Reflexiones sobre la construcción informatizante de la gestión de archivos en instituciones públicas
Las instituciones públicas deben fortalecer el cultivo de la calidad profesional del personal de gestión de archivos. El personal de gestión de archivos debe tener ciertos conocimientos técnicos en informática, software y hardware, y ser. capaz de manejar información informatizada. Los archivos se gestionan de manera efectiva.
Reflexiones sobre la construcción informatizadora de la gestión de archivos en instituciones públicas - 1 Resumen de tesis:
El siglo XXI es la era de la información y el modelo tradicional de gestión de archivos ya no puede adaptarse a el rápido desarrollo de la sociedad moderna. La gestión de archivos de China se enfrenta a un enorme cambio. La popularización de la tecnología de redes informáticas brinda oportunidades para mejorar el nivel de gestión de archivos en nuestro país, pero también trae desafíos. En la actualidad existen numerosos problemas en el proceso de gestión de archivos en nuestro país, que dificultan gravemente la construcción de informatización de la gestión unitaria de archivos. Este artículo analiza la situación actual de la gestión de archivos en nuestro país y cómo desarrollarla aún más.
Palabras clave:
Instituciones públicas; gestión de archivos; construcción de información
El rápido desarrollo de la tecnología de la información ha traído oportunidades y desafíos a la gestión de archivos de las instituciones públicas. La gestión de archivos tradicional basada en papel y entrada manual ya no puede cumplir con los requisitos de la sociedad moderna. Sólo mediante una transformación la gestión de archivos de mi país podrá adaptarse a las necesidades del desarrollo real de las instituciones públicas y desempeñar un papel más importante. En la industria de los archivos de mi país, muchas personas han comenzado a explorar formas efectivas de lograr la informatización de la gestión de archivos. Aún queda un largo camino por recorrer para alcanzar verdaderamente este objetivo.
1. Análisis de la situación actual de la gestión de archivos en las instituciones públicas
Con el rápido desarrollo de la informatización global, la mayoría de las instituciones han comenzado a construir una informatización de la gestión de archivos, pero el efecto es No es obvio. Hubo muchos obstáculos en el camino hacia la construcción. En primer lugar, la gestión de expedientes de las instituciones públicas no ha recibido la debida atención. La gestión de archivos desempeña un papel insustituible en el funcionamiento de las instituciones públicas. La ordenación regular de los expedientes aclara el trabajo de la institución pública y también mejora el disfrute de los recursos. Sin embargo, muchos usuarios de archivos o líderes de instituciones públicas no tienen una comprensión clara de la gestión de archivos y descuidan la construcción de la gestión de archivos en sus unidades. La inversión de capital es demasiado pequeña para mejorar el nivel de software y hardware de la gestión de archivos, y la calidad y capacidad del personal de gestión de archivos son demasiado bajas. En segundo lugar, el desarrollo de recursos de información de archivos en nuestro país es limitado, la oferta efectiva es seriamente insuficiente y hay demasiada duplicación de trabajo en la recopilación y procesamiento de recursos de información. En la actualidad, el índice de apertura de los archivos de nuestro país es muy bajo, la capacidad de las bases de datos es pequeña y los enormes recursos de información no se han utilizado de manera efectiva. Finalmente, faltan sistemas que cumplan con los requisitos de gestión de archivos de las instituciones públicas, y los equipos de software y hardware no pueden cumplir con los requisitos de grandes cantidades de información de archivos en las instituciones públicas.
2. Modelo de construcción de informatización de la gestión de archivos en las instituciones públicas
En la actualidad existen muchos problemas en la gestión de archivos de las instituciones públicas en nuestro país. Esto es normal, pero deberíamos hacerlo. No ignorar la existencia de problemas específicos que deben analizarse en detalle y luego resolverse. Para adaptarse mejor al desarrollo de la sociedad de la información, los departamentos de gestión de archivos de las instituciones públicas deben encontrar las causas fundamentales de los problemas y resolverlas de manera oportuna para satisfacer las necesidades de los usuarios de la información de archivos.
