La situación actual de los servicios de gestión de archivos y bibliotecas nacionales y su importancia de referencia para los servicios de datos geológicos.

Wang Qianju1, Liu Guwang2, Ru Xianglan1, Yuan Huixiang1

(1. Centro de Investigación para el Desarrollo del Servicio Geológico de China, Beijing 100037; 2. Universidad de Geociencias de China, Beijing 100083)

Resumen Este artículo analiza la situación básica y el estado de los servicios de las instituciones de recolección de archivos y bibliotecas nacionales, y combina la situación real de las instituciones de recolección de datos geológicos de mi país, y propone fortalecer las capacidades de servicio y agregar departamentos de servicio; uso de tecnologías y métodos avanzados para mejorar la eficiencia de los servicios de datos geológicos. Se hacen tres sugerencias para fortalecer la publicidad de los servicios de datos geológicos y convertir los servicios pasivos en servicios activos;

Palabras clave Servicios de biblioteca, archivos y datos geológicos

1 Introducción

Actualmente, ante la creciente demanda de datos geológicos de todos los ámbitos de la vida, los instituciones de recopilación de datos en todos los niveles en todo el país El contenido de los servicios de información de datos geológicos se ha incrementado continuamente, se han ampliado los canales de servicio, se han mejorado los métodos de servicio y se han mejorado los medios de servicio. Sin embargo, las instituciones de recopilación de datos geológicos todavía enfrentan problemas. el problema de cómo mejorar la calidad y el nivel de los servicios. Considerando que existe un alto grado de similitud en la gestión y servicio de libros, archivos y datos geológicos, con el fin de aprender de la buena experiencia de bibliotecas y archivos en la gestión y servicios, este artículo se centra en analizar y resumir la Biblioteca Nacional, Biblioteca Capital, La situación de diferentes tipos de bibliotecas y archivos, como la Biblioteca Geológica de China, la Biblioteca de la Universidad de Pekín, los Primeros Archivos Históricos de China, los Segundos Archivos Históricos de China, los Archivos Municipales de Beijing, los Archivos de la Universidad de Tsinghua, etc.

2 Situación básica de las instituciones de colección de bibliotecas y archivos

2.1 Descripción general de las colecciones

Las instituciones de colección de bibliotecas y archivos tienen diferentes contenidos y cantidades de colecciones debido a su diferente posicionamiento funcional y cobertura. Por ejemplo, la Biblioteca Nacional de China tiene una capacidad de colección de más de 25 millones de volúmenes, incluidos más de 2,6 millones de volúmenes de tesoros y colecciones especiales, 325.000 libros antiguos raros, más de 1,25 millones de revistas chinas y extranjeras, casi 120.000 tesis doctorales, y más de 40.000 recursos de audio, con más de 100.000 recursos de vídeo; la Biblioteca Geológica de China recopila principalmente documentos relacionados con las geociencias, libros antiguos, etc. En la actualidad, la literatura sobre geociencias nacional y extranjera de los últimos 200 años desde el período de la Ilustración. la geología moderna ha alcanzado los 600.000 volúmenes (volúmenes). Hay más de 10.000 conjuntos de mapas geológicos; el Archivo Municipal de Beijing tiene actualmente una colección de 1,9 millones de volúmenes (volúmenes), con una longitud de estante de más de 10.000 metros, incluidos papel y audio. , vídeos, películas, fotografías y otros medios El contenido es muy rico, incluyendo economía, ejército, cultura, agricultura, industria, diplomacia, ciencia y tecnología, educación, religión y muchos otros aspectos.

De la encuesta se desprende que las bibliotecas integrales como la Biblioteca Nacional tienen una colección completa de materiales y cubren una amplia gama de materiales, mientras que las bibliotecas profesionales como la Biblioteca Geológica de China tienen una colección más especializada. Colección de materiales con características profesionales. Las instituciones de recopilación de archivos de todos los niveles en todo el país llevan a cabo una gestión jerárquica y unificada según la jurisdicción a la que pertenecen los archivos. Los archivos de todos los niveles poseen una gran cantidad de archivos, y los archivos integrales tienen una rica variedad.

