Requisitos básicos para la redacción de documentos oficiales
La redacción de documentos oficiales es la parte central y más básica de todos los aspectos del procesamiento de documentos oficiales, y también es la encarnación de la capacidad de redacción personal. En términos generales, existen normas claras sobre el formato, normas de redacción, emisión, tramitación y gestión de los documentos oficiales. Sólo tenemos que respetar las reglas y seguir los procedimientos. Escribir requiere el uso de los propios talentos y requiere tres aspectos del conocimiento para reflejar una calidad integral. Los antiguos decían que los soldados no tienen un impulso constante, que el agua es impredecible y que la escritura no tiene un método fijo. En otras palabras, no existe un patrón fijo para escribir artículos. Sin embargo, existen ciertas reglas a seguir para los documentos oficiales. Siempre que domines las reglas y requisitos básicos, generalmente no es difícil lidiar con la calidad cultural de la gente moderna. La diferencia está en el nivel de cada persona. Lo siguiente es lo que entiendo sobre los requisitos de redacción de los documentos oficiales:
1. Requisitos de formato
En términos generales, cada tipo de documento oficial tiene especificaciones y estilos de producción fijos. Los diferentes propósitos, alcance y contenido de uso determinan el formato y estilo de los documentos oficiales, como asuntos urgentes y documentos importantes. Esto es para unificar la voluntad, enfatizar la eficiencia y facilitar el trabajo. Es por esta razón que las autoridades políticas nacionales y extranjeras, tanto antiguas como modernas, conceden gran importancia al formato de los documentos oficiales. En la historia de nuestro país, muchas dinastías tienen diferentes regulaciones sobre el nombre, principio, fin, orden de las declaraciones, idioma y método de escritura de los documentos oficiales, y algunas son muy estrictas. Si violan estas reglas, serán culpados o castigados. Históricamente, el formalismo y la burocracia han sido el resultado de un énfasis excesivo en el formato. Desde la fundación de la República Popular China, la Oficina General del Consejo de Estado ha promulgado las "Medidas para el manejo de documentos oficiales" cinco veces. En 2000, promulgó nuevas medidas en nombre del Consejo de Estado para mejorar su autoridad. Las nuevas medidas estipulan que no importa qué tipo de documento oficial sea, generalmente debe constar de 11 partes, incluyendo título, número de documento, emisor, nivel de confidencialidad, grado de urgencia, agencia principal de envío, texto principal, archivos adjuntos, hora de emisión, agencia de fotocopias y comentarios. Los archivos adjuntos, las autoridades de copia y los comentarios son opcionales según sea necesario. También se estipularon diez principios. (Hay algunos en las nuevas regulaciones, así que no los repetiré)
En segundo lugar, los requisitos políticos
Los documentos oficiales sirven a la política. Los requisitos de formato son sólo requisitos de forma externos, y los requisitos políticos son los requisitos más fundamentales. La desviación política no está permitida en ninguna época. En general, se debe prestar atención a los siguientes cinco aspectos al redactar documentos oficiales:
1. Debe cumplir con las líneas, principios, políticas, leyes y regulaciones del partido y del país.
En principio, hay tres pasos: seguir la situación, seguir los asuntos y políticas actuales y seguir las orientaciones de la opinión pública.
2. Cumplir con los requisitos pertinentes de los departamentos superiores.
El espíritu de los superiores es la base de los documentos emitidos por agencias subordinadas. La mayoría de los documentos emitidos por agencias de nivel inferior tienen como objetivo implementar el espíritu de los superiores, y algunos se perfeccionan aún más para hacerlos más acordes con las condiciones reales de la unidad y más operables. Por lo tanto, al redactar documentos oficiales, primero debes aprender bien el documento superior. Puedes imitar el estilo del documento superior, pero debe ser innovador y no tosco. Evite ser utilizado como altavoz o estación de transferencia.
3. Conéctate con documentos oficiales vigentes.
En primer lugar, debe estar conectado con los documentos de los superiores y departamentos pertinentes. Si los departamentos superiores y otros departamentos lo recomiendan, no puede negarlo desde la perspectiva de su propia unidad y no debe haber ningún conflicto. En segundo lugar, debe estar relacionado con los documentos actuales de la unidad y no debe haber inconsistencia ni auto-inconsistencia; -contradicción.
4. Satisfacer las intenciones de liderazgo.
También se puede expresar directamente para ser coherente con el pensamiento del líder de la unidad. Hay conocimiento en esto y requiere una comprensión cuidadosa por parte del escritor. Al menos, es inútil por muy bien que creas que está escrito, y es inútil incluso si el líder está ahí. Es cierto que el nivel del líder restringe la calidad de los documentos oficiales, pero algunas personas dicen que "el nivel del líder es tan alto como el nivel del secretario", lo cual es unilateral. Recuerda que un líder es un líder, él te guía.
5. Las políticas y medidas propuestas deben ser prácticas y viables.
Los documentos relacionados con políticas y regulaciones generalmente son más importantes. La clave es si las medidas políticas propuestas son operables y fáciles de implementar. Ponte en tu lugar para darte cuenta de esta consideración. Si no se pueden implementar, por muy buenas que sean las medidas políticas, serán inútiles.
