¿Cómo establecer trayectorias profesionales para los empleados? En la actualidad, la mayoría de los empleados de las empresas estatales se encuentran en un estado de vaguedad y poco entusiasmo. ¿Cómo podemos solucionarlo?
Autor: Editorial Songshanmu: Enterprise Management Press.
Palabras clave: Atajos para describir y comunicar problemas de manera efectiva
★Análisis de métodos★
Los principios de QMW y HWWC son un modelo de comunicación único y también mi Lo importante La experiencia de la formación de Sam se ha promocionado externamente. Entre ellos, el principio QMW es un sistema para que los subordinados informen a los superiores especialmente formulado para el entrenamiento de Sam, por lo que también se denomina método de informe de trabajo/problemas QMW y el principio HWWC se aplica a las órdenes emitidas por los superiores a los subordinados, por lo que también lo es; llamado método de organización de tareas HWWC.
Ahora echemos un vistazo más de cerca al significado de estos dos principios.
Principio QMW:
La primera letra es q: pregunta. Ese es el problema encontrado.
La segunda letra es m: método. Cuando encuentre un problema, debe pensar activamente en formas y brindar soluciones en lugar de trasladar el problema directamente al líder.
La tercera letra es w: por qué. Es decir, cuando plantee preguntas y dé métodos a sus superiores, explique las razones para hacerlo, para que el líder pueda comprender sus pensamientos y tomar mejores decisiones.
Al promover los principios de "QMW", también presenté vívidamente que "QMW" es en realidad el comienzo de "Por favor, tócame" en chino, lo que significa que los empleados deben tomar la iniciativa de informar al líder. El proceso de resolver problemas (o completar tareas) permite a los líderes comprender las situaciones que enfrentan los empleados en el trabajo, lo que le ayuda a mejorar la forma en que hace las cosas y mejorar la eficiencia en el trabajo.
Por ejemplo, el director financiero descubre que los empleados de la empresa deben pagarés y tienen serios retrasos en pagarlos durante mucho tiempo, y quiere informar del asunto a sus superiores. Por lo tanto, el gerente financiero hace lo siguiente:
P: Problemas encontrados: informe los detalles del problema al superior en detalle, como a cuántas personas se les debe dinero, a quién, cuánto dinero se debe, durante cuánto tiempo. está vencido, etc.
m: Proponga una solución: al exponer el problema, proporcione una solución para referencia de los líderes. Por ejemplo, aquellos que maliciosamente no paguen serán deducidos de sus salarios, y aquellos que realmente estén en dificultades, serán deducidos. Las revisiones de los préstamos deben ser más estrictas.
w: Explique las razones: explique su solución en detalle, deje que el líder comprenda su pensamiento, tome una decisión sobre si está de acuerdo o no, o proporcione un método más completo. Por ejemplo, ¿por qué se permite que algunas personas estén atrasadas? ¿Cuál es la base para que el sistema deduzca directamente los salarios?
Hacer un buen "QMW" no solo puede reflejar claramente los problemas, sino que también permite que los subordinados de primera línea agreguen sus propias ideas y opiniones, lo que acelera enormemente el flujo de información y mejora la precisión.
Principios de HWWC:
La primera letra es H: Cómo. El desarrollo de soluciones puede ser propuesto por el líder o discutido colectivamente por el equipo que acepta la tarea.
La segunda letra es W: Quién. ¿Quién lo hará? Si el problema (tarea) no se implementa, significa que no se ha resuelto.
La tercera letra también es W: Cuándo. ¿Cuándo estará terminado? Las tareas sin límite de tiempo pueden quedar en suspenso indefinidamente y, en última instancia, quedar sin terminar.
La cuarta letra es c: cheque. Si se cumplen los tres primeros puntos, también serán necesarias inspecciones de seguimiento posteriores.
Por ejemplo, si el director general asigna una tarea para investigar los riesgos de seguridad de la empresa, debe emitir la orden de acuerdo con los principios de HWWC:
h: Desarrollar una solución - el alcance, categoría, estándares y pasos de la investigación.
w: Quién lo hará: designe al jefe de cada departamento como la primera persona a cargo del departamento. La división específica del trabajo del personal del departamento debe ser determinada de antemano o coordinada por el jefe de. cada departamento, y reportado al registro.
w: Cuándo se completará: del 7 de octubre 65438 8:00 al 4 de octubre 65438 17:00.
c: Inspección de seguimiento: 5438 de junio, 65438 de octubre, puede organizar que el personal de inspección disciplinaria inspeccione y acepte los resultados de los riesgos de seguridad.