1. Establecer un sistema de gestión de documentos eficaz y seguro.
La función de los archivos es proporcionar recursos de información convenientes, rápidos y completos para empresas e instituciones, y proporcionar la mejor información para usuarios de servicios de archivo, muchos archivos son documentos secretos de la unidad, por lo que se debe desarrollar un sistema de administración de archivos efectivo y seguro para garantizar la seguridad de los archivos y eliminar los peligros ocultos de la información falsa. El departamento de archivos debe intensificar la inspección de las redes internas y externas y controlar estrictamente los archivos en línea. Al mismo tiempo, los usuarios de archivos deben proporcionar comentarios oportunos sobre su uso, y los administradores de archivos también deben aprender de las opiniones y sugerencias de los usuarios de archivos para mejorar aún más la gestión de archivos de las instituciones públicas.
2. Incrementar la construcción de instalaciones de software y hardware de gestión de archivos.
Los archivos tradicionales están hechos en su mayoría de materiales de papel, lo que genera grandes inconvenientes para la recopilación, el almacenamiento y la protección de los archivos. Al mismo tiempo, el desarrollo de la tecnología de la información permite almacenar grandes cantidades de datos a través de entradas electrónicas, lo que reduce el espacio necesario para el almacenamiento de archivos y simplifica los requisitos para la disposición de los archivos y el entorno de almacenamiento. Esto requiere que la organización cuente con un conjunto completo de equipos de software y hardware con funciones integrales y fácil operación.
3. Fortalecer la formación de calidad profesional del personal de gestión de archivos en las instituciones públicas.
Debido a la penetración de la informatización en la gestión de archivos de las instituciones públicas, los métodos de gestión de archivos han sufrido grandes cambios y el alcance de la gestión también se ha ampliado, por lo que se han ampliado los requisitos de capacidad del personal de gestión de archivos. También se ha mejorado hasta cierto punto.
Las instituciones públicas deben fortalecer el cultivo de las cualidades profesionales del personal de gestión de archivos. El personal de gestión de archivos debe tener ciertos conocimientos técnicos de computadoras, software y hardware, y ser capaz de gestionar eficazmente archivos basados en información. Las instituciones públicas deberían prestar atención a aumentar la atención que el personal de gestión de archivos presta a su trabajo y, al mismo tiempo, evaluar las capacidades profesionales del personal de gestión de archivos.
3. La importancia de la construcción de la informatización de la gestión de archivos en las instituciones públicas.
1.
Dado que los archivos tradicionales están hechos principalmente de materiales de papel, que son propensos a fragilizarse y envejecer, el proceso de recopilación, clasificación, almacenamiento y protección de materiales es demasiado complejo. Después de la informatización, la mayoría de los archivos se escriben. Los administradores pueden recopilar y organizar archivos estableciendo una plataforma de red electrónica y entrada electrónica. El espacio ocupado por la información se reduce, lo que facilita su almacenamiento y gestión. Al mismo tiempo, la gestión de archivos se vuelve sencilla y sencilla y sólo requiere un mantenimiento regular del sistema.
2. Los usuarios de archivos son más cómodos de usar.
En el pasado, el uso de archivos requería que los usuarios de archivos buscaran entre una gran cantidad de datos. La carga de trabajo era enorme y era difícil encontrar lo que necesitaban. Después de la informatización de los archivos, los usuarios de los archivos pueden introducir palabras clave a través de Internet para encontrar lo que buscan entre una gran cantidad de información. Al mismo tiempo, los usuarios no tienen que ir a los archivos para buscar personalmente, lo que mejora. la transmisión remota de información de archivos y mejora en gran medida la eficiencia de la gestión de archivos y la eficiencia de la oficina.
