7 métodos comunes de gestión de tareas

Para la mayoría de las personas, la gestión de tareas y la gestión del conocimiento son necesarias en el trabajo diario, el estudio o la vida en la sociedad moderna.

Si un trabajador quiere hacer bien su trabajo, primero debe afilar sus herramientas. Las personas suelen utilizar herramientas de productividad, como la gestión de tareas especializada y la gestión del conocimiento, para mejorar la eficiencia de su productividad.

La gestión de tareas se divide principalmente en dos tipos:

Las herramientas de gestión del tiempo más comunes son varios programas de calendario, como Google Calendar, Microsoft Calendar, etc.

Las partes involucradas pueden ingresar los elementos del calendario recopilando, ordenando, filtrando y asignando varias tareas pendientes y, finalmente, configurando el nodo de tiempo.

Dado que las tareas pendientes y los elementos del calendario están estrechamente relacionados, el software de gestión de tareas actual se divide principalmente en tres tipos:

En los principales centros comerciales de aplicaciones, existen muchas herramientas de gestión de tareas. . Y las características son diferentes.

Sin embargo, la mayoría de estas herramientas de gestión de tareas adolecen de un defecto fundamental: sólo son adecuadas para tareas sencillas.

Para usuarios individuales, espero agregar contenido de texto que explique y organice específicamente la tarea en la tarea. También espero poder agregar hipervínculos, imágenes y otros archivos multimedia necesarios para completar la tarea.

En este sentido, las herramientas comunes de administración de tareas no cumplen con mis requisitos, pero los editores de texto manejan mejor estas tareas.

Por esta razón, a menudo incluyo una carpeta separada como mi área de administración de tareas en el software para tomar notas o el software de escritura para manejar tareas relacionadas con la toma de notas o la creación de contenido.

Desde que entré en contacto con Effie hace más de un mes, lo he utilizado como mi editor principal para tomar notas y escribir artículos. Por razones de espacio, en este artículo, primero revisaré brevemente algunos métodos comunes de administración de tareas y luego presentaré y compartiré aquí cómo uso Effie para la administración de tareas.

GTD es la abreviatura de Getting Things Done.

El concepto central es exigir a los usuarios que despejen sus cerebros, descompongan tareas concretas y luego se concentren en completarlas.

GTD es esencialmente un método de gestión de la atención, pero debido a que propone un flujo de trabajo completo, se suele utilizar para la gestión de tareas diarias.

Por ejemplo, se propone el método GTD:

Este método se propone principalmente para resistir la procrastinación. Su contenido principal es: si una tarea se puede completar en 2 minutos, entonces la mayor parte. Bueno, hazlo ahora.

El concepto central de la regla de los 2 minutos es hacer cosas que se puedan hacer rápidamente; de ​​lo contrario, las cosas se acumularán y será difícil recuperarlas.

Este método de gestión de tareas aboga por clasificar las tareas según su importancia y urgencia, dividiéndolas así en:

Cuatro categorías. Dado que estas cuatro categorías corresponden a cuatro cuadrantes, este método se denomina matriz de cuatro cuadrantes.

La teoría de los cuatro cuadrantes tiene cierta importancia rectora para la gestión de tareas. Sin embargo, en la práctica, no se recomienda dividir las tareas estrictamente según los cuatro cuadrantes.

Esto se debe a que las cuatro categorías en los cuatro cuadrantes a veces no tienen límites claros, y clasificar estrictamente los eventos aumentará la carga mental del usuario.

La inspiración del método matricial de cuatro cuadrantes para la gestión de tareas es seleccionar varios eventos de tareas según su importancia y urgencia, y aclarar el orden y el proceso específico de procesamiento de eventos.

El defensor de la Técnica Pomodoro cree que muchos métodos de gestión de tareas existentes son demasiado complejos para operar y a menudo no son operables, por lo que proponen que solo se debe hacer una cosa a la vez y dedicarse a ella. , haz todo lo posible.

La práctica específica de la Técnica Pomodoro es generalmente utilizar 25 minutos como unidad Pomodoro, sin interrupción a la mitad, y un descanso de 3-5 minutos después del final, y así sucesivamente.

En mi opinión, la Técnica Pomodoro es sencilla y fácil de usar, y su valor fundamental radica en mejorar la atención y concentración del usuario.

Ese es el método de trabajo por bloques de tiempo.

Este método nació de la gestión de proyectos y requiere completar tareas establecidas en un tiempo específico.

Una operación común es dividir cada día en múltiples bloques de tiempo consecutivos, asignar tareas específicas a cada bloque de tiempo y trabajar duro para completar las tareas planificadas. El funcionamiento del método de bloque de tiempo también es relativamente simple, y vale la pena aprender su concepto central de enfatizar "completar primero y luego optimizar" dentro del bloque de tiempo especificado.

Propuesto por Hart y posteriormente popularizado y utilizado por Edwards Deming, se llama Círculo de Deming.

El llamado PDCA se refiere a:

La importancia de PDCA es proporcionar un conjunto completo de procesos de gestión de objetivos, enfatizando en garantizar que en el proceso de establecimiento de objetivos y ejecución de tareas una y otra vez, las tareas se llevan a cabo con precisión.

Diario intersticial

Propuesto por el entrenador Tony, el texto original en inglés es Intersticial Journaling.

Específicamente, el concepto central del diario intermitente es exigir que usted tome un descanso durante cada descanso. Tome notas entremedio y combine notas, tareas y seguimiento del tiempo para crear flujos de trabajo.

Este método ayuda a reducir la carga cognitiva del usuario para descansar y promueve que los usuarios realicen un seguimiento y reflexionen sobre sus pensamientos.

Además de los métodos comunes de gestión de tareas mencionados anteriormente, también existen otros métodos de gestión de tareas bien conocidos:

Hay muchos métodos y teorías, pero ¿cómo puedes elegir y ¿Hacer buen uso de la mejor? ¿Cuál es la forma que más le conviene y logra mejor el objetivo de la gestión de tareas: mejorar la eficiencia de su trabajo y su vida? Continúe haciendo clic en este artículo: Vea el intercambio completo de herramientas, métodos y estrategias prácticas.