Cómo escribir la dirección de la otra parte al comienzo de una carta comercial (estilo americano), por favor dé un ejemplo, ¡gracias!
Breve introducción a las cartas comerciales
Palabras y expresiones:
Membrete
Referencia
Saludo
De cortesía
Línea de atención
Línea de asunto
Adjunto
Copia al carbón
Estilo de bloque completo (Estilo simultáneo)
Estilo con sangría
Partes de la sección A de las cartas comerciales
La mayoría de las cartas comerciales tienen siete partes estándar.
Son membrete, referencia y fecha, dirección interior, saludo, cuerpo, cierre de cortesía y firma.
Cuando corresponda, se puede incluir cualquiera de los siguientes elementos opcionales.
Línea de atención, asunto número de línea, archivo o cuenta, anexos, notación de copia carbón, notación de correo y posdata.
Membrete
Los diseños de membrete varían según las organizaciones comerciales y ocupan la parte superior de la primera página.
Pueden ubicarse en el centro o en el margen izquierdo de la parte superior de la página.
Un membrete comercial, generalmente impreso, contiene todos o algunos de los siguientes elementos:
>El nombre de la empresa, dirección, código postal, número de teléfono, número de télex, número de fax, el nombre del directivo o del director e incluso alguna imagen o eslogan para algún símbolo de la empresa.
Referencia y Fecha
Se incluye necesariamente una fecha mecanografiada en el título.
La fecha generalmente se coloca dos líneas debajo de la última línea del membrete en el margen izquierdo.
n para estilo de bloque completo o terminando con el margen derecho para estilo con sangría.
Es habitual mostrar la fecha en el orden día/mes/año (práctica inglesa) o mes/día/año (práctica americana). ).
Evite dar una fecha en cifras y abreviaturas.
Dirección interna
La dirección interna se escribe directamente debajo de la línea de fecha en el margen izquierdo.
La dirección interna de una carta dirigida a un individuo consiste en el título de cortesía, el nombre, el cargo comercial o ejecutivo de la persona (debe usarse inmediatamente después del nombre) y la dirección.
Cuándo la carta es para un grupo, la dirección interior incluye el nombre completo del grupo y la dirección.
Se debe tener cuidado de dirigirse al destinatario exactamente como en el sobre.
Saludo
p>
El saludo se coloca en el margen izquierdo dos líneas debajo de la dirección interior y dos líneas encima del cuerpo de la carta.
Se considera un saludo cortés con el que se puede escribir una carta comercial amistosa. comienza, el saludo personal debe ser apropiado para la primera línea de la dirección interior.
Si la carta está dirigida a un individuo, se suele utilizar:
Estimado Sr. Smith ,
Estimada Sra. John,
Estimado Prof. Hobart,
Estimado Dr. Walter,
La tendencia es hacia la Sra. Como título de cortesía para todas las mujeres independientemente de su estado civil.
Al dirigir una carta a una empresa, Estimados señores, damas y caballeros o caballeros (A
inglés americano).
Línea de atención
Una línea de atención se considera parte de la dirección interna y dirige la carta a una persona o departamento en particular cuando se dirige la carta. a una empresa.
Suele estar entre la dirección interior y el saludo o encima de la dirección interior, como se muestra en los ejemplos:
Atención: Dpto. Importación.
A la atención del Sr. Donnan, Gerente de Ventas
Atención del Sr. Standard, Gerente General.
Línea de asunto
El título de asunto se considera un parte del cuerpo de una carta comercial.
Por lo general, está en mayúsculas o mayúsculas iniciales/subrayado y se coloca entre el saludo y el cuerpo de una carta para llamar la atención sobre el contenido de la carta. Por ejemplo:
Estimada Sra. Smith:
Nuestro catálogo n.º 2,
Oración inicial
El primer párrafo del cuerpo es introductorio.
Siempre comenzará con referencia a la carta anterior recibida y proporcionará una introducción a lo que se discutirá.
