Cuestiones clave, prioridades y dificultades en la gestión de contratos
Establecer una agencia especializada en gestión de contratos. La gestión de contratos debe estar bajo la dirección de la agencia de asesoría jurídica corporativa. Esto está determinado por la naturaleza de la agencia de asesoría legal y la necesidad de una gestión profesional. En las empresas de construcción a gran escala con múltiples niveles de gestión, se deben establecer agencias de gestión de contratos en todos los niveles de la sede y de las empresas subordinadas. En la organización de gestión de contratos en la sede de una gran empresa constructora, dependiendo del tipo de contrato, los departamentos profesionales pueden incluso dividirse para completar el trabajo de gestión. Las empresas con mejores condiciones deben contratar personal con calificaciones de asesoría legal y conocimiento y experiencia profesional en tecnología de ingeniería y gestión de la construcción para que actúen como asesores legales en la organización de gestión de contratos para facilitar la revisión integral y profesional del contrato y la supervisión del proceso de ejecución.
Desarrollar y mejorar el sistema de gestión de contratos. Desde la firma del contrato hasta su finalización, están involucradas muchas cuestiones legales, así como departamentos profesionales y técnicos de construcción y producción. Perder un enlace o cometer un error importante puede tener graves consecuencias. Por lo tanto, se deben formular reglas y regulaciones para garantizar esto. Primero, es necesario establecer las responsabilidades y autoridad del departamento de asesoría legal y determinar la relación y responsabilidades entre el supervisor del contrato y el gerente coorganizador; segundo, es necesario establecer una evaluación, redacción, negociación y aprobación del contrato; en tercer lugar, es necesario establecer un supervisor de contratos, declaración de contratos, ejecución de contratos y Un sistema para informar periódicamente asuntos específicos en cuarto lugar, es necesario establecer un sistema de auditoría interna para los asuntos legales corporativos; algunos sistemas procesales, como un sistema de autorización de personas jurídicas, un sistema de recopilación y almacenamiento de pruebas de contratos, etc. Sexto, el sistema de responsabilidad y el sistema de recompensa y castigo en el proceso de firma y ejecución del contrato.
La gestión de contratos requiere una adecuada división del trabajo. Las empresas de construcción a gran escala tienen muchos niveles de gestión. Es necesario aprovechar plenamente el papel de todo el sistema de gestión de contratos, movilizar el entusiasmo de los departamentos de gestión de contratos en todos los niveles y ajustar la autoridad de gestión específica según las diferentes situaciones. En términos generales, las empresas deben delegar una gran cantidad de asuntos de gestión de contratos a departamentos y unidades subordinadas para su gestión normal mediante autorización. Sin embargo, algunos contratos con temas más amplios, contratos con mayores riesgos y contratos que involucran a muchos departamentos o unidades deben ser administrados directamente por el departamento de gestión de contratos de la sede de la empresa. El Departamento de Gestión de Contratos Empresariales es responsable de la gestión de contratos macroscópica, general, importante y basada en principios y de la supervisión integral, mientras que los departamentos y unidades subordinadas son responsables de la gestión profesional y la ejecución de los contratos.
Determinar el enfoque de la gestión de contratos.
Identificar contratos importantes. Existen muchos tipos de contratos para empresas constructoras, que deben gestionarse estrictamente desde la perspectiva de la gestión de contratos. Sin embargo, no todos los contratos deberían recibir la misma atención. En las empresas de construcción, también se debe valorar mucho la subcontratación, especialmente los contratos de construcción con grandes objetivos y altos riesgos, ya que a este respecto han surgido muchos problemas, los contratos de garantía y los grandes contratos de compra también deben incluirse en la lista. Enfoque de gestión.
Identificar departamentos y unidades importantes de gestión de contratos. En las empresas de construcción, además del departamento de gestión de contratos, el departamento de contratación de ingeniería, el departamento de gestión de proyectos, el departamento de materiales mecánicos y eléctricos, el departamento financiero y el departamento de gestión de sellos también desempeñarán un papel importante en la gestión de contratos. En el proceso de firma y ejecución de contratos, todos estos departamentos desempeñan un papel importante. La calidad de su trabajo, su nivel de gestión y sus métodos de trabajo tendrán un impacto significativo y de gran alcance en la firma y ejecución de los contratos. El departamento subordinado de proyectos de construcción es directamente responsable de la ejecución del contrato y su importancia es evidente.
Identificar las etapas importantes de la gestión de contratos. La etapa de establecimiento del contrato es el foco de todo el trabajo de gestión del contrato. Establece directamente los derechos y obligaciones de ambas partes y estipula las perspectivas y objetivos predeterminados para la ejecución futura del contrato, lo cual es de gran importancia. El nivel de trabajo del departamento de gestión de contratos y los departamentos profesionales, así como la toma de decisiones del liderazgo, afectan la calidad de la firma del contrato.
