[Una breve discusión sobre la gestión financiera de los activos fijos en las escuelas públicas primarias y secundarias] Tabla de inventario de activos fijos en excel

Para garantizar que las escuelas primarias y secundarias mejoren la eficiencia de los activos y utilicen los fondos financieros de manera razonable y efectiva al tiempo que garantizan la seguridad de los activos, el autor solo analiza cómo llevar a cabo la gestión financiera desde la perspectiva de los activos fijos. único beneficio Resolver el problema de desconexión entre la contabilidad y la gestión de bienes y materiales causado por la implementación de la contabilidad centralizada en el sistema educativo, mejorar la calidad y el efecto de la gestión integral de activos de las escuelas primarias y secundarias y facilitar la producción y los efectos del gasto objetivo y notariado; de evaluación de escuelas primarias y secundarias.

1. Problemas en la gestión de activos fijos en las escuelas públicas de primaria y secundaria

(1) Problemas con el establecimiento de instituciones de gestión En general, las autoridades competentes han establecido y distribuido los Instituciones responsables de la gestión de activos fijos. Falta de planificación adecuada. En la actualidad, hasta donde sabe el autor, cada escuela primaria y secundaria cuenta formalmente con un comité de gestión de activos de acuerdo con los requisitos del departamento competente, y cuenta con un administrador de activos que se encarga de la gestión de activos fijos; centro contable. De hecho, el Comité de Gestión de Activos es una organización temporal que sólo funciona cuando los departamentos competentes, los departamentos financieros y la Comisión de Administración y Supervisión de Activos del Estado exigen un inventario de los activos. El administrador de activos suele ser un contador a tiempo parcial; principalmente responsable de completar varios informes relacionados con los activos fijos. Una vez utilizados los activos, se distribuyen en varios departamentos de usuarios sin ninguna restricción del sistema sobre su uso seguro, completo y efectivo. Esto conduce fundamentalmente a la normalización de la inconsistencia entre ellos. la cuenta del centro de contabilidad de activos fijos y el libro mayor de la escuela, y la inconsistencia con los activos fijos físicos.

(2) Problemas con el proceso de uso. La mayoría de las escuelas no diseñan ni implementan procedimientos de gestión para los activos fijos adquiridos después de la aceptación. Una vez que los activos fijos llegan a la escuela, se transportan directamente al departamento de uso. , y el usuario firma el comprobante correspondiente, luego de ser firmado y aprobado por el director, se envía a la Oficina de Finanzas para los trámites de liquidación. Una vez que el activo fijo ingresa a la escuela, se considera completo y no existen trámites de almacenamiento y cobranza. . Sin procedimientos de aceptación, no se puede garantizar la calidad y eficacia de los activos fijos, y no se puede determinar la persona responsable de la aceptación; sin procedimientos de aceptación, no se puede determinar la persona responsable del uso de los activos fijos y no se puede determinar el uso efectivo de los activos fijos; estar asegurado.

(3) Cuestiones del proceso de gestión Durante la etapa de existencia del activo fijo. La mayoría de las escuelas no han formulado ni implementado sistemas relacionados con el uso y la gestión de activos fijos, lo que hace que el uso y la gestión diarios de los activos fijos no sean sistemáticos. Por ejemplo: el departamento del usuario generalmente organiza el libro de contabilidad de activos fijos para que el usuario lo registre en el orden del momento de la compra. No hay clasificación para él y solo se usa para pagar los activos liquidados. tarjetas de activos fijos, lo que provoca que a menudo se pierda el libro mayor de activos fijos, registros incorrectos y compras repetidas de activos fijos. Los usuarios no cuidan los activos fijos cuando los utilizan, especialmente los equipos eléctricos, no los operan como es necesario ni implementan las medidas de mantenimiento correspondientes. Esta falta de procedimientos de gestión diaria de los activos fijos resulta en una baja eficiencia en el uso de los activos fijos y en graves daños. Y no hay forma de responsabilizarlos. El resultado es que mientras se liquiden los activos, la mayoría de los activos fijos serán inconsistentes con las cuentas reales. Las escuelas primarias y secundarias públicas no llevan contabilidad de costos y no se hacen provisiones para la depreciación ni el deterioro de los activos fijos. Los activos fijos y los fondos fijos en los estados financieros solo reflejan el valor original y no pueden reflejar la antigüedad ni el valor real de los activos fijos. El valor de los activos fijos de la escuela no se puede analizar de manera efectiva.