A continuación se muestran ejemplos:
(1), Su carta del 9'' de septiembre a nuestro Beijing
(2), Nos remitimos a las cotizaciones del 8'' de octubre y a nuestra oferta por correo del 1'' de diciembre sobre el suministro de Speedo de natación caps.
(3)Acusamos recibo, con agradecimiento, de su formulario de solicitud vinculante para la Exposición Internacional 76'' en marzo de 1998.
(4)Estamos súplicas
Nos gustaría informarle que ya se han hecho los arreglos para enviar la ropa interior de algodón con su número de pedido 456.
(5). Lamentamos que hasta el momento de escribir este artículo no hayamos tenido noticias suyas sobre el envío según el contrato subtitulado.
Cierre de cortesía
El cierre de cortesía es simplemente una forma educada de finalizar una carta.
La expresión para el cierre de cortesía debe coincide con el saludo.
Aparece en el medio de la página y dos líneas debajo de la oración final para el diseño con sangría.
Mientras que comienza en el margen izquierdo para letras completamente bloqueadas. .
Solo la letra inicial en la primera palabra de cualquier cierre complementario está en mayúscula.
Posdata
La firma consiste principalmente en la firma del destinatario, quien escribió su nombre. de su nombre y el de su negocio.
Nombre de la empresa si está previamente impreso en el membrete.
El remitente debe firmar la carta a mano y con tinta encima del nombre mecanografiado que el mensaje mecanografiado sigue inmediatamente.
Al firmar en nombre de otra persona, es habitual escribir por pp o por pro antes de la carta.
Adjunto
Enc O Encs. Se escribe dos líneas de espacio después de la firma de la dirección cuando se envía algo junto con la carta.
Un adjunto puede ser cualquier cosa en el sobre además del mensaje en sí.
Los ejemplos son los siguientes: Adj.: 1 Lista de precios
Si
los adjuntos son más que los números, se debe marcar el número.
Posdata
Cuando encuentre algo olvidado que debe incluirse en el cuerpo de la carta antes de sellar el sobre.
Puede indicarlo después de la firma en una posdata con una firma simple nuevamente.
Sin embargo, se debe evitar en la medida de lo posible agregar una P.D. p>Por ejemplo: PD: el catálogo le fue enviado el 7 de julio.
Sección B Formato de una carta comercial
El formulario en bloque completo y el formulario en bloque modificado con párrafos sangrados son los dos patrones principales de diseño en uso actual.
El primero es ahora la práctica más popular para mostrar cartas comerciales.
Su característica notable es que todas las líneas escritas, incluidas las de la fecha ,
El nombre y la dirección internos, el saludo, el título de asunto, cada párrafo del mensaje y el cierre de cortesía comienzan en el margen izquierdo.
Las cartas comerciales con el formulario en bloque completo, junto con puntuación abierta o puntuaciones mixtas, separadas por espacios iguales.
Para este estilo de letra se utiliza el patrón de puntuación abierta, el final de la línea de fecha, las líneas interiores de dirección, el saludo, el cierre complementario y las líneas del bloque de firma no están puntuadas, pero es necesaria una coma entre el día y el año en la línea de fecha y el punto se conserva después de la abreviatura, como empresa, Inc. y Ltd.
Whi
El patrón de puntuación mixta, el estilo más bienvenido hoy en día, requiere la ausencia de signos de puntuación en la línea de fecha, las líneas interiores de dirección y las líneas del bloque de firma, excepto dos puntos o una coma después del saludo y el cierre complementario.
Forma de bloque modificada con párrafos sangrados. El estilo sangrado es la práctica tradicional británica con el encabezado generalmente en el medio y la fecha en el lado derecho.
El cierre complementario puede estar en el centro o comenzar en el punto central se utiliza a menudo.
CHINA NATIONAL IMP amp;
Agregar: 6, JIANGGUAODAJIE, BEIJING, CHINA. >Tel: (86-10) 67483650
Fax: (86-10) 67483651
4 de febrero de 1998
Resunic Trade Links
Regd Office Thriuvamkulam Cochin 678201
Kerata India
Estimados señores
EXORTACIÓN/IMPORTACIÓN DE ARTÍCULOS DE NUESTRA CORP
Ahora tenemos el placer de recibir su carta del 23 de mayo de 1997
Atentamente
J. K. DRAW
Director de proyecto
Encl.