Formar un método de gestión científica
Realizar una revisión de los contratos en tres etapas. La revisión está presidida por los altos directivos pertinentes de la empresa, con la participación de los departamentos pertinentes, y se lleva a cabo en forma de reunión. Durante la etapa de licitación, el Departamento de Gestión de Contratos, junto con el Departamento de Licitaciones, el Departamento de Gestión de Proyectos, el Departamento de Materiales Mecánicos y Eléctricos y el Departamento de Finanzas, llevarán a cabo una revisión integral de los documentos de licitación, decidirán si se presenta una oferta y analizarán los riesgos del contrato. y dificultades tras ganar la licitación. Hay que evitar encubrir la verdadera situación y dejar ocultos peligros para ganar la licitación. Los materiales escritos deberán estar refrendados por los departamentos pertinentes y aprobados por los líderes correspondientes. Durante la etapa de firma del contrato, el Departamento de Gestión de Contratos revisará nuevamente el texto del contrato con el Departamento de Licitaciones y el Departamento de Finanzas de Materiales Mecánicos y Eléctricos de la Gerencia de Ingeniería. El objetivo es revisar repetidamente el texto del contrato, demostrar los problemas descubiertos y encontrar soluciones a los problemas.
Es necesario medir de manera integral si los derechos y obligaciones están equilibrados; si el contrato es injusto; si el propietario ha ocultado asuntos importantes relacionados con el contrato; si la empresa tiene la capacidad de ejecutar el contrato y si puede lograr el propósito de; el contrato. Durante la etapa de ejecución del contrato, el Departamento de Gestión de Contratos, junto con el Departamento de Gestión de Proyectos, revisarán el proyecto de forma periódica o irregular en función del avance de la construcción o la duración de la unidad, proyecto unitario y nodo, con el fin de descubrir y corregir con prontitud las existentes. problemas para garantizar la plena ejecución del contrato de construcción.
Crea un esquema de reseña. Para que el trabajo de revisión siga las reglas, garantice que el trabajo de revisión sea científico y meticuloso y que el efecto de la revisión no se vea afectado por omisiones en el trabajo, las empresas deben establecer un esquema de revisión del contrato. Enumere las disposiciones y requisitos relevantes como estándares generales y utilice estándares para medir el contenido del contrato en cada etapa. Aquellos que no cumplan con los estándares no pasarán la revisión y el contrato no se firmará para garantizar que el contrato esté siempre bajo control. Como documento obligatorio dentro de la empresa, el esquema de revisión debe someterse a una estricta aprobación por parte de la empresa para garantizar su rigidez, operatividad y estabilidad.
El esquema de revisión se divide en tres partes: La primera parte es la cláusula de veto. El contenido incluye regulaciones prohibitivas nacionales, contratos inválidos, estrategias corporativas, regulaciones prohibitivas internas relevantes, etc. * * * Medir el contenido del contrato. Quienes no cumplan con el contenido anterior no pasarán la revisión. La segunda parte toma el contenido del contrato como objeto y enumera los indicadores técnicos y económicos relevantes, las prácticas y las regulaciones relevantes de la empresa como términos, con el objetivo de garantizar que el contenido del contrato satisfaga en la mayor medida posible las necesidades de la empresa y garantice los intereses de la empresa. Por ejemplo, período de construcción, calidad, método de liquidación, monto de recompensas y sanciones, etc. Esta parte está relacionada con la competitividad de la empresa en el mercado y los resultados de la negociación de los propietarios. Debido a los diferentes temas del contrato, esta parte del esquema tendrá múltiples versiones, lo que está relacionado con el funcionamiento de la empresa, por lo que a menudo se encuentra en un estado de ajuste. La tercera parte son los compromisos u otros contenidos que asume la empresa en función de las necesidades de funcionamiento del mercado. Por lo general, no se permite ajustar el contenido de la primera parte; los cambios en la segunda parte deben ser aprobados mediante los procedimientos pertinentes de la empresa y la tercera parte se aprueba cada vez. Se debe establecer y utilizar un documento de formato unificado y estandarizado durante el proceso de revisión. Al revisar, debe revisar cada elemento uno por uno, sacar conclusiones integrales y objetivas y ser responsable de los resultados de la revisión.
