Redacción de textos publicitarios para libros de planificación de exposiciones.
1. Redacción del "Plan de establecimiento del proyecto de exposición"
(1) Concepto de "Plan de proyecto de exposición":
La denominada planificación del proyecto de exposición es basado en Una vez dominado todo tipo de información, podemos hacer planes preliminares para asuntos relacionados con la próxima exposición, diseñar el marco básico de la exposición y proponer el contenido de planificación preliminar de la exposición planificada, que incluye principalmente: nombre y ubicación de la exposición, organización de la exposición, alcance de la exposición, tiempo de la exposición, escala de la exposición, posicionamiento de la exposición, plan de contratación de la exposición, plan de publicidad y promoción e inversión, plan de progreso de la exposición. Plan de gestión in situ, plan de actividades relacionadas, etc. El "Libro de planificación de proyectos de exposición" es un conjunto de planificación, estrategias y métodos de exposición propuestos para la planificación y realización de una nueva exposición. Es un resumen y resumen de los contenidos anteriores.
(2) La estructura del contenido de la carta de planificación del proyecto de exposición:
Generalmente, la "carta de planificación del proyecto de exposición" incluye principalmente los siguientes contenidos: 1. Análisis del entorno de mercado para albergar la exposición: incluido el análisis de la exposición Análisis de la industria y la situación del mercado donde se encuentra el tema de la exposición, análisis de las leyes y políticas nacionales relevantes, análisis de la situación de las exposiciones relevantes, análisis del mercado donde se lleva a cabo la exposición, etc. 2. Proponer el marco básico de la exposición: incluido el nombre y la ubicación de la exposición, la composición de la organización de la exposición, el alcance de las exposiciones, el tiempo de la exposición, la frecuencia de la exposición, la escala de la exposición y el posicionamiento de la exposición, etc. 3. Precio de la exposición y anteproyecto presupuestario. 4. Plan de división del trabajo del personal de exposición. 5. Plan de contratación de exposiciones. 6. Plan de inversiones de exposiciones. 7. Plan de publicidad y promoción de la exposición. 8. Plan de avance de la preparación de la exposición. 9. Plan de concertación del proveedor de servicios de exhibición. 10. Inauguración de la exposición y plan de gestión in situ. 11. Planes de actividades relevantes realizadas durante la exposición. 12. Plan de liquidación de exposiciones.
(3) Requisitos para redactar una carta de planificación de proyecto de exposición:
1. Nombre de la exposición
El nombre de una exposición generalmente incluye tres aspectos: parte básica, parte limitada e identificación de la industria. Por ejemplo, "La 93.a Feria de Productos Básicos de Exportación de China", si revisa los asientos de acuerdo con los tres contenidos anteriores, la parte básica es "Feria Comercial", las partes limitadas son "China" y "93.a China" y el logotipo de la industria. es "Exportar productos básicos". Las siguientes son algunas explicaciones de estos tres contenidos: Parte básica: se utiliza para indicar la naturaleza y características de la exposición. Las palabras de uso común incluyen: exposición, expo, feria, feria y "festival", etc. Parte calificada: Se utiliza para describir el momento y lugar de la exposición y la naturaleza de la misma. Hay tres formas de expresar el tiempo de exposición: Primero, se expresa mediante "sesión". El segundo está representado por "año" y el tercero por "trimestre". Como el 3er Festival Internacional de la Moda de Dalian, la Exposición de Guangzhou de 2003, la Feria de Bienes de Consumo de Primavera de Frankfurt, etc. Entre estas tres expresiones, la más común es "CI", que enfatiza la continuidad de la exposición. Las exposiciones que se acaban de realizar se expresan generalmente por "año". La ubicación de la exposición también debe reflejarse en el nombre de la exposición, como "Dalian" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian. Las palabras principales en el nombre de la exposición que reflejan la naturaleza de la exposición incluyen "internacional", "mundial", "nacional", "regional", etc. Por ejemplo, la palabra "Internacional" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición internacional. Logotipo de la industria: se utiliza para indicar el tema de la exposición y el alcance de las exhibiciones. Por ejemplo, la palabra "ropa" en el 3er Festival Internacional de Moda de Dalian indica que esta exposición es una exposición para la industria de la confección. El logotipo de una industria suele ser el nombre de una industria o una determinada categoría de producto en una industria.
2. Ubicación de la exposición
La planificación y selección de la ubicación de la exposición incluye dos aspectos: primero, dónde se llevará a cabo la exposición y, segundo, en qué sala se llevará a cabo la exposición. en. Planificar y elegir dónde realizar una exposición significa determinar en qué país, provincia o ciudad se realizará la exposición. Planificar y elegir qué sala de exposiciones albergar la exposición significa elegir el lugar específico donde se llevará a cabo la exposición. La elección específica de qué sala de exposición albergará la exposición debe basarse en el tema y el posicionamiento de la exposición. Además, al elegir una sala de exposiciones, también se deben considerar exhaustivamente factores como el costo de uso de la sala de exposiciones, si el calendario de exposiciones cumple con sus propios requisitos y las instalaciones y servicios de la propia sala de exposiciones.
