¿Cómo estudiar, evaluar e implementar el sistema de gestión documental de la empresa? ¿Haciendo planes? Muchas gracias.

Para implementar la "Ley de Archivos de la República Popular China", garantizar la integridad de los archivos del sistema de seguro social en el área de recuperación y mejorar el nivel de gestión científica y estandarizada. de archivos, este sistema está especialmente formulado.

1. La administración general y las oficinas sucursales de la oficina de seguridad social son los departamentos de gestión de archivos de organizaciones de dos niveles. Las oficinas de seguridad social de granjas y ranchos deben designar personal dedicado a administrar archivos administrativos, archivos contables y archivos comerciales. .

Documentos y materiales con valor de conservación y utilización formados en asuntos del partido, administración, negocios, finanzas, personal y otros trabajos. El caso será archivado y archivado por las agencias de seguridad social de segundo y tercer nivel. El departamento comercial es responsable de archivar los documentos comerciales y archivarlos periódicamente en la oficina; el Departamento de Finanzas es responsable de clasificar los archivos financieros y archivarlos periódicamente en la oficina; otros documentos y materiales que deben archivarse son manejados directamente por la oficina; , y el director de la oficina y el personal de documentos y archivos de tiempo completo son responsables de los negocios de la unidad. Guiar, supervisar e inspeccionar el trabajo de gestión de archivos de los departamentos e instituciones subordinadas.

3. Requisitos de archivo y archivo:

(1) Los documentos y materiales de archivo están completos y completos;

(2) Los documentos y telegramas deben fusionarse y organizados según el contenido, Archivado;

(3) Los documentos y materiales archivados deben mantener conexiones históricas entre sí, distinguir los valores de preservación, organizar y archivar, y hacer que los títulos de los archivos sean concisos y precisos para un fácil almacenamiento. y uso.

4. El archivo de documentos y materiales sobre gestión de personal de cuadros, salarios, títulos profesionales, establecimiento, etc., así como los expedientes de cuadros y empleados, será gestionado por el departamento de asuntos políticos.

5. El departamento (oficina) con la función de archivar archivos deberá transferir los archivos a la oficina en el primer semestre del segundo año. El archivero de la oficina y el departamento (oficina) transferirán los archivos de acuerdo con. el directorio de transferencia. Después de la verificación, se llevarán a cabo los procedimientos de firma. Los archivos financieros se pueden conservar en el departamento financiero durante un año a partir de la fecha de presentación, pero deben ser conservados por personal dedicado y deben entregarse a tiempo después de un año.

6. El personal de tiempo completo y parcial responsable de la gestión de archivos en la oficina debe trabajar con los departamentos comerciales para preparar los catálogos, tarjetas, índices y otras herramientas necesarios según las necesidades del trabajo, editar archivos de colección y varios. materiales de referencia y llevar a cabo activamente el trabajo de utilización de archivos sirve al trabajo de la unidad y concede gran importancia a la utilización de los archivos.

7. Alcance del archivo, período de almacenamiento y destrucción del archivo

(1) Alcance de los documentos y materiales archivados: todos los documentos y materiales que reflejan el trabajo y las actividades comerciales de la unidad y que tienen valor de referencia, todos pertenecen al alcance del archivo.

1. Documentos y materiales de autoridades superiores o departamentos comerciales:

(1) Principales documentos y materiales que deben implementarse en las reuniones celebradas por los superiores; >(2) Documentos superiores emitidos que deben ejecutarse a cargo de los negocios de la unidad, así como documentos normativos que deben ejecutarse sin estar a cargo de los negocios de la unidad (3) Instrucciones importantes de los líderes superiores; al inspeccionar e inspeccionar el trabajo de la seguridad social en el área de recuperación, Discursos, mensajes de felicitación, fotografías y grabaciones de audio y video con valor especial de preservación;

(4) Borradores finales y copias impresas de documentos redactados y aprobados en el nombre de los superiores;

(5 ) envía documentos de la unidad (incluidos periódicos y revistas reimpresos) en nombre de los superiores.

