Correspondencia comercial y etiqueta de correo electrónico

Cartas comerciales y etiqueta del correo electrónico

Las cartas sociales y los correos electrónicos son los formularios más utilizados en el ámbito empresarial. Porque en todo el ámbito de la circulación empresarial, las conexiones e intercambios emocionales son muy importantes para potenciar la amistad y promover el comercio. A continuación se muestran las cartas comerciales y la etiqueta de correo electrónico que comparto. ¡Todos son bienvenidos a leer!

Clasificación de las cartas comerciales

Todas las cartas comerciales dirigidas a y desde clientes deben ir precedidas de su nombre, como "Dr. Wang", "Li Manager " etc. Incluya su información de contacto y la fecha al final de la carta. Otros documentos escritos dentro de la empresa también deben ser concisos y fáciles de leer. Cada empresa tiene su propio conjunto de reglas sobre cómo se deben comunicar las cartas internamente, pero no estoy aquí para hablar de los “memorandos de oficina”, que son la forma más común de comunicación escrita entre empleados. En lo que queremos centrarnos aquí es en el método y el contenido de la comunicación escrita de la empresa con partes externas, excluyendo documentos y contratos legales.

Las cartas comerciales se dividen principalmente en las siguientes categorías: cartas de presentación, cartas de recomendación, cartas de elogio, cartas de queja, cartas para resolver disputas comerciales, cartas de solicitud y cartas de rechazo, etc.

1. Carta de recomendación

A menudo recomienda a una persona para postularse para la escuela o el trabajo. El contenido debe incluir su relación con la otra persona, el tiempo que lleva conociéndola. y use ejemplos para ilustrar Sus características, por ejemplo, si quiere decir que esta persona es diligente, entonces dé un ejemplo para ilustrar este punto. Antes de dejar mi trabajo, siempre le pido a mi jefe o a mis compañeros que trabajan conmigo que escriban una carta de recomendación. Una carta de recomendación o nominación personal es una herramienta poderosa para conseguir su próximo trabajo.

2. Carta de elogio

Si estás satisfecho con el producto o servicio de la otra parte, escribe una carta de elogio. Aunque muchas personas no harán esto, es el comienzo de una relación sana con la otra persona. Si está muy satisfecho con el servicio del gerente del restaurante, escriba una carta de elogio a su jefe. Por un lado, será de gran ayuda para su desarrollo profesional y, por otro, establecerá una buena relación. con él y continuar aceptando su alta calidad en el futuro. Por lo tanto, todo el mundo debería estar dispuesto a escribir cartas que le beneficien a uno mismo y a los demás, y hacerlo con frecuencia, porque puede generar una situación en la que todos salgan ganando.

3. Carta de queja

Primero, la carta de queja debe escribirse al máximo líder de la organización. En segundo lugar, evite el uso de palabras emocionales y sea específico para la situación y no para la persona. En el primer párrafo de la carta de queja, primero haga un resumen objetivo de los motivos para que la otra parte pueda entender el propósito de escribir la carta. Luego cuenta algunos datos específicos, como el número de factura, cuándo y dónde sucedió. La carta de queja también debe intentar mantener una actitud alentadora hacia la otra parte, por ejemplo: "Sé que su restaurante es famoso por su servicio y a menudo vengo a cenar gracias al servicio del restaurante. Creo que el servicio de este camarero no representa el servicio de todo el restaurante." "Nivel" y otras palabras. Las cartas de queja son las más difíciles de escribir, pero si escribe "nivel de servicio", la otra parte manejará la queja con más calma. El último párrafo es su sugerencia para resolver el problema. No sea escandaloso ni codicioso, pero sea razonable. Si el producto que le vende la otra parte se estropea después de una semana de uso, puede ofrecer devolverlo, cambiarlo por uno nuevo o repararlo dentro del tiempo especificado. La última frase debe ser alentadora, como "Creo que el servicio de su empresa es de alto nivel y espero que este asunto se pueda resolver de manera razonable y que podamos seguir cooperando en el futuro". >4. Resolver disputas comerciales

Por diversas razones, después de comprar un determinado producto, a menudo necesitamos negociar una reducción de precio con la otra parte o solicitar una compensación o devolución. Se debe adjuntar una copia del recibo de los bienes adquiridos a la carta de disputa comercial para que la otra parte pueda rastrearlo en sus propios archivos. El contenido de una carta de disputa comercial debe ser sencillo y claro.

