Un ensayo sobre la cultura de TI.

Gestión de proyectos de TI

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Resumen: Desde la perspectiva de la construcción de información empresarial, a partir de la situación actual de la construcción de proyectos de información, se enfatiza la importancia de la selección y la gestión de proyectos. Describe en detalle los principales puntos de control de gestión de la gestión inicial de proyectos de construcción de información, así como las principales medidas de cada punto de control de gestión, y analiza todo el proceso de gestión de la Parte A como proyecto de TI.

Palabras clave: gestión de inicio de proyectos, análisis de demanda, demostración del plan de viabilidad

En los últimos años, algunas empresas han invertido mucho en la construcción de información, por lo que algunas empresas están ansiosas por comenzar. Es inevitable que los insumos y resultados del proyecto no sean ideales. Además, debido a los rápidos cambios en el entorno del mercado, los correspondientes modelos de negocio también cambian constantemente, lo que plantea requisitos muy altos en cuanto a la adaptabilidad de los sistemas de información.

En el pasado, algunos proyectos no tuvieron en cuenta estos problemas al comenzar, lo que resultó en que algunos proyectos se iniciaran a ciegas y apresuradamente, lo que resultó en análisis de entrada y salida poco claros, construcciones repetidas y caos organizacional, lo que causó dificultades en la implementación posterior del proyecto, el mantenimiento del proyecto y el uso del proyecto. Trae grandes riesgos e incluso hace que los usuarios abandonen el sistema después de su construcción. En última instancia, las empresas sufrirán. Por lo tanto, cada vez más empresas se han vuelto más racionales en su toma de decisiones para lanzar proyectos y exigen estrictamente un trabajo de demostración antes del lanzamiento del proyecto. Equilibre las necesidades comerciales inmediatas con las necesidades estratégicas a largo plazo. Garantizar el éxito de la construcción del proyecto.

En comparación con los proveedores de productos, el proceso de inicio del proyecto de la Parte A es muy diferente del de la Parte B. Es un proceso complicado en el sentido contractual durante la construcción del proyecto. A menudo requiere considerar una serie de preguntas, tales como: ¿Es razonable la demanda? ¿Es necesario iniciar este proyecto? ¿Cuáles son los posibles impactos del proyecto? ¿Qué tan grande es la posible inversión? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Puede soportar el modelo de gestión actual? Si no, ¿dónde podemos prepararnos para el cambio? ¿Qué productos relacionados con la industria existen? ¿Qué es realmente adecuado a las necesidades?

Por lo tanto, es de gran importancia para las empresas formar una comprensión unificada de la gestión de inicio de proyectos.

En términos generales, la gestión de inicio de proyectos se puede dividir en las siguientes etapas:

Primero, la etapa de propuesta de intención

En la etapa de propuesta de intención, el departamento comercial descubre las necesidades empresariales que deben satisfacerse a través de la tecnología de la información y se plantean expectativas para la construcción de sistemas de información. Dado que la intención de un proyecto de información va acompañada de todo el proceso de desarrollo empresarial, la gestión y planificación general de la intención siempre ha sido un problema difícil para el departamento de información de la empresa.

Para las empresas con períodos de planificación empresarial concentrados, las intenciones suelen concentrarse en el período de planificación empresarial. Por ejemplo, al final de un ejercicio financiero, cuando las empresas evalúan sus modelos, a menudo necesitan mejorar o reformar sus modelos de negocio, lo que genera la necesidad de herramientas de información. Las ideas o necesidades que se generan en este momento muchas veces son poco maduras, tienen gran incertidumbre y tienen un alto riesgo de cambios posteriores. Pero este período es también el período en el que las intenciones están más concentradas y es más fácil de coordinar. Durante este período, el departamento de información generalmente recopila y organiza todas las intenciones e inicialmente forma una lista de construcción del proyecto. Teniendo en cuenta las prioridades estratégicas de la empresa y las limitaciones de inversión de recursos, priorizamos los proyectos y determinamos las prioridades de construcción.