3. Organización de la exposición
La organización de la exposición se refiere a la unidad pertinente responsable de la organización, planificación, contratación de exposiciones y promoción de inversiones de la exposición. Las organizaciones de exhibición pueden ser empresas, asociaciones industriales, departamentos gubernamentales, medios de comunicación, etc.
Según los diferentes roles de cada unidad en la organización de una exposición, la organización de una exposición generalmente tiene los siguientes tipos: unidad patrocinadora, unidad emprendedora, unidad coorganizadora, unidad de apoyo, etc. Patrocinador: La organización expositiva propietaria de la exposición y que asume la responsabilidad legal principal de la exposición. El organizador es el propietario legal de la exposición. Organizador: El organizador de la exposición es directamente responsable de la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y asume la principal responsabilidad financiera de la exposición. Coorganizador: un organizador de exposición que ayuda al patrocinador u organizador en la planificación, organización, operación y gestión de la exposición, y es parcialmente responsable del reclutamiento de la exposición, la promoción de inversiones y el trabajo de publicidad y promoción de la exposición. Unidad de apoyo: Una organización de exhibición que apoya la planificación, organización, operación y gestión de la exhibición del patrocinador u organizador de la exhibición, o el reclutamiento de la exhibición, promoción de inversiones, publicidad y promoción, etc.
4. Hora de exposición
La hora de exposición se refiere a la fecha prevista para la celebración de la exposición. El tiempo de exposición tiene tres significados: primero, se refiere a la fecha específica de lanzamiento de la exposición. El segundo se refiere a la fecha de preparación y desmontaje de la exposición. El tercero se refiere a la fecha en que la exposición está abierta a los visitantes. No existe un estándar unificado para la duración del tiempo de exposición y depende de las características específicas de las diferentes exposiciones. El tiempo de exhibición de algunas exposiciones puede ser muy largo, como la "Exposición Mundial", que dura varios meses o incluso medio año, pero para las ferias profesionales que representan la gran mayoría de las exposiciones, el período de exhibición es generalmente de 3 a 3 días; 5 días.
5. Alcance de las exhibiciones
El alcance de las exhibiciones en una exposición debe determinarse en función del posicionamiento de la exposición, las ventajas y desventajas de la organización de la exposición y varios otros factores. Según el posicionamiento de la exposición, el alcance de las exhibiciones puede incluir una o varias industrias, o una o varias categorías de productos en una industria. Por ejemplo, el alcance de las exhibiciones en "Expo" y "Feria Comercial" es muy amplio, por ejemplo. como "Feria de Cantón" La gama de exhibiciones en el "Salón Internacional del Automóvil de Frankfurt" en Alemania supera los 100.000 tipos, cubriendo casi todo, mientras que la gama de exhibiciones en el "Salón Internacional del Automóvil de Frankfurt" en Alemania involucra a muy pocas industrias, solo la industria automotriz;
6. Frecuencia de exposición
La frecuencia de exposición se refiere a si la exposición se realiza varias veces al año o una vez cada pocos años, o si se realiza de forma irregular. En cuanto a la situación actual de la industria de las exposiciones, la mayor cantidad de exposiciones se llevan a cabo una vez al año, lo que representa aproximadamente el 80% de todas las exposiciones. También hay muchas exposiciones que se realizan dos veces al año y una vez cada dos años. irregularmente se ha vuelto cada vez más frecuente. La determinación de la frecuencia de las exposiciones está restringida por las características de la industria donde se ubica el tema de la exposición. Sabemos que los productos en casi todas las industrias tienen un ciclo de vida, y el ciclo de vida de los productos tiene un impacto significativo en la frecuencia de las exhibiciones. El período de inversión y el período de crecimiento de los productos son los períodos dorados para la participación de las empresas, y la frecuencia de las exposiciones debe reflejar firmemente estos dos períodos.
7. Escala de exposición
La escala de exposición incluye tres aspectos: primero, el área de exposición de la exposición, segundo, el número de expositores y tercero, el número de visitantes. la exposición ¿Qué tan grande es el público? A la hora de planificar una exposición hay que hacer predicciones y planes en estos tres aspectos. Al planificar la escala de la exposición, se deben tener plenamente en cuenta las características de la industria. El tamaño de la exposición también estará limitado por el número y la calidad de los visitantes.
8. Posicionamiento de la exposición
En términos sencillos, el posicionamiento de la exposición es decirle claramente a los expositores y visitantes qué es la exposición y qué tiene. Específicamente, el posicionamiento de la exposición es un proceso en el que. una organización de exposiciones establece y desarrolla ventajas competitivas diferenciadas de la exposición en función de sus propias condiciones de recursos y competencia en el mercado, de modo que las exposiciones que organiza formen una impresión distinta y única en la mente de los expositores y visitantes. El posicionamiento de la exposición debe aclarar los expositores y visitantes objetivo de la exposición, los objetivos de la exposición, el tema de la exposición, etc.
