¿Cuál es el proceso de recepción de etiqueta empresarial?
¿Cuál es el proceso de recepción de etiqueta comercial?
Proceso de etiqueta de recepción comercial 1: preparación completa antes de la recepción
Comprender la situación básica del cliente
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El primer paso en la recepción comercial es comprender la situación básica del cliente, incluida la unidad del cliente, nombre, género, origen étnico, ocupación, puesto, nivel y el número específico de personas que lo visitan. tales como: fecha específica de visita, Hora, lugar, etc.
2. Determinar las especificaciones de recepción.
Determinar las especificaciones de recepción específicas según la situación específica del cliente.
3. Organizar enlaces de recepción
Dentro del alcance de los estándares especificados, organizar vehículos de recepción, vehículos de clientes, catering y alojamiento de clientes, etc.
4. Selección de recepcionistas de negocios
Seleccione recepcionistas y organícelas en varios aspectos del trabajo de recepción según sus habilidades.
Proceso dos de etiqueta de recepción de negocios: trabajo de servicio durante la recepción
El trabajo de servicio de recepción de negocios es el vínculo central en el proceso de recepción de negocios y es una recepción de servicio directa cara a cara. proceso. Durante este proceso, es necesario organizar e implementar de acuerdo con los requisitos del plan de recepción, ser serio, responsable y meticuloso y completar cada asunto del servicio de recepción. Al mismo tiempo, el plan original debe revisarse oportunamente e implementarse según las circunstancias cambiantes.
El servicio de recepción de negocios requiere que los recepcionistas, especialmente la persona a cargo, comprendan la situación general y sean buenos en coordinación y comunicación, sean pragmáticos y adaptables para informar rápidamente a los líderes superiores y ser buenos; Para integrar todos los aspectos de la fuerza y trabajar juntos Tongde, complete bien la tarea de recepción.
1. Saludo al cliente y arreglos de alojamiento
Llegue al lugar designado con anticipación para recibir a los clientes. Si los líderes y los departamentos relevantes van al aeropuerto, la estación o el muelle para recibir a los clientes. Deben confirmar y notificar la reunión con anticipación. Hora, lugar, arreglos de viaje y hora de salida.
Ayuda a los clientes a contactar con el aeropuerto o estación para firmar billetes y recoger equipaje.
De acuerdo con la política y el plan de recepción, llegue a la casa de huéspedes del hotel donde se hospeda o cena e implemente la etiqueta de recepción de bienvenida.
Después de que el cliente llegue a la residencia, haga arreglos para que el personal distribuya el equipaje y emita el "Manual de recepción" (que incluye arreglos de alojamiento, horario de actividades y arreglos de autobús, horario de comida, ubicación y precauciones pertinentes, etc. ) al cliente .
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Prepare cuidadosamente el menú del banquete y diseñe el banquete.
Coloque las tarjetas de los asientos y verifique y confirme. El personal de recepción debe llegar al salón de banquetes con una hora de anticipación para supervisar e inspeccionar los servicios relevantes;
Servir estrictamente los platos, bebidas, etc. de acuerdo con el menú del banquete propuesto. En casos especiales, manejar según la intención. del anfitrión y del líder acompañante, captar con precisión el ritmo de servicio de los platos y no exagerar ni demasiado rápido.
El personal de recepción guía activamente a los clientes para que entren y salgan de sus asientos.
3. Arreglos para reuniones y charlas de negocios
Aclare la situación básica de la reunión de negocios, incluido el nombre, cargo, número de personas que se reúnen (conversan), propósito de la reunión (conversan). ), reunión (conversación) ) quién y la naturaleza de la reunión (conversación).
El personal y departamentos relevantes deben hacer los siguientes preparativos:
Notificar a nuestros departamentos y personal relevantes con anticipación para prepararse para la reunión (hablar);
Confirmar la reunión; reunión (
Determine la grabadora. Si necesita traducción, fotografía o reportajes de noticias, debe determinar el traductor y el fotógrafo con anticipación y notificar al reportero entrevistador;
El personal de recepción de negocios primero recibirá al cliente en la puerta después de que el cliente ingrese a la sala de conferencias, nuestro personal debe levantarse inmediatamente para darle la bienvenida.
Si es necesario tomar una foto de ambas partes durante la reunión, haga los arreglos necesarios; para que el invitado y el anfitrión se den la mano y luego se tomen la foto antes de tomar asiento.
4. Disposiciones para visitas e inspecciones comerciales.
Todos los preparativos para visitas e inspecciones comerciales deben realizarse con anticipación, incluidos los materiales de viaje y los vehículos.
