El diseño de la sala de conferencias de negocios: cómo organizar el lugar de negociación del secretario
Una sala de conferencias es un lugar para reuniones y un lugar donde se coloca el equipo de televisión para conferencias. Por lo tanto, la racionalidad del diseño de la sala de conferencias determina la calidad de las imágenes de televisión de la conferencia y afecta directamente la eficiencia de la conferencia. La planificación y el diseño completo de una sala de videoconferencia no solo puede brindar a los participantes un ambiente cómodo para la conferencia, sino que, lo que es más importante, puede reflejar de manera realista las personas y el paisaje en la escena (lugar), permitiendo a los participantes tener una sensación de presencia, logrando así una visión visual. y comunicación verbal. Las imágenes provenientes de la sala de conferencias deben incluir personas, paisajes, gráficos, texto, etc.
Dos. Tipo, tamaño y ambiente de las salas de conferencias
1. Tipos de salas de conferencias
Los tipos de salas de conferencias se clasifican según la naturaleza de la reunión y generalmente se dividen en públicas. Salas y salas de conferencias profesionales. Las reuniones públicas son adecuadas para la apertura al mundo exterior, incluidas las reuniones de trabajo administrativo y las reuniones de negocios. Este tipo de sala de conferencias está relativamente bien equipada, e incluye principalmente televisores, micrófonos, parlantes, cámaras controladas, cámaras planas, cámaras auxiliares (filmación de escenas, etc.) Si el lugar es grande, se puede equipar con un televisor de proyección (). Se prefiere la proyección trasera). La sala de conferencias dedicada ofrece principalmente seminarios académicos, enseñanza a distancia y consultas médicas. Por lo tanto, además del equipo de sala de conferencias pública mencionado anteriormente, también se pueden agregar equipos de enseñanza y aprendizaje, como pizarras, grabadoras de video, máquinas de fax, según sea necesario. impresoras, etc
2. Tamaño de la sala de conferencias
El tamaño de la sala de conferencias está relacionado con el equipo de videoconferencia y el número de participantes. En función del número de personas que asisten habitualmente a las reuniones, excluyendo la distancia desde la primera fila de asientos hasta el dispositivo de visualización detrás de la tribuna, se puede considerar que el espacio ocupado por cada persona es de 2 m2, o incluso relajado, de 2,5 m2 por persona. La altura del techo debe ser superior a 3m2.
3. Ambiente de la sala de conferencias
La temperatura y la humedad de la sala de conferencias deben ser apropiadas, una temperatura ambiente de 18 ~ 25 ℃ y una humedad de 60 ~ 80. son más razonables. Para garantizar una temperatura y humedad interior adecuadas, se puede instalar un sistema de aire acondicionado en la sala de conferencias para realizar las funciones de calefacción, humidificación, refrigeración, deshumidificación y ventilación. La sala de conferencias necesita aire fresco y el número de cambios de aire por persona y hora no es inferior a 18 m3. Se requiere que el nivel de ruido ambiental en la sala de conferencias sea de 40 dB(A) para crear un buen ambiente para la conferencia. Si el ruido interior es demasiado alto, como el ruido del aire acondicionado, afectará en gran medida el rendimiento del sistema de sonido y otros lugares no podrán escuchar el discurso con claridad.
3. Distribución, iluminación y efectos de sonido de la sala de conferencias
Además de la distribución prescrita, la sala de televisión para conferencias se puede organizar de forma flexible. La siguiente figura muestra el diseño de una sala de videoconferencia típica:
El equipo de visualización de toda la sala de conferencias está dividido en dos partes. Una parte es la proyección (o TV de retroproyección) detrás de la tribuna, que. se encarga de brindar este lugar para los participantes y la imagen de otro lugar. La otra parte son los cuatro televisores frente a la tribuna, divididos en dos grupos, encargados de mostrar las imágenes de este lugar y otro lugar para los líderes de la. tribuna.
Los equipos de adquisición de imágenes también se dividen en dos grupos. La cámara principal está instalada en el centro del lugar para recopilar imágenes de la tribuna en tiempo real, y otro conjunto de cámaras panorámicas está instalado frente a la sala de conferencias para capturar la vista panorámica del lugar. Ambos conjuntos de cámaras deben ser cámaras controladas que puedan controlarse mediante el equipo de videoconferencia.
