¿Cómo redactar una propuesta de planificación de exposición específicamente?
1. Redacción del "Plan de establecimiento del proyecto de exposición"
(1) Concepto de "Plan de proyecto de exposición":
La denominada planificación del proyecto de exposición es basado en Una vez dominado todo tipo de información, podemos hacer planes preliminares para asuntos relacionados con la próxima exposición, diseñar el marco básico de la exposición y proponer el contenido de planificación preliminar de la exposición planificada, que incluye principalmente: nombre y ubicación de la exposición, organización de la exposición, alcance de la exposición, tiempo de la exposición, escala de la exposición, posicionamiento de la exposición, plan de contratación de la exposición, plan de publicidad y promoción e inversión, plan de progreso de la exposición. Plan de gestión in situ, plan de actividades relacionadas, etc.
El "Libro de Planificación de Proyectos Expositivos" es un conjunto de planes, estrategias y métodos expositivos propuestos para la planificación y realización de una nueva exposición. Es un resumen y resumen de los contenidos anteriores.
(2) La estructura del contenido de la carta de planificación del proyecto de exposición:
Generalmente, la "carta de planificación del proyecto de exposición" incluye principalmente los siguientes contenidos:
1 Análisis del entorno del mercado de exposiciones: incluido el análisis de la industria y el mercado donde se encuentra el tema de la exposición, el análisis de las leyes y políticas nacionales pertinentes, el análisis de la situación de las exposiciones relevantes, el análisis del mercado donde se lleva a cabo la exposición, etc.
2. Proponer el marco básico de la exposición: incluido el nombre y la ubicación de la exposición, la composición de la organización de la exposición, el alcance de las exposiciones, el tiempo de exposición, la frecuencia de la exposición, la escala de la exposición y el posicionamiento de la exposición. etc.
3.Precio de la exposición y anteproyecto presupuestario.
4. Plan de división del trabajo del personal de exposición.
5. Plan de inversiones expositivas.
6.
7. Plan de publicidad y promoción de la exposición.
8. Plan de avance de la preparación de la exposición.
9. Plan de concertación del proveedor de servicios de exhibición.
10. Inauguración de la exposición y plan de gestión del recinto.
11. Planes de actividades relevantes realizadas durante la exposición.
12. Plano de ordenación de la exposición.
(3) Requisitos para redactar una carta de planificación de proyecto de exposición:
1. Nombre de la exposición
El nombre de una exposición generalmente incluye tres aspectos: parte básica, parte limitada e identificación de la industria. Por ejemplo, "La 93.a Feria de Productos Básicos de Exportación de China", si revisa los asientos de acuerdo con los tres contenidos anteriores, la parte básica es "Feria Comercial", las partes limitadas son "China" y "93.a China" y el logotipo de la industria. es "Exportar productos básicos".
A continuación se presentan algunas explicaciones de estos tres contenidos:
Parte básica: se utiliza para indicar la naturaleza y características de la exposición. Las palabras comúnmente utilizadas son: exposición, expo, feria,. Ferias y "festivales", etc.
Parte limitada: Se utiliza para describir el tiempo y lugar de la exposición y la naturaleza de la misma.
Hay tres formas de expresar el tiempo de exposición: una es expresarlo por "sesión". El segundo está representado por "año" y el tercero por "trimestre". Como el 3er Festival Internacional de la Moda de Dalian, la Exposición de Guangzhou de 2003, la Feria de Bienes de Consumo de Primavera de Frankfurt, etc. Entre estas tres expresiones, la más común es "sesión", que enfatiza la continuidad de la exposición. Las exposiciones que se acaban de realizar se expresan generalmente por "año".
La ubicación de la exposición también debe reflejarse en el nombre de la exposición, como "Dalian" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian.
Las palabras en el nombre de la exposición que reflejan la naturaleza de la exposición incluyen principalmente "internacional", "mundial", "nacional", "regional", etc. Por ejemplo, la palabra "Internacional" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición internacional.