9. Precio de Exposición y Presupuesto Preliminar de la Exposición
El precio de exposición es para fijar un precio adecuado para el alquiler del stand de exposición. El precio de un stand de exposición a menudo incluye el precio del espacio de exposición interior y el precio del espacio de exposición al aire libre. El precio del espacio de exposición interior se divide entre el precio del espacio abierto y el precio del piso estándar. Al fijar el precio de una exposición, generalmente se sigue el principio de "buena ubicación, buen precio", es decir, el precio de los stands que son convenientes para la exhibición y que tienen un gran número de visitantes suelen ser más altos. El presupuesto preliminar de la exposición es un presupuesto preliminar para los diversos gastos necesarios para realizar la exposición y los ingresos esperados por la realización de la exposición. Al planificar una exposición, es importante determinar un precio adecuado para la exposición en función de las condiciones del mercado. Esto es muy importante para atraer a los expositores objetivo a participar en la exposición.
10. La división del trabajo del personal, la promoción de exposiciones e inversiones y el plan de publicidad y promoción, el plan de división del trabajo del personal, el plan de invitación a exposiciones, el plan de inversión y publicidad y promoción son los planes de implementación específicos de la exposición, y Estos cuatro planes se afectarán entre sí durante la implementación específica.
El plan de división del personal del trabajo es hacer arreglos generales para el trabajo del personal de la exposición. Los planes de contratación para exposiciones son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer empresas a participar en exposiciones. Los planes de inversión son principalmente diversas estrategias, medidas y métodos formulados para atraer visitantes a la exposición. El plan de publicidad y promoción es establecer la marca de la exposición y establecer la imagen de la exposición, y al mismo tiempo servir a la exposición y la promoción de inversiones de la exposición.
11. Calendario de exposiciones, plan de gestión in situ y plan de actividades relacionadas.
El calendario de exposiciones es un plan basado en el tiempo para la contratación de exposiciones, la promoción de inversiones, la publicidad y la promoción. y división del stand. Realizar los arreglos generales. Aclara qué trabajo debe completarse y en qué etapa del proceso de preparación de la exposición hasta que la exposición se lleve a cabo con éxito. Si el calendario de la exposición está bien organizado, todos los preparativos para la exposición se pueden llevar a cabo de manera ordenada. Los planes de gestión in situ son diversos planes y disposiciones para la gestión eficaz del sitio de exposición después de la inauguración de la exposición. Generalmente incluyen planes de apertura de la exposición, planes de gestión del lugar de exposición, planes de registro de visitantes y planes de desmantelamiento, etc. Si el plan de gestión del sitio está bien organizado, el sitio de exposición estará ordenado y la exposición estará en buen estado. El plan de actividades relacionadas con la exposición es un plan y disposición para varias actividades relacionadas que se llevarán a cabo al mismo tiempo durante la exposición. Las actividades relacionadas más comunes que se llevan a cabo simultáneamente con la exposición incluyen reuniones de intercambio técnico, seminarios y diversas actuaciones, que son complementos útiles de la exposición.
2. Redacción del "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
(1) Concepto de "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
Completado. "Plan de proyecto de exposición" no significa que la exposición pueda realizarse. El establecimiento del proyecto solo presenta una opinión preliminar sobre qué tipo de exposición realizar y cómo realizarla, y formula un conjunto de planes preliminares en cuanto a si la exposición realmente se puede realizar y si el plan es realmente factible, aún así. necesita ser analizado. Realizar análisis de viabilidad de proyectos y planes. La conclusión del análisis de viabilidad y otros factores que deben considerarse son la base final para decidir si la exposición puede realizarse. El "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición" es un informe de investigación completado sobre la base del análisis de viabilidad del proyecto de exposición. El análisis de viabilidad del establecimiento del proyecto de exhibición es la continuación de la planificación del establecimiento del proyecto de exhibición. La planificación del proyecto de exposición se basa principalmente en el dominio de diversa información para proponer inicialmente "qué tipo de exposición" se llevará a cabo la exposición planificada. El análisis de viabilidad del proyecto de exposición se basa en un estudio cuidadoso de diversa información y un análisis en profundidad del proyecto de exposición. "La factibilidad de una exposición de este tipo" propuesta por el planificador proporcionará una base científica para la toma de decisiones sobre si finalmente se realizará o no la exposición. Si la planificación del proyecto de exposición pasa el análisis de viabilidad y demuestra que se cumplen las condiciones de mercado para la exposición planificada, el proyecto es viable, los diversos planes de ejecución están razonablemente planificados, el proyecto es económicamente viable, el riesgo es pequeño y tiene ciertos beneficios sociales. , se puede aprobar la exposición. Se estableció la planificación del proyecto y se tomó la decisión de realizar la exposición.
