Traducción al inglés de artículos publicados sobre ERP
En primer lugar, los datos básicos cubren una amplia gama de información, abarcando toda la información visible e invisible de la empresa. La información básica del material, los datos de la estructura del producto, las cuentas contables, la información de proveedores y clientes, los departamentos, las fábricas, los almacenes, la información del taller, etc. son información visible y también se utilizan durante las operaciones manuales. Información invisible, como tipo de documento, naturaleza del almacén, parámetros de planificación, etc. , no implicará la gestión manual de la información, pero afectará los cálculos del sistema.
Además, la carga de trabajo de preparar datos básicos es relativamente grande. El número de registros de la información anterior varía desde unos pocos hasta cientos de miles, y cada registro puede contener cientos de campos. El producto de ambas es simplemente una cifra astronómica, y el 90% de los motivos de los retrasos en los proyectos suelen proceder de la recopilación de datos básicos.
La exactitud de los datos es lo más importante. Los datos básicos son la base para el correcto funcionamiento de muchos programas. Por ejemplo, la planificación de materiales y la planificación de producción se calculan en función del plazo de entrega, el inventario y la estructura de la lista de materiales establecidos en el archivo de materiales. Si algún dato no coincide con la realidad, los resultados de la planificación no tendrán importancia orientativa.
Es precisamente por estas características de los datos básicos que el trabajo de preparación de la recopilación es arduo, la organización es difícil, generalmente requiere la coordinación de múltiples departamentos, la inversión de mano de obra y tiempo es relativamente grande, y el El período de validez es largo, por lo que la resistencia también es grande.
Para ayudar a las empresas a implementar ERP de manera más efectiva, hablemos sobre cómo preparar datos básicos rápidamente, a bajo costo y con una baja tasa de error.
Paso 1: Determinar el alcance del trabajo
Primero determine qué datos deben prepararse en función del alcance del proyecto ERP, luego determine los departamentos y el personal participantes, y luego determine el plan de trabajo. Recuerde no asignar todo el trabajo a un solo departamento o incluso a una sola persona. Debe ser plenamente consciente de la dificultad de este trabajo. También se deben programar reuniones periódicas en el plan de trabajo para facilitar la comunicación entre el personal.
Paso 2: Establecer los principios de codificación necesarios.
El software ERP gestiona los datos mediante codificación, que puede identificar de forma única los datos y utilizarse en consultas y aplicaciones posteriores. El establecimiento de principios de codificación debe tener un principio a seguir en trabajos posteriores y también determinar el método de identificación único que la base de datos puede identificar para datos complejos. Como dice el refrán, afilar el cuchillo no significa perder tiempo cortando madera. No se apresure a lograr el éxito e ignore estas importantes tareas.
Además, la formulación de principios de codificación pertenece a la formulación de estándares a nivel empresarial y debe formularse y gestionarse de acuerdo con los estándares ISO9000, especialmente para una gran cantidad de datos básicos (como la codificación de). archivos maestros de materiales), el plan debe estar compuesto por múltiples determinados conjuntamente por los departamentos.
Paso 3: Establecer información pública.
La información pública creada incluye información básica como empresas, filiales, fábricas, almacenes, departamentos, información de empleados, códigos de moneda, etc. Se hará referencia a estos datos en otros datos básicos, la cantidad de datos no es grande y se puede completar con menos tiempo y mano de obra. Si se descubre una falta de información pública al recopilar otros datos, la eficiencia y el progreso generales se verán gravemente comprometidos.
Paso 4: Determinar la estructura de la BOM (opcional según la situación de la empresa)
Si la empresa aplica sistemas de producción, planes o módulos de desarrollo de productos, la BOM son los datos básicos necesarios. En primer lugar, es necesario aclarar la relación jerárquica entre materias primas y productos semiacabados, productos semiacabados y productos. La dificultad en este paso es el fraguado del producto semiacabado. Si hay pocos o ningún nivel de configuración para los productos semiacabados, el análisis estadístico posterior no se puede refinar; si hay muchos productos semiacabados, la cantidad de datos aumentará considerablemente. En las siguientes situaciones, los productos semiacabados deben codificarse y gestionarse: se debe establecer una cuenta de inventario de productos semiacabados, o se debe adoptar una gestión de existencias de seguridad, y los productos semiacabados deben venderse externamente o utilizarse para el servicio posventa. . Además, los productos semiacabados no requieren en la medida de lo posible codificación ni entrada en el sistema de software. Cada vez que se agrega una capa de lista de materiales, la cantidad de datos de información del material aumentará en consecuencia. Mi opinión personal es que el trabajo se puede controlar con el menor número posible de pasos de BOM.
