¿20 consejos PPT de uso común?

¿Cómo iniciar PPT en 1 segundo cuando necesitas abrir PPT? Además de los atajos de escritorio comúnmente utilizados en el software PowerPoint, existen dos formas más rápidas.

_El primer método consiste en fijar el software de PowerPoint a la barra de tareas.

Incluso si el software PowerPoint está cerrado, permanecerá en la barra de tareas. De esta manera puedes hacer clic en el icono de la barra de tareas para iniciarlo rápidamente.

_El segundo método es configurar la tecla de acceso directo para iniciar el software PowerPoint.

Haga clic en el acceso directo del software PowerPoint en el escritorio, haga clic derecho para ver las propiedades. Verá que la tecla de acceso directo predeterminada es Ninguna, puede configurarla usted mismo en "Ctrl Alt P".

Los dos métodos súper simples anteriores también se pueden usar en Word, Excel y otro software.

Teclas de acceso directo de 2 puntos

Hay muchas teclas de acceso directo en PPT. Creo que las más familiares son Ctrl A para seleccionar todo, Ctrl C/Ctrl V para copiar y pegar, y Ctrl. X para cortar.

De hecho, también hay una función mejorada de copiar y pegar Ctrl Shift C (formato de copia)/Ctrl Shift V (formato de pegar). Mantenga presionada la tecla Mayús para insertar formas, puede dibujar círculos, cuadrados, triángulos y líneas rectas.

Otras combinaciones son Ctrl G, la combinación no combinada correspondiente es Ctrl Shift G, F2 para cambiar el nombre, F4 para repetir la operación anterior, presione la tecla B para una pantalla negra, presione la tecla W para una pantalla blanca , reducir el texto Ctrl [, ampliar Texto Ctrl ], Negrita Ctrl B, Cursiva Ctrl I, Subrayado Ctrl U, etc.

3 Barra de herramientas de acceso rápido

Coloque las funciones de menú utilizadas con frecuencia en la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que no necesite hacer clic con el mouse varias veces cuando las use.

Puedes agregar configuraciones en las opciones de PowerPoint. En la barra de herramientas de acceso rápido, las herramientas más utilizadas son Alinear objetos, Girar objetos, Fusionar formas y Ajustar niveles.

Host de 4 puntos

El llamado maestro es en realidad la base de todos los diseños y estilos de página de PPT. La diapositiva maestra controla la apariencia de toda la presentación, incluidos colores, fuentes, fondos, efectos y todo lo demás. Configurar un master puede hacerte hacer PPT de manera más eficiente.

Una vez completada la configuración, puede hacer clic en la página de vista previa a la izquierda en la página de edición de PPT, hacer clic derecho y seleccionar el formato previamente configurado del formato.

Si encuentra un logotipo en su PPT, no podrá eliminarlo. No lo pienses. Con toda probabilidad, fue entregado al propietario. Puedes eliminarlo ingresando master.

A menos que configure específicamente un maestro, normalmente uso el diseño de página en blanco en el maestro predeterminado para hacer PPT. Debido a que el diseño predeterminado de PPT es tan pobre, a menudo es necesario eliminar marcadores de posición feos que ocupan espacio en la página de edición. Por supuesto, sería especialmente útil si el marcador de posición pudiera configurarse completamente.

Lo que hay que tener en cuenta aquí es que los marcadores de posición (el cuadro de puntos que viene con el maestro se puede colocar con texto e imágenes para fijar el formato y la posición) y los cuadros de texto (insertados por el menú de la página de edición de PPT). , solo texto) ¡son dos cosas diferentes!

En cuanto a insertar números de página, la forma más sencilla es insertar el número de página en el pie de página. Puede ajustar el formato y la posición específicos en el maestro.

5 Configuraciones de estilo predeterminadas

Hace mucho tiempo, la fuente predeterminada del software PPT era Song Dynasty. Más tarde, probablemente a partir de Office 2013, la fuente predeterminada de PPT era la fuente monoespaciada. Sin embargo, a muchos usuarios de PPT todavía no les gustan las fuentes de contorno y, debido a las preferencias de estilo de fuente y a razones de derechos de autor de las fuentes, puede establecer directamente el formato predeterminado del texto, como las fuentes de la serie Siyuan, que son gratuitas y están disponibles comercialmente. Será más conveniente la próxima vez utilizar el formato que configuró.

Del mismo modo, podemos utilizar el mismo método para establecer el formato predeterminado para objetos de forma e imagen.

6 Formato del tema

Para configurar el estilo del tema, normalmente hago una plantilla o un PPT para la empresa. Para unificar el estilo de todo el PPT, especialmente el color y la fuente del tema, configuraré el formato del tema PPT y le asignaré un nombre antes de crear oficialmente el PPT.

La ventaja de esto es que cuando tu jefe te haga sentir insatisfecho con el color general y la fuente del PPT, puedes elegir otros estilos de combinación de colores para él. Puedes cambiar tu apariencia cambiando de tema en solo un segundo, ahorrándote tiempo y preocupaciones.

7Reemplaza texto y fuentes con un solo clic.