Organizar el liderazgo; por adelantado y el personal de acompañamiento;
Ser responsable del trabajo de servicio relacionado y el trabajo de enlace y coordinación para los huéspedes mientras están fuera;
Asistir al lugar de recepción para manejar emergencias en el lugar; el proceso de recepción;
Presentar alguna información básica a los clientes a lo largo del camino de manera oportuna durante el viaje.
5. Negocios, ocio y entretenimiento
Solicitar opiniones de los clientes y organizar actividades según sus preferencias y hábitos.
Organiza el lugar del evento y determina la hora del evento.
Organizar actividades de entretenimiento como películas, fitness, deportes, etc., y celebrar veladas culturales. Se deben realizar los preparativos pertinentes antes de la recepción.
Controla de forma flexible la duración del evento según los intereses del cliente.
Tercer proceso de etiqueta de recepción de negocios: recepción posterior al trabajo
La recepción de negocios posterior al trabajo se refiere principalmente al trabajo de despedida y al resumen de la experiencia después del trabajo de recepción.
1. Despedida de los clientes visitantes
La despedida es el último servicio de todo el proceso de recepción y debe tomarse en serio para dejar una buena y inolvidable impresión en los clientes.
Verificar si hay cambios en la hora de llegada y lugar del vuelo o tren en el que partió el cliente, así como el estado de la parada del avión (tren).
Diseñar e implementar la etiqueta de despedida de acuerdo con la política de recepción y el plan de recepción.
Para mostrar solemnidad, el personal que participa en el servicio de recepción hizo fila para despedir al cliente en la residencia del cliente.
El personal de despedida observará el despegue de los aviones y trenes de los clientes antes de regresar.
2. Trabajos de limpieza
Incluye principalmente limpieza de la habitación, liquidación de honorarios de recepción y resumen y archivo de datos.
3. Resumir la experiencia
Una vez finalizada cada tarea de recepción, se debe realizar un resumen con prontitud y cuidado. Reconocer los logros, identificar brechas y elogiar a las unidades e individuos con contribuciones sobresalientes. Al resumir experiencias y lecciones, profundizamos nuestra comprensión de las reglas del trabajo de recepción y promovemos la mejora continua del nivel del trabajo de recepción.
Cómo dominar rápidamente la etiqueta de recepción
¿Cómo ligar con gente? Si vas a recibir a tus grandes clientes, entonces ligar con gente es una primera impresión muy importante. ¿Algunas personas pierden pedidos o el volumen de pedidos no es bueno? Esto tiene cierta relación con su propio nivel de recepción. Algunas personas recogen gente y preguntan directamente la hora y el lugar, mientras que otras no profundizan y el tono de la consulta es muy rígido y superficial, por lo que es difícil dejar una buena impresión. Antes de recoger a un cliente, debe determinar la identidad de la persona que desea recoger, la hora y el lugar de recogida, y preguntar si viene solo o acompañado de otras personas. Todas estas son cosas que deben comunicarse. El teléfono y el tono de voz deben ser claros al preguntar. Las personas no deben ser demasiado rígidas para sentirse cómodas. Tu voz y tu tono son tu primera tarjeta de presentación. Después de confirmar estos detalles, llegará al lugar de recogida acordado. Esta es la segunda impresión que el cliente tendrá de usted. Generalmente, se utiliza un apretón de manos al reunirse. Parece que eres demasiado superficial y demasiado superficial. La recepción no debe ser ni humilde ni autoritaria. El apretón de manos no debe ser demasiado largo, no más de 3 segundos. Lo más importante es hacer contacto visual, lo cual es una señal de respeto. Muchas personas se dan la mano pero no hacen contacto visual. Haz contacto visual sin ningún atisbo de ofensa y con una cálida sonrisa. Si se hacen bien, la buena impresión que dejes en tus clientes, naturalmente, se profundizará.
¿Cómo vestirse? Vestir es un fiel reflejo de las cualidades internas de una persona. Por ejemplo, la ropa de las mujeres en los salones de baile es reveladora, la ropa de los trabajadores es ropa de trabajo y la ropa de los soldados es uniforme militar. La ropa no sólo refleja las cualidades internas de una persona sino que también simboliza su profesión. La vestimenta de negocios es generalmente formal y mayoritariamente negra y gris, pero no hay necesidad de ser tan rígido. El negro y el gris son colores conservadores para las recepciones de negocios, pero inevitablemente darán a la gente una sensación deprimente. No se vista demasiado a la ligera. Esto es un tabú, pero aún así veremos que sus clientes juzgarán su personalidad a través de su ropa. . Si te vistes muy escasamente, su comportamiento también lo será. Para la vestimenta de negocios, puedes poner más esfuerzo en bufandas y colores. Por ejemplo, puedes agregar una gran bufanda cuadrada rosa a un traje gris, que es a la vez digno y puede reflejar la feminidad de una mujer. No te dejes convencer demasiado por el dogma de que el maquillaje es una forma de respeto cuando se trata de maquillaje.