Logotipo de la industria: se utiliza para indicar el tema de la exposición y el alcance de las exhibiciones. Por ejemplo, la palabra "ropa" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición para la industria de la confección. El logotipo de una industria suele ser el nombre de una industria o de una determinada categoría de producto en una industria.
2. Ubicación de la exposición
La planificación y selección de la ubicación de la exposición incluye dos aspectos: primero, dónde se llevará a cabo la exposición y, segundo, en qué sala se llevará a cabo la exposición. en.
Planificar y elegir el lugar donde se realizará la exposición significa determinar en qué país, provincia o ciudad se realizará la exposición.
Planificar y elegir en qué sala se realizará la exposición significa elegir el lugar concreto donde se celebrará la exposición. La elección específica de qué sala de exposición albergará la exposición debe basarse en el tema y el posicionamiento de la exposición.
Además, al elegir una sala de exposiciones, también se deben considerar exhaustivamente factores como el costo de uso de la sala de exposiciones, si el calendario de exposiciones cumple con sus propios requisitos y las instalaciones y servicios de la propia sala de exposiciones.
3. Organización de la exposición
La organización de la exposición se refiere a la unidad pertinente responsable de la organización, planificación, contratación de exposiciones y promoción de inversiones de la exposición. Las organizaciones de exhibición pueden ser empresas, asociaciones industriales, departamentos gubernamentales, medios de comunicación, etc.
Según los diferentes roles de cada unidad en la realización de una exposición, la organización de una exposición generalmente tiene los siguientes tipos: organizador, organizador, coorganizador, unidad de apoyo, etc.
Organizador: El organizador de la exposición que es propietario de la exposición y asume la responsabilidad legal principal de la misma. El organizador es el propietario legal de la exposición.
Organizador: El organizador de la exposición es directamente responsable de la planificación, organización, funcionamiento y gestión de la exposición, y asume la principal responsabilidad financiera de la exposición.
Coorganizador: un organizador de exposición que ayuda al patrocinador u organizador en la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y es parcialmente responsable del reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones y el trabajo de publicidad y promoción.
Unidades de apoyo: Unidades de organización de exposiciones que apoyan la planificación, organización, operación y gestión de la exposición del patrocinador u organizador de la exposición, o el reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones y la publicidad y promoción.
4. Hora de exposición
La hora de exposición se refiere a la fecha prevista para la celebración de la exposición. El tiempo de exposición tiene tres significados: primero, se refiere a la fecha específica de lanzamiento de la exposición. El segundo se refiere a la fecha de preparación y desmontaje de la exposición. El tercero se refiere a la fecha en que la exposición está abierta a los visitantes.
No existe un estándar unificado para la duración de la exposición y depende de las características específicas de las diferentes exposiciones. El tiempo de exhibición de algunas exposiciones puede ser muy largo, como la "Exposición Mundial", que dura varios meses o incluso medio año, pero para las ferias profesionales que representan la gran mayoría de las exposiciones, el período de exhibición es generalmente de 3 a 3 días; 5 días.
5. Alcance de las exhibiciones
El alcance de las exhibiciones en una exposición debe determinarse en función del posicionamiento de la exposición, las ventajas y desventajas de la organización de la exposición y varios otros factores.
Según el posicionamiento de la exposición, el alcance de las exhibiciones puede incluir una o varias industrias, o una o varias categorías de productos en una industria, por ejemplo, el alcance de las exhibiciones en "exposiciones" y "comercios". ferias" Es muy amplio. Por ejemplo, la "Feria de Cantón" tiene más de 100.000 exhibiciones, lo que lo abarca casi todo; mientras que las exhibiciones del "Salón Internacional del Automóvil de Frankfurt" en Alemania involucran a muy pocas industrias, solo la industria del automóvil. .
6. Frecuencia de exposición
La frecuencia de exposición se refiere a si la exposición se realiza varias veces al año o una vez cada pocos años, o si se realiza de forma irregular. A juzgar por la situación actual de la industria de las exposiciones, la mayor cantidad de exposiciones se celebran una vez al año, lo que representa aproximadamente el 80% de todas las exposiciones. También hay muchas exposiciones que se celebran dos veces al año y una vez cada dos años. celebrada de forma irregular se ha vuelto cada vez más popular.