Los dos principios no solo facilitan la comunicación entre superiores y subordinados, sino que también desempeñan un buen papel a la hora de movilizar la sabiduría colectiva y aclarar las responsabilidades relevantes.
Tomemos como ejemplo el principio QMW. Antes de que se formulara este principio, cuando los subordinados encontraban problemas difíciles en el trabajo, a menudo los presentaban directamente a sus superiores, esperaban pasivamente a que sus superiores les dieran soluciones y luego actuaban de acuerdo con las reglas. Este enfoque tiene grandes desventajas. En primer lugar, es posible que el jefe no sea muy competente y profesional en este trabajo, por lo que la solución proporcionada puede no ser la más científica. En segundo lugar, si todos culpan al líder cuando encuentran problemas, en primer lugar, el tiempo y la energía del líder son limitados y, en segundo lugar, la sabiduría colectiva de los empleados no se puede utilizar. Con el tiempo, es fácil que los empleados desarrollen pereza y dependencia de sus jefes: ¡de todos modos, hay un jefe! Habrá una solución desde "arriba". El principio QMW requiere que cuando los subordinados encuentren dificultades y problemas, propongan soluciones de manera proactiva y expliquen las razones cuando informen a sus superiores. Esto los obliga a comenzar a pensar en soluciones por sí mismos y no atreverse a aflojar.
★★★★Caso clásico
Ineficiencia causada por una mala comunicación
Conozco al propietario de una empresa que inició un negocio en Shenzhen aproximadamente al mismo tiempo que yo. hizo. Al principio su negocio no iba mal. Alrededor del año 2000, la empresa había ampliado su tamaño varias veces. Pero en ese momento, el jefe descubrió que el trabajo de varios departamentos se estaba volviendo cada vez más caótico, la disciplina empeoraba cada vez más, los productos de la empresa se cotizaban a voluntad, las divisiones regionales eran en vano, el aumento de la producción estaba seriamente fuera de lugar. En proporción a la inversión de la empresa, la tasa de desperdicio era demasiado alta y cada vez había más quejas de los clientes. Finalmente, el jefe no pudo soportarlo más y convocó a todos los empleados a una reunión. En la reunión, el jefe perdió los estribos, enumeró varios problemas dentro de la empresa y finalmente ordenó rectificarlos.
Tres meses después acudió a varios servicios para hacerse revisiones y comprobó que no había mucha mejoría. Esto lo enojó aún más y una vez más convocó a una reunión de todos los departamentos para preguntar por qué. Varios jefes de departamento se miraron confundidos:
"Gerente general, pensé que el gerente Li ya había hecho esto".
"Gerente general, estamos lidiando con este asunto, pero llevará tiempo "
"Gerente general, hemos pensado en muchas contramedidas, pero con poco éxito."
"Gerente general, lo logramos, pero una vez que nos fuimos. , los empleados volvieron a ser los mismos. No podemos vigilarlos."
...
Después de tres meses sin resultados, mi amigo no tuvo más remedio que hacerlo. sonríe amargamente.
La iluminación de Motorola
Motorola reconoció la importancia de la comunicación hace 30 años y continúa practicando y mejorando el sistema de comunicación. El sistema de comunicación de la empresa se basa en el principio básico de que una vez que una persona física o jurídica compra acciones de la empresa, se convierte en una persona relacionada y tiene derecho a obtener información completa sobre la empresa, incluidos los informes financieros de la empresa e incluso información de gestión. que involucran algunos secretos comerciales.