(2) La estructura del contenido del "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
El "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición" debe realizar un análisis sistemático de si la exposición proyecto es factible o inviable Evaluar y explicar, y proporcionar bases de mejora y sugerencias para la mejora final de cada plan de implementación específico para la planificación del proyecto expositivo. Por lo tanto, el "Informe del estudio de viabilidad del proyecto de exposición" incluye principalmente los siguientes contenidos: 1. Análisis del entorno del mercado (1) Entorno macro del mercado: incluido el entorno demográfico, el entorno económico, el entorno tecnológico, el entorno político y legal, el entorno social y cultural, etc. (2) Entorno del micromercado: incluido el entorno interno de la organización de la exposición, los clientes objetivo, los competidores, los intermediarios de marketing, los proveedores de servicios, el público, etc. (3) Evaluación del entorno del mercado: método de análisis FODA, es decir, análisis de fortalezas internas, debilidades internas, oportunidades externas y amenazas externas. 2. Análisis de vitalidad de los proyectos de exhibición (1) Espacio de desarrollo de proyectos: es decir, analizar si el espacio industrial, el espacio de mercado, el espacio regional, el espacio de políticas, etc., en los que se basa la exposición, están disponibles. (2) Competitividad del proyecto: incluido el atractivo del posicionamiento de la exposición, la influencia de la marca de la organización de la exposición, la composición de expositores y visitantes, los precios de la exposición, los servicios de la exposición, etc.
(3) Análisis de las ventajas y desventajas de la organización expositiva
3. Análisis del plan de ejecución de la exposición
1) Evaluar el marco básico de la exposición planificada, incluyendo: (1) ) Nombre de la exposición ¿Existe algún conflicto con el alcance de las exhibiciones y el posicionamiento de la exposición? (2) Si el tiempo y la frecuencia de exhibición son consistentes con las características de la industria en la que se ubican las exhibiciones. (3) Si el lugar de la exposición es adecuado para realizar una exposición de la industria en la que se incluyen las exhibiciones. (4) Si se puede realizar una exposición de tal escala y posicionamiento en la industria donde se encuentra el rango de exhibiciones de la exposición. (5) Si el organizador de la exposición puede realizar una exposición de tal escala y ubicación dentro del tiempo de exposición planificado. (6) Si el organizador de la exposición está familiarizado con la industria en la que se encuentran las piezas expuestas. (7) ¿Existe algún conflicto entre el posicionamiento de la exposición y la escala de la exposición?
2) Evaluación de planes de exposición e inversión y publicidad y promoción
(1) Evaluación de planes de exposición e inversión (2) Evaluación de planes de inversión (3) Evaluación de publicidad y promoción planes
4, Análisis financiero de proyectos expositivos
(1) Posicionamiento de precios
(2) Previsión de costes
El coste del hosting una exposición generalmente incluye:
1) Honorarios del lugar de exposición. Es decir, el alquiler del recinto ferial y los diversos gastos que se derivan del mismo. Estos gastos incluyen: alquiler del lugar de exposición, tarifas de aire acondicionado de la sala de exposiciones, tarifas de decoración de pisos especiales, tarifas de construcción de pisos estándar, tarifas de alfombras de la sala de exposiciones y tarifas de colocación de alfombras, tarifas de horas extras de instalación de stands, etc.
2) Honorarios de publicidad y promoción de la exposición. Incluyendo honorarios de publicidad, honorarios de diseño e impresión de materiales de exposición, honorarios de envío de materiales, honorarios de conferencias de prensa, etc.
3) Costos de exposición e inversión.
4) Gastos relacionados. Incluyendo reuniones de intercambio técnico, seminarios y ceremonias de inauguración de exposiciones, recepciones de invitados, cócteles, distribución del recinto ferial, obsequios, gastos de contratación de personal para exposiciones temporales, etc.
5) Gastos de oficina y gastos de personal.
6) Impuestos
7) Otros gastos impredecibles
(3) Previsión de ingresos
Los ingresos por la realización de una exposición generalmente incluyen:
1) Ingresos por tarifas de stand
2) Ingresos por entradas
3) Ingresos por publicidad y patrocinio corporativo
4) Otros ingresos relacionados
5) Análisis de equilibrio
6) Análisis de flujo de efectivo
7) Análisis de valor actual neto
8) Tasa de valor actual neto Análisis
9) Índice de rentabilidad
10) Tasa interna de retorno
11) Predicción de riesgos
1. Riesgo de mercado 2. Operación. Riesgo 3. Riesgo financiero 4. Riesgo de cooperación
(3) Requisitos para redactar el "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición"
El "Informe del estudio de viabilidad sobre el establecimiento del proyecto de exposición" es la clave para organizar una exposición Es una base importante para que la organización decida si realizar la exposición. Por lo tanto, la redacción del "Informe de Estudio de Viabilidad del Proyecto de Exposición" debe ser veraz y suficiente, el análisis debe ser objetivo y científico. y el juicio debe ser exacto y razonable.
1. Análisis del entorno del mercado
El análisis del entorno del mercado es el primer paso en el análisis de viabilidad del establecimiento del proyecto de exposición. Es un plan de celebración de exposiciones propuesto en base a la planificación del proyecto de exposición. Sobre la base de esta información, analizará más a fondo y demostrará si se cumplen las diversas condiciones del mercado para la celebración de la exposición y si existen diversos fundamentos políticos y sociales necesarios para realizar la exposición. El análisis del entorno del mercado no sólo debe estudiar las diversas condiciones existentes del mercado, sino también predecir sus cambios futuros y tendencias de desarrollo. Hacer que las conclusiones extraídas del análisis de viabilidad del proyecto sean más científicas y razonables.