5. Carta de solicitud

El contenido de la carta de solicitud incluye pedirle a la otra parte que emita un boleto, o que le envíe un documento determinado, etc. Este tipo de carta contiene principalmente la información más básica que la otra parte necesita y no requiere mucho más texto.

6. Carta de rechazo

Las cartas de rechazo en los negocios son una oportunidad para construir tu propia marca y promocionarte.

El punto a enfatizar no es que la otra persona no sea adecuada para usted, sino que ambas partes no son adecuadas entre sí. También debemos mantener la mente abierta y expresar que todavía estamos interesados ​​en cooperar con usted, si existe una oportunidad en el futuro, podemos continuar explorando la posibilidad y el método de cooperación.

Ventajas de la comunicación escrita

1. Claro de un vistazo: el blanco y negro puede hacer que todos los participantes comprendan claramente los temas discutidos, las bases fácticas y las conclusiones, y las conclusiones alcanzadas, y manténgalos actualizados. Continúe hasta que se complete el trabajo. Cuando los resultados de la discusión se registran, se discuten en detalle y finalmente se ponen por escrito, no hay lugar para que los oportunistas ejerzan su influencia.

2. Seguimiento escrito: Puede registrar de manera precisa y oportuna el avance del asunto, el contenido de la discusión y los detalles de las acciones, y sirve como un archivo histórico de cada proyecto de trabajo. Por ejemplo: necesito coordinar un equipo para completar una tarea de ventas. El tiempo es muy limitado y la fecha de finalización especificada no está muy lejos. En este momento, preparar una nota escrita para los miembros de mi equipo, supervisores y socios lo aclarará. qué pasos seguir. Cómo dar seguimiento a cada persona. Obliga a todos a centrarse en lo mismo, hablar el mismo idioma y saber lo que se ha hecho y lo que hay que hacer. Finalmente, el seguimiento escrito garantiza que será recompensado por sus méritos. Asegúrese de saber quién cumple con sus compromisos y quién recibe el crédito por completar su trabajo de manera oportuna.

3. Servir de prueba cuando hay desacuerdos o disputas: nadie es perfecto. No hay duda de que cada proyecto de trabajo enfrenta desafíos únicos, ya sean operativos o interpersonales. Un registro escrito puede ayudar a las personas a centrarse en los hechos en lugar de en los sentimientos u otras diferencias de personalidad y estilos de trabajo, y a resolver desacuerdos y disputas de manera razonable.

Principios específicos para escribir cartas sociales

Las cartas sociales son cartas que se utilizan con frecuencia en el ámbito empresarial. Porque en todo el ámbito de la circulación empresarial, las conexiones e intercambios emocionales son muy importantes para potenciar la amistad y promover el comercio. Los elementos esenciales de la etiqueta y el formato de este tipo de carta son básicamente los mismos que los de las cartas ordinarias. Las cartas sociales generalmente constan de dos partes: la carta oficial y la carta de presentación. Escribir una carta es el uso de palabras para hablar con el destinatario. Para hacer que la otra parte se sienta amigable, natural, civilizada y cortés, y para lograr buenos efectos de comunicación, escribir cartas debe ajustarse a las normas de etiqueta del formato de escritura y del lenguaje de las cartas. De lo contrario, será una broma, afectará el efecto de la comunicación e incluso causará problemas.

1. El título debe ser apropiado.

El título es el título, que debe ajustarse a la relación específica entre el remitente y el destinatario. En términos generales, al principio de la carta debe escribirse cómo suele llamar a la otra parte. En términos de formato, el título debe escribirse al principio de la primera línea de la carta, en una línea separada, para mostrar respeto. Tiene un fuerte efecto de etiqueta. Cuando escriba a ancianos que no están relacionados entre sí, generalmente agregue el título después del apellido, como Gerente Li, Director Zhang o cierto anciano; cuando escriba a un anciano que admira, puede agregar la palabra "respetado"; antes del título, trate de evitar llamarlos por su nombre; para sus compañeros o jóvenes, puede llamarlos por su nombre de pila, o llamarlos hermano o hermano, o "Xiao Wang" o "Xiao Li", o "camarada".