Los directivos de Motorola notaron que las personas en diferentes puestos requerían diferentes estilos de comunicación. El jefe anima a sus subordinados a que le rindan cuentas. Los compañeros quieren compartir con ellos y los subordinados necesitan instrucciones de sus superiores. Según la estructura organizativa y la dirección del flujo de información, el sistema de comunicación se puede dividir en comunicación ascendente, comunicación descendente y comunicación paralela. Por lo tanto, el sistema de comunicación de Motorola se divide en tres partes: la primera es la reunión mensual de coordinación de empleados (comunicación ascendente); la segunda es la sesión informativa ejecutiva anual (comunicación descendente); la tercera es la reunión anual de personal (comunicación paralela);
1. Buzón de sugerencias y reuniones de coordinación de empleados
Hace treinta años, Motorola comenzó a implementar el sistema de reuniones de coordinación de empleados. En las reuniones, los gerentes y los empleados se reúnen para discutir temas de interés mutuo. Organizar reuniones de coordinación para la sede, sucursales y unidades de base de la empresa. Si hay algunos problemas durante el proceso de comunicación que no se pueden resolver en la reunión de coordinación de base, se reflexionarán paso a paso hasta obtener una respuesta satisfactoria. Los asuntos triviales discutidos en la reunión de coordinación de base también pueden ser muy específicos y realistas. Pero si se trata de la política principal de una empresa, debe decidirse en la reunión de los principales representantes. Para garantizar que las opiniones de los empleados puedan reflejarse rápidamente paso a paso, la reunión de coordinación de base de los empleados debe celebrarse antes de la reunión de coordinación de alto nivel.
En segundo lugar, la sesión informativa del director
La forma de comunicación descendente de Motorola es la sesión informativa de gestión. Al igual que el informe de gestión, la diferencia es que el informe es para la junta directiva de la empresa, mientras que el informe del supervisor es para todos los empleados. La reunión del informe del director se celebra una vez al año. Después de un año de trabajo, la dirección de la empresa recopiló en un informe los resultados operativos y los problemas actuales y explicó el trabajo de los empleados.
En tercer lugar, las reuniones de empleados
Las reuniones de empleados de Motorola también son únicas. Es una forma igualitaria de comunicación y comunicación entre clases paralelas. Por ejemplo, entre directores de departamento y entre directores de departamento, entre personal y entre diferentes departamentos, la mayoría de ellos tienen el mismo estatus.
★Use Shanmu★
Los principios HWWC y QMW hicieron una gran contribución a la fluida resolución de problemas de Sam y a evitar la falta de comunicación. Hoy, en la capacitación de Sam, todos, desde los gerentes del grupo hasta los directores de cada sucursal y cada empleado responsable de asuntos específicos, han desarrollado conscientemente buenas habilidades en el uso de los principios HWWC y QMW al asignar tareas y notificar problemas.
Superar los malos hábitos en el campus de Sam Training (Qingdao, China)
En 2004, cuando se creó Sambachus Training (Qingdao, China), se produjo un fenómeno muy grave, es decir, los empleados con poca conciencia de la etiqueta, la etiqueta de Sambachus no se pueden implementar bien. Cuando los consejeros y los estudiantes vienen a la escuela, el personal de la escuela no sigue la etiqueta de Sambucus en absoluto y solo asiente o saluda, lo que causa un grave daño a la reputación de Sambucus.
Esta situación fue descubierta a tiempo por el director local y reportada al Comando de Entrenamiento Sam. Sin embargo, dado que la sede está lejos en Shenzhen, no conocemos muy bien la situación específica y la supervisión remota no es posible, por lo que la solución proporcionada no es muy eficaz para resolver este problema. Luego, la sede del grupo pidió al responsable de la sucursal de Qingdao que informara del problema de acuerdo con los principios de QMW. El director tomó la iniciativa de investigar este fenómeno e informó de la situación a la sede:
P: El problema más obvio a este respecto es la escasa conciencia de etiqueta de los empleados. El personal de la sucursal no se pone de pie ni saluda cuando alguien llega a la recepción o cuando los estudiantes salen de la escuela. Los compañeros de clase conocidos simplemente saludaron y asintieron. Un verdadero saludo sólo se puede lograr cuando los auditores vienen a la escuela o cuando los líderes escolares vienen a inspeccionar y guiar la escuela. Esto tuvo un impacto muy negativo en el entrenamiento de Yamaki.
