Sistema de gestión de viajes de negocios

Yo tengo. Medidas de gestión de gastos de viaje 1 Propósito Con el fin de aclarar los estándares de reembolso de gastos de viaje y subsidio de viaje para los empleados de la empresa, estandarizar los procedimientos de préstamo, aprobación y firma de reembolso de gastos de viaje y fortalecer el control de gastos y costos, estas medidas de gestión están especialmente formuladas. 3 Responsabilidades de la Gestión 3.1 El departamento o personal de viajes de negocios es responsable de la solicitud, préstamo, reembolso y revisión preliminar de los gastos de viaje 3.2 El Departamento de Finanzas es responsable del control y revisión de los gastos de viaje, devolución oportuna de préstamos y pago de reembolsos y; otros trabajos de gestión. 4 Normas de gestión de reembolso de viajes de negocios 4.1 Clasificación regional de viajes de negocios 4.1.1 Clasificación de regiones de ultramar ◆ Países desarrollados: Estados Unidos, Canadá, Japón, Corea del Sur, Singapur, Brasil y países europeos. ◆Países generales: otros países excepto países desarrollados. 4.1.2 Hong Kong, Macao y Taiwán (Hong Kong, Macao, Taiwán) 4.1.2 Las regiones nacionales se dividen en las siguientes regiones de segunda y primera categoría: Beijing, Shanghai, Tianjin, Chongqing y varias capitales de provincia y ciudades costeras. Áreas de Categoría II: áreas distintas de las áreas de Categoría I. 4.2 Estándares de subsidio de alimentos 4.2.1 El personal local estacionado en Shunde está en viajes de negocios, independientemente de si están en viaje o alojamiento. El subsidio de alimentos para viajes de negocios nacionales y salientes se basa en los siguientes estándares: A. Para los países desarrollados que viajan al extranjero, un subsidio diario. de 120 yuanes (RMB) por persona; en general, el subsidio nacional es de 80 yuanes (RMB) por persona por día B. El subsidio diario para Hong Kong y Macao es de 80 yuanes (RMB) C. El subsidio diario por persona; para viajes de negocios nacionales: 35 yuanes para zonas de primera clase; 30 yuanes para zonas de segunda clase. 4.2.2 Durante un viaje de negocios, si el viaje en autobús dura más de 10 horas (incluidas 10 horas), se proporcionará un subsidio de alimentación adicional de 20 yuanes por cada 10 horas de conducción. 4.2.3 Las comidas personales de los empleados durante los viajes de negocios están subsidiadas de acuerdo con las normas anteriores y no se permite ningún reembolso adicional. Los gastos comerciales incurridos por el personal de ventas para entretener a los clientes deben completarse por separado de los gastos de viaje de negocios y reembolsarse junto con la aprobación del ministro o director responsable. 4.3 Estándares de uso del transporte 4.3.1 Los empleados que viajen más de 10 horas consecutivas durante el día o más de 8 horas durante la noche pueden comprar boletos de tren-cama. Si cumple con las condiciones para comprar un boleto de litera pero no compra un boleto de litera, se le reembolsará de acuerdo con el boleto de asiento duro o blando comprado. 4.32 Los cuadros dirigentes de la compañía a nivel viceministerial y superior pueden viajar en la cabina económica del avión cuando viajan por negocios, y si toman el tren, pueden comprar una litera blanda. 4.3.3 Los empleados por debajo del nivel viceministerial podrán viajar en cabina económica por necesidades laborales con la aprobación del director a cargo, y serán reembolsados ​​íntegramente: 4.3.4 Tráfico de autobuses y automóviles urbanos que se produzca en el lugar de viaje de negocios durante el viaje de negocios Los gastos deben ser reembolsados ​​​​y reembolsados. Si necesita tomar un taxi por razones especiales, debe obtener la aprobación del director e indicar "reembolso acordado" antes del reembolso. Si el monto excede los 100 yuanes, debe ser. reportado al vicepresidente ejecutivo para su aprobación. 