Paso 5: Recopilar información de primera mano y datos originales y discretos de diferentes departamentos.
En estos datos discretos, solo hay una información de material básica, y los campos incluyen producción, compras, ventas, inventario e información financiera. Este paso requiere el uso de un formulario de formato uniforme para la circulación cruzada entre varios departamentos, lo que permite que cada departamento complete los datos relacionados con él mismo en el formulario y luego los pase al siguiente departamento una vez completado, y así sucesivamente hasta que se complete este paso. . Preste atención a las disposiciones de transmisión durante el trabajo y determine la ruta de transmisión de antemano.
Para garantizar el período de construcción, diferentes departamentos pueden comenzar a trabajar al mismo tiempo y luego cruzarse, o un departamento puede completar una pequeña parte y luego pasarla al siguiente departamento. Al mismo tiempo, cada formulario distribuido se numera de manera uniforme (exclusiva) y se registra durante la transferencia entre departamentos, lo que no sólo puede controlar el progreso sino también evitar la pérdida de datos.
Paso 6: Verificar datos
(1) Verificación de integridad: La integridad se refiere a si el número de registros está completo. Puede pedirle a alguien con experiencia en el negocio que revise o calcule los totales y los compare con datos históricos. Al mismo tiempo, también debemos comprobar la integridad de los campos. Todo software ERP tiene campos que deben ingresarse. El sistema será inestable si faltan estos campos, como el tiempo de entrega del material y el almacén predeterminado. Además, hay algunos campos que no son requeridos por el software, y los campos que son útiles para el futuro negocio y el análisis estadístico de la empresa también deben incluirse en el alcance de la investigación, como la clasificación de clientes, la región, etc.
(2) Verificación de corrección: el alcance de la corrección es muy amplio y no necesito explicarlo uno por uno aquí. Las empresas pueden desarrollar principios de inspección según sus propias necesidades. Algunos errores, como que la cuenta sea un activo pero se ingrese como un pasivo debido a un error humano, o que algunos materiales se compren pero se ingresen como piezas de fabricación propia, deben descubrirse y corregirse antes de que el sistema entre en línea.
(3) Verificación de unicidad: verifique la unicidad de los datos desde dos ángulos. Hay muchos errores comunes codificados en el mismo código. Si se ingresa al sistema más tarde, el software ERP maduro le indicará que el código ya existe y se negará a aceptarlo. Al mismo tiempo, también debe eliminarse el fenómeno de que un objeto físico corresponda a múltiples códigos. Este tipo de error no puede ser descubierto por el software ERP y debe descubrirse manualmente; de lo contrario, se producirán múltiples errores de contabilidad después de conectarse.
Al corregir errores, es necesario controlar la versión de los datos, lo cual es particularmente importante en trabajos de recopilación de datos que involucran a varios departamentos. Había una vez un cliente en el que muchos departamentos modificaban el mismo documento al mismo tiempo. Solo una parte de los datos del archivo modificado es correcta y los datos de otros departamentos siguen siendo incorrectos. Al ingresar datos, no importa de quién sean, no es aceptable. Debe reemplazar los datos incorrectos con datos correctos y fusionarlos. Se puede observar que cada tipo de dato debe tener un departamento responsable y un responsable. El responsable actualizará la versión del documento después de cada modificación, y también se debe guardar la versión anterior de los datos. Esto puede minimizar la pérdida por mal funcionamiento.
Paso 7: Introducir los datos en el sistema de software.
Los archivos originales de los datos subyacentes deben archivarse antes de la importación. Se debe realizar una copia de seguridad de los datos almacenados en los documentos electrónicos, debiendo anotarse el organizador, el tiempo de finalización y la versión final. Si se trata de papel impreso, debe guardarse en un archivador especial y gestionarse como documentos importantes.
El próximo trabajo de incorporación es un trabajo repetitivo, duro y aburrido. Los métodos de entrada más utilizados incluyen la entrada manual y la importación de herramientas. Cada uno de estos métodos tiene pros y contras.