2. Análisis de vitalidad del proyecto de exposición
El análisis del entorno de mercado se basa en los factores externos del proyecto de exposición planificado para analizar si se cumplen las condiciones para la realización del análisis de vitalidad del proyecto de exposición; Es Partiendo del propio proyecto expositivo previsto, analizar si la exposición tiene futuro. Analizar la vitalidad de un proyecto expositivo no se trata sólo de analizar la vitalidad de una exposición realizada durante una o dos sesiones, sino también de analizar la vitalidad a largo plazo de la exposición, es decir, analizar si la exposición todavía tiene futuro si es celebrada durante más de cinco sesiones.
3. Análisis del plan de ejecución de la exposición
El análisis del plan de ejecución de la exposición comienza desde el propio proyecto de exposición planificado y analiza si los diversos planes de ejecución que se implementarán en el plan del proyecto de exposición están completos. si puede garantizar la realización de los objetivos previstos de la exposición.
El objeto del análisis del plan de ejecución de la exposición son los diversos planes de ejecución de la exposición. El foco del análisis es si los distintos planes de ejecución son razonables, completos y factibles.
Una cosa que es necesario enfatizar es que al evaluar el marco básico de una exposición, la atención no se centra en analizar si los arreglos de planificación para un determinado factor que constituye el marco básico de la exposición son razonables y viable, sino en analizar si el marco básico de la exposición es razonable y viable en su conjunto. Porque, si bien las disposiciones de planificación para cada factor que constituye el marco básico de la exposición pueden ser razonables y factibles, el marco básico de la exposición compuesto por estos factores puede resultar irrazonable e inviable en su conjunto. Por tanto, para evitar el fenómeno de la "razonabilidad individual y el conflicto grupal", es muy importante evaluar el marco básico de la exposición.
4. Análisis financiero de proyectos expositivos
El análisis financiero de proyectos expositivos consiste en analizar y calcular los gastos y beneficios de albergar la exposición desde la perspectiva financiera de la organización expositiva. El objetivo principal del análisis financiero de proyectos de exposición es analizar si la exposición planificada es económicamente viable y especificar un plan de uso de fondos para la próxima exposición.
5. Predicción de riesgos
Desde la perspectiva del análisis de viabilidad de los proyectos expositivos, los riesgos son las consecuencias de algunos factores impredecibles e incontrolables en el proceso de realización de una exposición. el plan del organizador de la exposición para realizar la exposición y los ingresos reales de la celebración de la exposición se desvían de las expectativas, de modo que el plan del organizador de la exposición para realizar la exposición se frustra o incluso si la exposición se lleva a cabo según lo previsto, el organizador de la exposición sufre ciertas consecuencias económicas; posibilidad de pérdidas.
6. Problemas existentes
Incluyendo varios problemas existentes en el proyecto de exposición encontrados a través del análisis de viabilidad anterior, y problemas descubiertos por investigadores fuera del análisis de viabilidad que pueden tener un impacto en la exposición. otras preguntas etc
7. Sugerencias de mejora
En vista de los problemas anteriores, presente sugerencias para mejorar la planificación del proyecto expositivo y señale la dirección en la que se deben realizar esfuerzos para celebrarlo con éxito. la exposición.
8. Dirección de los esfuerzos
De acuerdo con el propósito y objetivos de la exposición, con base en el análisis anterior, y en base a los problemas existentes, plantear lo que se necesita para su exitoso desarrollo. la exposición Otras condiciones que deben cumplirse y la dirección en la que deben realizarse los esfuerzos.
3. Redacción de "Instrucciones de Exposición"
(1) Concepto de "Instrucciones de Exposición"
Después de que el organizador de la exposición haya determinado las fechas pertinentes para la celebración de la misma. exposición, una vez designados el contratista de la exposición, el agente de transporte de la exposición y el agente de viajes de la exposición, puede comenzar a preparar las "Instrucciones para el expositor" para la exposición.
Las "Instrucciones de la exposición" son un folleto en el que el organizador de la exposición recopila la preparación, la apertura y otros aspectos de la exposición que los expositores deben tener en cuenta al participar en la exposición para facilitar su preparación para la exposición. Elaborar el manual del expositor es una tarea básica en el proceso de preparación de una exposición.
(2) El contenido principal y los requisitos de redacción de las "Instrucciones de exposición"
En cierto sentido, las Instrucciones de exposición son un documento programático que ayuda a los expositores a prepararse para las exposiciones, y es También es un documento guía para que el organizador de la exposición gestione eficazmente todos los aspectos del montaje, exhibición y desmontaje de la exposición. El contenido del manual del expositor incluye todos los aspectos de la celebración de una exposición. En términos generales, las instrucciones de exposición incluyen principalmente los siguientes aspectos:
(1) Prólogo. Principalmente da la bienvenida a los expositores a participar en esta exposición, explica los principios y propósitos de la preparación de este manual y les recuerda a los expositores que respeten conscientemente las disposiciones pertinentes de este manual durante la preparación, montaje, exhibición y desmontaje de la exhibición. El prefacio suele ser breve y conciso.
