La Red de Conocimientos Pedagógicos - Aprendizaje de redacción de artículos/tesis - Utilice los principios 7C para redactar correspondencia de comercio exterior.

Utilice los principios 7C para redactar correspondencia de comercio exterior.

(1) Aplicar los principios de cortesía (cultura) y consideración (consideración) para crear una atmósfera de comunicación amigable.

Para finalmente llegar a un acuerdo, aunque se han escrito cartas y telegramas, el ambiente de la "conversación" debe mantenerse amistoso y armonioso. Las solicitudes u opiniones diferentes expresadas hacen que la otra parte acepte emocionalmente, al menos en términos de lenguaje, lo que puede acortar la distancia con la otra parte, aumentar la intimidad y lograr una relación "* * *" con la otra parte. Por lo tanto, desde la perspectiva de la otra persona, su actitud debe utilizarse para considerar las necesidades, deseos, intereses y problemas de la otra persona. No es necesario andar con rodeos en la conversación. Ser demasiado educado es ser hipócrita. Las discusiones simples y directas ahorrarán costos de comunicación y serán más eficientes.

1. Utilice un tono cortés y palabras u oraciones educadas. Se puede lograr un tono cortés utilizando expresiones amables como gracias, estamos encantados, lo apreciamos mucho, o añadiendo sería, podría, podría, etc.

Ejemplo 1. Debe entregar la mercancía antes de junio.

Por favor entregar antes de junio.

Ejemplo 2. Eso es imposible.

Cambiar a: Lamentablemente, esto no es posible.

2. Utiliza oraciones afirmativas u oraciones afirmativas. Sea simple, directo y totalmente afirmativo.

No creemos que tenga ningún motivo para oponerse.

Cambiar a: Creemos que quedará verdaderamente satisfecho.

3. Responder a la carta de la otra parte con prontitud. La cortesía reflejada en la correspondencia de comercio exterior no debe quedar sólo en palabras, sino que debe expresarse en acciones o respuestas. Es decir, cuando reciba una carta de la otra parte, debe responder con prontitud, independientemente de si acepta o no el contenido de la misma. carta o si está de acuerdo con los términos propuestos. Si se acepta, ambas partes harán que la transacción progrese rápidamente debido al procesamiento oportuno. Si no se acepta, explique cortésmente las razones razonables y no es necesario esperar. Puede encontrar otro socio para pasar a la siguiente etapa, o el remitente puede hacer sugerencias flexibles y razonables, como proporcionar sustitutos a la otra parte cuando. no hay existencias. Esto ayuda a ambas partes a mejorar la eficiencia de las transacciones.

4. Comprender plenamente las diferencias culturales y reducir los malentendidos y las diferencias. Debido a los diferentes orígenes culturales de los clientes de transacciones, puede haber diferencias en el idioma, las expresiones y los hábitos de expresión, y la misma palabra o patrón de oración puede tener diferentes significados en diferentes países. Por ejemplo, bastante significa bastante, pero no mucho en inglés británico; en inglés americano, quit significa mucho, por lo que las siguientes oraciones tienen significados diferentes. El inglés británico significa "generalmente quiero hacer negocios", el inglés americano significa "especialmente quiero hacer negocios". Por lo tanto, al escribir cartas y telegramas, además de tratar de evitar el uso de expresiones ambiguas o excesivas, también es necesario comprender plenamente las diferencias culturales entre ambas partes y considerar los antecedentes culturales de la otra parte. Esta también es "tu actitud", que no es sólo una expresión cortés, sino que también puede evitar malentendidos o desacuerdos innecesarios y ayudar a mejorar la eficiencia de la comunicación. Por supuesto, si no puede comprender o determinar el verdadero significado de la carta o telegrama de la otra parte, no debe adivinar ni juzgar basándose en sus propias ideas y pedirle a la otra parte que utilice otras expresiones para mayor aclaración.

