¿Cuáles son las características y funciones de los documentos oficiales?
(1) Obviamente son políticos y están basados en políticas. Con el surgimiento de clases y estados, los documentos oficiales se convirtieron en una herramienta para que la clase dominante mantuviera su dominio y sus intereses de clase. En lo que respecta a nuestra China socialista, son herramientas para salvaguardar los intereses de todo el pueblo y hacer realidad los intereses de las amplias masas populares. Por lo tanto, los documentos oficiales tienen un color político distintivo. La emisión de documentos oficiales es una manifestación de actividades políticas y el contenido que contienen tiene intenciones políticas claras. Esta es la característica más esencial de los documentos oficiales. Al mismo tiempo, el poder estatal y los grupos sociales y políticos que representan ciertos intereses de clase deben formular una serie de directrices, políticas, leyes y decretos para lograr el gobierno político, la gestión social y la gestión de la producción. Para garantizar la implementación de estas directrices, políticas, leyes y decretos, es necesario adoptar algunos métodos y medidas de implementación obligatorias específicas, y los documentos oficiales son una herramienta importante para transmitir el contenido de estos métodos y medidas, por lo que los documentos oficiales tienen un fuerte carácter político.
(2) Altamente autoritario y serio. Los documentos oficiales asumen la importante tarea de las agencias y unidades estatales que ejercen su poder, organizando y promoviendo diversas actividades oficiales. Por lo tanto, tiene una gran autoridad y es inquebrantablemente vinculante para el destinatario. Durante la ejecución del documento oficial, el destinatario no podrá cambiar, modificar o malinterpretar el espíritu del documento oficial sin autorización, y mucho menos resistirse. Precisamente porque los documentos oficiales representan la autoridad legal del organismo emisor y son administrativamente vinculantes, los documentos oficiales son serios. La producción y distribución de documentos oficiales es un trabajo serio y debe realizarse de acuerdo con los procedimientos y formatos establecidos. Garantiza la exactitud, eficacia y racionalidad de los documentos oficiales a través de múltiples procesos como redacción, modificación, revisión y corrección.
(3) Tiene fuerte tendencia y simbolismo. Los documentos oficiales emitidos por organizaciones y agencias de todos los niveles tienen una fuerte tendencia en cuanto a su contenido ideológico y político. Lo que está a favor, lo que está en contra, lo que se defiende y lo que se restringe debe ser claro e inequívoco, y no puede ser vago o ambiguo. Esto está determinado por la claridad de su contenido ideológico y político y el propósito del propio documento oficial. Cualquier documento oficial en realidad se redacta en nombre de una organización o agencia, y es el paquete en lenguaje escrito de las acciones de organizaciones y agencias de primer nivel. Cualquier documento oficial emitido por una organización o agencia es sin duda una bandera y un símbolo erigido por la organización y la agencia frente a la sociedad y el mundo. No solo permite que las personas conozcan sus tendencias ideológicas y actitudes políticas, sino que también permite que el mundo conozca sus tendencias. apariencia y actitud. Por tanto, los documentos oficiales tienen una fuerte tendencia y un fuerte carácter simbólico.
(4) Está orientado a la realidad y es oportuno. Los documentos oficiales se producen y utilizan a medida que se lleva a cabo un trabajo específico. Decirle a la gente qué hacer, cómo hacerlo, qué no hacer y qué no hacer es en sí mismo un código de conducta diseñado para guiar el trabajo práctico. Por lo tanto, también existe un requisito de límite de tiempo relativo. A medida que el calendario de trabajo siga evolucionando, la situación cambie y la propia autoridad emisora cambie, los documentos oficiales antiguos serán reemplazados por otros nuevos. Una vez finalizado un trabajo, los documentos oficiales formados y utilizados para este trabajo naturalmente terminan su misión. La vida útil de los documentos oficiales varía. Algunos son de largo plazo, como los documentos normativos, que pueden tener una validez de más de diez años, décadas o incluso más. Otros pueden extenderse continuamente mediante modificaciones y mejoras continuas; , como documentos individuales. Despliegue e inspección de obra. Con el fin de este trabajo también termina la vigencia del documento oficial.