Además, PPT también viene con una herramienta de reemplazo de fuentes con un solo clic, que se encuentra en "Buscar" en el extremo derecho de la barra de menú. Haga clic en Reemplazar para reemplazar el contenido del texto y las fuentes.

8 pinceles de formato dual

Dos pinceles, un pincel de formato y un pincel de animación, son particularmente útiles en PPT. Usando la misma habilidad, solo se puede hacer clic en el pincel una vez y se puede repetir después de hacer doble clic.

9 Absorbedores de Color

Muchas veces, vemos algunos trabajos de diseño gráfico publicitario con colores especialmente buenos, pero desconocemos los valores cromáticos de algunos colores. Además de usar el software de captura de pantalla QQ para verificar el valor del color, también puede colocar directamente la captura de pantalla de la imagen en el PPT y usar el absorbente de color incorporado para absorber el color directamente, lo cual es muy conveniente.

Diez pautas de alineación

Si desea que el diseño de PPT sea más ordenado y razonable, especialmente cuando hay muchos elementos acumulados en una página PPT, se recomienda abrir la regla, la red, el alambre de referencia. Además de abrirlo directamente en la vista del menú, también puede usar las teclas de método abreviado: Alt F9 para mostrar (ocultar nuevamente) las líneas guía y Mayús F9 para mostrar (ocultar nuevamente) las líneas de la cuadrícula.

Además, no olvide comprobar las guías inteligentes cuando encienda las guías (indicaciones de alineación automática para facilitar la alineación).

Además de las guías, las herramientas de alineación son botones de alineación. Se recomienda configurarlo directamente al configurar la barra de herramientas de acceso rápido.

11 Capas y panel de selección

Al igual que PS, PPT también tiene capas. Si no tienes idea de capas, puedes imaginar varias piezas de vidrio apiladas una encima de otra.

Si tu página PPT tiene menos capas de elementos apilados hacia arriba y hacia abajo, puedes ajustar directamente el orden hacia arriba y hacia abajo. Pero si hay muchas capas, no hay forma de ajustarlas de forma precisa y cómoda. El panel de selección es particularmente útil en este momento.

Usando el panel de selección, puede encontrar rápidamente el elemento que desea encontrar en la página actual, o puede hacer clic en el ícono del ojo para ocultar temporalmente los elementos que no necesitan ser modificados para evitar demasiados elementos. interfiriendo con la operación.

12PPT viene con capturas de pantalla, grabaciones de audio y grabaciones de pantalla.

Muchas veces usamos QQ y WeChat para tomar capturas de pantalla, pero si no iniciamos sesión en estos dos programas, no podremos tomar capturas de pantalla. En este momento, la función de captura de pantalla que viene con PPT puede ayudarle. La función de captura de pantalla de PPT está relativamente oculta. Justo en la "Captura de pantalla" de la barra de menú "Insertar", hay dos ventanas de pantalla completa para capturas de pantalla rápidas, que se pueden pegar instantáneamente en PPT con un solo clic.

Sin embargo, no recomiendo utilizar este tipo de capturas de pantalla a pantalla completa, porque muchas veces solo necesitamos recortar una parte de la pantalla, no la pantalla completa. Entonces, ¿qué debemos hacer? Simplemente haga clic en "Clip de pantalla". Puede seleccionar libremente la ubicación del área de captura de pantalla y pegarla en PPT.

Además, hay funciones de grabación de audio y pantalla en la barra de menú "Insertar".

13 Herramientas de traducción y conversión del chino simplificado al tradicional

14 Gestión de secciones de diapositivas

Si hacemos muchas páginas PPT, podemos dividirlas en capítulos para diferenciar el posicionamiento. Esa es la gestión de secciones. Seleccione la diapositiva a la que desea agregar una sección, haga clic en Sección en la barra de menú y luego seleccione Agregar sección en el menú emergente.

Después de configurar una nueva sección, también puede cambiar el nombre, eliminar la sección, eliminar todas las secciones, contraer todo y expandir todas las diapositivas con secciones. El efecto después de la gestión de la segmentación:

Comparación y combinación de 15 diapositivas

Si ha creado dos versiones de PPT y desea descubrir la diferencia entre las dos modificaciones de PPT, o desea fusionar los dos ¿Qué debo hacer con diferentes PPT? Por supuesto que hay una manera, y es utilizar la función de revisar, comparar y seleccionar archivos combinados.

No solo puedes fusionar dos PPT, también puedes ver la información modificada en la barra lateral de la derecha.

16 No confunda la función de combinación de PPT

En cuanto a la función de combinación, se menciona en las teclas de acceso directo de PPT anteriores. La combinación de Ctrl G corresponde a la cancelación de la combinación de Ctrl Shift G.. La combinación de obras. Se utiliza para convertir varios elementos en un cuerpo enlazado (que también puede separarse) de modo que los elementos se puedan mover como una unidad.

Si no lo entiendes, puedes imaginar que compraste una caja de fideos instantáneos. Dentro había más de 20 bolsas, cada una con pan y condimentos. La combinación equivale a una bolsa de fideos instantáneos envuelta con pan y condimentos. Debes saber que la función del embalaje no es sólo imprimir información publicitaria en el exterior, sino también transportar productos individuales y empaquetarlos en su conjunto para su transporte.

