Procedimiento de organización y archivo de datos geológicos originales
(Centro de Estudios Geológicos de Xi'an del Servicio Geológico de China)
De acuerdo con las reglas originales de archivo de datos geológicos y las especificaciones relacionadas, detalló el contenido del archivo, la acumulación, la organización y archivado de datos geológicos originales durante todo el proceso. Tiene cierta importancia rectora para la organización completa y estandarizada, el archivo sistemático y el archivo preciso de los datos geológicos brutos.
Palabras clave Archivo de datos geológicos originales
1 La importancia del archivo de datos geológicos originales
Desde la fundación de la Nueva China, especialmente el Servicio Geológico de China organizó e implementó tierras y recursos Desde el importante estudio, el país ha invertido enormes cantidades de dinero y ha formado una gran cantidad de datos geológicos, de los cuales forman parte los datos geológicos originales. Son los datos de primera mano formados en la exploración geológica y la investigación científica. Tiene las características de información de datos completa, precisa y sin errores. Es la cristalización del arduo trabajo de la mayoría de los geólogos. La estandarización y gestión de datos geológicos originales es de gran importancia para guiar todos los aspectos del trabajo geológico futuro y la construcción económica nacional.
Sin embargo, en el trabajo real, debido a que los miembros del equipo del proyecto y el personal de archivo no son fijos, y debido a que el personal del proyecto tiene un trabajo complejo y participa en muchos proyectos, el trabajo de archivo al final del proyecto es se retrasa y no se puede organizar a tiempo, lo que provoca la pérdida de datos, lo que dificulta el trabajo de archivo futuro; es decir, lo realizan principalmente jóvenes que acaban de incorporarse al mercado laboral o que no han trabajado durante mucho tiempo; Básicamente no tienen experiencia en presentación de documentos, y mucho menos experiencia laboral en esta área. Incluso para algunas investigaciones científicas relativamente simples y la presentación de proyectos de investigación integrales con pocos datos de campo originales, a pesar de las repetidas explicaciones y orientaciones, todavía tengo sólo una comprensión parcial y no sé qué hacer. Con base en esto, el autor cree que es necesario elaborar sistemáticamente el proceso de clasificación, archivo y archivo de datos geológicos originales para ayudar a guiar al personal del proyecto a comprender los métodos y procedimientos de trabajo de archivo y completar el trabajo de archivo con precisión y precisión. suavemente.
2 Alcance del archivo y requisitos de los datos geológicos originales
2.1 Alcance del archivo
1) Materiales de establecimiento del proyecto para cada proyecto geológico, así como documentos de asignación y diseño documentos Los materiales generados en cada etapa, como documentos de redacción y revisión de diseño, documentos de investigación y aceptación de campo, clasificación integral en interiores, preparación de informes de resultados, documentos de revisión de resultados, etc., son todos contenidos archivados. Es necesario garantizar que los datos geológicos originales archivados estén completos y completos, la composición de cada elemento de contenido debe ser completa y cumplir con los requisitos de las especificaciones del trabajo geológico, y la firma de responsabilidad debe ser completa y reflejar todo el proceso de un geológico. trabajar.
2) Los trabajos geológicos que se detengan a mitad de camino o se completen en etapas también deben archivarse de acuerdo con los requisitos de las reglas, y las razones de la interrupción del trabajo y la disponibilidad de los datos geológicos originales deben ser anotado en la columna de presentación de la tabla de referencia.
3) Los proyectos * * * cooperados por dos o más unidades serán archivados por la unidad responsable. La unidad cooperativa enviará los datos geológicos originales a la unidad responsable del proyecto para un archivo unificado para garantizar la integridad. de los archivos geológicos originales.
4) Para trabajos de proyectos de varios años, debido a la continuidad del trabajo y la necesidad de utilizar datos, generalmente se archivan al final del trabajo del proyecto.
5) Si los datos geológicos recopilados han sido utilizados por trabajos geológicos y se han convertido en datos geológicos originales para trabajos geológicos, también deben archivarse.
2.2 Determinación de la clasificación
El nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad de los datos geológicos originales deben proponerse de acuerdo con las normas nacionales de confidencialidad pertinentes cuando se establece cada proyecto (tema), y deben Ser aprobado por el comité de confidencialidad de la unidad donde se encuentre. Revisión confirmada. Después de recibir el archivo, los administradores de datos deben marcar los datos y equipos específicos con las categorías correspondientes al catalogarlos.