Se debe instalar un par de altavoces en la parte delantera y trasera de la sala de conferencias. Para una mejor acústica, es necesario estar al menos a un metro de distancia de la pared y del televisor.
2. La distribución de la sala de conferencias
Otro factor que afecta a la calidad de la imagen es el paisaje y el color del lugar, así como el color de las mesas y sillas. Generalmente no utilice colores como "blanco" y "negro". Estos dos colores tendrán efectos adversos en la fotografía de las personas, como "reflejos" y "robo de luz". Por lo tanto, es apropiado utilizar colores claros alrededor de las paredes, mesas y sillas, como beige, verde claro y marrón claro para las mesas y sillas alrededor de las paredes. Utilice colores fríos en el sur y colores cálidos en el norte. El nivel de vídeo proporcionado de esta manera es de aproximadamente 0,35 V V. El fondo de la cámara (la pared detrás del sujeto) no es adecuado para colgar paisajes y otros escenarios, de lo contrario aumentará. la información del objeto de la cámara y no favorece la mejora de la calidad de la imagen. Puede considerar colocar flores, bonsáis y otros objetos elegantes en el interior para aumentar la atmósfera general elegante, animada y armoniosa de la sala de conferencias, lo cual es muy útil para promover el efecto de la conferencia.
Desde la perspectiva del efecto de visualización, el diseño del monitor a menudo se coloca en relación con el centro del participante, aproximadamente a un metro del suelo, y la distancia entre las personas y el monitor es de aproximadamente 4-6 veces la altura de la pantalla. El ángulo de visión horizontal del monitor de cada participante no debe exceder los 60 grados. El tamaño de la pantalla del monitor utilizado debe determinarse en función de factores como la velocidad de datos del televisor de la conferencia, la cantidad de personas que participan en la reunión y el tamaño de la sala de conferencias. Las salas de conferencias pequeñas solo pueden utilizar monitores de 29 a 34 pulgadas, o una parte del área de una sala de conferencias grande deben utilizar principalmente televisores de proyección, todos ellos con retroproyección. Puede elegir el tamaño del televisor según corresponda. Lo mejor es colocar el televisor en la parte delantera de la sala de conferencias, de cara a las personas.
3. Iluminación de la sala de conferencias
La iluminación es el requisito básico de las salas de conferencias. La cámara tiene un circuito de equilibrio de color automático que proporciona colores reales y naturales. La luz que entra por la ventana (temperatura de color de aproximadamente 5800 K) es más alta que la de las lámparas fluorescentes (3500 K) o las lámparas tricolores (3200 K). Si hay estas dos fuentes de luz (fuentes de luz natural y fuentes de luz artificial) en la habitación, se producirá una imagen de vídeo con proyección azul y área de sombra roja. Por otro lado, los horarios de reunión son aleatorios y la iluminancia y temperatura de color de las fuentes de luz natural son diferentes por la mañana y por la tarde. Por lo tanto, se deben evitar las fuentes de luz natural en las salas de conferencias, se deben utilizar fuentes de luz artificial y todas las ventanas deben cubrirse con cortinas oscuras. Cuando se utilizan fuentes de luz artificial, se deben seleccionar fuentes de luz fría, como "luces de tres colores" (R, G, B), para obtener los mejores resultados. Evite el uso de fuentes de luz calientes, como lámparas de tungsteno de yodo de alta intensidad. La iluminación de la sala de conferencias debe ser de 500 LUX para el área de la cámara, como por ejemplo los rostros de las personas. Para evitar una iluminación desigual en la cara (ojos, nariz, sombra completa), la lámpara de tres colores debe girarse a la posición adecuada. Esta posición se determina cuando se instala el televisor para conferencias. Para monitores y televisores de proyección, la iluminación circundante no puede ser superior a 80 lux y debe estar entre 50 y 80 lux; de lo contrario, el efecto de visualización se verá afectado. Para garantizar la legibilidad de documentos y gráficos, la iluminación en el área de documentos y gráficos no debe ser superior a 700 LUX, mientras que la iluminación en el área del presidente debe controlarse en alrededor de 800 LUX.
