Cartas comerciales

Formato y texto de muestra de cartas comerciales (versión estándar)

Las cartas comerciales pertenecen a la categoría de documentos de etiqueta comercial, que se refieren a documentos entre empresas en diversas ocasiones comerciales o en el Se utiliza correspondencia simple. Su función principal es establecer relaciones económicas y comerciales, transmitir información comercial, contactar asuntos comerciales, comunicar y negociar la producción y ventas en actividades comerciales, hacer y responder preguntas y manejar asuntos transaccionales específicos; Sus tipos incluyen cartas de contacto, cartas de venta, cartas de pedido, cartas de confirmación, cartas de reclamo, etc.

Características del género

〔1) Tono coloquial

Cada carta comercial es una comunicación entre diferentes empresas o entre líderes empresariales un intercambio emocional entre ellas. Las personas son emocionales, por lo que las cartas comerciales reflejan más el lado emocional. En lugar de utilizar un tono comercial especial como la gente imagina, las cartas comerciales deben hacer que las personas se sientan muy cálidas y amigables al leerlas, tan simples, naturales y humanas como una conversación entre amigos. Ya sea una carta de disculpa, una carta de persuasión bien intencionada o una carta de compra, se puede expresar a través del tono y el tono de la carta.

(2) Franqueza del contenido

Las empresas leen una gran cantidad de documentos de correspondencia todos los días. Las cartas comerciales no necesitan palabras elegantes. Por lo tanto, las cartas comerciales deben escribirse de manera concisa, directa y concisa. Escriba su carta en un lenguaje sencillo y sencillo para que se lea de forma sencilla, clara y fácil de entender. Cuando se trata de datos o información específica, como hora, ubicación, precio, número de artículo, etc., la redacción debe ser precisa para aclarar el contenido de la comunicación, lo que ayudará a acelerar el proceso de las actividades comerciales.

(3) Sinceridad de actitud

Las cartas comerciales deben poder reflejar plenamente sinceridad y cortesía. Lo que digas, dilo con sinceridad. Tome la carta comercial escrita y léala. Asegúrese de que si la otra persona está hablando con usted por teléfono en este momento, podrá sentir su naturalidad, sinceridad y cortesía. La cortesía mencionada aquí no consiste simplemente en utilizar algunas palabras amables, sino que refleja una actitud de considerar a los demás y ser más considerado con el estado de ánimo y la situación de la otra persona.

(4) Tema único

Las cartas comerciales son de naturaleza puramente comercial y generalmente requieren artículos especializados, de contenido enfocado y único, centrados en asuntos oficiales y destacando el tema.

(5) Formato estandarizado

La estructura de una carta comercial es similar a la de una carta ordinaria, con título, cuerpo y firma. Las cartas comerciales y los correos electrónicos de comercio exterior deben estar escritos de acuerdo con las prácticas internacionales, en inglés o en el idioma utilizado por la otra parte, y la gramática y el formato de escritura también deben ajustarse a las normas y hábitos lingüísticos de la otra parte.

(6) Igualdad de estatus

Las cartas comerciales son documentos entre dos personas jurídicas iguales, que reflejan la relación igualitaria y mutuamente beneficiosa entre las dos partes. Las cartas comerciales deben escribirse con respeto y cortesía mutuos.

(7) Requisitos de límite de tiempo

Las cartas comerciales se forman en todos los aspectos de las actividades comerciales, y cada carta es una expresión clara de los deseos de ambas partes dentro de un límite de tiempo determinado. Por lo tanto, debe responder con prontitud después de recibir la carta de la otra parte. En la actualidad, las cartas se entregan cada vez más mediante métodos de entrega rápida como el fax y el correo electrónico para satisfacer las necesidades de esta característica.

Las cartas comerciales generalmente constan de tres partes: membrete, cuerpo y pie.

(1) Membrete

El membrete es el comienzo de la carta y consta del nombre y dirección del remitente, título, número de carta, título, dirección y unidad del destinatario, etc.

1. Nombre y dirección del remitente

El nombre y la dirección del remitente generalmente indican el nombre y la dirección detallada de la unidad corporativa del remitente. También incluye información de contacto comercial, como número de teléfono, registro de telégrafo, código de télex especial, télex, fax, dirección del sitio web, etc.

2. Título

Como carta comercial, es diferente de las cartas ordinarias. Siempre que no sea un intercambio entre personas de una unidad de negocio, las cartas comerciales generalmente pueden tener títulos. . El título debe colocarse en la primera página de la carta, escrito en el centro, y en su contenido debe indicarse la causa. El motivo requiere resumir el propósito y centro de la carta, de modo que el destinatario pueda tener una comprensión general del contenido principal de la carta a través del título. Los títulos de cartas comerciales comunes tienen las dos formas siguientes:

(1) Consiste en una carta con el asunto más un nombre en chino, como una carta sobre la solicitud de pago por impresoras, una carta de ventas, un pedido. carta, carta de reclamación, etc.