(1) Todo el software proporciona una interfaz de entrada, que puede movilizar al personal para ingresar datos elemento por elemento, o utilizar la función de copia del software para copiar datos similares y luego modificar campos clave. Este método es relativamente seguro. Al mismo tiempo, el software ERP completo puede verificar automáticamente la mayoría de los errores que no se descubrieron en la etapa inicial y el sistema puede solicitarlos y prohibirlos, lo que garantiza la precisión de los datos. La desventaja de este método es que la carga de trabajo es grande y el tiempo de finalización se multiplica por la cantidad de registros. Si la cantidad de datos no es grande, se recomienda utilizar este método, que es seguro y confiable y requiere menos carga de trabajo para inspecciones posteriores.
(2) Si hay expertos en bases de datos en el equipo del proyecto y la entrada manual es imposible en términos de mano de obra y tiempo, puede utilizar el método de importar directamente la base de datos. La ventaja de este método es su alta eficiencia. y el tiempo de finalización es la tabla de datos Múltiplos de cantidad. La desventaja es que hay muchos errores ocultos que son difíciles de comprobar. Una vez, un cliente descubrió un problema unos meses después de conectarse a Internet, después de repetidas comprobaciones, descubrió que un campo de los datos estaba en blanco, pero el sistema podía completar automáticamente los datos ingresados. Si se adopta este método, se deben establecer pasos de inspección estrictos en el trabajo de inspección preliminar, especialmente en la inspección de corrección, se deben verificar los campos importantes uno por uno y este trabajo se puede realizar manualmente con la ayuda de diversas tecnologías de software.
(3) Otro método combina las ventajas de los dos métodos anteriores. Una vez, un cliente desarrolló un programa que simulaba el trabajo manual. El principio básico es leer el primer campo del registro de la hoja de cálculo (simulando la función del ojo humano), luego ingresar los datos en el campo correspondiente en la interfaz de entrada del ERP (simulando la operación de la mano humana), leer el campo siguiente nuevamente y entre al programa nuevamente. Una vez completado este registro, pase al siguiente registro.
Este método utiliza la interfaz de entrada del programa como entrada y hereda la función de error de la entrada de la interfaz. Al mismo tiempo, en comparación con la importación de datos, puede funcionar las 24 horas del día sin intervención manual y la velocidad también es muy alta, pero requiere programadores de alto nivel. Hasta ahora, sólo un cliente ha adoptado con éxito este enfoque.
Paso 8: Verificación del sistema
Después de completar el trabajo de entrada, aún no puedes relajarte por completo y debes verificar nuevamente. En este momento, la mejor manera es utilizar un programa de software para probar los datos, como hacer una copia de seguridad de la base de datos en una nueva base de datos, rehacer los procesos corporativos comunes en la nueva base de datos y verificar la exactitud de los datos básicos verificando la exactitud. de los resultados.
En los dos pasos de recopilación y organización, las empresas suelen utilizar algunas herramientas y software para ayudar en la recopilación y organización de datos en función de las habilidades y experiencia de los empleados, como MS Excel, Access, FoxPro y SQL Server. . El uso de software de herramientas no solo puede mejorar en gran medida la eficiencia de la recolección y clasificación, sino que también tiene la gran ventaja de poder verificar errores. La mayoría de los errores se pueden encontrar con unas pocas instrucciones sencillas. Si confía en la comparación e inspección manuales, el tiempo y la carga de trabajo necesarios serán insoportables para las empresas.
El proceso básico de recopilación de datos de proyectos de planificación de recursos empresariales se analiza anteriormente. Los proyectos específicos deben llevarse a cabo bajo la dirección de consultores implementadores y las garantías del sistema también deben mantenerse al día de manera oportuna. Antes de la recopilación de datos, algunas empresas adoptaron las sugerencias de los implementadores y establecieron un sistema de recompensa y castigo. Los datos de entrada se calculan como 0,02 yuanes. Si se determina que los datos de entrada son incorrectos después de la inspección, se deducirán 0,04 yuanes. Un sistema no solo aumenta el entusiasmo del personal de entrada, sino que también lo incita a realizar una inspección cuidadosa.
El foco de la preparación de datos básicos de ERP no son los datos en sí. Una planificación rigurosa y una organización razonable son los mejores medios para completar este difícil trabajo.