Formato de la carta oficial Alcance aplicable de la carta oficial
1. La primera parte. Incluye principalmente el título y el contenido principal.
(1) Título. Generalmente existen dos formas de títulos para cartas oficiales. Uno está compuesto por el nombre del organismo emisor, la materia y el tipo de idioma. El otro se compone de materia y tipo de idioma.
(2) El principal mecanismo de entrega. Es decir, la unidad de la agencia que recibe la carta y maneja el asunto de la carta, escribe el nombre completo o la abreviatura estandarizada en el cuadro superior de la carta, seguido de dos puntos.
2. Texto. Su estructura generalmente consta de un inicio, un cuerpo principal, un final y una conclusión.
(1) Comienzo. Es importante indicar el motivo del envío de la carta. Generalmente, la solicitud resume el propósito, fundamento, razones, etc. de la carta, y luego utiliza palabras de transición como "Las cuestiones relevantes ahora se expresan de la siguiente manera:" o "Las cuestiones relevantes ahora se responden de la siguiente manera:" a la siguiente. La parte del motivo de la respuesta suele citar primero el título de la comunicación y el número del documento, y luego proporciona la base para explicar el motivo del documento.
(2) Asunto. Este es el contenido central de la carta, que explica principalmente los asuntos tratados en la carta. El contenido de la parte de asunto de la carta debe ser simple, un asunto por carta, y el escrito debe expresar el asunto directamente. Ya sea que se trate de negociar un trabajo, hacer y responder preguntas, o solicitar la aprobación de las autoridades pertinentes, etc., los problemas y opiniones que deben expresarse a la otra parte deben expresarse claramente en un lenguaje conciso y apropiado. Si se trata de una carta de respuesta, también debes prestar atención a la pertinencia y claridad de los asuntos de respuesta.
Adecuado para trabajos de negociación entre agencias que no están afiliadas entre sí, haciendo y respondiendo preguntas, solicitando aprobación y respondiendo asuntos de aprobación.
3. El ámbito de aplicación de las cartas oficiales incluye principalmente cuatro aspectos: (1) Contactos e intercambios oficiales entre agencias del mismo nivel o agencias que no están afiliadas entre sí. (2) Solicitar la aprobación de asuntos relevantes a autoridades comerciales no afiliadas. (3) El departamento comercial competente responderá a los asuntos solicitados para aprobación por agencias sin relación de subordinación superior o subordinada. (4) Contactar a las agencias gubernamentales con asuntos personales, como responder cartas de las masas, etc.