2. Documentos y materiales de la unidad:

(1) Un juego completo de documentos y diversos materiales audiovisuales de la conferencia de trabajo del sistema de seguridad social organizada por la unidad, el conferencia profesional del sistema de seguridad social;

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(2) Materiales para reuniones de liderazgo administrativo y del grupo del partido (reunión ejecutiva);

(3) Diversos documentos oficiales emitidos por la unidad (incluidos los remitidos y emitidos conjuntamente con otros departamentos administrativos), borradores mecanografiados, borradores revisados ​​de documentos importantes;

(4) La solicitud de instrucciones de la unidad y los documentos de aprobación de la agencia superior o departamento competente, el inferior solicitud de instrucciones de la agencia de nivel y los documentos de aprobación de la unidad;

(5) Planes de trabajo, resúmenes, informes, planes de implementación de evaluación de gestión de objetivos anuales y resultados de la evaluación formados por las operaciones comerciales de la unidad y su funcionamiento interno. departamentos;

(6) Reflejar actividades comerciales y estandarizar operaciones Archivos y materiales administrados;

(7) Datos que reflejen datos originales y datos básicos (bases importantes) de actividades comerciales, procesamiento de información (carga y descarga) y operación del sistema de información (incluidos discos y películas de respaldo de computadora) y registros de trabajo;

(8) Se establecerá y reflejará información de cuentas personales de diversas empresas;

(9) Documentos y materiales importantes generados por inspección, investigación e investigación por parte de subordinados;

(10) Cuentas estadísticas originales, informes estadísticos, informes estadísticos resumidos y datos de análisis estadístico (CD de computadora de respaldo, etc.) ;

(11) Comprobantes, libros de cuentas, estados financieros, otros estados financieros La información y los estados financieros resumidos (CD de respaldo de computadora, etc.) son organizados por la empresa;

(12 ) Avisos de auditoría, avisos de investigación de auditoría, documentos de trabajo de auditoría, informes de auditoría y opiniones de auditoría formados durante el trabajo de auditoría. Cartas y decisiones de auditoría;

(13) Documentos y materiales como la compra y construcción de edificios de oficinas, importantes proyectos de renovación, adquisición de terrenos, inicio y finalización de proyectos de construcción de capital, compra de equipos grandes y medianos, desarrollo y construcción de sistemas de gestión de la información, etc. ;

(14) Documentos tales como reglamentos, directrices, estatutos y diversos sistemas de gestión formulados por la unidad;

(15) El establecimiento, fusión, cancelación y cambio de nombre de la unidad, sello, folleto de organización, personal y otros documentos y materiales;

(16) La historia y los principales eventos de la unidad y el sistema, recortes de periódicos, materiales de audio y video, certificados de premios honoríficos y otros documentos y materiales que reflejen eventos importantes;

(17) nombramiento y remoción de cuadros (incluida la presentación), despliegue, capacitación, declaración de puestos profesionales y técnicos, examen y evaluación, evaluación y nombramiento, listas e informes de miembros del partido, miembros de liga, cuadros, así como exámenes, valoraciones, asistencia, evaluación de méritos, reclutamiento, regularización, calificaciones, ajuste salarial y nombramiento.

(18) Cartas de presentación y talones de transferencias salariales, administrativas, de partidos, ligas y organizaciones sindicales de cuadros y empleados manejados por la unidad y sus unidades afiliadas de acuerdo con la autoridad de gestión de cuadros;

(19) Comprobantes y listados de entrega de archivos de bienes y materiales.

(20) Finalizar e imprimir las comunicaciones comerciales y la planificación "CI" de la unidad, así como finalizar e imprimir publicaciones, como informes de compilación, informes y folletos, y editar borradores finales y muestras de publicaciones;

(21) Diversos contratos, acuerdos y otros documentos firmados por esta unidad y otras unidades;

(22) Otros documentos y materiales que deben archivarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes.

3. Documentos y materiales de departamentos administrativos o departamentos comerciales del mismo nivel y organismos no subordinados.

