¿Qué preparativos se deben hacer para celebrar una conferencia de prensa?

1. Determinar la fecha, lugar y puntos noticiosos de la conferencia de prensa:

Notas: Coordinar con la fecha del evento que deseas dar a conocer, promocionar tu propia publicidad externa, explore puntos de noticias y cree efectos de noticias. Tenga cuidado de evitar colisiones con eventos noticiosos importantes. Este paso deberá completarse 20 días antes de la rueda de prensa oficial, y a más tardar 15 días, y reservarse el lugar antes de emitir la carta de invitación, de lo contrario afectará el siguiente paso del trabajo.

2. Determine los organizadores y participantes:

Incluyendo empresas de publicidad, líderes, clientes, pares, reporteros de medios, etc., coordine la escala y el precio con el organizador de la conferencia de prensa. y firmar un contrato de acuerdo, redactar una lista detallada de invitaciones, la agenda de la reunión, el cronograma, el plano del diseño del sitio de la conferencia de prensa, etc.

Nota: Este paso lo solicita principalmente el organizador, y el organizador es específicamente responsable de ello.

3. Según la lista de invitados:

Trabajen juntos para enviar cartas y tarjetas de invitación para garantizar que el personal importante no se pierda la conferencia de prensa debido a malos arreglos. Recopile la información de confirmación y haga una lista detallada de los participantes para el siguiente paso. Nota: Este paso debe planificarse cuidadosamente, contar con una persona a cargo dedicada, ampliar adecuadamente la lista de invitados, implementar relaciones públicas y seguimiento de figuras importantes, y preparar planes de respaldo para garantizar la cantidad y calidad de los participantes en la conferencia de prensa.

4. Compra de regalos:

Selecciona los anfitriones, el personal de etiqueta y el personal de recepción, y realiza capacitaciones y ensayos. Diseñe el tablero, organice el lugar y considere plenamente cada detalle, como equipos de audio y proyección, discursos de los líderes, comunicados de prensa, selección de música en el lugar, arreglos de entretenimiento durante los descansos en las reuniones, etc.

5. Una o dos horas antes de la conferencia de prensa oficial, verifique si todos los preparativos están listos:

Haga que la agenda de la reunión sea precisa al minuto y formule medidas correctivas para situaciones inesperadas. Inicie la conferencia de prensa según lo planeado. Los procedimientos de la conferencia de prensa generalmente incluyen el registro de invitados, la recepción VIP, el anuncio del anfitrión del inicio de la conferencia de prensa y la agenda de la reunión, el procedimiento de acuerdo con la agenda de la reunión, la cena e intercambio posterior a la reunión y las actividades individuales. para personas con necesidades especiales de relaciones públicas.