Después del título, generalmente se agrega un título, es decir, palabras utilizadas para mejorar el título, como "Zunjian", "Cijian", "Junjian", "Chongjian" para los mayores; las personas usan "Taijian", "Dajian" y "Huijian"; para los jóvenes, usan "Qingjian" y "Collection" para las damas, usan "Fangjian", "Shujian" y "Yijian" (para el Año Nuevo); uno); para parejas, utilice "Lijian", "Tongjian", "Junjian", etc. Cuando utilice este tipo de honorífico en letras, tenga cuidado de hacerlo coincidir con el título.

2. Los saludos deben ser cálidos.

El idioma Chengqi (lenguaje social) después de levantar la cabeza desempeña el papel de discurso de apertura. Ya sea que se comuniquen con frecuencia o que no se hayan comunicado durante mucho tiempo, saludar a la otra persona es una etiqueta esencial. Por tanto, la carta debe comenzar con un saludo. Por ejemplo, "¡Leer un libro de beneficios es como encontrarte con un viejo amigo!" o "Saludos después de mucho tiempo, ¿me pregunto cómo estás últimamente?". El saludo puede ser largo o corto, incluso si es tan corto como "hola". ", debe ser desde el corazón y reflexionar. El autor de la carta es sincero, no un "artículo escrito ocasionalmente". Los saludos deben estar acordes con la relación entre las dos partes. Es mejor ser sencillo y natural que hablar profundamente.

3. El contenido debe ser veraz.

El texto es el cuerpo principal de la carta, es decir, lo que el escritor quiere decir, el motivo a discutir y la emoción a describir.

El texto principal suele empezar en la segunda línea de la carta, dejando dos espacios delante. Aunque los contenidos de las cartas son diferentes y los métodos de escritura también son diversos, deben ser expresivos, precisos y directos. Además de ser significativa, razonable, fluida en la escritura y clara, la redacción también debe ser apropiada, es decir, la redacción debe basarse en las características del destinatario y la relación específica entre quien escribe la carta y el destinatario (incluido elección de honoríficos y palabras modestas, control de la entonación, etc.); en términos generales, primero se debe hablar de cosas sobre la otra parte, expresar preocupación, atención o gratitud y respeto, y luego escribir lo que se quiere decir. Después de escribir el texto principal, si encuentra alguna omisión en el contenido, puede agregarla después del final y agregar "youji" y "youqi" antes de las palabras complementarias como recordatorios. El complemento no debe ser demasiado largo.

4. Las felicitaciones deben ser sinceras.

Aunque los saludos y felicitaciones después del texto principal son solo unas pocas palabras, expresan los deseos, la admiración y el consuelo del escritor hacia el destinatario, y también tienen un papel de etiqueta que no se puede ignorar. Existen requisitos estandarizados para el formato de las felicitaciones. Generalmente se escriben en dos líneas, con dos espacios delante de la línea superior y un espacio superior en la línea siguiente. Las felicitaciones pueden utilizar patrones de oraciones convencionales, como "Saludos cordiales", "Te deseo buena salud", etc., o puedes encontrar una nueva forma de expresar tus mejores deseos al destinatario. Por ejemplo, para los mayores, puede escribir "Te deseo buena suerte", "Te deseo buena suerte", "Te deseo paz", "Te deseo paz" para cartas a la gente común, puedes usar "Canción"; de Shi Qi", y en primavera puedes escribir "Esta "Oda al Festival de Primavera", puedes escribir "Te deseo un feliz año nuevo" y "Te deseo un feliz año nuevo" todos los años, y generalmente usas "Oda a Shi Sui"; en las cartas a las generaciones más jóvenes, puedes utilizar simplemente "Te deseo un feliz año nuevo", "Te deseo un buen año", "Por cierto, por favor", etc., sin "por favor".