4. Efecto acústico de la sala de conferencias
Para garantizar el aislamiento acústico y el efecto de absorción acústica, la sala cuenta con alfombras, techos y mantas aislantes del sonido en las paredes circundantes. Las ventanas deben tener doble acristalamiento y se debe considerar la insonorización al entrar y salir por las puertas.
Según los requisitos técnicos acústicos, una sala de conferencias de un determinado volumen tiene unos requisitos de tiempo de reverberación determinados. En términos generales, si el tiempo de reverberación es demasiado corto, el sonido será aburrido y seco; si el tiempo de mezcla es demasiado largo, el sonido será caótico. Por tanto, las distintas salas de conferencias tienen sus tiempos de reverberación óptimos. Si el tiempo de reverberación es apropiado, puede embellecer la voz del orador, enmascarar el ruido y aumentar el efecto de la conferencia. La fórmula de cálculo específica del tiempo de reverberación es la siguiente:
t = KV/{ S[-2.3 LG(1-a)] 4MV }
Donde:
k es la variable de parámetro de la forma de la habitación, generalmente 0,161;
v es el volumen de la habitación (generalmente m) s es la superficie total del absorbente de sonido interior (m vidrio
p>a es el coeficiente promedio de absorción acústica en interiores, el método de cálculo específico es el siguiente:
α=(∑Siαi ∑Njαj)/S
Donde: s— —la superficie interior total;
si-la superficie de cada parte de la habitación;
αI-el coeficiente de absorción acústica correspondiente a la superficie Si;
NJ-el número de personas u objetos;
αj-corresponde al coeficiente de absorción acústica de Ni.
m es el coeficiente de atenuación del sonido en el aire; la humedad relativa es 70, es aproximadamente 1000Hz0.0012 p>4000Hz0.0062
6000Hz0.0134
8000Hz0.0200
10000Hz0.0250
t es el tiempo (s) de reverberación;
Cuando la altura de la sala de conferencias es de aproximadamente 4 m, el volumen es
Sistema de suministro de energía de la sala de conferencias<. /p>
Para garantizar la seguridad y confiabilidad del sistema de suministro de energía de la sala de conferencias, se deben utilizar tres sistemas de suministro de energía para reducir la diafonía eléctrica causada por el suministro de energía.
Un sistema de alimentación se utiliza para la iluminación de la sala de conferencias; el segundo sistema de alimentación sirve como fuente de alimentación para todo el equipo terminal y el equipo de la sala de control, utilizando un sistema de alimentación ininterrumpida (UPS). El tercer sistema de suministro de energía se utiliza para el suministro de energía de acondicionadores de aire y otros equipos.
La conexión a tierra es un tema importante en los sistemas de suministro de energía. Los cables de tierra requeridos en las salas de control o salas de computadoras y salas de conferencias deben conectarse al bus de tierra provisto en la sala de control o sala de computadoras. Si se instala un cuerpo de conexión a tierra independiente, la resistencia de conexión a tierra no debe ser superior a 4 W; cuando es difícil instalar un cuerpo de conexión a tierra independiente, también se puede utilizar junto con otros sistemas de conexión a tierra y la resistencia de conexión a tierra no debe ser mayor; superior a 0,3 W. Se debe enfatizar que los sistemas trifásicos que utilizan un método de conexión a tierra compartido en el sistema de cinco cables, el cable de tierra de protección debe ser el quinto cable y debe estar estrictamente separado del cable neutro de corriente alterna. La fuente de alimentación desequilibrada del cable neutro causará graves interferencias en la imagen.
¿Cómo disponer el lugar de reunión del secretario? ¿Cómo disponer el lugar de reunión del secretario?
Introducción: También son muy importantes cómo organizar el lugar de negociación, el plan de diseño del lugar de negociación y el diseño del entorno de negociación. A continuación se muestra cómo el secretario organiza el lugar de negociación. ¡Bienvenido a consultarlo!
