¿Qué es un sistema de oficina?
El núcleo del sistema de oficina OA es la gestión del flujo de trabajo, por lo que su implementación debe basarse en la implementación del flujo de trabajo, enfocándose en resolver problemas de flujo de trabajo, ayudar a las empresas a estandarizar los sistemas de gestión y mejorar la eficiencia del trabajo. Se puede decir que el flujo de trabajo es la herramienta de implementación más importante del sistema OA. Como se muestra en la figura de la derecha, hay siete tipos de procesos en un sistema de oficina OA típico.
Como se muestra en la imagen de la derecha, un sistema de oficina OA maduro tiene una estructura clara de múltiples capas: la capa de base de datos, la capa funcional y la capa de interfaz están separadas, por lo que cuando se implementa, puede adaptarse a las necesidades. la empresa existente al máximo el entorno de TI y realizar ajustes flexibles en cada nivel sin afectar la aplicación general del sistema de oficina de OA.
Durante el inicio y la implementación del proyecto, mantenga una comunicación fluida desde todos los aspectos y ángulos, escuche las necesidades de los clientes, obtenga más conocimientos y mejore la eficiencia de la colaboración. Llegar a un mayor entendimiento con los clientes sólo beneficiará la cooperación entre ambas partes y la implementación exitosa del proyecto.
La aplicación del software de oficina colaborativo OA en las empresas es una ingeniería de sistemas compleja, porque no solo involucra productos de software, sino que también necesita estandarizar los procesos comerciales de varios departamentos de la empresa; aplicaciones pero también necesita coordinar organizaciones; y Existen diferencias esenciales entre el software financiero u otro software de aplicación pequeña. Si las empresas quieren hacer un buen uso del software de oficina OA, deben implementar la implementación del sistema. Su efecto de aplicación en las empresas no sólo depende de la calidad de los productos de software, sino más importante aún, del control del proceso de implementación. Debido a que la aplicación exitosa del software de gestión empresarial se ve afectada por muchos vínculos y factores, es imposible tener éxito sin una preparación adecuada y una planificación cuidadosa por adelantado.
No tenga miedo de "causar problemas" y evite la gestión pasiva, sino gestione activamente, libere primero y luego cierre, para proteger y promover el entusiasmo de los empleados de base. (La lógica de la administración pasiva es: algunas aplicaciones pueden causar algunos problemas, por lo que no todos deberían usarlas; la lógica de la administración activa es: incluso si algunas aplicaciones pueden traer algunos efectos negativos, por el bien de la informatización Para el desarrollo, para mejorar la oficina Para mejorar la eficiencia y las capacidades generales de la organización, todavía necesitamos usar estas funciones, pero con más administración inteligente, las personas a cargo optarán por administrar activamente), como foros, comunicación instantánea, archivos de video, etc., para promover. la aplicación de OA a partir de intereses.
Con el desarrollo continuo del software colaborativo de OA, el papel de los consultores de implementación de OA se ha transformado gradualmente de una implementación estilo niñera a una implementación estilo mentor. Los consultores de implementación estilo mentor están guiados por el cliente y tienen una comprensión general del progreso de todo el proyecto. El proveedor brinda más asistencia técnica, capacitación y orientación para garantizar la transferencia de conocimientos.
De esta manera, los clientes son expertos en el negocio de su propia unidad, plantean cuestiones de gestión básicas, clasifican planes de procesos de negocio e incluso recopilan e investigan diversos datos básicos, profundizan en las necesidades y diversos sistemas de gestión de operaciones. Los sistemas de incentivos para proyectos suelen ser formulados por los clientes basándose en sus propios estilos de gestión, mientras que los consultores de implementación desempeñan un papel más bien de coaching, proporcionando métodos, herramientas, capacitación técnica, orientación, respuestas a preguntas clave y asistencia. Este tipo de consultor de implementación puede transferir conocimientos y capacidades de manera efectiva. Los clientes posteriores pueden establecer completamente su propia capacidad para ajustar, cambiar y administrar el sistema de oficina de OA, activando así el sistema. Después de la aceptación del proyecto, el sistema puede continuar con la aplicación en profundidad. extenderá el ciclo de vida del proyecto.