La determinación de la frecuencia de las exposiciones está restringida por las características de la industria en la que se ubica el tema de la exposición. Sabemos que los productos en casi todas las industrias tienen un ciclo de vida, y el ciclo de vida de los productos tiene un impacto significativo en la frecuencia de las exhibiciones.
El período de inversión y el período de crecimiento de los productos son los períodos dorados para que las empresas participen. La frecuencia de las exposiciones debe comprender firmemente estos dos períodos.
7. Escala de exposición
La escala de exposición incluye tres aspectos: primero, el área de exposición de la exposición, segundo, el número de expositores y tercero, el número de visitantes. la exposición ¿Qué tan grande es el público? A la hora de planificar una exposición hay que hacer predicciones y planes en estos tres aspectos.
A la hora de planificar la escala de la exposición, se deben tener plenamente en cuenta las características de la industria. El tamaño de la exposición también estará limitado por el número y la calidad de los visitantes.
8. Posicionamiento de la exposición
En términos sencillos, el posicionamiento de la exposición es decirle claramente a los expositores y visitantes qué es la exposición y qué tiene. Específicamente, el posicionamiento de la exposición es un proceso en el que. una organización de exposiciones establece y desarrolla ventajas competitivas diferenciadas de la exposición en función de sus propias condiciones de recursos y competencia en el mercado, de modo que las exposiciones que organiza formen una impresión distinta y única en la mente de los expositores y visitantes.
El posicionamiento de la exposición debe definir claramente los expositores y visitantes objetivo de la exposición, los objetivos de la exposición, el tema de la exposición, etc.
9. Precio de Exposición y Presupuesto Preliminar de la Exposición
El precio de exposición es para fijar un precio adecuado para el alquiler del stand de exposición.
El precio de un stand de exposición a menudo incluye el precio del espacio de exposición interior y el precio del espacio de exposición al aire libre. El precio del espacio de exposición interior se divide entre el precio del espacio abierto y el precio del piso estándar.
A la hora de fijar el precio de una exposición, generalmente se sigue el principio de "buena ubicación, buen precio", es decir, el precio de los stands que son convenientes para la exhibición y que tienen una gran cantidad de visitantes a menudo es más alto. El presupuesto preliminar de la exposición es un presupuesto preliminar para los diversos gastos necesarios para realizar la exposición y los ingresos esperados por la realización de la exposición.
Al planificar una exposición, es importante determinar un precio adecuado para la exposición en función de las condiciones del mercado. Esto es muy importante para atraer a los expositores objetivo a participar en la exposición.
10. División del personal del trabajo, promoción de exposiciones e inversiones y plan de publicidad y promoción.
El plan de división del trabajo del personal, plan de invitación a exposiciones, inversión y plan de publicidad y promoción son específicos. Los planes de implementación de la exposición. Estos cuatro planes se afectarán entre sí durante la implementación.
El plan de división del personal del trabajo es hacer arreglos generales para el trabajo del personal de la exposición.
Los planes de contratación para exposiciones son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer empresas a participar en exposiciones.
Los planes de inversión son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer visitantes a la exposición.
El plan de publicidad y promoción es establecer la marca de la exposición y establecer la imagen de la exposición, y al mismo tiempo servir a la exposición y la promoción de inversiones de la exposición.
11. Calendario de exposiciones, plan de gestión in situ y plan de actividades relacionadas.
El calendario de exposiciones es un plan basado en el tiempo para la contratación de exposiciones, la promoción de inversiones, la publicidad y la promoción. y división del stand. Realizar los arreglos generales. Aclara qué trabajo debe completarse y en qué etapa del proceso de preparación de la exposición hasta que la exposición se lleve a cabo con éxito. Si el calendario de la exposición está bien organizado, todos los preparativos para la exposición se pueden llevar a cabo de manera ordenada.
Los planes de gestión in situ son varios planes y disposiciones para la gestión eficaz del sitio de exposición después de la inauguración de la exposición. Generalmente incluyen planes de apertura de la exposición, planes de gestión del lugar de exposición, planes de registro de visitantes y planes de desmantelamiento. etc. Si el plan de gestión del sitio está bien organizado, el sitio de exposición estará ordenado y la exposición estará en buen estado.