(4) Problemas con el proceso de procesamiento En la fase de eliminación y enajenación del inmovilizado. Dado que los activos fijos de la escuela son activos de propiedad estatal, la escuela no tiene el poder de disponer de ellos por sí sola. Además, muchas escuelas no tienen una gran conciencia de la gestión de activos y no le prestan suficiente atención. centrarse en la entrada pero no en la gestión, y el dinero por encima de las cosas". Por lo tanto, se deben cumplir los procedimientos de enajenación para los activos fijos que no se mantienen ni se eliminan adecuadamente. Por ejemplo, una vez que los equipos eléctricos no se pueden utilizar o se vuelven obsoletos, los usuarios a menudo ya no los usan y solicitan directamente la compra de equipos nuevos. A nadie le importan los equipos abandonados, lo que genera discrepancias contables a largo plazo en los activos fijos y dificulta la recuperación. Configuración y uso de las instalaciones de hardware escolar.

2. Medidas para mejorar la gestión del inmovilizado en los centros educativos públicos de primaria y secundaria

(1) Mejora de la estructura de gestión Desde que la gestión del inmovilizado se ha convertido en una tarea indispensable y específica en el funcionamiento diario de las escuelas, debe establecerse en conjunto con las estructuras organizativas con las responsabilidades correspondientes.

Se recomienda que cada escuela primaria y secundaria establezca una oficina de gestión de activos dedicada, paralela a la Oficina de Asuntos Académicos, la Oficina Política y Educativa y otros departamentos, asigne personal dedicado a la gestión diaria de activos fijos y personal competente; Las autoridades deben aclarar las responsabilidades de gestión de activos fijos de la oficina de gestión de activos, el centro de contabilidad y los departamentos de uso de activos, la contabilidad de activos fijos y las responsabilidades de uso de activos fijos, y en conjunto formar un patrón de gestión "tres en uno" de gestión de activos fijos escolares. , cambiando así el status quo de la gestión de activos fijos escolares sólo de nombre.

(2) Mejorar el proceso de gestión. Según el proceso comercial de la escuela, los vínculos básicos de gestión de la gestión completa de activos fijos se pueden dividir en cinco partes clave de la gestión: adquisición, aceptación y transferencia, cuenta. verificación de tarjetas, uso y mantenimiento diario, y eliminación y eliminación. El diseño del proceso de gestión se muestra en la Figura 1:

En primer lugar, los activos fijos de la escuela se pueden obtener a través de seis métodos: compra, transferencia, autoconstrucción, renovación y ampliación, aceptación de donaciones y excedentes. . Confirmar la cobertura de los activos fijos de acuerdo con las disposiciones del sistema de contabilidad de las escuelas primarias y secundarias, según las características de la escuela, los activos fijos parecerán relativamente grandes en términos de cantidad, variedad y monto. Es necesario seguir estrictamente las disposiciones del sistema financiero de las escuelas primarias y secundarias para calcular los activos fijos. Los activos fijos adquiridos se subdividen en seis categorías: casas y edificios, equipos especiales, equipos generales, reliquias y exhibiciones culturales, libros y otros. Activos fijos. El establecimiento del libro mayor y la tarjeta de activos fijos de la escuela se guía de acuerdo con este requisito. Las tarjetas de activos fijos deben ser registradas por el departamento de uso de activos de acuerdo con los requisitos del centro de contabilidad. El administrador de activos es específicamente responsable de la gestión de los libros de contabilidad de activos fijos y necesita verificar periódicamente las cuentas con el centro de contabilidad y el departamento de uso de activos. Solo de esta manera los libros de contabilidad de activos fijos de la escuela, las tarjetas de activos fijos y las clasificaciones detalladas del libro mayor del centro de contabilidad. Se debe garantizar que las cantidades sean correctas y consistentes.

En segundo lugar, el colegio debería establecer un estricto sistema de entrega y aceptación de uso de los activos fijos que adquiera. El Departamento de Gestión de Activos, junto con el departamento de utilización de activos fijos, inspeccionará los tipos, especificaciones, cantidad, calidad, requisitos técnicos y otros contenidos de los activos fijos comprados en función de contratos, albaranes, facturas, etc., y luego revisará los procedimientos de almacenamiento y recepción si están calificados. Puede manejar los procedimientos de liquidación y transferirlos al departamento usuario para su uso.