Cuarto, resumen
Con el desarrollo integral de la tecnología de la información, la gestión de archivos tradicional ya no puede satisfacer las necesidades de la sociedad en materia de gestión de archivos. Sólo reformando la gestión de archivos y cambiando el modelo de gestión de archivos se podrá lograr una gestión de la información de archivos eficiente y conveniente. Sin embargo, la gestión de archivos de China aún se encuentra en la etapa de exploración, todavía existe una gran brecha entre este país y otros países y no puede satisfacer las necesidades del público. Por lo tanto, las organizaciones necesitan fortalecer la mejora de la gestión de archivos, y las empresas de software y hardware deben diseñar y producir sistemas de gestión de archivos profesionales y eficaces.
Materiales de referencia:
[1] Zhu Huihong. Una breve discusión sobre la construcción y desarrollo de la informatización de la gestión de archivos en las instituciones públicas [J]. (4): 5-5,6.
[2]Su·. Métodos y estrategias para mejorar la construcción de informatización de la gestión de archivos en instituciones públicas [J]. Cultura Corporativa Oriental. (16): 128-128.129.
[3]Bo. Investigación sobre estrategias de construcción de información para la gestión de archivos en instituciones públicas [J]. (14): 71-71.
Reflexiones sobre la construcción de la informatización de la gestión de archivos en instituciones públicas 2 Resumen
La tecnología de la información ha realizado la gestión digital de archivos en las instituciones y ha proporcionado información para Gestión de archivos en instituciones. La aplicación de la tecnología de la información también ha creado un nuevo entorno y ha enfrentado nuevos problemas para la gestión de archivos en las instituciones públicas. Las instituciones públicas deben combinar las características de la informatización de la gestión de archivos, resumir el impacto de la tecnología de la información, formular contramedidas específicas y mejorar el nivel de construcción de la informatización de la gestión de archivos.
Palabras clave
Instituciones públicas; gestión de archivos; construcción de información
Introducción
Con la creciente carga de trabajo de la gestión de archivos, las deficiencias de la gestión tradicional La gestión de archivos sigue surgiendo y la tecnología de la información proporciona apoyo técnico para la gestión de archivos en las instituciones públicas. La tecnología de la información ha transformado la gestión de archivos de las instituciones públicas del papel a la digital, mejorando la eficiencia de la gestión de archivos. Sin embargo, la informatización de la gestión de archivos está respaldada por la tecnología de la información y la gestión de archivos enfrenta amenazas internas y externas. La gestión de archivos también está evolucionando hacia la complejidad, la diversificación y la personalización, y la gestión de archivos en las instituciones públicas también ha expuesto nuevos problemas.
En primer lugar se analiza la situación actual de la informatización de la gestión de archivos en las instituciones públicas.
Con la popularización de la tecnología informática y el desarrollo de las tecnologías de la información, las instalaciones de gestión de archivos de las instituciones públicas. Las instituciones públicas son cada vez más completas, lo que proporciona una nueva dirección para la gestión de archivos. El desarrollo en una dirección estandarizada y científica ha sentado una base técnica. Sin embargo, todavía existen muchos problemas en la gestión de archivos de las instituciones públicas de nuestro país.
Inversión insuficiente
La construcción de información para la gestión de archivos es un proyecto sistemático y de largo plazo. El sistema de gestión de archivos debe mejorarse continuamente con la actualización continua de la tecnología de la información. Las instituciones también deben garantizar inversiones de capital a largo plazo, actualizar oportunamente el software y el hardware del sistema de información, reducir las vulnerabilidades del sistema y garantizar la seguridad del sistema de gestión de archivos.
Sin embargo, muchas instituciones carecen de conocimientos científicos sobre la informatización de la gestión de archivos y no están dispuestas a invertir una gran cantidad de dinero en la construcción de sistemas de información de archivos. Como resultado, el software y los equipos del sistema no se pueden actualizar durante mucho tiempo, y los equipos y equipos de información no pueden actualizarse durante mucho tiempo. La tecnología es imperfecta, lo que limita el papel de la tecnología de la información en la gestión de archivos. Los sistemas de gestión de registros enfrentan muchas amenazas.