Además, las palabras de felicitación también pueden ser diferentes según la situación y ocupación del destinatario. Por ejemplo, para recién casados ​​o parejas, utilice "Felicitaciones por Yanxi", "Felicitaciones por Yanxi", ". Felicitaciones por Li'an", "Song of Shuangqi", "Te deseo un buen viaje desde lejos" cuando la otra parte viaja lejos y "Te deseo tranquilidad" cuando la otra parte está enferma. Según la ocupación de la otra parte, puedes elegir "Wen'an", "Ji'an", "Jiao'an", "Hai'an", "Bian'an", "Shang'an", "Chou'an ", "Caiqi", etc.

Al final de la carta se debe firmar el nombre del autor y la fecha de redacción. Para mostrar cortesía, agregar antes del nombre la autoidentificación correspondiente, es decir, la autoidentificación de. El destinatario, como escribir a un maestro, se llamaba a sí mismo "estudiante", "discípulo" y "estudiante". Debajo del nombre, también se deben usar saludos apropiados. Por ejemplo, para los ancianos, después de la firma, se deben usar "kowtow", "kowtow", "kowtow", "presenta tus respetos", "expresa respetuosamente" y "reverencia". agregó "Su Majestad", etc. para la gente común, agregue "Amablemente", "Atentamente", "Atentamente", "Bendito", etc.

5. Utilizar títulos honoríficos en el sello.

Además de indicar de forma clara y precisa la dirección y código postal del destinatario, el nombre del destinatario, la dirección del remitente, código postal y nombre, el contenido principal de la carta de presentación (carta de presentación) debe También se deben seleccionar palabras amables en una carta de presentación. Primero, preste atención al título del administrador. El sobre está destinado al cartero, por lo que no es apropiado utilizar títulos relativos como "padre", "esposo" o "hijo" después del nombre del destinatario. En su lugar, se debe escribir "profesor" según el título y la edad del destinatario. , etc. , "doctor", "señor", "camarada", "señora", etc. En segundo lugar, debemos prestar atención a la elección de "palabras de apertura" y "palabras de sellado". "Discurso de apertura" es una palabra cortés para pedirle al destinatario que abra el sobre. Expresa los sentimientos y la actitud del remitente hacia el destinatario. Generalmente, "Anqi" y "Fuqi" se usan para los ancianos mayores, y "Junqi" y "Ciqi" se usan para otros ancianos para la gente común, "Xunqi" se puede usar de acuerdo con la identidad y el género del fideicomisario (para; soldados)), "Wenqi" (para maestros), "Fangqi" (para mujeres, para las generaciones más jóvenes, use "handqi", y para los niños, puede escribir directamente "handqi", "colección" y "colección"). El uso de la palabra "篆" también es particular. Es apropiado utilizar "Xin Xi" al escribir cartas a los mayores, "Xin" a la gente común y "Hand Xi" a los jóvenes. Las postales, tarjetas de Año Nuevo, etc. no tienen sobres, por lo que no existe el concepto de "abrir" o "sellar".

6. Responder las cartas en el momento oportuno.

Después de recibir la carta, el destinatario debe leerla y responderla rápidamente. Esta es una de las normas de comunicación más básicas. En la carta de respuesta, debe indicar la hora en que se recibió la carta de la otra parte. Para cartas y correspondencia comercial solicitando ayuda, debe dar respuestas claras y oportunas, incluso si temporalmente no puede ayudar o no puede cumplir con la solicitud, debe informar a la otra parte para que no lo extrañen. Para muy pocas cartas que no son adecuadas para responder, como las cartas de cortejo y las llamadas cartas de "anillo de la suerte", puede ignorarlas, pero no es apropiado publicitar o exponer deliberadamente su contenido.