3. Requisitos de redacción
A diferencia del pensamiento de imágenes en novelas, poemas, dramas, ensayos y otras obras literarias y artísticas, los documentos oficiales entran en la categoría de pensamiento lógico. No se trata de contagiar a los lectores con imágenes artísticas, sino de convencerlos con hechos y razones. No conviene utilizar la imaginación, la ficción, la exageración y el lirismo para reflejar la realidad esencial de la vida. En segundo lugar, expresa pensamientos y opiniones de manera específica a través de la narración, explicación y discusión, refleja la realidad específica de la vida y revela las leyes y problemas prácticos en ciertos aspectos de la vida social. No se trata de proporcionar a la gente un hermoso disfrute artístico, sino de resolver problemas prácticos.
Por tanto, esto determina las características de la redacción de documentos oficiales, a saber: práctica, rigurosa, precisa y concisa.
1. Los documentos oficiales tienen una pertinencia realista y específica en términos de contenido de desempeño. Los documentos descendentes son la actitud del superior hacia cuestiones específicas y las políticas, principios y medidas para resolverlas. Los documentos superiores tratan de las reflexiones de los subordinados sobre nuevos problemas, nuevas situaciones y nuevas experiencias que surgen durante el proceso de trabajo, para que los superiores puedan comprenderlos y prestarles atención, o presentar sugerencias y planes para que los superiores tomen decisiones. Los textos paralelos también son entendimiento mutuo o negociación de determinadas cuestiones. Por lo tanto, al redactar documentos oficiales, debemos prestar atención a la practicidad y no ser llamativos, y debemos evitar la exageración y la imaginación. Ya sea práctico o cuestión de tiempo, los documentos oficiales son muy eficaces. A medida que pasa el tiempo, los documentos oficiales pierden sentido. Por ejemplo, si solicita instrucciones y obtiene una respuesta, la solicitud se convertirá en un documento, se ejecutará la notificación y se completará la tarea. Por lo tanto, los documentos oficiales deben redactarse y procesarse rápidamente. La dilación causará problemas.
2. Primero, el lenguaje y el formato deben ser rigurosos. Las solicitudes de instrucciones no pueden redactarse como opiniones, informes o avisos. Los documentos presentados a niveles superiores no se distribuirán sin aprobación y el alcance de los documentos no se ampliará a voluntad. Estos requisitos legales, autoritarios y políticos deben ser estrictos, lo que es un reflejo de la eficiencia de la agencia. En segundo lugar, la redacción debe ser rigurosa. Las discusiones no pueden escribirse como explicaciones, las narrativas no pueden escribirse como conclusiones y las expresiones no pueden exagerarse. A la hora de formular conceptos, juicios y razonamientos debemos ser más rigurosos y mantener el mismo enunciado al mismo tiempo, en la misma relación y en el mismo sentido. No podemos considerar los fenómenos individuales como fenómenos universales. En particular, las conclusiones no deben exagerarse ni reducirse, y no debe utilizarse lenguaje ambiguo.
3. Además de reflejar con precisión las intenciones de los líderes, también es necesario utilizar un lenguaje preciso, citas precisas y cifras precisas. En otras palabras, tanto las medidas cualitativas como cuantitativas deben ser precisas. No utilice palabras como "pelo blanco a tres mil pies" o "los copos de nieve de Yanshan son tan grandes como una estera". La precisión es el alma de los documentos oficiales. "Una palabra se convierte en un documento oficial y nueve bueyes no pueden sacarla".
4. Simplicidad. Los documentos oficiales deben ser concisos, claros, directos y evitar formalismos como burocracia, lenguaje florido, etc. Hoy en día, la tecnología de mecanografía e impresión se ha desarrollado y los documentos son cada vez más numerosos y más largos. Esto no es un buen fenómeno. Mao Zedong señaló en su artículo "Sobre el establecimiento del sistema de informes": "El número de palabras de un informe se limita a unas mil palabras a la vez. Excepto en circunstancias especiales, el número máximo no excederá las dos mil palabras. " Creo que todavía hay orientación para la redacción actual de documentos oficiales. significativo.
Dos anécdotas sobre el manejo de los documentos oficiales por parte de Chiang Kai-shek;
Primero, después de la victoria de la Guerra Antijaponesa, un departamento del gobierno del Kuomintang presentó un "Plan de Construcción después de la victoria de la guerra antijaponesa" por su reseña. Debido a que el artículo era extenso, con decenas de miles de palabras, Jiang no tuvo tiempo de leerlo con atención, por lo que casualmente marcó las palabras "No soy un cesto de basura" y lo devolvió.
La segunda es que el Ministerio de Asuntos Militares y de Gobierno presentó un documento oficial a Chiang Kai-shek, en el que Ma Hongkui, entonces presidente de la provincia de Ningxia del Kuomintang, aparecía erróneamente como Ma Hongda, presidente. de la provincia de Qinghai. Jiang criticó: "Ma Hongkui escribió que es comprensible que el presidente de la provincia de Ningxia fuera confundido con el presidente de la provincia de Qinghai, lo que demuestra que está confundido".
Una anécdota sobre la reforma del gobierno del ex presidente estadounidense Carter. documentos oficiales
Para estudiar cómo reformar y simplificar los documentos oficiales, Carter organizó una clase de estudio para 200 funcionarios del gobierno federal y tomó la iniciativa en la reforma. La primera frase original de la orden presidencial de Estados Unidos era "Por la presente emito la orden de acuerdo con los plenos poderes conferidos al Presidente de los Estados Unidos por la Constitución y las leyes de los Estados Unidos". Carter la acortó a "Yo emito la orden". como presidente de los Estados Unidos." Esto promovió la reforma y mejora del estilo de escritura del gobierno estadounidense.