La elección del entorno de negociación generalmente depende de si usted se siente estresado o no. Si se hace, el ambiente será desfavorable. Las situaciones de negociación desfavorables incluyen: sonidos ruidosos, asientos extremadamente incómodos, temperaturas demasiado altas o demasiado bajas en la sala de negociación, interrupciones de vez en cuando por parte de personas externas, agotamiento debido a un entorno desconocido, falta de oportunidad de hablar en privado con colegas, etc. Estos factores ambientales pueden afectar la atención del negociador y conducir al fracaso de la negociación.
Desde una perspectiva de etiqueta, en términos generales, para crear un buen ambiente de negociación para los colaboradores o negociadores y hacerlo propicio para el buen desarrollo de las negociaciones entre ambas partes, se deben considerar los siguientes factores:
Primero, luz. Se pueden utilizar fuentes de luz naturales o artificiales. Cuando se utiliza luz natural, es decir, luz solar, se deben equipar pantallas para evitar el deslumbramiento; cuando se utilizan fuentes de luz artificial, las lámparas deben configurarse razonablemente para que la luz sea lo más suave posible.
En segundo lugar, el sonido. La sala debe estar en silencio para que las negociaciones puedan desarrollarse sin problemas. La habitación no debe dar a la calle ni estar cerca del sitio de construcción. Las puertas y ventanas deben estar insonorizadas y no debe haber interferencias de ruido, como teléfonos que suenan o pasos.
En tercer lugar, la temperatura. Lo mejor es utilizar aires acondicionados y humidificadores en interiores para mantener la temperatura y la humedad del aire en niveles adecuados. La temperatura es de 20 grados. c, la temperatura relativa está entre 40 y 60ºC. En circunstancias normales, al menos mantenga el aire fresco y circulado.
Cuarto, el color. Los colores de los muebles, puertas, ventanas y paredes del interior deben ser armoniosos y consistentes, y la distribución debe ser práctica y hermosa, dejando un gran espacio para las actividades de las personas.
Quinto, decoración. El lugar de celebración de las actividades de negociación debe ser limpio, elegante, solemne y generoso. Se puede colgar en la pared una mesa espaciosa y ordenada, una silla (sofá) sencilla y cómoda y varios cuadros y caligrafías coordinados. La habitación también se puede decorar con artesanías, flores y rotuladores adecuados, pero no demasiado complicados. práctico.
En las negociaciones, si se desea obtener un cierto efecto de la cooperación de la otra parte, existe el conocimiento en la disposición de los asientos. El hecho de que los negociadores deban sentarse uno frente al otro o adoptar algún tipo de disposición informal para sentarse tiene diferentes implicaciones.
En las negociaciones comerciales, los negociadores de ambas partes deben sentarse en el medio, uno frente al otro por igual. La mesa de negociaciones debe ser larga, espaciosa, con forma de espejo y elegante, los demás negociadores generalmente se sientan a ambos lados. Esta disposición de los asientos suele demostrar formalidad, cortesía, respeto e igualdad.
Si se trata de una negociación multilateral, los principales negociadores de cada parte deben sentarse alrededor de los asientos correspondientes de la mesa redonda. La mesa redonda generalmente es más grande y también pueden ubicarse en secciones; Por lo general, se sientan en los respectivos asientos del portavoz o pueden sentarse detrás del orador.
Ya sea una negociación bilateral o multilateral, el tamaño de las mesas y sillas debe adaptarse al entorno y al nivel de negociación: cuanto más grande sea la sala de conferencias o mayor sea el nivel de negociación, las mesas y sillas suelen necesitar ser más grande y más amplio; por el contrario, dará al negociador una sensación de opresión o malestar.
A diferencia de las mesas de negociación rectangulares, las mesas de negociación redondas suelen dar a las personas una sensación de relajación. Por lo tanto, las mesas redondas se utilizan generalmente en algunos lugares de reunión relajados y amigables. Ya sea una mesa cuadrada o redonda, presta atención a la orientación de los asientos. En general, se suele considerar que el asiento que da a la puerta es el más influyente.
Los occidentales a menudo están acostumbrados a pensar que este asiento tiene una sensación de poder, mientras que los chinos están acostumbrados a llamarlo "el asiento superior". Los asientos que dan a la puerta son los que menos impacto tienen. Los occidentales generalmente creen que este asiento tiene un sentido de pertenencia y los chinos están acostumbrados a llamarlo "el siguiente asiento".