(2) Situación básica del recinto expositivo. Incluyendo planos de la sala de exposiciones y el área de exposición, mapa de transporte a la sala de exposiciones, datos técnicos básicos del lugar de exposición, etc. Al dibujar el plano de la sala de exposiciones y el área de exposición, se debe prestar atención a indicar la ubicación de las diversas instalaciones de servicio en la sala de exposiciones, los detalles de la división de las áreas de exposición y los stands, los pasillos internos y las entradas a la sala de exposiciones, etc. .; al dibujar el mapa de tráfico hacia la sala de exposiciones, se debe prestar atención a indicar la ubicación específica de la sala de exposiciones en la ciudad, los distintos medios de transporte principales y las rutas de tráfico que se pueden utilizar para llegar a la sala de exposiciones, las rutas específicas la ubicación de los hoteles de recepción designados en la ciudad, etc., los datos técnicos básicos del lugar de exposición deben indicarse de forma clara y precisa: la capacidad de carga del suelo, las condiciones de ventilación de la sala, la capacidad del volumen del montacargas y la altura del espacio interior de la exposición. sala, altura y ancho de la entrada de la sala de exposiciones, estado del suministro de agua y electricidad de la sala de exposiciones, etc. Una introducción a las condiciones básicas del lugar de exposición. Tiene una muy buena función de guía al ayudar a los expositores a encontrar con precisión la sala de exposiciones y su propio stand, y luego llevar a cabo el montaje del stand y la disposición de la exposición.
(3) Información básica de la exposición.
Incluyendo el nombre de la exposición, el lugar, la hora de la exposición, la organización de la exposición, el contratista designado de la exposición, el agente de transporte designado, el agente de viajes designado, el hotel de recepción designado, etc. En cuanto al tiempo de exposición, es necesario especificar el tiempo de montaje de la exposición, el tiempo de apertura, el tiempo de apertura a visitantes profesionales y público en general, el tiempo de desmontaje de la exposición, las horas extras de montaje y desmontaje de la exposición, etc. con la mayor precisión posible para la organización de la exposición, es necesario especificar los organizadores, organizadores, unidades de apoyo y coorganizadores de la exposición, además, también es necesario especificar la información de cada organización de exposición, designada; contratista de exhibición, agente de transporte designado, agente de viajes designado, hotel de recepción designado, etc. Dirección de contacto detallada, número de contacto, fax y persona de contacto, si hay una dirección de sitio web y correo electrónico, es mejor publicarlo para que los expositores puedan comuníquese fácilmente con las unidades relevantes cuando sea necesario.
(4)Normas de exposición. Se refiere a algunas reglas y regulaciones que la exposición requiere que los expositores y visitantes cumplan al participar en la exposición, que incluyen: regulaciones sobre el uso y manejo de los documentos de la exposición, regulaciones sobre seguridad y seguros en el sitio de la exposición, regulaciones sobre limpieza de pisos, regulaciones sobre almacenamiento de artículos, precauciones en el sitio para el uso de agua y electricidad, regulaciones para la venta de exhibiciones en el sitio, regulaciones de protección contra incendios, regulaciones sobre protección de la propiedad intelectual y precauciones para demostraciones de exhibiciones en el sitio, etc. Las reglas de la exposición son algunos sistemas que todos los participantes deben cumplir y son muy importantes para la gestión in situ y el mantenimiento del orden en la exposición.
(5) Guía de instalación del stand. Estos son algunos requisitos e instrucciones básicos para la instalación de stands de exhibición, que incluyen principalmente instrucciones de stand estándar e instrucciones de instalación de stands de espacios abiertos, etc. Dado que la estructura básica y la configuración de todos los stands estándar son las mismas, la "Descripción del stand estándar" explica principalmente la configuración estándar del stand, enumera las precauciones para que los expositores utilicen stands estándar y propone si los expositores necesitan agregar stands no estándar. Cómo lidiar con configuraciones distintas a la configuración, etc. Las "Instrucciones para el montaje de stands en espacios abiertos" incluyen principalmente algunas normas y requisitos para que los expositores instalen stands en espacios abiertos, como requisitos para el uso de materiales, normas sobre trabajos en caliente, normas de seguridad contra incendios y normas sobre tendido de cables, etc. La guía de instalación del piso es de gran ayuda para guiar a los expositores a instalar sus stands y la exposición de manera fácil y segura.
