del proceso, mejorar el monitoreo de procesos y mejorar el desempeño general de la organización.

2. Implementación del sistema y gestión estandarizada

1) Dificultades en la implementación del sistema: Los sistemas que regulan el comportamiento de las empresas y de los empleados muchas veces están archivados, hay demasiados sistemas y casi ninguno; uno puede recordar los detalles de todos los sistemas relacionados; la cantidad de capacitación para los nuevos empleados es grande; la implementación del sistema involucra múltiples enlaces y el método tradicional es muy ineficiente. A menudo debido a retrasos en los enlaces intermedios, se vuelve trabajo importante. Asuntos "urgentes e importantes" que deben abordarse de inmediato. Al final, el número de violaciones que "violan las reglas" aumentó significativamente, dejando a la organización fuera de control.

2) Cómo resolver el problema en la plataforma colaborativa: la especificación del sistema se convierte en un formulario "formulario" + "proceso", se autoriza al ejecutor correspondiente y se llama directamente cuando se usa; El sistema garantiza la ejecución del proceso. Como reembolso financiero, licencia de personal, aprobación de pedidos de agentes, etc.

Combinado con las normas y regulaciones de la empresa, la aplicación de consumibles de bajo valor y su proceso.

3) Valor: el proceso de mejora continua de las cuestiones de aprobación en el Centro de gestión de aprobaciones también es un proceso de Optimización continua de los procesos de gestión organizacional, que pueden mejorar significativamente el nivel de gestión organizacional. Mediante la ejecución rígida de la aprobación en línea, se logra la gestión de "restricción de comportamiento" y de "implementación del sistema", lo que mejora enormemente la estandarización y controlabilidad de la gestión organizacional. Al romper las restricciones de tiempo, espacio y geográficas, se acelera la velocidad de aprobación de la organización y se mejora la capacidad de respuesta a la toma de decisiones de la organización.

3. Gestión de documentos oficiales

Los documentos oficiales son una aplicación indispensable para organizar requisitos de oficina más rigurosos. La gestión de documentos electrónicos se refiere a la forma electrónica de enviar, recibir, intercambiar y archivar documentos oficiales. El centro de gestión de documentos oficiales realiza la operación integrada de documentos oficiales electrónicos, admite varias formas de intercambio de documentos oficiales electrónicos dentro de una sola organización y entre múltiples organizaciones y, en última instancia, se conecta sin problemas con el sistema de archivo de documentos oficiales para lograr la preservación y gestión segura de los documentos oficiales electrónicos. documentos.

Diagrama esquemático de gestión de documentos oficiales A6-m A6-m cumple con las medidas nacionales de gestión de documentos oficiales

Valor: Cumplimiento de estándares: Siga varios estándares nacionales de gestión de documentos oficiales electrónicos para proporcionar seguridad y eficacia. firmas electrónicas El sistema realiza la estandarización y automatización de todo el proceso de formación, intercambio, procesamiento y archivo de documentos oficiales electrónicos, garantizando la legalidad, autoridad, seguridad y eficacia de los documentos oficiales electrónicos. Humanización: por ejemplo, la supervisión única de documentos electrónicos, el monitoreo en tiempo real del funcionamiento de los documentos oficiales y el simple ajuste manual de situaciones anormales mejoran en gran medida las necesidades de humanización de los documentos oficiales electrónicos. Por ejemplo, se puede personalizar para proporcionar una interfaz de aprobación de liderazgo personalizada y mantener el hábito de liderazgo original de manejar documentos oficiales para facilitar el trabajo de liderazgo. Personalización: proporcione un diseño personalizado y estrategias de procesamiento ricas y flexibles fáciles de usar. Intercambio de documentos centralizado: admite el intercambio de documentos electrónicos mediante una implementación distribuida de múltiples servidores para satisfacer las necesidades de gestión de grandes organizaciones. A través de la interfaz estandarizada de intercambio de documentos oficiales, proporciona una garantía básica para el intercambio de documentos oficiales electrónicos entre sistemas heterogéneos.