Sección C Normas de redacción de cartas comerciales
La correspondencia comercial sigue siendo una actividad básica del comercio y sigue siendo una forma de comunicación muy importante incluso hoy en día.
Entregan las imágenes de sus empresas al público.
Las cartas comerciales suelen ser un acuerdo o se consideran prueba de un contrato.
Están escritas para
intercambio de información y puente sobre los deseos entre compradores y vendedores.
La carta más eficaz debe ser fácil de leer y fácil de entender. Deben ser amigables y corteses.
Debemos tener paciencia. tenga en cuenta que las cartas comerciales desempeñan un papel importante en el desarrollo de relaciones comerciales amistosas y de buena voluntad.
En términos generales: consideración, integridad, corrección, concreción, concisión, claridad y cortesía.
Consideración
Intenta ponerte en su lugar para considerar sus deseos, demandas, intereses y dificultades.
Encuentra la mejor manera de expresar tu mejor comprensión y presentar el mensaje.
Eso permite rechazar una solicitud sin matar toda esperanza de negocio o permite que se rechace un favor sin dañar la amistad.
Corrección
Corrección significa no sólo expresiones adecuadas con gramática, puntuación y ortografía correctas, sino también un tono apropiado que ayuda a lograr el propósito.
Es probable que transmita el mensaje real de una manera que no causará ofensa incluso si se trata de una queja o una respuesta a dicha carta.
Las cartas comerciales deben contener información objetiva, cifras precisas y términos exactos en particular, ya que involucran el derecho, los deberes y el interés. de ambas partes a menudo como base de todo tipo de documentos.
Por lo tanto
No debemos subestimar ni exagerar, ya que subestimar podría generar menos confianza y retrasar el desarrollo comercial, mientras que exagerar lo coloca en una posición incómoda.
Integridad
Mientras trabaja duro para lograr la integridad. , tenga en cuenta las siguientes pautas:
Por qué escribe la carta, cuáles son los hechos que respaldan las razones, si ha respondido todas las preguntas formuladas o no y qué se espera que haga el lector.
Concreción
El contenido de la carta debe ser específico, definido en lugar de vago, abstracto y general.
Tomemos, por ejemplo, algunas cualidades o características de los bienes. que se debe mostrar con cifras exactas y evitar palabras como corto, largo o bueno.
Dar tiempo específico (con fecha, mes, año e incluso ofrecer hora, minuto si es necesario).
Pero evite expresiones como ayer, el mes que viene, inmediatamente, etc.
Concisión
Concisión significa mensaje completo pero con una expresión breve sin sacrificar la claridad ni la cortesía.
Una buena carta comercial debe ser precisa y directa.
Las palabras individuales son más eficientes que las frases.
Los lenguajes con muchas palabras y la redundancia requieren más tiempo y dinero para escribir y escribir. leer
No son lo que la gente de negocios moderna quiere.
Claridad
Tenga presente constantemente lo que quiere decir en su carta.
Será bienvenido si te expresas claramente
Rápida y directamente en el lenguaje más simple.
Las palabras claras y simples se entienden más fácilmente.
Se requiere un mensaje correctamente párrafo para lograr claridad.
Por ejemplo, usamos quincenalmente en lugar de bimestralmente para dos veces al mes, porque bimestral puede significar dos veces al mes y una vez cada dos meses.
Cortesía
Cortesía significa mostrar con tacto en sus cartas la amistad honesta, el aprecio reflexivo, la cortesía sincera, la comprensión considerada y el respeto sincero.
Conteste las cartas a su debido tiempo y escriba para explicar por qué si no lo hace con prontitud.
Incluso si crees que el destinatario no tiene razón, debes responder con tacto y cortesía.
A veces es útil utilizar tu actitud en lugar de la actitud yo.
¿ves?