2.2 Configuración organizativa

La configuración organizativa interna de la biblioteca y la institución de colección de archivos es completa. Los departamentos generalmente se configuran de acuerdo con las necesidades para satisfacer las necesidades de gestión y servicio. Las bibliotecas y archivos integrales que brindan servicios de bienestar público a la sociedad tienen configuraciones departamentales relativamente completas que cubren todos los aspectos, y se han creado muchos departamentos especiales para subdividir algunos departamentos de servicios. Por ejemplo, la Biblioteca de la Capital tiene 20 departamentos, además del departamento de gestión, también hay departamentos especiales como el Departamento de Publicidad y Planificación, el Centro de Coordinación de Cooperación y el Centro de Conferencias y Exposiciones. Centro de Préstamo de Cobranza y Centro de Préstamo Integral Infantil. Diferentes departamentos de servicios. Las bibliotecas y archivos de las instituciones de educación superior son solo un departamento dentro de la escuela. Sirven principalmente a universidades y unidades de investigación científica. La estructura organizativa es relativamente simple. Por ejemplo, los Archivos de la Universidad de Tsinghua tienen solo cinco departamentos.

2.3 Construcción de información

En la actualidad, tanto el ámbito bibliotecario como el de archivos conceden gran importancia a la construcción de información. La informatización de la Biblioteca Nacional no sólo lidera al país en términos de préstamo y devolución de libros por parte de los lectores y búsquedas en catálogos, sino que también ha agregado métodos de servicios diversificados, como navegación en línea, lectura móvil, búsquedas en catálogos de recursos de libros en línea y servicios de bases de datos, haciendo que la biblioteca sea completa. uso de medios modernos de alta tecnología se utilizan para mejorar la calidad y eficiencia de los servicios bibliotecarios. La construcción de la informatización de los archivos comenzó relativamente tarde, centrándose principalmente en el establecimiento de portales web y fortaleciendo gradualmente la digitalización de los archivos y la construcción de bases de datos especiales.

3 Situación de los servicios de las instituciones de colección de bibliotecas y archivos

3.1 Sistema de servicios

Actualmente, los diversos sistemas de servicios de las bibliotecas y archivos son sólidos y están claramente definidos, incluyendo Acceso a la biblioteca, instrucciones, introducción a la sala de lectura, solicitud de préstamo de tarjetas, instrucciones de préstamo, gastos de fotocopias, etc. Algunas bibliotecas universitarias tienen algunas regulaciones especiales, como instrucciones para el uso de los casilleros de equipaje, métodos de gestión para el uso de las áreas de autoestudio en la biblioteca y otros sistemas.

3.2 Objetos y métodos de servicio

Las instituciones de colección de bibliotecas y archivos se ven afectadas por el número y las características de los libros y archivos de sus colecciones, y los grupos a los que sirven también son diferentes. Las bibliotecas y archivos integrales prestan una amplia gama de servicios, centrándose en el público, las instituciones de investigación científica y los gobiernos; las bibliotecas y archivos profesionales se centran en las instituciones, empresas e instituciones de investigación científica, empresas y bibliotecas gubernamentales de colegios y universidades, principalmente los archivos; atender a los estudiantes y profesores de la escuela.

En esta etapa, los métodos de servicio de bibliotecas y archivos incluyen principalmente servicios de acceso, consulta, préstamo y red. Teniendo en cuenta la débil confidencialidad de los libros y la fuerte confidencialidad de los archivos, la biblioteca ofrece una gran cantidad de servicios de préstamo y de red, incluidos el préstamo en la biblioteca, la lectura, la navegación en línea, la descarga, la consulta, etc.; -Se proporcionan consultas de biblioteca, acceso, lectura de microfilmes, lectura electrónica en línea, lectura de publicaciones de archivo y otros servicios para archivos no confidenciales, y generalmente no se brindan servicios de préstamo.