(2) Primero escriba la palabra "asunto", agregue dos puntos y luego marque directamente el contenido de la carta, como "asunto: reclamo de vehículo de motor".

3. Número de correspondencia

El número de correspondencia es el número que se divide entre el número de la otra parte y el propio. Indicar el número en el membrete de las cartas comerciales de comercio exterior puede garantizar que las cartas sean fáciles de administrar y revisar.

La posición de la carta suele aparecer en la parte inferior derecha del título o en la parte superior izquierda del membrete. Existen dos formas comunes: una es imitar el formato del número de emisión del documento administrativo, utilizando la forma de x letra [xxxx]x número o (xxxx) letra x número; la segunda es utilizar la forma de numeración directa, como por ejemplo; x número.

4 Título

El título es el título del destinatario o de la unidad destinataria. Generalmente, se escribe el nombre honorífico del destinatario. Esto es imprescindible para las cartas comerciales. Su posición generalmente es en la parte inferior izquierda del título o número de letra, ocupando una línea separada, escrita en el cuadro superior, seguida de dos puntos. Existen los siguientes dos tipos de títulos al escribir:

(1) Generalmente se refiere al título honorífico. Agregue el título después de "respeto" y agregue dos puntos, como Estimado señor, Estimada señora, etc. El puesto se puede utilizar en honoríficos, como Estimado Director de Oficina, Estimado Ministro de Finanzas, Estimado Gerente de Ventas, etc.

(2) Título específico. Es decir, un honorífico que se refiere específicamente a una persona por su nombre. Añade un título después del nombre. Este tipo de título se utiliza generalmente cuando el escritor y el destinatario se conocen o están muy familiarizados. Porque este título puede reflejar la emoción y la estrecha relación entre el escritor y el destinatario. El título puede ser términos generales como Sr., Sra., etc., o se puede utilizar el título, como Estimado Director Shi de la Oficina, Estimado Gerente Zhang del Departamento de Finanzas, Estimado Gerente Wang del Departamento de Ventas, etc. .

5. Dirección y unidad del destinatario

La dirección y unidad del destinatario deben indicar el nombre y la dirección detallada de la unidad de negocio del destinatario.

(2) Texto principal

El texto principal es el cuerpo principal de la carta comercial y describe los temas sustantivos de la correspondencia comercial. La redacción de textos requiere contenido simple, un artículo y una cosa, redacción concisa, hechos bien fundamentados y redacción educada.

1. Saludos

Los saludos también son palabras sociales o palabras de cortesía. El saludo al principio es fundamental para las cartas comerciales, es decir, el saludo cortés que utiliza el remitente para saludar al destinatario. Generalmente, se utilizan una o dos palabras corteses de respeto para expresar: hola, el negocio ha ido bien recientemente y los beneficios son bastante altos. Si es la primera vez que contactas a alguien, puedes usar palabras como "He admirado el nombre durante mucho tiempo, pero no he sido cercano a Yajiao". Si se trata de una carta de respuesta, puede utilizar palabras como "Huishu", "Muchas gracias", etc. para expresar su agradecimiento por la carta.

2. Asunto

El asunto es el contenido central de la carta comercial y lo que el remitente quiere explicar. El contenido de diferentes cartas comerciales es diferente. Generalmente incluye los siguientes dos contenidos:

(lExplique el motivo del envío de la carta. Explique directa y concisamente el propósito, fundamento, motivos, etc. de la carta; la carta de respuesta debe citar los puntos clave de la carta. la carta de la otra parte para demostrar que El propósito de la respuesta

(2) Explique el contenido principal de la carta. El sujeto generalmente establece los asuntos específicos en detalle según el motivo del envío de la carta o las direcciones. Los temas o asuntos a tratar, aclara tus opiniones. El tono debe ser tranquilo, las preguntas deben ser claras, los hechos deben ser claros y las expresiones deben ser claras.

Por ejemplo, el cuerpo principal de la carta de negociación incluye tres partes: el motivo de la negociación, el contenido de la negociación y la disposición y requisitos; el cuerpo principal de la carta de consulta incluye dos partes: el motivo de la consulta y el motivo de la negociación; cuestiones de consulta; el cuerpo principal de la carta de respuesta incluye dos partes: el motivo de la respuesta y el contenido de la respuesta; el cuerpo principal de la carta de cotización de productos básicos El cuerpo principal del texto incluye el precio del producto, el método de liquidación, la fecha de entrega, especificaciones del producto, cantidad disponible, embalaje del producto, método de transporte, etc.