2.3 Requisitos de calidad de archivo
El formato y las especificaciones de los datos geológicos originales deben cumplir con las especificaciones de trabajo geológico relevantes y los requisitos de archivo y preservación. Los datos deben ser prolijos y llamativos, y los dibujos deben ser claros y hermosos, lo que se puede resumir en siete aspectos: exhaustividad, exactitud, sistema, estandarización, claridad, calidad (cantidad) y decoración. Los detalles son los siguientes:
1) Completado. En cada etapa de un proyecto de trabajo geológico, desde el establecimiento del proyecto hasta la evaluación de resultados, los datos de aceptación que deben archivarse deben ser completos y completos, y el contenido reflejado en cada dato original debe estar completo.
2) Preciso. Los datos originales deben reflejar verazmente el contenido del trabajo geológico, los datos deben ser precisos, consistentes con la realidad objetiva del trabajo de campo, la firma de responsabilidad debe estar completa y el contenido debe ser consistente con el documento de aprobación (investigación y verificación). .
El alcance de la presentación y las categorías de presentación se dividen de manera precisa y razonable.
3) Sistema. Todo tipo de datos originales están organizados de forma sistemática y científica, de acuerdo con las leyes de formación natural y conexiones internas, de acuerdo con las leyes objetivas del trabajo geológico y de acuerdo con los principios de resaltar el tema y jerarquías claras.
4) Especificaciones. El formato y las especificaciones de diversos datos originales, incluidos informes, dibujos y tablas, cumplen con las especificaciones de trabajo geológico y los requisitos de archivo relevantes. Información textual, tablas, etc. Todos son de papel A4 o 16, y también hay papel A3 para el álbum de fotos. Al doblar la imagen, colóquela hacia adentro, dóblela en forma de acordeón según las especificaciones A4 y, finalmente, doble la etiqueta de la imagen hacia afuera.
5) Sé claro. Los registros escritos, los datos de cálculo, los dibujos y las notas deben escribirse de forma clara y ordenada.
6) Transportista. Varios materiales originales deben utilizar soportes de alta calidad (papel, películas, CD, etc.) y los materiales de escritura deben cumplir los requisitos especificados. Está prohibido utilizar bolígrafos, bolígrafos de colores y otros materiales que puedan desvanecer fácilmente la escritura en papel carbón para escribir o copiar.
7) Organiza. Todos los mapas base y mapas de catálogo de informes geológicos, varios bocetos en catálogos de campo, datos importantes, puntos de observación, números de muestras, números de especímenes, etc. Debe estar escrito con tinta y la letra debe ser clara. Los materiales originales que deben encuadernarse deben encuadernarse con hilo o pegamento (relativamente fino), encuadernarse cuidadosamente en el lado izquierdo o superior y numerarse página por página. El grosor generalmente no supera los 2 cm. No se permiten materiales propensos a oxidarse y envejecer, como clavos de metal o plástico. Los volúmenes de documentación deberán archivarse en un formato unificado.
3 Base de archivo y método de disposición de los datos geológicos originales
3.1 Base de archivo
La base de archivo se basa en el Estándar de la industria de archivos de la República Popular China ( DA/T41-2008 Datos Geológicos Originales Normas de archivo de datos).
3.2 Recopilación de datos
Después de la revisión formal del proyecto, antes de enviar los datos geológicos, el líder del proyecto debe organizar al personal técnico del proyecto para recopilar todos los documentos técnicos y la información que debe archivarse. y designar un archivero Responsable del archivo. El archivero también puede decidir al inicio del proyecto que una persona dedicada será responsable de recopilar, organizar y conservar los datos originales en cualquier momento, lo que ayudará a que la formación y acumulación de datos durante el proyecto sea completa y completa, y Debido a una mejor comprensión de los datos que se conservan, también es muy útil para archivar y archivar sin problemas en las últimas etapas del proyecto.
3.3 Clasificación y disposición
En primer lugar, el archivero organizará los documentos técnicos recopilados de acuerdo con los requisitos de la "disposición" de archivo y entintará cuidadosamente los lugares que deben entintarse. de acuerdo con los requisitos, retire los materiales de encuadernación de metal y plástico de la cubierta, únalos con hilo y haga una cubierta de archivo unificada para pegar los dibujos según sea necesario, y luego clasifique los materiales en las categorías correspondientes de acuerdo con las categorías del; Reglas de presentación, y según su formación natural Organizar sistemáticamente las leyes o conexiones internas.
3.4 Numeración de datos
Los documentos técnicos compilados están numerados uno por uno. El número de categoría consta del código de categoría del archivo geológico (código) y el número de pieza. El código de categoría se reemplaza por caracteres chinos y el número de pieza es el número de serie de cada categoría, utilizando números arábigos de 4 dígitos, a partir de 0001.