En tercer lugar, para los activos fijos en uso, las autoridades competentes deben fortalecer la supervisión y el servicio, obligar y guiar a las escuelas a establecer y mejorar diversas reglas y sistemas relacionados con el uso de activos fijos, e implementarlos de manera efectiva. La escuela debe exigir que el departamento de utilización de activos fijos trabaje con el departamento de gestión de activos para ser responsable de la reparación y el mantenimiento diarios de los activos fijos, institucionalizar y programar el proceso de mantenimiento diario de los activos fijos y realizar inspecciones periódicas para mejorar la eficiencia del uso de activos fijos y eliminar eficazmente los riesgos de seguridad. Por ejemplo: el departamento de uso de activos fijos necesita establecer e implementar un sistema de registro de tarjetas de activos fijos y un sistema de mantenimiento regular, y establecer un sistema de responsabilidad laboral para asignar las responsabilidades diarias de mantenimiento y mantenimiento de los activos fijos a los usuarios; El departamento formula e implementa un sistema de liquidación regular de activos fijos y un sistema de responsabilidad por daños para verificar periódicamente el uso diario de los activos fijos, lo cual es de gran importancia para la preservación y eficiencia de los activos escolares. Y sólo fortaleciendo la gestión de la operación y el mantenimiento de los activos fijos se podrán presupuestar con mayor precisión los costos de reparación y mantenimiento de los activos fijos, lo que puede ayudar a la escuela a utilizar los fondos financieros de manera razonable y eficaz y adaptarse a las necesidades de una reforma presupuestaria departamental más profunda.

Finalmente, se debe seguir estrictamente el proceso de desguace y enajenación de activos fijos, se deben realizar estrictamente los procedimientos de aprobación y está estrictamente prohibida la autoenajenación. Los activos fijos que deban ser enajenados por deterioro, desguace, etc., serán informados por escrito por la Oficina de Gestión de Activos al departamento competente en nombre del colegio, adjuntando los materiales de certificación correspondientes si es necesario tasarlos. Los departamentos correspondientes también deben adjuntar los materiales de autenticación pertinentes. Después de la revisión por parte del departamento competente, se informará al departamento financiero y al departamento de gestión de activos estatales del mismo nivel para su aprobación. Sin aprobación, la escuela no lo procesará. por sí solo. Si, mediante inspecciones puntuales, inventarios, etc., las autoridades competentes descubren que la escuela ha desguazado o dañado activos fijos sin autorización, asignarán responsabilidades a personal específico de acuerdo con el sistema de gestión correspondiente para garantizar la seriedad del sistema.

(3) Mejorar la evaluación del desempeño para garantizar el uso seguro, completo y eficaz de los activos de propiedad estatal, una contabilidad financiera precisa y la mejora de la calidad de la información financiera. Se recomienda que las autoridades competentes incluyan la asignación. , uso y disposición de activos fijos por parte de cada escuela. Evaluación del desempeño escolar.

Específicamente, incluyen: primero, si los activos fijos asignados por la escuela coinciden con el tamaño de la escuela, el propósito de administrar la escuela, el nivel de la escuela (por ejemplo: nivel provincial o nacional) y varios indicadores emitidos por las autoridades superiores. . En segundo lugar, si la escuela ha establecido y mejorado el sistema de verificación periódica de los libros de contabilidad de activos fijos, cuentas financieras y tarjetas; el sistema de gestión de tarjetas de activos fijos; el sistema de inventario y el sistema de disposición de activos fijos; departamento competente y los implementó de manera efectiva. En tercer lugar, si la escuela ha establecido un sistema de responsabilidad por la pérdida de activos fijos causada por un uso inadecuado o una mala gestión. En cuarto lugar, si los activos fijos que deben enajenarse se manejan de manera oportuna y de acuerdo con los procedimientos prescritos. El departamento competente crea un grupo especial para determinar los contenidos de evaluación antes mencionados como indicadores cuantitativos para medir periódicamente y evaluar de manera integral el desempeño y las pérdidas de cada escuela en el proceso de gestión de activos fijos, y proporcionar recompensas y sanciones de acuerdo con el nivel de evaluación integral. Sólo de esta manera se podrán cumplir los requisitos integrales de gestión y control de riesgos para la gestión de activos fijos y proporcionar una base material sólida para el desarrollo y la reforma de la educación.

Referencias:

[1] Ministerio de Hacienda: “Sistema de Contabilidad para Escuelas Primarias y Secundarias” Caiyuzi [1998] No. 104.

[2] Ministerio de Hacienda: “Sistema Financiero de las Escuelas Primarias y Secundarias” Caiwen [1997] N° 281.

(Editor Du Chang)