Además, existe una "fusión" en PPT, pero esta "fusión" es una de las funciones de fusionar formas (también llamadas operaciones booleanas), es decir, fusionar dos formas seleccionadas al mismo tiempo. en una forma, pero Las partes superpuestas de las dos formas se han eliminado. Esta operación es irreversible y la forma fusionada no se puede dividir en formas originales independientes (a menos que se cancele la operación anterior).

No se reproducirá ninguna animación durante las 17 proyecciones.

Si configuras muchas animaciones geniales en el PPT, solo tienes tiempo para mostrar el PPT, pero no hay tiempo para mostrarlo en absoluto. En este momento, puede seleccionar "Sin animación durante la reproducción" para que todo el PPT sea estático.

Aquí quiero repetir algunos atajos de teclado para proyectar PPT. Alt F5 usa la vista del altavoz, F5 reproduce la página actual desde el principio, Shift F5 reproduce la página actual, la tecla B de la pantalla negra con un clic y la tecla W de la pantalla blanca.

Win P se utiliza para proyectar la pantalla extendida:

18PPT se guarda en la gestión de recuperación.

Ya mencioné que PPT tiene la función de exportar PDF y video, así como la "medicina del arrepentimiento de PPT": configure "Avanzado" en las opciones de PPT (el número de deshacer es 150) y " Guardar" en las opciones: el intervalo para guardar la información de recuperación automática es de 1 minuto.

Si la computadora falla o se reinicia repentinamente mientras hace PPT, ¿cómo restaurar el archivo PPT recientemente modificado? Vuelva a abrir el software PPT, haga clic en "Información" en la barra lateral en "Archivo" y podrá ver varias versiones diferentes de "Administrar presentaciones" que se han restaurado automáticamente recientemente para guardar su trabajo en la mayor medida posible.

Además, al hacer clic en "Proteger presentación", también puede establecer una contraseña para abrir el PPT y proteger la privacidad de sus archivos para que no se filtren.

Por supuesto, incluso si se puede restaurar de esta manera, te recomiendo que uses "Ctrl S" para ahorrar a tiempo, prestes atención para verificar la compatibilidad de la presentación y verifiques la vista previa guardada. imagen.

Además, también puedes incrustar fuentes especiales para que tu PPT se pueda mostrar normalmente en otras computadoras que no tengan estas fuentes especiales instaladas (Nota especial: debido a restricciones de derechos de autor, es posible que algunas fuentes no estén incrustadas ).

Compresión 19PPT

Si el archivo PPT que diseña es demasiado grande, debe comprimirlo.

_Comprimir imágenes:

Generalmente, la calidad de un PPT puede ser demasiado alta y las imágenes se pueden comprimir directamente. Marque "Usar solo para esta imagen" y seleccione una resolución de 150ppi.

_Comprimir multimedia:

Además de comprimir imágenes, también puedes comprimir archivos multimedia incrustados como audio y vídeo.

_Compresión general:

En las opciones de PPT, establezca el tamaño y la calidad de la imagen en "Avanzado", como desmarcar "No comprimir imágenes en archivos" para reducir la resolución predeterminada ( 150 ppp es suficiente). Además, puede reducir la calidad del archivo eliminando diseños redundantes del maestro.

_Compresión de software:

La otra es utilizar un software de compresión PPT para la compresión PPT, como PPTminimizer. La siguiente imagen es una versión de prueba de la versión en inglés. Puede descargar la versión en chino simplificado en línea.

20 extractos de materiales PPT

¿Cómo extraemos recursos multimedia, como imágenes, audio y vídeo, de PPT?

_Método de descompresión

Existen dos formas, la primera es mediante descompresión.

Primero, cambie el sufijo del archivo. Cambie el nombre del sufijo del archivo original (extensión de archivo) pptx a zip. Cabe señalar aquí que solo es efectivo abrir la "Extensión de archivo" en la "Vista" del Explorador antes de realizar la modificación. De lo contrario, simplemente cambiar el nombre del archivo no sirve de nada. Modificamos la extensión en lugar de simplemente cambiar el nombre del archivo.

Durante el proceso de cambio, se le preguntará "Si cambia la extensión del archivo, es posible que el archivo no se pueda utilizar. ¿Está seguro de que desea cambiarlo?". Haga clic en "Sí".

Luego, use el software de descompresión para descomprimir el archivo Zip en este momento. Puede encontrar la carpeta multimedia dentro, que es el material que queremos extraer.

Este método de funcionamiento es reversible. Después de la extracción, cambie el sufijo nuevamente a "pptx" para restaurar el PPT original. Por supuesto, también puede crear directamente una copia del PPT y descomprimir y extraer la copia cambiando el sufijo de la extensión del archivo, por lo que no es necesario volver a cambiarlo.

Sin embargo, en general, este método de operación sigue siendo relativamente engorroso. Después de todo, existe un método más eficiente y se lo presentaré aquí.