Para las intenciones del proyecto que no se proponen durante el período de planificación centralizada, a menudo afectarán la planificación y los planes generales originales, y todos los aspectos de la demostración deben ser más cautelosos, como la necesidad del proyecto, la la racionalidad de la inversión, la probabilidad de disponibilidad de recursos, el impacto en los sistemas existentes y en construcción, etc.

El departamento de gestión de la información (o departamento de gestión de proyectos de TI) puede guiar las intenciones de las necesidades comerciales estableciendo algunos sistemas y procesos, e intentar hacer realidad las intenciones presentadas durante el período de planificación centralizada.

Las propuestas intencionales se gestionan como una etapa de puesta en marcha del proyecto, y su significado radica en: la planificación general de intenciones para asegurar la racionalidad global de la construcción del sistema.

2. Fase de Análisis de Requisitos

Después de aceptar la intención del proyecto, se ingresará a la fase de análisis de necesidades del proyecto. En esta etapa, se requiere un equipo compuesto por personal de TI y personal comercial para realizar una investigación y un análisis detallados de las necesidades comerciales. Los métodos utilizados consistieron principalmente en entrevistas y reuniones con personas de todos los niveles del negocio.

En esta etapa, el personal de TI y el personal empresarial suelen tener conflictos.

TI puede pensar que las necesidades del negocio no están claras, mientras que la empresa piensa que sus necesidades son muy claras. La clave para resolver esta contradicción es contar con métodos detallados de gestión y control para guiar al personal empresarial a perfeccionar los requisitos. Por ejemplo, formule un marco para un informe de análisis de requisitos y documente los puntos clave. En términos generales, el análisis de la demanda incluye el siguiente contenido:

Análisis de procesos de negocio actuales

Análisis de procesos de negocio futuros

Análisis de diferencias entre negocios actuales y negocios futuros

Requisitos de puntos de función de información

Requisitos no funcionales de sistemas futuros, como requisitos de rendimiento, requisitos ambientales, requisitos de seguridad, etc.

Prioridad de requisitos

Una vez formado el informe de análisis de requisitos, se debe organizar una revisión de los requisitos para lograr la aprobación unánime de las partes interesadas del proyecto. Este proceso puede incluir:

Desarrollar un plan de revisión: desarrollar un plan de trabajo de revisión, identificar a los miembros del equipo de revisión y preparar materiales de revisión.

Revisión previa de requisitos: Los miembros del equipo de revisión revisan previamente el documento de requisitos.

Convocar una reunión de revisión: Convocar una reunión de revisión para revisar la especificación de requisitos.

Ajustar el documento de requisitos: Reanalizar y ajustar los requisitos en función de los problemas descubiertos durante la revisión.

Revisar el documento de requisitos: Revisar el documento de requisitos ajustado en función de las preguntas planteadas en la reunión de revisión.

3. Etapa de demostración del plan de viabilidad

La demostración del plan de viabilidad es una actividad clave en la fase de inicio del proyecto y su calidad afecta directamente el efecto de implementación del proyecto. El equipo de demostración generalmente está compuesto por personal comercial y de TI dentro de la empresa. Dependiendo de la importancia, dificultad y escala del proyecto, es posible que se requieran recursos de consultores profesionales externos.

El propósito de la demostración del plan de viabilidad es confirmar si los planes técnicos y de gestión futuros son efectivos confirmando el sistema de gestión y el marco técnico del sistema. Se basa en las dificultades del proyecto en gestión, tecnología, implementación, etc., y va aclarando poco a poco las necesidades del cliente. Planificar la solución general en función de las necesidades como base para la evaluación de insumos y productos del proyecto, la selección de productos y como limitación para los planes de implementación posteriores.

Conceptos básicos de la evaluación de insumos y productos de un proyecto: el análisis de los insumos y los valores del proyecto basado en el análisis de las necesidades del negocio es a menudo una sensación macro aproximada. Es posible que el personal empresarial no considere plenamente la relación entre TI y otros sistemas al presentar requisitos de información, por lo que el análisis de entrada y salida obtenido también es aproximado. Sobre esta base, si se diseña una solución factible y se considera el posicionamiento del proyecto y su relación con otros sistemas, creo que el análisis input-output será más convincente.