El plan de actividades relacionadas con la exposición es un plan y disposición para varias actividades relacionadas que se llevarán a cabo simultáneamente durante la exposición. Las actividades relacionadas más comunes que se llevan a cabo simultáneamente con la exposición incluyen reuniones de intercambio técnico, seminarios y diversas actuaciones, que son complementos útiles de la exposición.
2. Redacción del "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
(1) Concepto de "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
Completado. "Plan de proyecto de exposición" no significa que la exposición pueda realizarse. El establecimiento del proyecto solo presenta una opinión preliminar sobre qué tipo de exposición realizar y cómo realizarla, y formula un conjunto de planes preliminares en cuanto a si la exposición realmente se puede realizar y si el plan es realmente factible, aún así. necesita ser analizado. Realizar análisis de viabilidad de proyectos y planes. La conclusión del análisis de viabilidad y otros factores que deben considerarse son la base final para decidir si la exposición puede realizarse.
El "Informe de estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición" es un informe de investigación completado en base al análisis de viabilidad del proyecto de exposición. El análisis de viabilidad del establecimiento del proyecto de exhibición es la continuación de la planificación del establecimiento del proyecto de exhibición. La planificación del proyecto de exposición se basa principalmente en el dominio de diversa información para proponer inicialmente "qué tipo de exposición" se llevará a cabo la exposición planificada. El análisis de viabilidad del proyecto de exposición se basa en un estudio cuidadoso de diversa información y un análisis en profundidad del proyecto de exposición. "La factibilidad de una exposición de este tipo" propuesta por el planificador proporcionará una base científica para la toma de decisiones sobre si finalmente se realizará o no la exposición.
Si la planificación del proyecto expositivo pasa el análisis de viabilidad, demuestra que se cumplen las condiciones de mercado para la exposición planificada, que el proyecto es viable, que los diversos planes de ejecución están razonablemente planificados, que el proyecto es económicamente viable, que El riesgo es pequeño y existe un cierto impacto social. Si se logran los beneficios, se puede planificar la exposición y decidir realizarla.
(2) La estructura del contenido del "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
El "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición" debe realizar un análisis sistemático de si la exposición proyecto es factible o inviable Evaluar y explicar, y proporcionar bases de mejora y sugerencias para la mejora final de cada plan de implementación específico para la planificación del proyecto expositivo. Por lo tanto, el "Informe del estudio de viabilidad del proyecto de exposición" incluye principalmente los siguientes contenidos:
1 Análisis del entorno del mercado
(1) Entorno macro del mercado: incluido el entorno demográfico y el entorno económico, técnico. medio ambiente, entorno político y jurídico, entorno social y cultural, etc.
(2) Entorno de micromercado: incluido el entorno interno de la organización de la exposición, los clientes objetivo, los competidores, los intermediarios de marketing, los proveedores de servicios, el público, etc.
(3) Evaluación del entorno del mercado: método de análisis FODA, es decir, análisis de fortalezas internas, debilidades internas, oportunidades externas y amenazas externas.
2. Análisis de la vitalidad de los proyectos expositivos
(1) Espacio de desarrollo de proyectos: es decir, analizar si el espacio industrial, el espacio de mercado, el espacio regional, el espacio político, etc. en los que se basa la exposición están disponibles.
(2) Competitividad del proyecto: incluido el atractivo del posicionamiento de la exposición, la influencia de la marca de la organización de la exposición, la composición de expositores y visitantes, los precios de la exposición, los servicios de la exposición, etc.
(3) Análisis de las ventajas y desventajas de la organización expositiva
3. Análisis del plan de ejecución expositiva
1) Evaluar el marco básico de la misma. exposición planificada y especificar Incluyendo:
(1) Si existe un conflicto entre el nombre de la exposición, el alcance de las exhibiciones y el posicionamiento de la exposición.
(2) Si el tiempo y la frecuencia de exhibición son consistentes con las características de la industria donde se ubican las exhibiciones.