Si el cuerpo principal del texto es simple, lógicamente puede adoptar una estructura de capítulos y párrafos. Si el cuerpo principal del texto tiene mucho contenido, lógicamente puede adoptar una estructura segmentada.

3. Conclusión

Después del final del texto principal, generalmente utilice un lenguaje conciso para resumir brevemente lo que el sujeto ha dicho y exponga los requisitos relevantes de esta carta, enfatizando la fecha de envío de la carta. Por ejemplo, si la carta de solicitud termina con una solicitud y esperamos ayudar a resolver el problema, esperamos que la carta de respuesta termine con una carta de agradecimiento, esperando buenas noticias, etc. La frase final depende de la relación entre el remitente y el destinatario y del contenido de la carta, y debe ser apropiada y apropiada.

(3) Cola de letra

La cola de letra incluye cuatro partes.

1 Felicitaciones

Todas las cartas comerciales deben incluir felicitaciones. El saludo se divide en dos partes: el saludo del que desea y el saludo del destinatario: (1) El saludo debe escribirse en dos espacios después del final del texto. Los de uso común incluyen bendiciones respetuosas, bendiciones cantadas, bendiciones respetuosas, etc.

(2) Las buenas palabras deben escribirse en una nueva línea en la parte superior para mostrar respeto por la otra parte. Las palabras de seguridad de uso común incluyen Shangqi, Jinan, el negocio es próspero, etc.

2. Firma

Firma es la firma o firma y sello del remitente. La firma de una carta comercial puede determinarse según los requisitos de la empresa o la opinión del remitente. Algunas empresas firman con el nombre de la empresa y un sello; algunas exigen que el remitente firme directamente para demostrar que es responsable del contenido de la carta. La firma personal debe estar firmada por el remitente.

3 Fecha

La fecha es generalmente la hora específica en la que se envía la carta. Dado que las cartas comerciales implican tratos comerciales, se debe indicar claramente la fecha de envío de la carta. Generalmente se utilizan los siguientes tres formularios:

(1) Formulario de fecha del documento oficial. Es decir, escriba la fecha de envío de la carta en caracteres chinos minúsculas debajo de la firma de la carta, como 18 de agosto de XXXX.

(2)Forma de números arábigos. Es decir, escriba la fecha de envío de la carta en números arábigos debajo de la firma de la carta, por ejemplo, 18 de agosto de 2008.

(3) Formulario de abreviatura estándar internacional. Es decir, utilice números arábigos para marcar el año, mes y día debajo de la firma de la carta y agregue 0 antes del mes y día de un dígito, como el 18 de agosto de 2008.

No importa cómo lo escribas, la fecha debe escribirse completa para fines de archivo. Por ejemplo, el 8 de agosto de 2008 no se puede escribir como 8 de agosto de 2008.

4 Adjuntos

Los adjuntos son materiales relevantes adjuntos a la carta, como cotizaciones, facturas, confirmaciones, documentos, etc. Si necesita marcar archivos adjuntos, puede hacerlo debajo de la firma de la carta. Si hay dos o más archivos adjuntos, deben marcarse como Anexo 1, Anexo 2, etc., respectivamente.

Texto de muestra:

Carta de disculpa

xx City Xingda Trading Co., Ltd.:

Su empresa recibió esta carta el x, mes x, 20xx Aprendido. La carta se queja de que en el "Contrato de compra de escritorios para computadora" con fecha x mes x, 20xx, algunos de los 35 juegos de escritorios para computadora de la marca Huanghua recibidos tenían interfaces rotas. Nos disculpamos profundamente. Este asunto ha atraído gran atención de nuestra parte y ahora lo ha sido. resuelto. Realizar una investigación.

Ha sido verificado por Shaomen relevante: los escritorios para computadora de la marca Huanghua tipo xxxx producidos por nuestra fábrica eran todos productos de alta calidad después de ser inspeccionados por el departamento de inspección de calidad cuando salieron de la fábrica. Algunos de los escritorios de computadora mencionados en la carta tenían interfaces rotas, debido a que nuestros trabajadores fueron descuidados al manipularlos al salir del almacén.

Nuestra empresa una vez más se disculpa profundamente por las pérdidas de su empresa y le solicita que proporcione las cifras detalladas y el alcance de los daños al escritorio de la computadora lo antes posible, así como el certificado notarial y el certificado de inspección. Nuestra empresa responderá a los hechos. situación lo más rápido posible. Se proporcionará una compensación incondicional por las pérdidas.

Tomaremos esto como una advertencia, descubriremos los problemas y deficiencias en nuestro trabajo y tomaremos medidas correctivas para evitar que tales incidentes ocurran.

Esperamos obtener la comprensión de la empresa responsable y seguir manteniendo buenas relaciones comerciales.

Esperar respuesta

xx Guangming Furniture Co., Ltd.

20xx, x mes x día