Base para la selección de productos: El plan de viabilidad se desarrolla en base a las necesidades del negocio y no se ve afectado por ningún producto. Por lo tanto, es la base para la posterior selección de productos, lo que permite a las empresas adherirse siempre a los principios de sus propias necesidades y planificación durante el proceso de selección de productos, y no dejarse engañar por las soluciones de los proveedores.

Restricciones del plan de implementación: El plan de viabilidad y el plan de implementación están relacionados con el diseño general y el diseño detallado. El plan de viabilidad describe el plan de negocios general y el marco técnico, mientras que el plan de implementación es el perfeccionamiento del plan de viabilidad en todos los aspectos.

Además, al profundizar en las dificultades de gestión, tecnología e implementación en torno a soluciones viables, puede realizar de forma eficaz análisis de riesgos del proyecto y formular estrategias de gestión de riesgos del proyecto para garantizar el éxito del proyecto.

Cuarto, etapa de selección de productos

Cuando el plan de viabilidad debe completarse seleccionando nuevos productos, ingresa a la etapa de selección de productos de la gestión de inicio del proyecto. En esta etapa, después de una selección preliminar de proveedores, formularemos documentos de licitación basados ​​en las necesidades y requisitos del programa, recibiremos planes de proyecto de los proveedores, organizaremos al personal relevante para evaluar a los proveedores de acuerdo con los criterios de evaluación y seleccionaremos dos o más proveedores para la negociación comercial. Y firmar un contrato con el proveedor una vez aprobado el informe del proyecto. Esta etapa se puede dividir en los siguientes pasos:

Crear RFP: con base en los resultados del análisis de la etapa de demanda y la etapa de viabilidad, desarrollar documentos de licitación para proveedores.

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Evaluación de soluciones: desarrollar criterios de evaluación de selección de productos es el núcleo de esta actividad, que incluye: Evaluación de software de aplicaciones: investigar las funciones, el rendimiento, la arquitectura, la facilidad de uso y el mercado. evaluación, costo, etc.;

Evaluación del entorno operativo del software: Evalúa las configuraciones de hardware y software del servidor y cliente requeridas para el funcionamiento del sistema. Esta es una parte que fácilmente se pasa por alto y que puede tener el mayor impacto en la implementación posterior, especialmente cuando hay una gran cantidad de clientes y el entorno es complejo.

Evaluación de la implementación del proyecto: en la construcción de sistemas de información, los métodos y capacidades de implementación del proyecto se han convertido en un vínculo importante en el éxito o el fracaso del proyecto, por lo que la evaluación de las capacidades de implementación del proveedor de servicios es particularmente importante. El contenido de la evaluación incluye principalmente: método de implementación, costo de implementación, ciclo de implementación, experiencia del consultor de implementación e investigación de casos de implementación similares.

Evaluación de la formación y del servicio postventa: incluyendo la verificación de métodos de formación, tarifas, métodos de servicio postventa, tarifas, tiempo de respuesta, etc.

Evaluación de proveedores: evalúe los fundamentos del proveedor, como el tamaño del proveedor, su desempeño, el lenguaje del contrato y la ubicación del arbitraje, la estrategia de cooperación con los clientes, etc.

Evaluación de riesgos-beneficios: es decir, la evaluación de las entradas y salidas del proyecto. Este es el más difícil de calificar. En la actualidad, los proyectos de información no cuentan con indicadores de evaluación cuantitativa completa de insumos y productos, y la mayoría de ellos utilizan algún análisis y comparación cualitativos.

Negociaciones de acuerdos

Existen muchas discusiones especiales sobre la organización y las técnicas de las negociaciones comerciales. Desde la perspectiva de la gestión de proyectos de información, la negociación comercial es el proceso de determinar los términos del contrato con los implementadores de productos y servicios bajo la guía de ciertas estrategias. El propósito es maximizar los intereses de la empresa y determinar el precio y las condiciones de servicio óptimos.

La base de la negociación empresarial es la evaluación del plan adoptado. El proceso suele incluir: organizar un equipo de negociación, formular un plan de negociación, implementar las negociaciones y firmar un contrato. Vale la pena señalar que no existe una secuencia estricta para las negociaciones comerciales y la posterior aprobación del informe del proyecto, y pueden realizarse al mismo tiempo. Sin embargo, el contrato sólo podrá firmarse una vez finalizada la aprobación del informe del proyecto.