(3) Si la ubicación de la exposición es adecuada para realizar una exposición en la industria dentro del alcance de las exhibiciones.
(4) Si se puede realizar una exposición de tal escala y posicionamiento en la industria donde se encuentra la gama de exhibiciones de la exposición.
(5) Si el organizador de la exposición puede realizar una exposición de tal escala y ubicación dentro del tiempo de exposición planificado.
(6) Si el organizador de la exposición está familiarizado con la industria en la que se ubican las exhibiciones.
(7) ¿Existe algún conflicto entre el posicionamiento de la exposición y la escala de la exposición?
2) Evaluación de planes de exposición e inversión y planes de publicidad y promoción
(1) Evaluación de planes de exposición
(2) Evaluación de planes de inversión
( 3) Evaluación de planes de publicidad y promoción
3. Análisis financiero de proyectos expositivos
(1) Posicionamiento de precios
(2) Previsión de costes
El coste de albergar una exposición generalmente incluye:
1) Honorarios del lugar de exposición. Es decir, el alquiler del recinto ferial y los diversos gastos que se derivan del mismo. Estos gastos incluyen: alquiler del lugar de exposición, tarifas de aire acondicionado de la sala de exposiciones, tarifas de decoración de pisos especiales, tarifas de construcción de pisos estándar, tarifas de alfombras de la sala de exposiciones y tarifas de colocación de alfombras, tarifas de horas extras de instalación de stands, etc.
2) Honorarios de publicidad y promoción de la exposición. Incluyendo honorarios de publicidad, honorarios de diseño e impresión de materiales de exposición, honorarios de envío de materiales, honorarios de conferencias de prensa, etc.
3) Costos de exposición e inversión.
4) Gastos relacionados. Incluyendo reuniones de intercambio técnico, seminarios y ceremonias de inauguración de exposiciones, recepciones de invitados, cócteles, distribución del recinto ferial, obsequios, gastos de contratación de personal para exposiciones temporales, etc.
5) Gastos de oficina y gastos de personal.
6) Impuestos
7) Otros gastos impredecibles
(3) Previsión de ingresos
Los ingresos por la realización de una exposición generalmente incluyen:
1) Ingresos por tarifas de stand
2) Ingresos por entradas
3) Ingresos por publicidad y patrocinio corporativo
4) Otros ingresos relacionados
(4) Análisis de equilibrio
(5) Análisis de flujo de efectivo
1) Análisis de valor actual neto
2) Efectivo neto Análisis de tasa de valor
3) Índice de ganancias
4) Tasa interna de retorno
5 Predicción de riesgo
(1) Mercado. riesgo
(2) Riesgo operativo
(3) Riesgo financiero
(4) Riesgo de cooperación
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Incluyendo varios problemas existentes en el proyecto de exposición encontrados a través del análisis de viabilidad anterior, y otros problemas descubiertos por investigadores fuera del análisis de viabilidad que pueden tener un impacto en la exposición, etc.
7. Sugerencias de mejora
En vista de los problemas anteriores, presente sugerencias para mejorar la planificación del proyecto expositivo y señale la dirección en la que se deben realizar esfuerzos para celebrarlo con éxito. la exposición.
8. Dirección de los esfuerzos
De acuerdo con el propósito y objetivos de la exposición, con base en el análisis anterior, y en base a los problemas existentes, plantear lo que se necesita para su exitoso desarrollo. la exposición Otras condiciones que deben cumplirse y la dirección en la que deben realizarse los esfuerzos.
(3) Requisitos para redactar el "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
La organización de la exposición utiliza el "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición" para decidir si celebrar la exposición es una base importante. Por lo tanto, la redacción del "Informe del estudio de viabilidad del proyecto de exposición" debe garantizar que los materiales sean verdaderos y suficientes, que el análisis sea objetivo y científico y que el juicio sea preciso y razonable.