(1) Documentos normativos emitidos por el departamento administrativo o el departamento comercial competente del mismo nivel, y agencias no subordinadas que no están a cargo del negocio de la unidad pero que deben implementarse;

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(2) Agencias comerciales relevantes Documentos importantes resultantes de la inspección del trabajo de la unidad;

(3) Documentos oficiales importantes para la comunicación y negociación entre la agencia administrativa del mismo nivel y no agencias directamente afiliadas y sus unidades.

4. Documentos de las unidades subordinadas:

(1) Planes de trabajo importantes, informes, resúmenes, estados estadísticos materiales típicos, presupuestos financieros, cuentas finales y otros documentos presentados por las unidades subordinadas. /p>

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(2) Documentos de presentación de pólizas presentados por unidades subordinadas (oficinas sucursales de seguridad social).

(2) Período de almacenamiento

El período de almacenamiento de los archivos está determinado por el valor de almacenamiento de los archivos. Según las normas pertinentes de la Administración de Archivos del Estado, el período de almacenamiento de los archivos se divide en tres tipos: permanente, a largo plazo y a corto plazo. El largo plazo es de entre 16 y 50 años y el corto plazo es de menos de 15 años. Si existieran otros plazos de conservación y normas de destrucción para archivos especiales, se aplicará la normativa correspondiente. El período de almacenamiento de los archivos del sistema de seguridad social en el área de recuperación se divide en almacenamiento permanente, a largo plazo y a corto plazo, excepto los archivos contables.

1. Documentos conservados permanentemente: documentos de políticas formulados por la unidad; documentos y materiales formados para tratar temas importantes; documentos y materiales importantes de reuniones importantes celebradas; informes y resúmenes; declaraciones estadísticas completas y materiales sobre la historia de la organización y el nombramiento y despido de líderes de unidad; documentos y materiales importantes emitidos por unidades bajo la jurisdicción directa de las autoridades superiores que deben implementarse, así como instrucciones de las autoridades superiores que no están bajo la jurisdicción directa; jurisdicción y necesidad de implementación Documentos e información importantes que constituyen la base de datos, datos comerciales importantes para la operación del sistema (incluidos discos de computadora de respaldo), datos de cuentas personales para cada tipo de seguro básico, etc.

2. El período de almacenamiento para los documentos de almacenamiento a corto y largo plazo lo determinará la oficina junto con el departamento comercial de archivo y se implementará después de la aprobación del líder a cargo o del líder. a cargo; el período de almacenamiento de documentos y archivos será determinado por la oficina de acuerdo con las regulaciones pertinentes y luego de informar al líder a cargo o al líder a cargo para su aprobación.

(3) Gestión de destrucción de archivos

Los documentos que han caducado según el período de almacenamiento y no tienen valor de búsqueda se pueden identificar y destruir periódicamente. Los archivos pertenecientes a una empresa o profesión serán identificados y confirmados por el director de la oficina y los jefes de las secciones comerciales pertinentes los archivos pertenecientes a los documentos serán confirmados por el archivero y el director de la oficina * * *. Antes de la destrucción, el archivero debe registrar y crear un registro, que debe ser firmado por el director de la oficina y el jefe de la sección comercial correspondiente. Una vez que el informe sea aprobado por el líder a cargo o el líder a cargo de la unidad, se supervisarán las ventas en el lugar designado y se firmará la lista de destrucción.

8. Gestión de archivos contables

(1) Los archivos contables son mantenidos por la Administración General y las oficinas sucursales de la seguridad social para lograr una gestión centralizada y unificada. El Departamento de Finanzas de la Dirección General de Seguridad Social transferirá los archivos contables que se hayan conservado durante más de un año a la oficina archivera para su gestión unificada; el Departamento de Finanzas de la Dirección General de Seguridad Social de cada sucursal transferirá los archivos contables; que han sido conservados por la sucursal y la oficina de seguridad social agrícola del grupo agrícola y ganadero afiliado durante más de un año a la sucursal para una gestión unificada (los archivos contables del seguro médico, el seguro de accidentes laborales y el seguro de maternidad que no están coordinados por la oficina aún serán conservados adecuadamente por la Oficina de Seguridad Social del Grupo Agrícola y Ganadero (Granja).