No es necesario que uses maquillaje, pero tu rostro debe estar limpio y fresco. Aplica un poco de brillo labial ligero. No uses lápiz labial demasiado pasado de moda y que reseque mucho. Puede que no sea adecuado para todas las mujeres. El brillo es la mejor opción. Una sonrisa sincera es tu mayor respeto por los demás.
Cosas a tener en cuenta durante la recepción. Habrá una cierta distancia desde que recoger a la persona hasta la empresa. No te quedes en silencio en este momento. Si te quedas en silencio en este momento, tu buena impresión anterior se perderá lentamente en el camino. los temas con naturalidad al llegar a la empresa. Si se conecta demasiado precipitadamente, la siguiente comunicación básicamente fallará. Por lo tanto, debe tener una comunicación relajada durante la recogida y la devolución. Debe comprenderlos claramente durante la comunicación telefónica de antemano. Si ha hecho suficientes tareas, generalmente no será indiferente en este momento. Por ejemplo, en este momento, puedes preguntar a tus invitados si han estado en esta ciudad o dónde han visitado. ¿Es más adecuado utilizar las características de esta ciudad como punto de entrada, lo que no solo muestra tus ventajas sino que también te permite? sus clientes tengan una comprensión más profunda de esta ciudad, para que cuando alguien mencione esta ciudad en el futuro, piensen en usted. El sentido del humor a la hora de presentar los atractivos o ventajas de la ciudad será un plus y la comunicación posterior será mucho más fluida.
¿Cómo hablar? El objetivo principal de la conversación es cerrar un trato. El propósito debe ser claro pero no demasiado entusiasta. El tono de la conversación mostrará tu situación actual, así que asegúrate de hacer un buen uso. tu tono. Dado que el propósito de la conversación es cerrar un trato, su lógica debe ser clara. Si no puede expresarse con claridad, ¿cómo puede el cliente entender lo que quiere decir? La conversación entre las dos partes es interactiva y no puede ser condescendiente con lo que usted dice. Por ejemplo, muchas personas básicamente se comunican cuando no tienen oídos, por lo que es normal que al final no haya acuerdo. Sólo si puedes escuchar podrás comprender el problema real, y sólo si comprendes la raíz del problema podrás resolverlo. Durante la conversación hay que sentarse erguido y no cruzar las piernas y mucho menos apoyar la espalda en la silla. Debe haber contacto visual y se deben repetir las cosas importantes.
¿Cómo regalar a alguien? Regalar a alguien es el último proceso de recepción, y este proceso puede reflejar mejor tu personalidad. Algunas personas muestran su rostro cuando no logran lo que quieren durante la conversación y se resisten a revelarlo. Esto demuestra que eres una persona interesada en ti mismo y es posible que tus clientes estén muy satisfechos contigo. Otros aspectos. Solo quiero probar si tu personaje es digno de cooperación, por lo que el proceso final de donación es el punto de partida de una cooperación real. Independientemente de si se puede lograr la cooperación en conversaciones anteriores, debes mantener el entusiasmo al recoger a las personas al despedirlas, y tu comportamiento debe ser consistente para ser hermoso.
No sólo recibimos invitados, sino que también probamos nuestro propio cultivo. La recepción es equivalente al rostro de una persona. Las mujeres hermosas o los hombres guapos siempre pueden obtener Qinglai. Como dice el refrán, la gente tiene su propio amor por la belleza. Sólo cuando las apreciamos estamos dispuestos a hacerlo. comunicarse con ellos Usted coopera.
Extensión:
Sentido común de la etiqueta empresarial
Por lo general, hay cuatro puntos clave a los que prestar atención a la hora de presentarse en la etiqueta empresarial:
1. Primero, dame tu tarjeta de presentación y preséntala. Al intercambiar tarjetas de presentación, preste atención al momento. Ambas partes deben entregar la tarjeta de presentación tan pronto como se encuentren. El título y la posición de la otra parte deben quedar claros de un vistazo. Como máximo, repita el nombre para evitar que la otra parte. de mal pronunciado;
2. Autopresentación Sea breve y directo, no más de medio minuto.
3. El contenido de la introducción debe ser completo. El contenido de presentación personal contiene cuatro elementos: unidad, departamento, puesto y nombre. Por ejemplo, en ocasiones formales, me presentaría así: soy profesor en el Departamento de Diplomacia de la Escuela de Relaciones Internacionales de la Universidad Renmin de China y mi nombre es Jin Zhengkun. La información como unidad, departamento, puesto y nombre debe presentarse de una sola vez, para que parezca muy bien capacitado.