4.4 Estándares de alojamiento en viajes de negocios 4.4.1 Todo tipo de personal que viaje solo deberá seguir los estándares de la tabla. Los gastos de alojamiento se reembolsarán con la factura de alojamiento del lugar del viaje de negocios. Si la factura excede el estándar, se informará el estándar. Si la factura no cumple con el estándar, se informará la factura real. Posición Estándares de reembolso nacionales (RMB) Estándares de reembolso en el extranjero para Hong Kong, Macao y Taiwán Estándares de reembolso para países desarrollados de Categoría I y Categoría II Director nacional general o cuadros superiores 350 250 Dentro de 120 dólares estadounidenses Dentro de 60 dólares estadounidenses Dentro de 600 dólares de Hong Kong Nivel interno , nivel de supervisor (director y subdirector del taller) 250 200 Personal por debajo del supervisor 200 150 4.4.2 Si dos personas del mismo sexo viajan juntas en un viaje de negocios, solo se les puede reembolsar el estándar de los gastos de alojamiento para una persona ; si tres personas viajan juntas en un viaje de negocios, se les puede reembolsar al nivel de dos personas y así sucesivamente; Las personas en diferentes puestos pueden recibir reembolsos de acuerdo con el estándar de reembolso para el empleado que ocupa el puesto más alto entre los dos. 4.4.3 Si es necesario exceder el alojamiento en circunstancias especiales, debe solicitar permiso al líder a nivel de director a cargo e indicar el motivo por exceder el estándar en la columna de comentarios (o en el reverso de la factura) al reembolsar. . El reembolso debe ser aprobado por el vicepresidente ejecutivo o el presidente y marcado con "reembolso acordado". 4.5 Reembolso de otros gastos 4.5.1 Reembolso de facturas telefónicas durante viajes de negocios: A) Los cuadros, el personal de negocios y otro personal a quien la empresa les reembolsa las facturas telefónicas todos los meses no pueden ser reembolsados ​​por las facturas telefónicas de viajes de negocios durante el viaje de negocios; Facturas telefónicas internacionales del personal que viaja al exterior. Elaborar una lista para calcular el monto de los gastos durante el viaje de negocios al exterior y presentarla por separado para su aprobación luego de ser firmada por el director a cargo.

C) Otros empleados que no tengan reembolso mensual recibirán un subsidio de 10 RMB por día por persona; si los viajeros de negocios consumen facturas telefónicas que exceden el estándar debido al trabajo, los viajeros de negocios emitirán una factura por las facturas telefónicas y podrán hacerlo. sólo será reembolsado después de la aprobación especial del director a cargo. 4.5.2 Los seguros personales adquiridos y vendidos durante el viaje aéreo se reembolsarán junto con el boleto. El Departamento de Finanzas deberá verificar que el asegurado de la póliza y el pasajero sean la misma persona, de lo contrario no se realizará ningún reembolso. 4.5.3 Participar en estudios y capacitaciones Al tomar prestado y reembolsar, el departamento enviado debe presentarlo a la Oficina del Presidente de la empresa para su aprobación. Al tomar prestado, se debe obtener un aviso de clase de capacitación Al reembolsar, un resumen del estudio y capacitación interna. se debe presentar el plan firmado por el líder del departamento enviado y la oficina del presidente; las tarifas de la conferencia, las tarifas de materiales, las tarifas de alojamiento, las tarifas de transporte, etc. recaudadas por la conferencia o la clase de capacitación se reembolsarán en función de los gastos reales según los recibos. 4.6 Préstamo para viajes de negocios y procedimientos de reembolso 4.6.1 Si los empleados necesitan tomar prestados gastos de viaje por adelantado para un viaje de negocios, deben completar el formulario de solicitud de préstamo e ir al Departamento de Finanzas para seguir los procedimientos del préstamo después de que sea firmado por el líder del departamento. El departamento financiero debe adherirse al principio de "no pedir prestado hasta que se cancele el último préstamo" y no se permite ningún préstamo adicional antes de que se cancele el último préstamo. 