(2) Según la clasificación de los formularios anuales, los archiveros deben dividir los archivos de las reuniones en cuatro categorías, a saber, comprobantes, libros de cuentas, extractos y otras unidades de almacenamiento.

(3) El plazo de conservación de los expedientes contables se computará a partir del primer día siguiente a la finalización del ejercicio. El período de conservación de los expedientes contables es permanente. El período de conservación de los expedientes contables del sistema de seguridad social en el área de recuperación se especifica de la siguiente manera:

1, comprobantes contables: 15.

2. Libros de contabilidad: 25 años para los diarios de caja y cuentas de depósito bancario, y 15 años para los demás.

3. Estados contables: los estados presupuestarios tienen una vigencia de 5 años, las cuentas finales anuales son permanentes y el resto de estados tienen una vigencia de 15 años.

4. Otros 15 años.

5. Los activos fijos se desecharán después de la liquidación, 5 años después de la liquidación.

6. Lista de transferencia de archivos contables 15.

7. Los registros contables deberán conservarse durante 25 años.

8. La lista de destrucción de archivos contables se conservará durante veinticinco años.

(4) Los archiveros deben organizar los archivos contables de acuerdo con la duración del período de retención, a fin de lograr una gestión científica, una conservación adecuada, un almacenamiento ordenado y una búsqueda fácil. Al mismo tiempo, el sistema de almacenamiento seguro debe implementarse estrictamente y no se permite el apilamiento aleatorio para evitar daños, pérdidas y fugas.

(5) El archivero debe consultar con el personal relevante del departamento financiero para preparar un catálogo completo de archivos contables para facilitar la búsqueda, el suministro y la utilización. y * * * Proporcionar orientación empresarial, supervisión e inspección de la gestión de archivos contables de cada sucursal.

9. Sistema de almacenamiento de archivos

(1) Para almacenar archivos debe existir un almacén especial con mostradores y estanterías. Las estanterías y los gabinetes deben ser científicos y fáciles de encontrar, de modo que puedan administrarse científicamente y organizarse de manera ordenada, y las herramientas de búsqueda deben ser perfectas.

(2) Los microfilmes, fotografías, cintas, discos ópticos y disquetes se almacenarán de acuerdo con los requisitos prescritos. Los discos de respaldo, CD-ROM y otros datos comerciales importantes deben almacenarse en ubicaciones separadas.

(3) Limpiar e inspeccionar archivos periódicamente para garantizar que las cuentas sean coherentes.

(4) El almacén debe ventilarse periódicamente y mantenerse limpio. No se permite fumar en el almacén para evitar incendios. Se deben tomar siete precauciones para evitar incendios, robos, humedad, ratas, insectos, polvo y luz para garantizar la seguridad y prolongar la vida útil de los archivos.

(5) Los archivos de recepción y préstamo deben revisarse y aceptarse cuidadosamente, y deben completarse los procedimientos de entrega y préstamo.

(6) Verificar periódicamente la seguridad y custodia de los archivos permanentes y los archivos contables, y abordar los problemas de manera oportuna si se encuentran problemas.

X. Sistema de préstamo de documentos

(1) Los archivos en préstamo deben pasar por los procedimientos de préstamo. Los prestatarios deben firmar y fechar al tomar prestados y devolver los archivos.

(2) Los archivos prestados no podrán prestarse a otras personas a mitad de camino.

(3) Los archivos contables solo pueden ser prestados por el departamento financiero y el departamento de auditoría que hayan completado los procedimientos, y otros departamentos y personal no pueden tomarlos prestados.

(4) Todos los archivos deben mantenerse confidenciales y no deben desfigurarse, rayarse, mancharse, cortarse ni eliminarse.

(5) Los archivos prestados no se pueden copiar ni fotografiar sin aprobación. El plazo de préstamo del archivo es de 7 días y deberá devolverse inmediatamente después de su uso. Si no se ha agotado antes de la fecha de vencimiento, debe continuar solicitando el préstamo.