(5) Es estrictamente formal y normativo. El denominado procedimiento se refiere a una serie de principios, métodos, procedimientos, normas y procedimientos para la redacción y tramitación de documentos oficiales. El desarrollo y publicación de documentos formales debe seguir procedimientos estrictos y una estructura específica. A juzgar por el contenido del documento oficial, tiene un conjunto autónomo de formatos de escritura y requisitos estándar; por la forma del documento oficial, tiene caras, encabezados, texto principal, notas de versión, etc. y llevar todas las partes a una gestión estandarizada y estandarizada desde la perspectiva de la gestión de documentos oficiales, cuenta con una serie de procedimientos y sistemas de gestión; Estas regulaciones y requisitos estilizados deben cumplirse estrictamente por escrito. Ninguna unidad o individuo puede crear un conjunto diferente de regulaciones, actuar por iniciativa propia o realizar cambios sin autorización.
(6) Tener confidencialidad y alcance específicos. El documento oficial será determinado por la autoridad emisora en función del propósito y los requisitos de la producción del documento oficial. A excepción de los documentos públicos como anuncios, avisos y avisos, la mayoría de los documentos oficiales son documentos internos, que son confidenciales y deben mantenerse estrictamente confidenciales. Todos los documentos oficiales con restricciones de nivel de confidencialidad se denominan colectivamente documentos oficiales confidenciales. Cualquiera que tenga acceso y lea documentos oficiales según sea necesario tiene la obligación y responsabilidad de mantenerlos confidenciales. En términos generales, las restricciones del nivel de confidencialidad de los documentos oficiales son más o menos consistentes con el alcance de la distribución. Para documentos con clasificación alta, el rango de distribución es relativamente estrecho, mientras que para documentos con clasificación baja, el rango de distribución es relativamente amplio.
Por lo tanto, el alcance de la distribución de documentos oficiales a menudo varía según las necesidades laborales y los niveles de confidencialidad.
Las funciones de los documentos oficiales
Los documentos oficiales desempeñan diferentes roles sociales según su naturaleza, tipo, características y ámbito de circulación. Cualquier tipo de documento o documento oficial no siempre desempeña una única función, sino que muchas veces tiene varias funciones y efectos al mismo tiempo.
Primero, liderazgo y orientación. Una de las funciones de dirección más importantes del partido y de los órganos gubernamentales es formular líneas, principios y políticas y formular diversos métodos y medidas. Las rutas, directrices, políticas y medidas suelen publicarse en forma de diversos documentos formales. Los documentos emitidos por los superiores expresan directamente las intenciones del liderazgo, expresan actitudes hacia los temas relevantes y proponen soluciones y opiniones. Estos documentos desempeñan un papel de liderazgo y orientación en el trabajo de varios frentes y regiones;
El segundo es contactar con el rol oficial. Las agencias y unidades del Partido y del gobierno en todos los niveles son una parte integral de las agencias del poder estatal y del Partido. Todas las agencias y unidades deben mantener un estrecho contacto para facilitar la comunicación hacia arriba y hacia abajo, la coordinación de izquierda a derecha y el entendimiento mutuo. Los documentos oficiales se produjeron originalmente para satisfacer las necesidades de contacto y manejo de asuntos oficiales. El alcance del contacto y manejo de asuntos oficiales es muy amplio. Las actividades de una agencia o unidad, como expresar opiniones, intercambiar información, responder preguntas y negociar, a menudo se realizan mediante el intercambio de documentos oficiales. Por ejemplo, las agencias de nivel inferior suelen informar problemas laborales a las agencias de nivel superior en forma de instrucciones e informes. , lo cual es muy necesario para que los órganos superiores de dirección comprendan la situación, ejerzan sus competencias y promuevan el trabajo.