4.6.2 Las facturas reembolsadas por el viajero de negocios deben estar relacionadas con el proyecto del viaje de negocios, y todas las facturas son facturas válidas que están completas y completas, de lo contrario no serán reembolsadas. 4.6.3 Después de regresar del viaje de negocios, las correspondientes. las facturas deben clasificarse y pegarse, los subsidios relevantes deben calcularse, revisarse e informarse después de la aprobación del líder, acudir al departamento de finanzas para solicitar el reembolso dentro de los 10 días. El departamento de finanzas se reserva el derecho de no aceptar reembolsos vencidos. 4.6.4 Procedimientos de reembolso: Procedimientos de reembolso para el personal del Departamento de Finanzas: La persona a cargo organiza las facturas y completa el formulario de reembolso (Anexo 2) → Revisión por el ministro y director responsable → Revisión por el Departamento de Finanzas → El presidente aprueba los procedimientos de reembolso para personal que no pertenece al Departamento de Finanzas: El personal encargado clasifica las facturas y completa el formulario de reembolso (Apéndice 2) → Revisión por el ministro y director responsable → Revisión por el Departamento de Finanzas → Aprobación por el Vicepresidente Ejecutivo 4.6.5 Al reembolsar viajes gastos, el cajero debe deducir primero los gastos de la empresa prestados previamente por el viajero de negocios. Si devuelve menos de lo que necesita para compensarlo, puede liquidarlo todo de una vez. 4.7 Otros 4.7.1 El personal de negocios nacional y extranjero será subsidiado para las comidas de acuerdo con los requisitos de este sistema. No se reembolsarán otros gastos excepto "transporte", "alojamiento", "gastos telefónicos" y "gastos de formación y estudio". . 4.7.2 Si otro personal especial de la empresa realiza viajes de negocios o visita a familiares, sus gastos serán reembolsados ​​previa aprobación del presidente. 5 Requisitos de evaluación 5.1 El Departamento de Finanzas revisará si la cuota de reembolso de facturas de cada departamento excede el estándar de acuerdo con estos métodos de gestión, y rehará los procedimientos de reembolso para aquellas que excedan el estándar. Si el estándar se excede con frecuencia, el proceso de reembolso. se rehará y será notificado y criticado por aquellos que con frecuencia excedan el estándar 5.2 Incumplimiento de los requisitos después de regresar de un viaje de negocios Si la empresa estipula que el reembolso debe realizarse dentro de los 10 días, se cobrarán entre 10 y 50 yuanes. deducido del empleado. Debe ser firmado por el Ministro de Finanzas y deducido al reembolsar. 5.3 Todos los gastos de viaje prestados personalmente deben devolverse dentro de los dos meses. Si el pago no se devuelve dentro de la fecha de vencimiento, el Departamento de Finanzas cobrará estrictamente intereses bancarios por el mismo período. Las sanciones se deducirán no menos de 10 yuanes por hora del salario del mes firmado por el Ministro de Finanzas. 5.4 El contador a cargo de la cuenta corriente en el departamento financiero debe notificar de inmediato al cajero los detalles de la deuda y supervisar que el cajero cumpla con los Artículos 4.6, 5.2 y 5.3. De lo contrario, si se encuentra una vez, se deducirán 10 yuanes. de su salario mensual, si no se corrige el próximo mes, se deducirán 50 yuanes. Si el cajero no deduce dinero de acuerdo con las regulaciones, se deducirán 10 yuanes de su salario mensual cada vez que se descubra que lo hace. Si el cajero no hace correcciones en el mes siguiente, se deducirán 50 yuanes. Por favor adopte y evalúe. ¡Gracias!