(2) Cuestiones de personal
La informatización de la gestión de archivos incluye muchas tecnologías avanzadas, y la gestión de archivos también requiere personal técnico especializado para manejarla. Sin embargo, muchas organizaciones creen que la informatización de la gestión de archivos es simplemente la transformación de archivos en papel en archivos electrónicos, y que los administradores sólo necesitan dominar habilidades básicas de operación informática. Por lo tanto, la mayoría del personal de gestión de archivos de la mayoría de las organizaciones tiene demasiado tiempo para cuidar de sí mismos y tiene una rica experiencia en la gestión de archivos tradicional. Aunque estos administradores tienen excelentes capacidades de gestión de archivos, carecen de capacidades operativas de tecnología de la información y no pueden satisfacer las necesidades de gestión de información de archivos. Si la capacidad de utilizar la tecnología de la información para gestionar archivos no es alta, afectará la recopilación y el almacenamiento de archivos, lo que afectará la precisión de los archivos y dificultará el desarrollo de la tecnología de la información en la gestión de archivos de las instituciones públicas. Además, el sistema de gestión de archivos de información requiere un mantenimiento diario y requiere altos conocimientos informáticos por parte de los administradores.
(3) La construcción de la informatización de la gestión de archivos carece de pertinencia
La construcción de la informatización de la gestión de archivos es una tarea altamente profesional, y es necesario asegurar el sistema de gestión de archivos acorde a la situación de la institución pública juega un papel. Sin embargo, algunas instituciones ignoran la particularidad de la construcción de la informatización de la gestión de archivos y aplican los métodos de gestión de archivos de otros departamentos a su propia construcción de la informatización de la gestión de archivos de acuerdo con el principio de "uso", lo que resulta en una falta de pertinencia y un desperdicio de recursos. . Esto ha tenido un impacto negativo en la construcción de informatización de la gestión de archivos y ha afectado el papel del sistema de información de gestión de archivos.
(4) Existen muchas lagunas en la gestión de la información de archivos.
Debido a los problemas existentes en la construcción y mantenimiento de los sistemas de información de gestión de archivos, el grado de informatización de la gestión de archivos en las instituciones públicas es bajo y no están familiarizados con los diversos métodos y procesos de las operaciones de informatización de archivos. Las operaciones de administración de archivos son propensas a errores, lo que resulta en corrupción de archivos y pérdida de datos.
Dos. Contramedidas para fortalecer la construcción de información de la gestión de archivos en instituciones públicas
(1) Conceptos de cambio
Los líderes y el personal de las instituciones públicas deben comprender correctamente el estado y el papel de los sistemas de información de gestión de archivos y prestar atención a los sistemas de información Construcción e inversión, la introducción de equipos de gestión modernos, la mejora de las instalaciones de software y hardware del sistema de información, garantizando que el equipo de gestión de archivos sea completo y suficiente para cumplir con los requisitos del trabajo de archivos de gestión de información. De acuerdo con el principio de orden científico, se almacenan archivos de diferentes categorías y soportes para facilitar la búsqueda y el uso diarios, garantizando que los archivos puedan rescatarse incluso en emergencias. Establecer bases de datos de texto completo y bases de datos multimedia. Las instituciones que tengan las condiciones también deben establecer un sistema estandarizado de aceptación de archivos electrónicos para facilitar la entrada y gestión digital de varios archivos. También facilita que las instituciones consulten electrónicamente la información de texto completo de los archivos. mejora la eficiencia del servicio y la calidad del sistema de información.