1. Análisis del entorno del mercado
El análisis del entorno del mercado es el primer paso en el análisis de viabilidad del establecimiento del proyecto de exposición. Es un plan de celebración de exposiciones propuesto en base a la planificación del proyecto de exposición. Sobre la base de esta información, analizará más a fondo y demostrará si se cumplen las diversas condiciones del mercado para la celebración de la exposición y si existen diversos fundamentos políticos y sociales necesarios para realizar la exposición. El análisis del entorno del mercado no sólo debe estudiar las diversas condiciones existentes del mercado, sino también predecir sus cambios futuros y tendencias de desarrollo. Hacer que las conclusiones extraídas del análisis de viabilidad del proyecto sean más científicas y razonables.
El análisis del entorno de mercado se basa en los factores externos del proyecto de exposición planificado para analizar si se cumplen las condiciones para la celebración de la exposición; el análisis de la vitalidad del proyecto de exposición se basa en el proyecto de exposición planificado en sí, analizando la exposición; ¿Hay futuro para el desarrollo? Analizar la vitalidad de un proyecto expositivo no se trata sólo de analizar la vitalidad de una exposición realizada durante una o dos sesiones, sino también de analizar la vitalidad a largo plazo de la exposición, es decir, analizar si la exposición todavía tiene futuro si es celebrada durante más de cinco sesiones.
2. Análisis de la vitalidad del proyecto expositivo
3. Análisis del plan de ejecución expositivo
El análisis del plan de ejecución expositivo parte de lo planificado. proyecto de exposición en sí y analiza si los diversos planes de implementación preparados para el plan de establecimiento del proyecto de exposición están completos y si pueden garantizar la realización de los objetivos del plan de exposición. El objeto del análisis del plan de ejecución de la exposición son los diversos planes de ejecución de la exposición. El foco del análisis es si los distintos planes de ejecución son razonables, completos y factibles.
Una cosa que hay que enfatizar es que al evaluar el marco básico de una exposición, la atención no se centra en analizar si los arreglos de planificación para un determinado factor que constituye el marco básico de la exposición son razonables y viable, sino en analizar si el marco básico de la exposición es razonable y viable en su conjunto. Porque, si bien la planificación y disposición de cada factor que constituye el marco básico de la exposición puede ser razonable y factible, el marco básico de la exposición compuesto por estos factores puede resultar irrazonable e inviable en su conjunto. Por tanto, para evitar el fenómeno de la "razonabilidad individual y el conflicto grupal", es muy importante evaluar el marco básico de la exposición.
4. Análisis financiero de proyectos expositivos
El análisis financiero de proyectos expositivos consiste en analizar y calcular los gastos y beneficios de albergar la exposición desde la perspectiva financiera de la organización expositiva. El objetivo principal del análisis financiero de proyectos de exposición es analizar si la exposición planificada es económicamente viable y especificar un plan de uso de fondos para la próxima exposición.
5. Predicción de riesgos
Desde la perspectiva del análisis de viabilidad de los proyectos expositivos, los riesgos son las consecuencias de algunos factores impredecibles e incontrolables en el proceso de realización de una exposición. el plan del organizador de la exposición para realizar la exposición y los ingresos reales de la celebración de la exposición se desvían de las expectativas, de modo que el plan del organizador de la exposición para realizar la exposición se frustra o incluso si la exposición se lleva a cabo según lo previsto, el organizador de la exposición sufre ciertas consecuencias económicas; posibilidad de pérdidas.
6. Problemas existentes
Incluyendo varios problemas existentes en el proyecto de exposición encontrados a través del análisis de viabilidad anterior, y problemas descubiertos por investigadores fuera del análisis de viabilidad que pueden tener un impacto en la exposición. otras preguntas etc
7. Sugerencias de mejora
En vista de los problemas anteriores, presente sugerencias para mejorar la planificación del proyecto expositivo y señale la dirección en la que se deben realizar esfuerzos para celebrarlo con éxito. la exposición.
8. Dirección de esfuerzos
De acuerdo con el propósito y objetivos de la exposición, con base en el análisis anterior, y en base a los problemas existentes, plantear lo que se necesita para su exitoso desarrollo. la exposición Otras condiciones que deben cumplirse y la dirección en la que deben realizarse los esfuerzos.