Por supuesto, el plan de gestión de implementación estilo mentor no es solo una metodología. Tiene altos requisitos para la facilidad de uso, gestión y mantenimiento del sistema de oficina de OA. Dominar rápidamente el uso y la gestión de los sistemas de oficina OA cuando las propias capacidades y tiempo son limitados, lo que hace imposible completar las tareas del proyecto a tiempo, lo que se convierte en un cuello de botella y una deficiencia en la implementación de todo el proyecto.
Para garantizar el éxito de la implementación del proyecto del sistema de oficina colaborativa OA, los consultores de implementación estilo mentor pueden controlar el proyecto en los siguientes cuatro aspectos:
(1) Seleccionar el proyecto apropiado personal
Se debe guiar a las empresas para que seleccionen a los miembros del equipo del proyecto en función de la calidad del personal, las capacidades comerciales, el alcance del proyecto, etc., y garantizar que el personal capacitado participe en el proyecto a tiempo completo y asegure el apoyo de la alta dirección. El personal del proyecto debe ser empleados que apoyen firmemente el proyecto y puedan soportar una cierta presión de trabajo. De lo contrario, los costos de comunicación y coordinación interna compensarán parte de la probabilidad de éxito del proyecto.
(2) Preste atención a la capacitación y evaluación del cliente
El contenido de la capacitación debe cubrir las reglas y regulaciones, la promoción del concepto de gestión colaborativa y la guía de operación del sistema de oficina colaborativa, etc., y Puede utilizar explicaciones de texto populares, PPT vívidos, videos en pantalla intuitivos y otros materiales de capacitación, y producir registros de capacitación y documentos de retroalimentación efectiva para garantizar la calidad de la capacitación. Al mismo tiempo, las evaluaciones se realizan en forma de exámenes escritos, operaciones por computadora, etc., y los resultados de la evaluación se envían rápidamente al líder del proyecto en el informe de capacitación. En la reunión, puede utilizar el método de nominar y elogiar a los destacados y explicar las situaciones no calificadas sin nominar, para estimular el entusiasmo de los clientes por aprendiendo.
(3) Realizar inspecciones de calidad y realizar correcciones oportunas
Establecer un mecanismo de aceptación del trabajo del cliente por etapas y realizar correcciones de seguimiento regulares e irregulares para garantizar la calidad del trabajo del cliente. Al formular el plan del proyecto, se deben reservar unos días de tiempo flexible en puntos clave del proyecto para garantizar el buen progreso del trabajo.
(4) Establecer un sistema de recompensas y castigos
Muchos empleados corporativos tienen distintos grados de resistencia al sistema de oficina colaborativa de OA. Por un lado, parte de la resistencia puede compensarse. a través de capacitación, publicidad, etc., por otro lado, se puede establecer un sistema razonable de recompensas y castigos para promover la implementación. Por ejemplo, puede utilizar el método de recompensar una cierta cantidad de dinero por compartir un conocimiento para estimular el entusiasmo de algunas personas por compartir conocimientos. Cuando todos los empleados tengan esta voluntad, puede cancelar el mecanismo de recompensa y adoptar un mecanismo de castigo. castigar a quienes todavía no utilizan el sistema colaborativo de oficina.
Es precisamente debido al cambio en el rol de los consultores de implementación del sistema de oficina OA que la idea de la gestión colaborativa se ha extendido entre más personal gubernamental y empresarial, lo que también ha impulsado el desarrollo de la oficina OA. El desarrollo de software de automatización en gran medida y el desarrollo de ideas de gestión colaborativa también incitan a los implementadores a prestar atención a los puntos clave y las dificultades en el control del proyecto durante este proceso de transformación de roles. Estos dos aspectos se complementan y ambos sirven para integrar la empresa. recursos, mejorar el desempeño del gobierno y las empresas desempeñan su papel para beneficiarse.
Referencia para más detalles
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