(6) Guía de transporte de la exposición. Se trata de algunas pautas e instrucciones para que los expositores transporten exhibiciones y otros artículos al sitio de la exposición, incluidas principalmente pautas de transporte en el extranjero y pautas de transporte nacional. Independientemente de si se trata de una guía de transporte nacional o internacional, es necesario comprender los métodos de transporte y las rutas de transporte de las exhibiciones, etc., la entrega de diversos productos y los plazos para la presentación de documentos, la preparación y entrega de los documentos de flete, los estándares de cobro y el embalaje. , declaración de aduana, transporte de regreso, Se explican detalladamente los servicios opcionales disponibles. La guía de transporte de exhibiciones juega un papel importante al ayudar a los expositores a organizar el transporte de exhibiciones y otros artículos de manera oportuna.
(7) Exposición e información turística. Proporciona algunas explicaciones sobre cómo resolver el transporte, alimentación, alojamiento, transporte y otras necesidades de los expositores y visitantes durante la exposición y las necesidades de viaje antes y después de la exposición. La información sobre turismo de convenciones y exposiciones debe enumerar en detalle la categoría de cada hotel de recepción designado, precios preferenciales negociados, dirección, número de contacto y fax, persona de contacto, distancia desde la sala de exposiciones, etc. También debe enumerar los procedimientos de visa para visitantes extranjeros y expositores para ingresar, convenciones y exposiciones Rutas y arreglos opcionales para inspecciones de negocios, visitas turísticas y viajes de placer durante y antes del período. La información turística de convenciones y exposiciones tiene como principal objetivo facilitar el día a día de expositores y visitantes.
(8)Formularios relacionados. Se trata de las diversas formas que los expositores deben utilizar durante el proceso de preparación e instalación de la exposición, incluidas principalmente las formas de exposición y las formas de montaje en el suelo. Los formularios de exposición incluyen principalmente el formulario de servicio al comprador VIP, el formulario de solicitud para contratar personal de servicio temporal, el formulario de solicitud para un permiso de trabajo adicional y una tarjeta de invitación, el formulario de solicitud para seminarios y reuniones de intercambio técnico, el formulario de solicitud para publicar anuncios en el catálogo de exposiciones, etc. Una vez compiladas con éxito las instrucciones de la exposición, se pueden imprimir en un libro y enviarlas a los expositores en un momento adecuado antes de la inauguración de la exposición. El contenido también se puede publicar en el sitio web exclusivo de la exposición para que los expositores lo lean y lo descarguen. Hay expositores extranjeros en la exposición, también pueden traducir el manual del expositor a un texto en idioma extranjero.
(3) La función de las "Instrucciones de exposición"
Las "Instrucciones de exposición" son principalmente facilitar y guiar a los expositores para que lleven a cabo sin problemas servicios como la preparación y organización de la exposición, Exposición y desmontaje No solo tiene un papel rector muy importante para los expositores en la preparación de la exposición, sino que también tiene una gran ayuda e influencia en la gestión eficaz in situ de los organizadores de la exposición durante el montaje, la exhibición y el desmontaje de la exposición.
1. Las instrucciones de exposición sirven como guía para los expositores.
El manual del expositor proporciona descripciones detalladas del lugar de la exposición, información básica sobre la exposición, reglas de la exposición, instalación del piso, transporte de la exposición y turismo de la exposición. Después de obtener las instrucciones de la exposición, los expositores pueden seguir las pautas de las instrucciones para organizar la exposición. diversos preparativos, como organizar el transporte de las exhibiciones, preparar los materiales y el diseño del stand, etc. en el sitio de la exposición, los expositores llevarán a cabo la construcción e instalación del stand de acuerdo con los requisitos pertinentes de las instrucciones para evitar ceguera e instalación durante la exposición; Violación de las regulaciones; durante la exhibición, los expositores pueden organizar demostraciones de exhibición de acuerdo con los requisitos de las instrucciones durante el desmontaje, los expositores pueden retirarse de manera ordenada de acuerdo con las pautas de las instrucciones, los expositores también pueden optar por hacerlo; Sigue los lineamientos de las instrucciones MICE para viajar que se adapte a tus necesidades. Bajo la guía de las instrucciones de la exposición, los expositores pueden preparar y completar de forma más eficaz diversas tareas para participar en la exposición.
2. El papel de las instrucciones expositivas en la gestión del recinto ferial. Las instrucciones de exposición proporcionan diversas disposiciones para la exposición durante el período de preparación, montaje, exhibición y desmontaje. No solo es útil guiar a cada expositor para que actúe de acuerdo con las regulaciones, sino que también ayuda al organizador de la exposición a supervisar diversos asuntos. el sitio de exposición de acuerdo con lo establecido en el manual y brindar diversos servicios a los expositores de acuerdo con lo establecido en el manual. El Manual del Expositor es una de las bases importantes para que el organizador de la exposición lleve a cabo la gestión in situ de la preparación, organización, exhibición y desmontaje de la exposición. Formula el código de conducta que todos deben cumplir en cada etapa de la exposición. lo que favorece que el organizador de la exposición siga esta estandarización de la gestión in situ de todos los aspectos de la exposición.