7. Lo que se debe y lo que no se debe hacer al escribir cartas.

Como documento de etiqueta de comunicación, las cartas también tienen sus tabúes:

En cuanto al tipo de pluma, son adecuados los pinceles y estilográficas, y en cuanto al color de la tinta, se evitan los lápices; Se prefiere el negro y el azul, evite el uso de tinta de color, porque en muchos países occidentales, el rojo significa romper relaciones diplomáticas y el verde significa cortejo para proteger la libertad de comunicación, las cartas privadas deben mantenerse en secreto y no se pueden ocultar ni abrir; Las cartas de otras personas en privado Incluso si te reúnes con otras personas para leer las cartas, tampoco debes acercarte para escucharlas o mirarlas.

Etiqueta de diseño de cartas comerciales

① Forma oblicua o con sangría (Formulario con sangría).

La clave de esta disposición es que el membrete, la conclusión, la firma y el nombre del remitente están todos a la derecha o hacia la derecha, mientras que la dirección y el título dentro de la portada están a la izquierda. Los elementos anteriores deben organizarse en líneas separadas, la última cada línea debe tener una sangría de dos (o tres) letras en inglés que la línea anterior del texto principal debe tener una sangría de cinco letras en inglés y una línea en blanco; dejado entre párrafos. Esta forma presta atención a la simetría y la belleza y es un paradigma de disposición tradicional. Actualmente, sólo a unos pocos británicos les gusta utilizarla.

②Tipo frontal o tipo vertical o tipo empotrado (Forma Bloqueada).

La clave de esta disposición es que cada elemento está organizado desde la izquierda y cada línea no tiene sangría hacia la derecha, por lo tanto, el lado izquierdo de toda la letra forma una línea vertical y el lado derecho sí. desigual. Aunque esta forma es conveniente y no presenta problemas al escribir, y no es necesario considerar la sangría en el lado izquierdo, no es simétrica ni hermosa, por lo que no mucha gente la usa.

③Forma mejorada o mixta (Formulario Modificado).

Esta disposición combina lo mejor de las dos formas anteriores. El membrete, la frase final, la firma y el nombre del remitente están dispuestos a la derecha, y la dirección y el título dentro de la portada están dispuestos a la izquierda, pero cada uno de ellos. El elemento está separado en cada línea. Ninguno tiene sangría a la derecha; cinco letras en inglés tienen sangría al comienzo de cada párrafo del texto y no hay necesidad de líneas en blanco entre los párrafos. Esta forma tiene en cuenta tanto la comodidad como la facilidad de uso, así como la simetría y la belleza. Por lo tanto, actualmente es un paradigma extremadamente popular para la correspondencia en inglés.

Cosas a tener en cuenta

① Debido a que la escritura a mano a veces es difícil de leer, es mejor imprimir letras en inglés.

② Al escribir un sobre, el nombre y la dirección del destinatario generalmente se escriben en el centro del frente del sobre, mientras que el nombre y la dirección del remitente se pueden escribir en la parte superior izquierda del frente o en el reverso del sobre. La forma de escritura debe ser coherente con el estilo de la carta.

③El plegado de las letras también debe ser particular.

Etiqueta del correo electrónico

El correo electrónico, o correo electrónico, es la herramienta más conveniente en el siglo XXI, y también es la herramienta que tiene más probabilidades de dar una mala impresión al otra parte. Hace unos años, el director general de una conocida empresa multinacional escribió un duro correo electrónico a su secretaria, criticándola por llegar tarde a la empresa para abrirle la puerta el domingo (el director general pidió temporalmente al secretario para abrirle la puerta el domingo), y también criticó al secretario por llegar tarde. Para no quedarse atrás, la secretaria remitió la carta a todos los miembros de la empresa, así como a los medios de comunicación. El asunto era tan grande que despidieron al director general. Por supuesto, ninguna otra empresa se atrevió a contratar a esta secretaria. De este incidente podemos ver que aunque el correo electrónico es una comunicación entre dos personas, cuando escribes un correo electrónico, también debes tener en cuenta que el correo electrónico puede hacerse público en el futuro.

A continuación, hablemos del proceso de redacción de correos electrónicos.

En primer lugar, antes de enviar un correo electrónico, es necesario identificar claramente los destinatarios y los destinatarios con copia carbón para evitar envíos masivos inútiles. Si quiero enviar a un grupo, escribiré mi propia dirección de correo electrónico en la columna del destinatario y las direcciones de correo electrónico de otras personas en la columna CCO para evitar que alguien envíe spam a estas direcciones de correo electrónico.