El tercero es el papel de la publicidad y la educación. Cualquier tipo de documento oficial, desde los "documentos pelirrojos" del Comité Central del Partido y del Consejo de Estado hasta los avisos y anuncios en ciudades y calles, tiene como objetivo persuadir y educar a la mayoría de los miembros del Partido, los cuadros y las masas promoviendo algunas ideas y explicar algunas verdades, para que la mayoría de los miembros del Partido, los cuadros y las masas crean que el contenido y los puntos de vista del documento son correctos, permitiéndoles así implementarlos conscientemente. El papel publicitario y educativo de los documentos oficiales se refleja en la necesidad de exponer principios, tareas y medidas de trabajo, explicar el significado del trabajo, para que las personas no sólo sepan qué hacer y cómo hacerlo, sino también por qué hacerlo. de este modo se reduce la ceguera, se mejora la conciencia y se integran las intenciones del partido y del Gobierno en acciones conscientes.
El cuarto es el papel de regular las palabras y los hechos. En nuestro país, muchas disciplinas partidistas, decretos administrativos y reglamentos se dictan y declaran vigentes a través de documentos oficiales. Algunos documentos oficiales como avisos, avisos, instrucciones, órdenes, reglamentos y normas en sí tienen efecto legal. Una vez emitido, debe implementarse resueltamente y nadie puede violarlo. De esta manera, inevitablemente se convertirán en normas de habla y comportamiento de las personas en cierto aspecto.
El quinto es la base de trabajo y el papel de los documentos legales. Los documentos oficiales se utilizan para registrar y comunicar las intenciones de las autoridades. Una vez emitido, los departamentos y personas pertinentes deben cumplirlo, lo que naturalmente hace que el documento oficial desempeñe el papel de base de trabajo y bono. La gente tiene que manejar el trabajo de acuerdo con el contenido y el espíritu de los documentos oficiales, por lo que los documentos oficiales relevantes son la base de este trabajo. Cualquier tipo de documento oficial tiene efecto legal después de su formación y publicación, y en sí mismo es un certificado legal. Por tanto, varios años después, para explicar o aclarar una determinada cuestión, se puede basarse en el texto, acudir a los tribunales o hacerlo público. Las instituciones encargadas de hacer cumplir la ley y de arbitraje también pueden utilizar esto como base para tomar decisiones objetivas y justas sobre el fondo del asunto.
En sexto lugar está el papel de la apariencia y la imagen. El propósito más directo y realista de cualquier tipo o forma de documento oficial es transmitir y registrar las intenciones o actividades de la agencia u organización, y hacer declaraciones en nombre de la agencia u organización. Esta también debería ser la función más básica de. documentos oficiales. Ésta es la razón principal por la que los documentos oficiales pueden producirse y convertirse en realidad. Cuando la imagen del partido y del liderazgo estatal se convierte en una determinada política, si se va a emitir e implementar, debe registrarse en documentos oficiales y comunicarse al país o a los departamentos y unidades pertinentes. En este sentido, los documentos oficiales son el gramófono, el portavoz y la fachada de una agencia u organización. Su calidad no sólo afecta directamente la autoridad de una agencia u organización, sino que también afecta su imagen. En este sentido, los documentos oficiales de una agencia u organización son en realidad un espejo y una ventana para que los departamentos y unidades externos a la agencia u organización observen y comprendan la agencia u organización. A través de este espejo y esta ventana, la gente puede ver claramente el carácter y el estilo del productor del documento.
En séptimo lugar, el papel de los libros y documentos históricos. Se producen varios documentos oficiales emitidos formalmente por agencias u organizaciones del partido y del gobierno para transmitir instrucciones y guiar el trabajo. Una vez archivados los documentos oficiales, naturalmente se convertirán en materiales históricos diez, cien o incluso más años después. Estos materiales se conservan como archivos, que no sólo tienen un importante valor documental histórico, sino que también tienen un alto valor de investigación científica y pueden proporcionar materiales y pruebas fiables para que las generaciones futuras revisen y estudien la historia.