3.5 Establecer libros de contabilidad
El archivador debe preparar un inventario de transferencia de datos geológicos, es decir, preparar un inventario original de archivos geológicos con base en el inventario de transferencia “Catálogo de Archivos Geológicos” estipulado. en las normas de presentación. El catálogo del archivo geológico incluye cinco partes: portada, tabla índice del catálogo, bibliografía, manual de instrucciones del archivo electrónico y tabla de referencia.
1) El "número de caso" en la esquina superior izquierda de la portada del catálogo del archivo geológico, es decir, el número de expediente, se obtiene de la sala de archivos (sala).
2) El orden de llenado del directorio de archivos comienza desde la categoría "inferior" y avanza uno por uno. El número de serie es el número de serie grande de todos los materiales de archivo, las palabras de reemplazo de categoría se reemplazan con caracteres chinos y el número de pieza es el número de serie pequeño según la categoría. A partir del número de pieza 001, complete el título del documento, la unidad, la cantidad, la clasificación, el formulario del transportista y la caja (bolsa) de papel uno por uno.
3.6 Disposición de archivos electrónicos
1) Todos los archivos electrónicos en el directorio de archivos deben convertirse en archivos electrónicos. Específicamente, el directorio de primer nivel es el número de archivo y el segundo. El directorio de nivel es el código de categoría y el directorio de archivos geológicos. El directorio de tercer nivel son todos los archivos electrónicos de cada categoría. Cada carpeta se denomina número de archivo, código de categoría y número de pieza, como 256d.
2) La información proporcionada por los documentos electrónicos debe ser completa, completa y exacta. Si también hay soporte de papel, debe corresponder al soporte de papel. Los archivos electrónicos generalmente no están cifrados. Si está cifrada, la clave debe archivarse al mismo tiempo. Los archivos electrónicos no permiten el almacenamiento comprimido. Para obtener más información, consulte las reglamentaciones pertinentes sobre los requisitos de formato para archivos electrónicos de datos geológicos.
3) Se deben utilizar discos ópticos de alta calidad para grabar y archivar archivos electrónicos. El soporte debe estar libre de rayones, manchas, moho, deformaciones y otros daños, y debe poder leerse correctamente en uso general. Equipos de lectura, sin portar virus.
4) Finalmente, cree una etiqueta de disco, que incluya clasificación, período de almacenamiento, número de archivo, número de portador, título, tiempo de formación, etc.
3.7 Revisión de archivos
Una vez completado el trabajo de archivo, la persona encargada del archivo debe enviar el "Catálogo de archivos geológicos" y toda la información archivada al director del proyecto (o a la persona designada por el director de proyecto) para su inspección. Compruebe si los documentos técnicos archivados están completos y son precisos. Cualquier problema descubierto será modificado o complementado por la parte presentadora. Para problemas que no se pueden resolver o no se pueden resolver en este momento, la parte solicitante debe indicar la situación en la columna de estado civil para efectos de la declaración del formulario de referencia. Finalmente, el catálogo del archivo geológico se entrega al líder del proyecto para que lo hojee, y el archivero y el líder del proyecto firman respectivamente.
3.8 Inspección de calidad
El archivero entregará el catálogo del archivo geológico compilado y todos los datos archivados al personal de gestión de datos responsable de recibir los datos originales para la inspección de calidad. El personal de gestión de datos inspeccionará y aceptará los documentos uno por uno de acuerdo con las reglas de archivo y los requisitos de calidad de archivo. En caso de problemas que no cumplan con la calidad de archivo o se recopilen de manera incompleta, los documentos se devolverán al declarante y se cumplirán los requisitos. Se explicarán las modificaciones y adiciones, y se harán correcciones y adiciones dentro de un límite de tiempo. El solicitante modificará y complementará la información y los documentos técnicos devueltos dentro del plazo establecido. El archivero para este trabajo debe seguir cuidadosamente los requisitos establecidos por el personal de gestión de datos.
3.9 Inventario y recepción
El personal gestor de datos debe revisar la calidad de los documentos y datos técnicos revisados y complementados, comprobar si se han solucionado los problemas planteados y devolverlos de nuevo si todavía hay problemas. El archivero es responsable de revisarlo dentro de un límite de tiempo hasta que cumpla con los requisitos de archivo. Una vez que el destinatario de los datos haya superado completamente la nueva inspección, la persona que entrega los datos, el aceptador y el responsable del departamento de datos deben firmar la lista de entrega, respectivamente. Luego se entregará una copia de la lista de entrega al archivero, la otra se archivará para referencia futura y se emitirá un certificado de archivo de los datos geológicos originales. En este punto, se ha completado el trabajo de presentación de un proyecto (tema).
El proceso de trabajo anterior es simple: recopilar → organizar → clasificar → completar el directorio de archivos → organizar archivos electrónicos → verificar → verificar y firmar → contar y entregar.