(B) Aplicar principios correctos, específicos y completos para mejorar la eficiencia de la transmisión de información

1. Adoptar un diseño estructural de "tres etapas". La correspondencia de comercio exterior es una carta comercial formal y su formato de escritura tiene rutinas o reglas relativamente fijas: se requiere una redacción clara, una expresión clara y una estructura de párrafos completa. El texto principal se puede escribir según las llamadas "tres etapas", a saber: apertura, cuerpo principal y conclusión. Generalmente, hay un párrafo al principio y al final, que sirve de vínculo entre el pasado y el futuro. Este párrafo no debería ser demasiado largo. El número de segmentos intermedios depende de las circunstancias específicas de la consulta, oferta y contraoferta.

La parte inicial se utiliza principalmente para acusar recibo y agradecer a la otra parte por la carta, mencionar brevemente el contenido de la carta de la otra parte, qué acciones tomó el autor después de recibir la carta de la otra parte y la parte principal. contenido de la carta. Los reconocimientos y agradecimientos al inicio se pueden expresar de la siguiente manera:

Gracias por tu correo electrónico del 2 de enero de 2021.

Gracias por su pedido nº 134 por 1000 juegos...

Nos complace saber de su correo electrónico del 12 de enero de 2021...

Nos referimos a su orden de consulta No.

La última parte es principalmente para esperar que la otra parte responda lo antes posible y que ambas partes puedan cooperar. Por ejemplo:

Esperamos su respuesta.

Esperamos ansiosos tu pedido.

Le agradeceríamos que pudiera atender esta consulta lo antes posible.

Creemos que nos dará una respuesta lo antes posible

2. Formule contenido del tema específico y completo. La línea de asunto es el contenido principal y la información relevante de la carta escrita. En muchos casos, el destinatario determina la importancia del tema y decide si leerlo o secuenciarlo. Para que el contenido de las cartas y telegramas sea claro de un vistazo y se procese rápidamente, es mejor completar el tema con cuidado y ser específico y completo. Por ejemplo: la cotización de su peluquero del número 445 no es su cotización; la consulta es para su pañuelo de seda bordado a mano, no escriba una consulta.

3. Utilizar la tecnología de forma razonable y exponer los hechos. En el proceso de redacción de correspondencia de comercio exterior, la gramática, la ortografía y la puntuación deben ser correctas, el lenguaje debe estar estandarizado, los números deben ser precisos, los hechos deben ser específicos y claros y los términos profesionales deben entenderse y utilizarse apropiadamente. Para evitar la vergüenza causada por el descubrimiento de errores por parte de la otra parte, o incluso problemas e impactos innecesarios en el negocio o empresa actual, se debe realizar una inspección y verificación cuidadosas antes de enviar cartas y telegramas.

Ejemplo 4. La fecha está escrita correctamente.

Para evitar malentendidos, se recomienda que las fechas que aparecen en el cuerpo de la carta estén en el orden de día (número), mes (ortografía completa), año (número) o mes (ortografía completa). ortografía), orden del día (número), año (número). Por ejemplo, 11 de diciembre de 2021 o 11 de diciembre de 2021. Por supuesto, está escrito como 11 ST de diciembre de 2021 o diciembre de 6548. Pero es mejor no escribir 2021.12.11. Hasta ahora, la secuencia numérica de año, mes y día no ha sido reconocida unánimemente a nivel internacional.

Ejemplo 5. La sintaxis es correcta.

Error: Los precios de nuestros competidores son entre un 2% y un 3% más bajos que los nuestros.

Positivo: Los precios de nuestros competidores son entre un 2% y un 3% más bajos que los nuestros.

Ejemplo 6. Busque la verdad a partir de los hechos.

Somos un exportador acreditado de diversos productos japoneses.

Los distintos productos son un poco exagerados. Se pueden realizar los siguientes cambios:

Somos un exportador sueco de renombre de alimentos como juguetes, botones y artículos de papelería.

Ejemplo 7. Los hechos deben ser específicos y claros.

Emitimos un giro en su nombre según su carta de crédito. La declaración no es lo suficientemente específica, lo que da como resultado hechos poco claros. Ahora se modifica de la siguiente manera:

Le hemos emitido la Vista No. 773 con base en su Carta de Crédito No. 258 del Banco de China. Monto de factura de US$ 3.500.