Verbo (abreviatura de verbo) etapa de aprobación del informe del proyecto

El informe de inicio del proyecto es un documento importante en la etapa de inicio del proyecto. En esta etapa, es necesario organizar en documentos el contenido importante generado en cada etapa, desde la propuesta de intención, el análisis de la demanda, la demostración del plan de viabilidad hasta la selección de productos, nombrar un director de proyecto, establecer una organización del proyecto, solicitar fondos para el proyecto y luego presentarlo. De acuerdo con el proceso de gestión de la empresa, los departamentos pertinentes refrendarán los documentos para confirmar la legalidad del proyecto. Todas las actividades posteriores del proyecto deben basarse en el informe del proyecto.

Verbo intransitivo etapa de reunión de inicio del proyecto

A veces, el inicio del proyecto se ve como un momento en el tiempo, un hito, más que una etapa. Aquí, el proceso desde la preparación del establecimiento del proyecto hasta el final de la reunión de establecimiento del proyecto se denomina colectivamente etapa de la reunión de establecimiento del proyecto.

El trabajo de preparación para el lanzamiento del proyecto es relativamente complejo y los asuntos específicos dependen de los requisitos del entorno de gestión donde se ubica el proyecto. Durante el período de preparación para el lanzamiento del proyecto, se puede preparar una lista de verificación de lanzamiento del proyecto para garantizar el lanzamiento ordenado del proyecto y evitar omisiones. En general, los preparativos para la reunión inicial incluyen: establecer un sistema de gestión de proyectos y organizar los materiales de la reunión inicial. Entre ellos, el establecimiento de un sistema de gestión de proyectos es una tarea muy crítica y que fácilmente se pasa por alto. Incluye principalmente:

Sistema de gestión de evaluación de proyectos

Sistema de gestión de costos del proyecto

<. p>Sistema de gestión de reuniones periódicas del proyecto

Sistema de notificación del proyecto

Sistema de gestión del plan del proyecto: aclara el proceso de formulación e inspección de los planes del proyecto en todos los niveles, como el plan general, el plan de fases y semanalmente. plan, etc.

Proceso de gestión de archivos de proyecto: gestión de varios nombres de archivos y plantillas estándar de archivos de definición, como plantillas de informes, registros de plantillas de reuniones periódicas, listas de problemas, etc.

Una vez completados los preparativos para el inicio del proyecto, se puede celebrar la reunión de inicio del proyecto. La reunión de inicio es el anuncio oficial del inicio del proyecto. Los participantes deben incluir roles clave en la organización del proyecto, como liderazgo gerencial, gerentes de proyecto, representantes de proveedores, representantes de clientes, supervisores de proyecto y representantes del personal técnico. Las tareas de la reunión de inicio del proyecto incluyen:

Explicar los antecedentes, los valores y los objetivos del proyecto.

Introducción a los entregables del proyecto

Introducción a la estructura organizativa del proyecto y responsabilidades de los miembros clave

Planificación preliminar del proyecto y análisis de riesgos

Gestión del proyecto sistema

Cómo funciona el proyecto.

De estos podemos ver que la reunión inicial del proyecto en realidad involucra el contenido inicial de la fase de planificación del proyecto, lo que también demuestra la superposición entre la fase de inicio y la fase de planificación en el sistema PMBOK.

Conclusión: Con base en lo anterior, podemos ver que en la construcción de proyectos de información, la fase de inicio del proyecto de una empresa debe pasar por propuestas de intención, análisis de demanda, demostración del plan de factibilidad, selección de productos, informe del proyecto. aprobación, Sólo a través del control de una serie de actividades de gestión, como la reunión de inicio del proyecto, se puede completar el proyecto y entrar en la etapa de implementación del proyecto. La gestión adecuada del inicio del proyecto es la clave para que las empresas realicen análisis razonables de entrada y salida, controlen eficazmente los riesgos del proyecto y garanticen el éxito del proyecto.