Aviso sobre la emisión del "Reglamento sobre la gestión de archivos para eventos importantes de la Universidad de Geociencias de China (Beijing)"

Todas las unidades y departamentos:

Las "Medidas de gestión de archivos de eventos importantes de la Universidad de Geociencias de China (Beijing)" ahora se emiten para usted, estúdielo detenidamente y sígalo.

Adjunto: Medidas de gestión de archivos de la Universidad de Geociencias de China (Beijing) para eventos importantes

Universidad de Geociencias de China (Beijing)

2012 165438+30 de octubre

Adjunto:

Medidas de gestión de archivos de eventos importantes de la Universidad de Geociencias de China (Beijing)

Para fortalecer y estandarizar la gestión de archivos de eventos importantes en nuestra escuela y garantizar la integridad y la integridad de los archivos de eventos importantes Para un uso seguro, preciso y eficaz, estas medidas se formulan de acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular China", el "Reglamento sobre la gestión de archivos en colegios y universidades", el "Reglamento sobre el trabajo de archivos en colegios y universidades" y las leyes y reglamentos pertinentes, y en combinación con la situación real de nuestra escuela.

Artículo 1 El término "archivos de actividades principales", tal como se menciona en estas Medidas, se refiere a diversos documentos en papel, audio y video, electrónicos, objetos físicos y otros documentos que se forman directamente en el proceso de actividades principales y tienen valor de preservación para la escuela y la sociedad desde la historia. Incluye principalmente:

(1) Documentos en papel (incluidos diversos documentos, contratos, acuerdos, discursos, actas, informes publicitarios, inscripciones y otros materiales escritos importantes) y los documentos electrónicos correspondientes;

(2) Materiales de archivo de audio y video: incluidos CD de audio (cintas), CD de video (cintas), fotografías, descripciones de texto, etc. producidos durante todo el evento (reunión);

(3) Documental conmemorativo y objetos simbólicos de importancia, incluidos logotipos de eventos, certificados, certificados, medallas, sellos oficiales inválidos y otros materiales de archivo físicos;

(4) Otros materiales con valor de preservación: incluidos aquellos relacionados con toda la actividad (reunión ) Materiales promocionales relevantes, reportajes de noticias y otros materiales de archivo con valor de conservación.

Artículo 2: Las actividades principales mencionadas en estas Medidas se refieren a actividades sociales que cumplen con una de las siguientes condiciones:

(1) Actividades oficiales de los líderes estatales y del partido en las escuelas;

(2) Actividades oficiales de celebridades nacionales y extranjeras en las escuelas;

(3) Actividades de valoración, evaluación y aceptación del trabajo escolar por parte del Ministerio de Educación y la Municipalidad de Beijing;

(4) Importantes actividades de cooperación entre la escuela y Beijing;

(5) Importantes conferencias internacionales y actividades académicas organizadas por la escuela

(6) Varios eventos importantes; celebradas por las reuniones escolares (como el Congreso del Partido, el Congreso de Maestros, etc.) y las actividades de toda la escuela (como el aniversario escolar, etc.);

(7) Diversas competencias nacionales e internacionales organizadas por la escuela o celebrada en nombre de la escuela, exposiciones y otras actividades;

(8) La ceremonia de inicio, colocación de cimientos, finalización (finalización) y ceremonia de inauguración de los principales proyectos escolares;

(9) La escuela ayuda a participar en emergencias como desastres naturales. Materiales formados durante el proceso;

(10) Otras actividades con mayor impacto social.

Artículo 3 La gestión de archivos para eventos importantes sigue los principios de supervisión reforzada, coordinación unificada, cada uno asumiendo sus propias responsabilidades, colección completa, gestión centralizada y utilización efectiva.

Artículo 4 El Archivo es responsable de supervisar y orientar la recopilación, clasificación, archivo y archivo de los documentos y materiales generados por las principales actividades de la escuela, y de mantener centralmente los archivos de las principales actividades de la escuela.

Artículo 5 Al formular un plan de implementación de eventos, el organizador de un evento importante también deberá formular un plan de recopilación y organización de archivos, aclarar los departamentos y el personal responsables de la gestión de archivos de eventos importantes e implementar las medidas de salvaguardia correspondientes para garantizar que los eventos importantes estén completos de los materiales de archivo.

Artículo 6 La unidad patrocinadora es responsable de la recolección, clasificación, archivo y archivo de los documentos y materiales generados por los grandes eventos.

Si hay dos o más unidades de ejecución, la unidad que realiza el trabajo principal (es decir, la unidad de ejecución principal) archivará los archivos. Otras unidades de ejecución clasificarán rápidamente los documentos y materiales generados por sus propias unidades. en actividades importantes y presentarlos en los eventos importantes. Presentarlos al organizador principal dentro de los 20 días siguientes a su finalización.

Artículo 7 El organizador de eventos importantes transferirá los archivos de eventos importantes a los archivos dentro de los 2 meses posteriores al final del evento importante, si la transferencia de archivos debe posponerse debido a circunstancias especiales; debe ser aprobado por los archivos. Los organizadores podrán conservar copias o reproducciones de los archivos de eventos importantes.

Artículo 8 La escuela anima a los propietarios de archivos personales de eventos importantes a donarlos o depositarlos en los archivos.

Los donantes y depositantes tienen prioridad en el uso de sus materiales de archivo y pueden expresar opiniones sobre la restricción del uso de partes de sus archivos que no sean adecuadas para la apertura. Los archivos deben salvaguardar sus derechos e intereses legítimos.

Artículo 9 Los archivos organizarán y digitalizarán rápidamente los archivos de eventos importantes recibidos en los archivos, desarrollarán activamente los recursos de información de los archivos y los proporcionarán para su uso de acuerdo con la ley.

Artículo 10 Los archivos fortalecerán el contacto con los patrocinadores y organizadores de los eventos importantes, captarán la información relevante de los eventos importantes de manera oportuna y supervisarán e inspeccionarán a los organizadores principales para transferir los archivos de los eventos importantes a los archivos a tiempo. .

Artículo 11 Si los expedientes de acontecimientos importantes no se entregan al Archivo como se requiere, el Archivo le ordenará que haga las correcciones dentro de un plazo. Si no hace las correcciones dentro del plazo, se procederá. denunciado a la escuela para recibir críticas y archivado dentro de un plazo.

Artículo 12 El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su promulgación, siendo el archivo escolar el responsable de su interpretación.