Si desea dar a entender el nivel de poder a través de la disposición de los asientos durante las negociaciones, una mejor manera es colocar una etiqueta con el nombre en el asiento para indicar que alguien debe sentarse en algún lugar y tener cierta influencia sobre todos. También es más aceptable socialmente organizar los escaños por orden de estatus dentro de sus respectivos grupos.
El diseño del lugar debe considerar la naturaleza de la reunión y el número de participantes, los requisitos para el diseño del lugar y cómo organizar el lugar. Por ejemplo, si hay un gran número de personas en una conferencia informativa, lo ideal sería organizarla en estilo teatro sin mesas o estilo salón de clases con mesas. En una reunión de resolución de problemas, si no hay mucha gente, lo ideal es que todos se sienten alrededor de una mesa para que todos puedan comunicarse más fácilmente. Por otro ejemplo, en una reunión de capacitación, si el número de personas es pequeño, los participantes pueden sentarse en el círculo exterior de la mesa de conferencias en forma de herradura. Esto no sólo facilita la comunicación entre los participantes y el presidente, sino que también facilita la comunicación entre los participantes. Pero si hay mucha gente, lo mejor es dividir a los participantes en varios grupos y que cada grupo se siente alrededor de la misma mesa. La ventaja de este arreglo es que facilita las discusiones en grupo y las discusiones integrales.
La disposición de los asientos está estrechamente relacionada con la eficacia de las reuniones. Además de la disposición de los asientos, también debe prestar atención a los siguientes asuntos al organizar el lugar:
(1) En primer lugar, debe decidir si se permite fumar en el lugar. Si se permite fumar, se debe proporcionar un cenicero. Si no se permite fumar, no podrán estar presentes ceniceros en las reuniones. Además, es una buena idea colocar carteles o palabras de prohibido fumar en el lugar. Cuando hay un gran número de participantes, los asientos también se pueden dividir en zonas para fumadores y no fumadores según las necesidades reales.
(2) Si los asistentes no se conocen entre sí, debe considerar preparar tarjetas de presentación con anticipación.
(3) Preparar el equipo audiovisual. Las pizarras (pizarras blancas), los periódicos blancos e incluso los proyectores de diapositivas, proyectores y retroproyectores deben utilizarse como herramientas básicas que se pueden tomar prestadas para las reuniones generales. Sin embargo, se debe prestar especial atención a lo siguiente: el proyector de diapositivas, el proyector y el texto o gráficos proyectados por el proyector deben ser claramente visibles para todos los participantes y estar listos para su uso en cualquier momento.
(4) A menos que sea una reunión larga (más de hora y media), procura no ofrecer refrigerios para evitar que los participantes se distraigan.
(5) Cuando la agenda es corta y no es necesario tomar notas, considere realizar una reunión permanente. ;
¿Hay alguna disposición especial para las sillas en la sala de conferencias? La disposición de las sillas de la sala de conferencias significa que los asientos son particulares en forma de U, lo que significa que la mesa de conferencias está dispuesta en forma de U abierta y las sillas se colocan alrededor de la mesa en forma de U para la proyección, se puede colocar el proyector; en la abertura en forma de U. Este tipo de péndulo puede albergar el menor número de personas en comparación con una sala de conferencias del mismo espacio. El diseño en forma de U es generalmente adecuado para reuniones pequeñas y de debate.
1. Según la práctica internacional, los 7 de la derecha son los más grandes y los siguientes a la izquierda son los más pequeños; cuanto más cerca del sujeto, más alto es el asiento y más alejado del; sujeto.
En segundo lugar, menor será el número de plazas y escaños. Según este principio, los asientos se pueden numerar;
3. El método de numeración de los asientos es: primero determine si el asiento está ubicado en el podio. En reuniones generales de alto nivel, el anfitrión y los invitados importantes pueden sentarse en la tribuna. El primer asiento para invitados (o asiento del anfitrión) suele estar ubicado en el medio de la tribuna. En segundo lugar, determine el asiento de la silla, que puede estar cerca del podio para facilitar el acceso;
Luego determine los asientos de otros invitados y del público VIP.