En segundo lugar, antes de enviar un correo electrónico, pregúntese si es necesario enviarlo; si el contenido es exacto; si el archivo adjunto es grande, informe primero a la otra parte y pregunte si es conveniente recibirlo; apego (porque es inconveniente para algunas personas recibir apegos).

En tercer lugar, preste atención a la hora a la que envía el correo electrónico para asegurarse de que la hora de envío sea precisa.

En términos de contenido, hay un principio fundamental: KISS: manténgalo breve y simple. Esto es para garantizar que el contenido de los correos electrónicos en la correspondencia comercial sea breve, simple y claramente expresado.

En términos de tono, básicamente un correo electrónico comercial no deja de ser una carta comercial, por lo que el tono debe ser lo más formal y respetuoso posible.

El contenido y el formato deben ser coherentes y evitar escribir demasiado material emocional. Debido a que los correos electrónicos son menos formales que las cartas formales, muchas personas pueden sentirse relajadas y escribir de manera informal, incluso enviándolos sin pensarlo detenidamente y luego arrepintiéndose de haberlos enviado demasiado rápido.

Tabúes

1. Muecas: Diversas expresiones hacen que las personas se sientan poco profesionales y maduras.

2. Quejas sin foco.

3. Reenvía muchos chistes, así como información popular y promocional.

4. Expresa tus sugerencias vía correo electrónico. Debido a que la otra persona no puede ver su tono de voz ni su lenguaje corporal, es fácil que se produzcan malentendidos.

5. Fuera de tema. Es mejor enviar dos o tres correos electrónicos cortos que uno largo.

Principios para responder cartas

Después de enviar la carta, déle a la otra parte la oportunidad de responder dentro de 2 a 3 días. A continuación se detallan algunos principios para responder:

1. Lea el correo electrónico completo antes de responder; evite responder cuando esté emocionado.

2. Al responder correos electrónicos grupales, evita enviarlos a personas irrelevantes.

3. Escribe el tema con claridad y marca la urgencia. Hay muchos niveles de urgencia: para su información, no muy importante, urgente, urgente.

4. En cuanto al contenido, a veces debes evitar ser demasiado simple, porque cuando la otra persona lo lea, será fácil que malinterprete que tienes una actitud impaciente.

5. ¿Es necesario responder por correo electrónico? Si el contenido de la otra parte contiene emociones, lo mejor es responder cara a cara.

6. Lo mejor es responder dentro de las 24 horas. Si estás muy ocupado, lo mejor es enviar un simple correo electrónico a la otra parte para indicar que lo has recibido, pero necesitas más tiempo para hacerlo. prepárelo o procéselo y dígale a la otra parte un momento para darle las expectativas adecuadas.

7. Si te vas de vacaciones, lo mejor es incluir la información de contacto de otras personas en la respuesta automática.

8. Si recibe un correo electrónico grupal que requiere que todos discutan un tema determinado, es mejor leer todo el contenido del correo electrónico antes de responder para evitar duplicaciones.

Notas

Finalmente, al enviar un correo electrónico, preste atención para evitar los siguientes problemas para evitar molestias a la otra parte:

Es decir, el archivo de firma. demasiado tiempo.

2. Enviar cartas irrelevantes.

3. Reenviar el mensaje de la cadena maldita.

4. Olvidé el archivo adjunto.

5. Correos electrónicos que contengan virus.

6. Olvidé comprobar si tu buzón está lleno.

7. El nombre del destinatario está escrito incorrectamente.

8. Cartas personalizadas (las cartas personalizadas, como chistes enviados en grupo, historias inspiradoras en PPT de gran capacidad, etc., se envían mejor a buzones privados).

Ya sea una carta comercial formal o un correo electrónico, es una herramienta para comunicarse con los demás, así que trate de mantener una actitud de respeto hacia la otra persona. Si mantienes esta actitud durante todo el proceso de escribir cartas y responder correos electrónicos, evitarás muchos problemas. ;