4. Si el título de tu unidad o departamento es relativamente largo, debes utilizar el nombre completo cuando lo introduzcas por primera vez, y sólo podrás cambiar la abreviatura la segunda vez. Si digo la palabra "China Southern Airlines", algunas personas pensarán en China Southern Airlines y otras pensarán en la Universidad de Aeronáutica y Astronáutica de Nanjing. Por lo tanto, en las interacciones comerciales, cuando utilice letras o caracteres chinos como abreviaturas, primero debe mencionar el nombre completo y luego la abreviatura; de lo contrario, causará ambigüedad en la comprensión de la otra parte.
Hay dos puntos a los que se debe prestar especial atención al presentar a otros:
1. ¿Quién será el presentador? Según la convención de las ocasiones sociales, el presentador suele ser la anfitriona. En los intercambios internacionales, generalmente existen tres tipos de introductores. El primer tipo se denomina contraparte profesional. Por ejemplo, si le pido a un profesor extranjero que dé una conferencia a los estudiantes, tengo la obligación de presentárselo a los líderes de la escuela, porque él y yo tenemos la misma contraparte profesional, y yo soy la contraparte profesional.
2. Son conserjes de relaciones públicas, como los compañeros de la oficina de exteriores, el director o secretario de la oficina, el personal de acompañamiento de recepción encargado, los compañeros de la oficina de recepción, etc. El tercer tipo es el que tiene la posición más alta entre las personas presentes. Esta situación suele ocurrir cuando está presente un invitado distinguido. La etiqueta enfatiza la igualdad de estatus y la persona con la posición más alta necesita actuar como presentador.
Etiqueta para el uso de tarjetas de presentación Hay dos puntos clave con respecto al uso de tarjetas de presentación en las interacciones comerciales:
1. Debe tener una tarjeta de presentación.
En las interacciones comerciales, una persona sin una tarjeta de presentación será considerada una persona sin estatus social. Si no puede tener una tarjeta de presentación, la otra parte puede sospechar de sus orígenes y motivos.
2. Una persona que no lleva consigo una tarjeta de presentación demuestra falta de respeto hacia los demás.
Siempre debe llevar consigo su tarjeta de presentación. En muchas empresas extranjeras, los empleados son exigentes en cuanto a dónde colocan sus tarjetas de presentación. Las tarjetas de presentación generalmente se colocan en una bolsa especial para tarjetas de presentación. La bolsa para tarjetas de presentación se coloca en el bolsillo de una chaqueta de traje y no se puede colocar de manera casual. Una vez intercambié tarjetas de presentación con una lesbiana. Le entregué mi tarjeta de presentación y ella inmediatamente abrió su bolso para encontrar su propia tarjeta de presentación y me la dio. La bolsa era muy cara, pero no pudo encontrar su tarjeta de presentación. Primero agarró un paquete de ciruelas y luego una bolsa de semillas de melón, sacó medio calcetín del extremo y encontró la caja de tarjetas de presentación al final, le dejará una muy mala impresión. Por lo tanto, la tarjeta de presentación de la lesbiana debe colocarse en un lugar fijo del maletín y se puede sacar tan pronto como se acerque la mano.
Existen tres reglas prohibidas con respecto a la apariencia y el contenido de las tarjetas de presentación:
1. No se permite modificar las tarjetas de presentación a voluntad.
Algunos compañeros son muy económicos si cambian su número de teléfono, lo cambiarán directamente en su tarjeta de presentación, tacharán el número original y escribirán el nuevo número. En la comunicación internacional, las tarjetas de visita son como caras y modificarlas hará reír a la gente.
2. Los números de teléfono residenciales privados no se proporcionan en las tarjetas de visita.
La etiqueta relacionada con el extranjero enfatiza la protección de la privacidad personal y los asuntos públicos y privados. Si se trata de asuntos comerciales, solo se proporciona el número de teléfono de la oficina, y ni el número de teléfono móvil ni el número de teléfono privado. se proporciona.
3. Generalmente no aparecen más de dos títulos en las tarjetas de presentación.
"Hay prioridades en el aprendizaje y hay especialidades en las habilidades". Cuantos más títulos haya en una tarjeta de presentación, es más probable que no sean profesionales y engañen a otras personas con estatus y estatus. Prepare varios tipos de tarjetas de presentación, utilice diferentes tarjetas de presentación cuando trate con diferentes contactos y enfatice sus diferentes identidades.