4. Gestión del conocimiento y de los documentos

1) Problemas en la gestión del conocimiento: falta de procesos a nivel organizacional y de medios para la transformación de la información: el almacenamiento de la información está disperso, es incómodo de administrar; e incómodo para aprender; Falta de conocimiento basado en procesos de gestión; falta de métodos de control para aprender de diferentes objetos.

2) Cómo resolver el problema en la plataforma colaborativa: establecer una "base de conocimientos" a través de A6-m; establecer un método de gestión de clasificación para recopilar y organizar información, clasificar y formar conocimientos; Objetos para aprender y compartir. Puede realizar la gestión del conocimiento teórico, el conocimiento operativo y el conocimiento de procesos. Realizar una gestión jerárquica y jerárquica de documentos, archivos y conocimientos.

Gestión estratificada y jerárquica de documentos, archivos y conocimientos

3) Valor: Unificar la gestión de la base de conocimientos, acelerar la acumulación de conocimiento organizacional y formar un centro de conocimiento organizacional. Diversificar los medios de difusión del conocimiento, mejorar la precisión de la difusión del conocimiento, acelerar la eficiencia de la difusión del conocimiento y aumentar la tasa de replicación del conocimiento explícito.

Precipitar el conocimiento basado en procesos, promover la explicitación del conocimiento tácito dentro de la organización y potenciar las capacidades de innovación organizacional

5. Comunicación y construcción de cultura corporativa

1) Dificultades en la construcción cultural: carencia de valores culturales bidireccionales Hay canales de comunicación insuficientes y falta de simetría en la información; altos requisitos de tiempo y espacio, alto costo de procesamiento y comunicación remotos en muchos niveles, falta de canales y medios de comunicación; establecer, expresar y transmitir la cultura.

2) Cómo resolver el problema en la plataforma colaborativa: mejorar los "medios" de comunicación a través de la plataforma colaborativa; conectar sucursales y empleados en viajes de negocios mediante el despliegue de una red una vez que cualquiera accede al sistema. o ella inmediatamente será parte de la organización, entre ellos, comunicarse y simetría de información con otros en una variedad de formas, hacer pleno uso de los anuncios, encuestas, foros y otros métodos proporcionados por la plataforma para interactuar con la organización, mejorar la participación de los miembros de la organización y ayudar en la construcción cultural; comprender numerosos temas para los líderes. Cosas que preocupan al personal de base; proporcionar ventanas y espacios de comunicación, defender los valores organizacionales y ayudar en la construcción cultural;

Gestión de información de anuncios como noticias, anuncios, encuestas, debates, etc.

6. Responder rápidamente a cambios externos

1) Dilema de los métodos actuales: El cambio es eterno y la respuesta El costo del ajuste organizacional a los cambios es muy alto o incluso imposible de afrontar, y las brechas funcionales hacen que nadie asuma la responsabilidad. Las estructuras organizacionales estáticas enfrentan cambios o demandas externas dinámicas = brechas funcionales.

2) Cómo resolver el problema en la plataforma colaborativa: para cada cambio, es conveniente formar un "equipo dinámico" a partir de la estructura organizativa existente en todos los departamentos para asumir tanto las funciones tradicionales como los eventos importantes temporales. con diferentes nombramientos y personal relacionado, desarrollar plantillas de procesos y sistemas de autorización de recursos de documentos relacionados para esta organización temporal una vez que se establezca el equipo del proyecto, se mostrará automáticamente un enlace del proyecto en el escritorio de cada miembro; Al hacer clic en este enlace, cada miembro puede llamar a la plantilla del proyecto, agregar planes del proyecto y celebrar reuniones del proyecto. Todos los procesos se registran y archivan automáticamente. Incluso si el proyecto final se completa y el equipo dinámico se disuelve, todos estos procesos se pueden guardar. él.

3) Valor de la aplicación: cree rápidamente un "equipo dinámico" para los cambios, colabore de manera eficiente y mejore la capacidad de la organización para "moverse" en respuesta al "cambio". Los registros del proceso son vívidos; todos los miembros del proyecto pueden compartirlos; se establece una "organización ágil" a través de una plataforma colaborativa, la simetría, preservación y transmisión de información se llevan a cabo con proyectos temporales como línea principal.

4. Clientes exitosos:

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