¿La libreta de direcciones de la empresa es un documento controlado?

Documento o archivo controlado. Se refiere a archivos y materiales que tienen un cierto impacto en las actividades de gestión comercial de la empresa y deben mantenerse confidenciales y auditados, registrados, distribuidos o archivados y controlados de forma independiente de acuerdo con el alcance de la distribución, y necesarios para garantizar la recuperación. La producción y el uso de documentos controlados están estrictamente limitados por el contenido de la información y el alcance de aplicación del documento. Incluyendo las modificaciones necesarias, también deberá presentar la solicitud y registrarse para su revisión y aprobación.

Con carácter general, los documentos controlados están protegidos por el sistema de gestión de confidencialidad de la empresa. Los archivos controlados son principalmente la única versión válida que se utiliza para controlar la información del archivo. Generalmente es necesario realizar copias de seguridad para referencia futura y evitar pérdida o daño de los originales. No se permite sacar documentos controlados fuera del lugar de trabajo (o del lugar designado). Todos los documentos controlados deben codificarse, registrarse, catalogarse y mantenerse estrictamente. Y realice un seguimiento del flujo designado de información de archivo y registre situaciones relevantes a lo largo del proceso. El daño o pérdida de documentos controlados será severamente castigado por las normas y reglamentos de la empresa. Una vez que los documentos controlados dejen de ser válidos y no tengan valor de conservación tras su revisión, deben destruirse de manera uniforme.

Los documentos controlados incluyen materiales de certificación de la empresa, documentos de toma de decisiones de gestión, regulaciones de la empresa, información operativa y de gestión empresarial, datos financieros, información del cliente, información del acuerdo contractual, información del personal, información del sello, etc.