Cómo gestionar bien los archivos
El siguiente contenido es para su referencia:
Sistema de custodia de archivos
1. Implementar estrictamente la recopilación, disposición, almacenamiento, identificación, provisión, utilización y destrucción. de archivos. sistemas y normas para garantizar su integridad, sistema y seguridad.
2. Los archivos se organizan según números de archivo, los archivadores se numeran secuencialmente y las normas y sistemas de gestión de archivos pertinentes se cuelgan en el almacén.
3. Los archivos prestados deben devolverse a tiempo y los archivos después de su uso deben devolverse a su lugar original inmediatamente.
4. Los archivos no podrán ser robados, vendidos ni alterados. Los infractores serán legalmente responsables.
5. Realice eficazmente trabajos a prueba de robos, incendios, impermeables, a prueba de humedad, a prueba de polvo, a prueba de insectos y a prueba de moho.
6. Monitorizar y registrar la temperatura y humedad del almacén.
7. Al inicio de cada semestre, realizar una inspección e inventario exhaustivos de los archivos del almacén y abordar oportunamente cualquier problema encontrado.
Sistema de confidencialidad de archivos
1. Comprender perfectamente la importancia de la confidencialidad de los archivos y cumplir estrictamente las leyes y regulaciones pertinentes.
2. El acceso a archivos confidenciales o materiales internos debe ser aprobado por la persona a cargo del departamento y la oficina correspondientes. Si es necesario, solicite la aprobación de los líderes escolares correspondientes. Al realizar la revisión, se deben realizar estrictamente los procedimientos de registro y se debe indicar el propósito y contenido de la revisión.
3. Sin aprobación, nadie puede sacar archivos de la biblioteca sin permiso; el personal de archivos no puede extraer, copiar ni difundir contenidos de archivos confidenciales sin permiso.
4. Si es necesario extraer o copiar materiales de archivo confidenciales con aprobación, deben conservarse adecuadamente y destruirse después de su uso. Si ocurren problemas de confidencialidad, el usuario será responsable de las consecuencias.
5. Los documentos pesados y materiales internos que no estén archivados deberán entregarse al colegio para su destrucción centralizada.
6. Bajo la dirección del comité de confidencialidad de la escuela, haga un buen trabajo cambiando el nivel de confidencialidad de los archivos y descifrándolos.
7. El personal o usuarios de los archivos que violen las normas de confidencialidad serán tratados de acuerdo con las normas pertinentes según la gravedad del caso.
Sistema de utilización de archivos
1. Quienes quieran acceder a los archivos y materiales abiertos de la biblioteca deben tener documentos de identificación válidos (o certificados de trabajo, certificados académicos) y otros documentos válidos. y completar al mismo tiempo el formulario de registro de acceso. Quienes sean encomendados por otros también deberán presentar cualquiera de los certificados de terceros antes mencionados (incluidas copias y faxes) y una solicitud de inspección encomendada;
2. El acceso a archivos importantes o confidenciales debe ser manejado de acuerdo con el "Sistema de Confidencialidad de Archivos"; el acceso a archivos importantes fuera del ámbito de sus funciones debe ser aprobado por el responsable de la oficina; Para acceder a archivos valiosos, utilice copias en lugar de originales.
3. Generalmente no se prestan archivos ni materiales. Si realmente se necesita el préstamo para trabajar, además de emitir un certificado de la unidad donde se encuentra, se debe aprobar por el encargado de la oficina o líder escolar a cargo, y se deben realizar los trámites del préstamo ( limitado a devolver dentro de los 5 días); si se renueva el préstamo, se deben completar los trámites de renovación.
4. Al proporcionar archivos para su uso, se cobrarán tarifas de acuerdo con las regulaciones escolares pertinentes.
5. El uso de archivos y materiales abiertos por parte de organizaciones y personal extranjeros se manejará de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.
6. Al acceder y utilizar archivos, no los altere, abra ni destruya arbitrariamente. El personal de esta oficina tiene derecho a asesorar, ordenar indemnizaciones u otras medidas a los infractores hasta que sean considerados legalmente responsables.
7. Ninguna unidad o individuo tiene derecho a publicar el contenido de los archivos sin la aprobación del líder escolar a cargo o la autorización de la oficina.
Responsabilidades laborales del personal de la sala de archivos
1. Publicar activamente las leyes y regulaciones del partido y del estado sobre la gestión de archivos.
2. Cumplir con diversas normas y regulaciones comerciales de archivos.
3. Mantener la integridad, el sistema y la seguridad de los archivos, inspeccionar periódicamente el almacenamiento de archivos, mejorar la tecnología de protección de archivos y guardar estrictamente los secretos de estado.
4. Proporcionar activamente servicios de consultoría; recibir calurosamente a los usuarios de archivos y proporcionar los archivos y la información necesarios de forma rápida y precisa.
5. Profundizar en el nivel de base y realizar formación y orientación empresarial para archiveros a tiempo parcial.
Sistema de Evaluación de Archivos
1. Bajo los auspicios del líder de la escuela a cargo, un equipo de evaluación estará compuesto por los jefes de la oficina de la escuela, la oficina de archivos y los departamentos pertinentes y el archiveros a tiempo completo y a tiempo parcial responsables de la categoría, según la división del trabajo, revisión preliminar individual y revisión colectiva, el trabajo específico lo organiza la oficina de archivos.
2. El valor de los materiales archivados que se están clasificando debe evaluarse desde una perspectiva integral, histórica y de desarrollo, y el alcance de la autoridad de archivo y almacenamiento debe comprenderse con precisión. el equipo de evaluación tomará una decisión.
3. Cuando el expediente llegue al periodo de apertura, el equipo tasador tomará una decisión sobre su apertura al público.
4. Cuando expire el plazo de confidencialidad del expediente, el equipo tasador decidirá si modifica el nivel de confidencialidad o desclasifica el mismo.
5. Cuando expire el período de conservación de los archivos, el equipo de evaluación propondrá la opinión de destruir o ampliar el período de almacenamiento, y los archivos sólo podrán almacenarse o destruirse después de la aprobación del supervisor.
6. Registrarse y crear un registro antes de destruir los archivos (indicar el título, la cantidad, el tiempo de evaluación y el personal que participará en la evaluación después, la fecha de destrucción); se anotará en el inventario y se firmará; el inventario será archivado.
Sistema de seguridad y protección contra incendios
1. El almacén es un área importante y no se permite la entrada a personas que no sean personal del almacén sin permiso.
2. Está estrictamente prohibido el ingreso a la sala de fuegos artificiales, artículos inflamables, explosivos y corrosivos.
3. Realizar inspecciones de seguridad, cerrar el agua y la electricidad y cerrar puertas y ventanas al salir del trabajo.
4. El personal de archivos debe estar familiarizado con el funcionamiento y uso del equipo contra incendios; hacer un buen trabajo en el mantenimiento y actualización del equipo contra incendios para que sea confiable y eficaz.
5. Las alarmas de incendio y los incendios deben informarse con prontitud y se deben hacer todos los esfuerzos posibles para apagar el incendio.