M: Estoy decidido a rectificar la situación de la siguiente manera:
(1) Usar todos los medios disponibles, como "reuniones de personal", reuniones de vicepresidentes, reuniones del campus, el sitio web de Sam. , etc. para leer en voz alta la importancia de la etiqueta de Sam y aumentar la atención de los empleados a la etiqueta de Sam;
(2) Hacer cumplir estrictamente la ley, atrapar a una persona, multar a otra, publicarla en la pizarra y criticar en la reunión;
( 3) Al implementar el sistema de "implicación mutua" de los vicepresidentes, si algún empleado del campus es grosero, el vicepresidente será responsable por incumplimiento del deber y debe ser responsable de su mala educación y supervisión;
(4) Después de la persuasión, la educación y el castigo, los empleados que permanezcan tercos serán despedidos.
w: Mis razones son las siguientes:
(1) Desde los líderes escolares hasta los empleados de primera línea, el conocimiento de la etiqueta es generalmente deficiente y existe la idea de que "no No importa si sigues la etiqueta o no";
(2) La aplicación de la ley no es estricta, y los empleados y las escuelas filiales que no cumplen con la etiqueta Sam no son castigados de acuerdo con la Ley Básica Sam;
(3) Existe un fenómeno de blindaje mutuo entre diferentes escuelas.
El plan anterior se implementó después de una discusión en la sede y, finalmente, el problema se resolvió adecuadamente.
Estos dos principios son muy importantes
Los buenos resultados de la aplicación de estos dos principios se reflejan en el desarrollo del software de asistencia de Sam.
Antes de 2005, la asistencia de los estudiantes siempre ha sido un dolor de cabeza para las escuelas. El método original consistía en hacer registros de asistencia en el reverso de la tarjeta de identificación del estudiante. Antes de que comience la clase, el maestro se para en la puerta del salón y registra la asistencia de cada estudiante. Sin embargo, esto no sólo desperdicia recursos humanos, sino que a menudo también hace que los estudiantes hagan cola y esperen la asistencia debido a la ineficiencia, a veces incluso retrasando el tiempo de clase. Además, la evaluación manual de la asistencia de los estudiantes no puede proporcionar estadísticas oportunas y precisas ni un análisis sistemático. Debe volver a ingresarse en los archivos de los estudiantes, lo que requiere mucho tiempo y es laborioso.
Un joven profesor del grupo vio esta situación y reportó el problema a sus superiores según QMW:
P: Problemas con la asistencia de los estudiantes: el método de asistencia existente es lento. mucha mano de obra. Antes de que comience la clase, para registrar la asistencia de los estudiantes, los maestros deben pararse en la puerta de cada salón de clases.
La lenta velocidad del pase de lista manual a menudo hace que los estudiantes hagan cola para esperar el pase de lista, lo que afecta gravemente a la clase. Los estudiantes están insatisfechos debido al largo tiempo de espera que se debe desplegar una gran cantidad de maestros para tomar asistencia antes de cada clase. lo que retrasa el avance normal de algunas obras. Las escuelas con menos personal no pueden cumplir el objetivo de tener un guardia en la puerta de cada aula. Por lo tanto, perder la asistencia de un estudiante también es muy grave.
m: Establecer un sistema de asistencia electrónica (consulte el sistema de precios de códigos de barras del supermercado) y establecer una base de datos en la intranet existente.
w: Una vez que el sistema de asistencia electrónica se desarrolla con éxito, puede mejorar en gran medida la eficiencia de la asistencia y reducir la ocupación de mano de obra; en segundo lugar, puede ahorrar el trabajo posterior de ingreso de información de los estudiantes; en tercer lugar, mejora la precisión del ingreso de información de los estudiantes; . Además, puede rastrear y analizar el proceso y los efectos del aprendizaje de los estudiantes en cualquier momento.
Después de adoptar esta sugerencia, inmediatamente publiqué la tarea:
H (cómo): se puede desarrollar un sistema de asistencia electrónica basado en el sistema de precios de códigos de barras del supermercado;
W (quién): El desarrollo del sistema de asistencia electrónica lo lleva a cabo principalmente Huang Jinhao, director del curso de software de Sam Training (Jinan, China);
w (tiempo): El sistema de asistencia electrónica se desarrollará y probará dentro de un mes, y el grupo estará dentro de tres meses Promoción madura interna;
c (verificar): Li Muzi, vicepresidente ejecutivo de Samwood Education Group.
Un mes después, se desarrolló el sistema de asistencia con código de barras. Dos meses después, todo el equipo de asistencia con códigos de barras estaba instalado; tres meses después, se promovió el sistema de asistencia con códigos de barras en todo el grupo, reemplazando por completo el método de asistencia manual original. Por supuesto, la implementación de los principios QMW y HWWC es un proceso de madurez gradual, y cada empresa debe establecer un conjunto de métodos operativos adecuados para ella basados en el espíritu de los dos principios anteriores.