Supervisión y auditoría en la etapa de desempeño. Es necesario establecer un sistema interno de supervisión y auditoría durante el proceso de ejecución del contrato. El trabajo de supervisión y revisión lo realiza principalmente el Departamento de Gestión de Contratos, con la participación del Departamento de Gestión de Ingeniería y otros departamentos, y se forma un equipo de revisión interno para supervisar y revisar el cumplimiento del contrato. El equipo de auditoría interna deberá realizar auditorías periódicas o irregulares en función de la ejecución del contrato, las dificultades, puntos claves y problemas existentes en la ejecución, así como las quejas de los propietarios. Durante la auditoría, se puede elaborar un esquema de auditoría específico, que se puede enviar primero a la unidad auditada o se puede utilizar directamente para auditorías in situ. Puede enviar un esquema de auditoría estilo cuestionario a la oficina central, y la oficina central responderá las preguntas según sea necesario y luego lo devolverá para verificar si hay algún problema. Los problemas descubiertos durante el proceso de supervisión y auditoría deben presentarse a la unidad auditada para su rectificación dentro de un plazo determinado. Para proyectos de construcción que puedan conducir a un incumplimiento corporativo, se deberá presentar un informe escrito a quienes toman las decisiones corporativas.
Las tareas del Departamento de Gestión de Contratos
Comprender de forma integral el estado actual de la gestión de contratos empresariales. Establezca un libro de contabilidad de contratos y exija que cada departamento y unidad subordinada informen la firma y ejecución del contrato, así como los resultados del desempeño en forma de informes. El departamento de gestión de contratos debe recopilar ampliamente información verdadera y confiable sobre los contratos a través de informes de contratos, revisión de contratos, ejecución de contratos, etc., y llevar a cabo un trabajo específico.
Mantenga un estricto control de los contratos clave. Es necesario controlar eficazmente algunos contratos con grandes objetivos, elevadas dificultades y elevados riesgos. Divida los niveles de riesgo para facilitar la gestión diaria de los contratos. Según la reputación del propietario, la dificultad del proyecto, el entorno externo, las capacidades y experiencia de construcción de la empresa, el progreso del proyecto, los costos de construcción, etc. , los niveles de riesgo del contrato se dividen. Se puede dividir en: normal, riesgo cierto y riesgo alto. El tratamiento de los riesgos aún se puede dividir en: factores ambientales, factores del propietario y factores existentes que se pueden ejecutar, contratos que no se pueden ejecutar, contratos que no es necesario seguir ejecutándose, etc. Los contratos normales no requieren atención especial; preste suficiente atención a los contratos con ciertos riesgos; preste mucha atención a los contratos de alto riesgo. El departamento de gestión de contratos deberá establecer una lista de riesgos del contrato del proyecto de construcción y una lista de factores de riesgo del contrato. Los riesgos contractuales cambian constantemente, por lo que la gestión de riesgos contractuales también se encuentra en un estado de ajuste constante.
Establecer procedimientos de trabajo estrictos y completos. La firma y ejecución de los contratos deberá controlarse de forma ordenada. Se debe garantizar que la firma del contrato debe pasar la revisión antes de firmar el contrato, debe ser firmado y confirmado por el departamento de gestión de contratos y los departamentos relevantes, y luego pasar por los procedimientos de firma y aprobación del liderazgo, y finalmente pasar por la autorización. procedimientos como el sellado. Establecer un sistema de rendición de cuentas para evitar que los procesos se salgan de control o sigan las formalidades.
Coordinar con departamentos profesionales y unidades subordinadas. El departamento de gestión de contratos es sólo un departamento de la empresa y una buena gestión de contratos requiere el apoyo de los departamentos pertinentes. Especialmente para la revisión y revisión de contratos, el departamento de gestión de contratos debe recurrir a departamentos profesionales para resolver y demostrar problemas profesionales en el contrato. Establecer un sistema para que el departamento de proyectos de construcción recopile y conserve evidencia del contrato requiere comentarios de los supervisores del contrato sobre diversas situaciones durante el proceso de ejecución del contrato.
Guiar la gestión contractual del proyecto. Una vez firmado el contrato, el departamento de gestión de contratos debe guiar al director del proyecto para que estudie el contrato detenidamente y proporcione explicaciones, capacitación y evaluación. Durante el proceso de construcción, el personal relevante deberá obtener los procedimientos estipulados en el contrato para cambios propuestos por el propietario y la unidad de supervisión y contenidos del proyecto fuera del contrato. Otros problemas que surjan durante la construcción y que sean beneficiosos para la empresa deben registrarse, firmarse y compensarse en la forma prescrita. Al mismo tiempo, es necesario prevenir y corregir problemas sistémicos y regionales en la gestión de contratos de la empresa para que todo el trabajo de gestión de contratos pueda funcionar de forma eficaz.