3.3 Servicios especiales

Además de los servicios básicos como el préstamo de libros y la navegación en línea, muchas bibliotecas también tienen sus propios servicios exclusivos. Por ejemplo, la Biblioteca Nacional y la Biblioteca de la Capital ofrecen conferencias, consultas, exposiciones y otros servicios. Además de brindar servicios especiales como mapas nacionales portátiles, lectura en línea y lectura móvil, la Biblioteca Nacional también brinda servicios de ingeniería para el intercambio cultural y servicios nacionales. Ofrece 17 tipos de servicios, incluidos servicios bibliotecarios de recursos básicos y servicios de televisión digital; la Biblioteca Geológica de China ofrece búsquedas de novedades científicas y tecnológicas, servicios de expertos y servicios de establecimiento de temas. Cada biblioteca universitaria cuenta con un centro de consulta SCI y servicios de periódicos y publicaciones periódicas electrónicas; presentación de tesis, etc. Además de la consulta pública, la investigación y la copia, los archivos también brindan servicios especiales al público a través de exposiciones y publicaciones de archivos. Las instituciones de bibliotecas y colecciones de archivos conceden gran importancia a los servicios de publicidad externa u organizan series de conferencias académicas, conferencias académicas como el "Foro Wenjin", "Clásicos y cultura chinos", "Foro de educadores" y muchos otros seminarios académicos de alto nivel, o Organizar capacitaciones y exposiciones para ampliar la influencia pública de los libros y archivos, aprovechar a los usuarios potenciales y mejorar los niveles de servicio.

4 Algunas sugerencias

4.1 Fortalecer las capacidades de servicio y agregar departamentos de servicio

Se puede ver en la estructura organizativa interna que las instituciones de bibliotecas y colecciones de archivos otorgan gran importancia Para dar servicio al trabajo, estableció departamentos especiales de servicios de publicidad, como el Departamento de Publicidad y Planificación, el Centro Integral de Préstamos para Niños, etc. En la actualidad, existe una grave escasez de personal en las instituciones de recopilación de datos geológicos en todo el país. Entre las 33 instituciones de recopilación de datos geológicos del país, 22 instituciones de recopilación de datos geológicos tienen menos de cinco empleados formales a tiempo completo dedicados a los datos geológicos. , muchas unidades no tienen departamentos de servicio separados. Hay como máximo un establecimiento separado, como la sala de servicio de datos del Archivo Geológico Nacional. Para mejorar las capacidades y los niveles de servicio, se recomienda que las instituciones de recolección fortalezcan sus capacidades de servicio (personal) y agreguen departamentos de servicios. Por ejemplo, las instituciones de recolección pueden establecer un departamento de servicios de préstamo de materiales, un departamento de servicios de procesamiento de datos y un departamento de consultoría y. Departamento de investigación de compilación basado en las necesidades del usuario y el estado actual de los enlaces de trabajo del servicio, departamento de planificación y publicidad de información.

4.2 Hacer pleno uso de tecnologías y métodos avanzados para mejorar la eficiencia de los servicios de datos geológicos

La Biblioteca Nacional ha ampliado la audiencia de libros a través de mapas nacionales portátiles, lectura en línea y teléfonos móviles. lectura y otros métodos, alcanzando el estándar Servir resultados inimaginables. En la actualidad, todos los datos geológicos recién formados de mi país tienen archivos electrónicos, y se está acelerando la digitalización de datos geológicos gráficos y textuales y la construcción de bases de datos relacionadas para la recopilación de materiales en papel. Por lo tanto, siempre que hagamos pleno uso de las nuevas tecnologías y métodos modernos de recopilación de información, extracción y servicios compartidos, pronto podremos crear bases de datos portátiles y teléfonos móviles para leer y explorar documentos electrónicos de datos geológicos y ampliar los datos geológicos. grupo de servicios y mejorar la eficiencia de los datos geológicos.

4.3 Fortalecer la publicidad de los servicios de datos geológicos y convertir los servicios pasivos en servicios activos

Las bibliotecas y archivos han hecho un buen trabajo en publicidad y han organizado conferencias académicas y seminarios académicos de bienestar público, brindando educación social, formación y exposiciones a gran escala al mundo exterior.

Las instituciones de recopilación de datos geológicos deben romper con la rutina, cambiar los servicios pasivos por publicidad y servicios activos, producir una serie de productos promocionales, aprovechar al máximo la televisión, los periódicos, Internet y otros medios para publicidad, mejorar la visibilidad social de las bibliotecas de datos geológicos. , influir en los grupos de usuarios potenciales de datos geológicos y al mismo tiempo establecer El sistema de servicio al cliente utiliza varios canales, como seminarios y encuestas puerta a puerta, para recopilar información sobre la demanda de los usuarios y brindar servicios a los usuarios de manera proactiva.