(2) Mejorar la calidad profesional de los administradores
Para la construcción de informatización de la gestión de archivos, mejorar la calidad profesional de los administradores juega un papel importante en la promoción de la construcción de informatización de la gestión de archivos. . En primer lugar, se deben hacer esfuerzos para mejorar el dominio de la informática, las habilidades laborales de gestión de archivos de información y la calidad integral de los gerentes, y cultivar talentos que satisfagan las necesidades laborales reales. Las instituciones también deben otorgar importancia ideológica a la gestión de archivos, crear conciencia sobre la gestión de archivos basada en información y permitir que todos los empleados presten atención a la gestión de archivos basada en información y a las precauciones para la gestión de archivos basada en información. Finalmente, fortalecer la evaluación de las capacidades profesionales del personal de gestión de archivos, establecer un sistema de evaluación del desempeño científico, estimular la conciencia del personal sobre la superación personal, mejorar activamente sus habilidades y garantizar que las habilidades personales cumplan con los requisitos del trabajo y los requisitos de la construcción de informatización de la gestión de archivos de la unidad. .
(3) Fortalecer el desarrollo de software de sistemas de información de gestión de archivos
Para la aplicación ciega de sistemas de información de gestión de archivos, es necesario desarrollar y mejorar el equipo de hardware necesario para la gestión de archivos. , y al mismo tiempo desarrollar software de Aplicación adecuado para la gestión de registros institucionales, trabajando juntos. Por ejemplo, si se desarrolla un plan maestro para la informatización de la gestión de archivos que esté en línea con el desarrollo de la unidad, y se construye un modelo de gestión que satisfaga las necesidades de gestión de archivos de la unidad basándose en las necesidades reales de información de la unidad, la flexibilidad y Se mejorará la escalabilidad del sistema de gestión de archivos, haciendo que la gestión de archivos sea más eficiente. El sistema de información se puede ajustar de acuerdo con los cambios en las necesidades de gestión de archivos de la unidad.
(4) Desarrollar un sistema de gestión de información de archivos.
La construcción de la informatización de la gestión de archivos no es sólo una inversión de fondos y talentos, sino que también requiere el establecimiento de un conjunto de sistemas y procesos de gestión de la información que sean consistentes con la unidad, y la estandarización y control de los archivos. Gestión según los procesos. Si la información y los documentos involucrados en los procesos de trabajo diarios de cada departamento son bastante diferentes, la organización puede exigir que cada departamento establezca diferentes bibliotecas de recursos de información según las necesidades laborales para facilitar el rápido intercambio y circulación de documentos e información dentro del personal del departamento. Puede consultar y obtener rápidamente archivos de destino para mejorar la pertinencia y practicidad del sistema de gestión de archivos. Los sistemas de gestión y procedimientos operativos científicos y eficaces reducen los errores operativos y evitan la pérdida de archivos debido a daños en los mismos.
Tercero, conclusión
Las instituciones públicas deben hacer pleno uso de la tecnología de la información, aprovechar la conveniencia que la tecnología de la información brinda a la gestión de archivos y promover activamente la informatización de la gestión de archivos. Al mismo tiempo, las instituciones públicas también necesitan comprender plenamente los problemas que la tecnología de la información trae a la gestión de archivos y los nuevos problemas causados por la aplicación de la tecnología de la información a la gestión de archivos, y analizar los problemas existentes en la construcción de la informatización de la gestión de archivos desde la aspectos de equipos de software y hardware, personal, sistemas de gestión, etc. Combinado con la perfecta construcción de informatización de la gestión de archivos de la unidad, aprovecharemos plenamente el papel de la tecnología de la información en la gestión de archivos.
Referencia
Yang Xin. Una breve discusión sobre la construcción y desarrollo de la informatización de la gestión de archivos en instituciones públicas [J]. Innovación y aplicación de ciencia y tecnología, 2013, 03:290.
[2]Su·. Métodos y estrategias para mejorar la construcción de información de la gestión de archivos en instituciones públicas [J Oriental Corporate Culture, 2013, 16: 128-129.
[3]Zhang Xiaowei. Problemas y contramedidas en la construcción de informatización de la gestión de archivos en instituciones públicas [J] Comunicación de Ciencia y Tecnología, 2015, 21: 142-143.
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