3. El papel de los folletos expositivos sobre el público. Además de proporcionar orientación a los expositores y la gestión in situ de la exposición, las instrucciones de la exposición también pueden desempeñar un papel determinado para los visitantes de la exposición. Por ejemplo, la descripción del manual del plano de la sala de exposiciones, el mapa de distribución de las instalaciones de servicio en la sala de exposiciones, las rutas de transporte, los hoteles de recepción designados y los horarios de apertura de la exposición serán de gran ayuda para los visitantes que visiten la exposición.
Los visitantes pueden llegar a la sala de exposiciones de forma más cómoda siguiendo el mapa de rutas de transporte de la sala de exposiciones, encontrar los proveedores de servicios que necesitan siguiendo el mapa de distribución de las instalaciones de servicios de la sala de exposiciones y disfrutar de los servicios designados. Hoteles de recepción para la exposición. Trato de precio preferencial. Bajo la guía del horario de apertura de la exposición, puede organizar razonablemente el horario de su visita, etc. En general, una gran parte de los visitantes a la exposición son invitados por los propios expositores. Los expositores generalmente informarán a los visitantes que inviten de la información anterior, de esta manera el folleto de la exposición jugará un papel más importante en los visitantes.
4. Principios básicos para la preparación de las "Instrucciones de Exposición" Del papel de las Instrucciones de Exposición, podemos ver que las Instrucciones de Exposición son un documento importante en el proceso de preparación de la exposición. Para que el folleto de la exposición desempeñe eficazmente el papel anterior en el proceso de preparación de la exposición, al compilar el manual del expositor debemos hacer lo siguiente:
Primero, ser práctico. El contenido de las instrucciones de la exposición debe tener un mayor papel rector para los expositores en la planificación, montaje, exhibición y desmontaje de la exposición, o debe ser utilizado por el organizador de la exposición para gestionar todos los aspectos de la preparación, montaje, exhibición y desmontaje de la exposición. Si es de gran ayuda, o puede ayudar al expositor a invitar a sus antiguos clientes a visitar la exposición, de lo contrario, el contenido no se incluirá en el manual del expositor.
En segundo lugar, sé conciso y claro. La explicación y narración de diversos aspectos del contenido del folleto de la exposición debe ser concisa, sin demasiadas palabras ni demasiado larga, siempre que pueda explicar el problema de todos los aspectos del contenido del folleto de la exposición; Debe ser preciso y específico, para que la gente pueda entenderlo con claridad. No se puede entender, y mucho menos causar ambigüedad. De lo contrario, surgirán disputas en la implementación específica de la preparación, instalación, exhibición y desmontaje de la exposición, lo que no será propicio para las exhibiciones de los expositores o la gestión del sitio de exposición por parte del organizador de la exposición.
En tercer lugar, detallada y completa. Los diversos contenidos mencionados en las instrucciones de exhibición deben ser lo más detallados posible. Por ejemplo, las disposiciones sobre horas extras para la mudanza y el desmantelamiento pueden ser específicas para horas y minutos, y las disposiciones para el plazo de devolución de diversas formas pueden ser específicas. a un determinado día del mes, etc., por lo que es más propicio para el funcionamiento y gestión específicos de la exposición. Se deben omitir todos los contenidos mencionados en las instrucciones de la exposición, como la descripción de las condiciones básicas del lugar de exposición; , la altura y el ancho de la sala de exposiciones, la capacidad de carga del suelo de la sala de exposiciones, las precauciones de protección contra incendios, etc. deben enumerarse uno por uno y no se pueden omitir, de lo contrario, habrá problemas en el sitio. Por ejemplo, si no se menciona la altura y el ancho de la entrada a la sala de exposiciones, es posible que algunos artículos más grandes y largos no puedan ingresar a la sala de exposiciones.
Cuarto, preciosa.
El diseño y la producción de las instrucciones de exhibición deben ser hermosos y elegantes, y la impresión debe ser cuidadosa y se deben evitar en la medida de lo posible los errores tipográficos y la producción y el papel de las instrucciones de exhibición; exposición y la marca y reputación de la organización de la exposición, y no debe dar lugar a malas impresiones.
Quinto, profesional. La redacción y la construcción de oraciones de las instrucciones de exhibición deben ajustarse a los hábitos y normas de la industria, y se debe utilizar el lenguaje familiar para la industria. La terminología involucrada debe estar estandarizada y algunas palabras que son relativamente desconocidas para la industria no pueden usarse por sentado. El diseño del contenido debe cumplir con los procedimientos de preparación del expositor para la exposición y no debe permitirles buscar en él para encontrar lo que necesitan saber.
Sexto, la internacionalización. Si la exposición es una exposición internacional, o la exposición tiene planes de desarrollarse en una dirección internacional, entonces la disposición del contenido y la producción de las instrucciones de la exposición también deben intentar satisfacer las necesidades de los expositores internacionales, por ejemplo, además de tener texto en chino. , Hay textos en idiomas extranjeros. La traducción de las instrucciones de exhibición en idiomas extranjeros debe ser precisa, porque los expositores extranjeros utilizan las instrucciones para preparar diversos asuntos de la exhibición, si la traducción es inexacta, les causará grandes inconvenientes;