Cómo controlar el presupuesto y los costes de la exposición
Debemos planificar y prepararnos para futuros proyectos expositivos. Por lo tanto, debemos construir un sistema modular de stand universal que pueda aplicarse de manera flexible a muchas ocasiones y necesidades, y que pueda aplicarse parcial o completamente varias veces.
Exposiciones conjuntas con asociaciones industriales
La participación en grupo es un modelo de participación muy eficaz para pequeñas empresas o empresas que participan por primera vez, que no sólo ayuda a controlar costes, sino que también puede conseguir los efecto de participación deseado.
Considere los paquetes de stand estándar
Muchos organizadores de exposiciones ofrecen una variedad de soluciones de stand estándar para expositores con ciertos requisitos de decoración de stand, que van desde muebles y alfombras hasta electricidad y suministro de energía. Las instalaciones del stand pueden ayudarle a simplificar el proceso de presupuesto de construcción del stand, por lo que es un medio muy eficaz de control de costes.
Haz un cuadro presupuestario detallado
En función de los objetivos de tu exposición, desglosa las tareas de implementación y luego estima los costos. Entre ellos, el tamaño del presupuesto debe ser lo más pequeño posible, pero debe cubrir todas las partidas de gasto posibles, y cada partida de gasto debe agregar un margen presupuestario de aproximadamente el 10%.
Registrar gastos
Realice un seguimiento de todos los gastos con respecto a su presupuesto y registre todas las órdenes de compra y facturas en un solo lugar. Revisar los motivos del gasto excesivo en cualquier momento para mejorar continuamente la eficiencia y eficacia de los planes y presupuestos futuros.
Proporcione comentarios rápidamente sobre todos los formularios.
Los pedidos retrasados y los cambios de última hora suelen generar cargos adicionales.
Las exposiciones no se limitan a stands
No centres todo tu presupuesto en el diseño y construcción de stands (aunque esto es un error común), sino proporciona promoción de la exposición, capacitación del personal y mantenimiento. , asignar recursos suficientes para las actividades posteriores a la feria (como marketing telefónico, correo directo y otras actividades de ventas de seguimiento).
Elija una empresa de diseño de stands confiable
Si decide no optar por un plano de stand estándar, debe elegir una empresa de diseño que sea realmente capaz de completar la tarea a tiempo y en presupuesto. Para hacer esto, comuníquese con la asociación de contratistas de exposiciones correspondiente para solicitar una lista de empresas de diseño y conocer el historial de servicios de la empresa de diseño de clientes anteriores de la empresa candidata.
Póngase en contacto directamente con el contratista de construcción del stand.
A menudo es más rentable para los expositores ponerse en contacto directamente con los contratistas de construcción de stands, especialmente en el diseño de stands modulares, porque muchos contratistas brindarán servicios gratuitos de consultoría de diseño como parte del servicio general de construcción de stands.
Aprovecha la publicidad gratuita
La cobertura editorial positiva es una de las mejores formas de publicidad para tu empresa, y es gratuita. Por lo tanto, debemos redactar cuidadosamente los materiales de comunicado de prensa y comunicarlos a las agencias de relaciones públicas de la exhibición y a los medios relevantes de la industria en el momento apropiado.
Valora el uso de materiales de ventas
No distribuyas materiales de ventas costosos a todos los visitantes del stand. Los materiales de edición de bolsillo deben usarse para distribución general, mientras que los materiales de edición de tapa dura deben estar dirigidos específicamente a aquellas audiencias que estén realmente interesadas en comprar.
Ajustar gastos
Dejar claro al inicio del proyecto qué gastos asumirá la empresa. Además de pagar por adelantado ciertos subsidios estándar para las tarifas de comidas y comunicaciones comerciales a los empleados de acuerdo con el límite de tiempo de los proyectos participantes, las partes interesadas reembolsarán todos los gastos excesivos razonables de acuerdo con las regulaciones. Además, después de la exhibición diaria, los artículos e instalaciones como bebidas y teléfonos en el stand deben estar debidamente cerrados.