Ejemplo 8. El saludo y la terminación honorífica deben ser correctos.

En Internet, las cartas y los telegramas tienden a ser más coloquiales. Es más común dirigirse a las personas por su nombre directamente, como por ejemplo Estimado Sr. Henry, y el honorífico correspondiente al final es más amigable y amigable. , como Tuyo, con saludos/amabilidad, saludos, saludos, saludos, saludos, etc.

(3) Utilizar los principios de claridad y concisión para mejorar la eficiencia de la recepción de información.

Aunque la correspondencia de comercio exterior es una carta comercial formal, eso no significa que deba utilizar el estilo, las oraciones y las expresiones antiguas. Con el desarrollo de los tiempos, especialmente en la era de la búsqueda de una alta eficiencia, si bien el idioma inglés ha cambiado, el lenguaje utilizado en la correspondencia de comercio exterior también ha tendido a ser directo y simple, e incluso han aparecido algunas expresiones verbales en la correspondencia. Como no es así, estás esperando. Dado que el propósito de escribir correspondencia de comercio exterior es cerrar finalmente un trato, debe intentar utilizar palabras de uso común y estructuras de oraciones simples durante el proceso de redacción, para que la otra parte pueda entenderlo fácilmente y no le lleve demasiado tiempo. Expresar información necesaria y relevante de forma clara y completa en un lenguaje sencillo y claro.

1. Utilice palabras cortas y familiares en lugar de palabras poco comunes y de baja frecuencia.

2. Evite el uso de expresiones largas, anticuadas o repetitivas. Las estructuras de oraciones simples son más fáciles de entender.

Ejemplo 9. Adjunto, por favor verifíquelo. Dos facturas. (Expresión antigua y repetida aquí)

Cambiada a: ¿Adjuntamos? Dos facturas.

Ejemplo 10. ¿Puedes enviárnoslo en cualquier momento de diciembre, o tal vez también la novela?

Cambiar a: Envíe antes de finales de noviembre.

3. No utilices palabras ambiguas o ambiguas. La llamada expresión clara de significado es hacer que el significado que desea expresar en la carta sea consistente con el significado entendido por la otra parte. Si utiliza polisemia o expresiones poco claras, causará problemas innecesarios. Si ambas partes se comunican nuevamente para confirmar o reescribir la relación correspondiente, los costos de comunicación aumentarán y el proceso de transacción se verá afectado.

Por ejemplo, bimestral tiene dos significados, uno es "dos veces al mes" y el otro es "una vez cada dos meses", entonces podemos comenzar con "Acerca del barco de Nueva York a Hong Kong, tenemos un servicio directo bimestral". Una frase, obviamente no lo es. Se pueden realizar los siguientes cambios: Tenemos vuelos directos desde Nueva York a Hong Kong dos veces al mes. (Los barcos directos de Nueva York a Hong Kong salen dos veces al mes).

4. Utilice palabras o frases más cortas en lugar de frases más largas. Por ejemplo, ahora, porque, en general, if e incluso by se pueden usar para reemplazar en este momento, debido al hecho, a menudo no, en el caso, en el sentido del hecho.

5. Utilice oraciones simples en lugar de oraciones largas. Esta oración es simple y fácil de leer y entender.

Ejemplo 11. Asegúrese de investigar para determinar la causa. (Dragón)

Por favor, descubre el motivo. (Corto)

6. Divida oraciones largas en cortas. Las investigaciones muestran que las oraciones de 7 a 20 palabras se expresan con mayor claridad, mientras que las oraciones de más de 27 palabras pueden ser difíciles de entender o aburridas. Entonces tratamos de usar oraciones más cortas para expresar y dividir una oración larga y una oración compuesta en varias oraciones simples para expresar.

Ejemplo 12. Teniendo en cuenta la situación actual de ventas de la empresa, sumado al aumento de los costos de las materias primas, decidimos implementar ahorros radicales de costos en cada departamento.

La empresa se enfrenta a una caída de las ventas y un aumento de los costes de las materias primas. Allí, cada departamento debe implementar ahorros de costos. (Oración simple)

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