¿Cuál es la importancia y la gestión eficaz de los expedientes de infraestructura hospitalaria?
En los últimos años, para implementar los requisitos de los planes de salud en varias regiones, satisfacer las necesidades del mercado médico en la nueva situación y resolver el problema del tratamiento médico difícil y costoso para las masas, el gobierno ha aumentado significativamente la inversión en la construcción de infraestructura de unidades médicas locales [1]. Con el aumento de nueva infraestructura y la continua renovación y ampliación de algunos edificios antiguos, los archivos de infraestructura se han convertido gradualmente en una base importante para proyectos de construcción de ingeniería y una parte integral de la gestión de archivos hospitalarios. Su utilidad es la misma que la de la posterior gestión de historias clínicas hospitalarias, y juega un papel importante en la gestión hospitalaria [2]. La "Ley de Archivos de la República Popular China" estipula que no se aceptarán los artículos que no hayan sido inspeccionados o que no hayan pasado la inspección. Esto demuestra la importancia de los expedientes de infraestructura en los proyectos de ingeniería hospitalaria. 1 La importancia de los archivos de infraestructura hospitalaria Los archivos de infraestructura hospitalaria son materiales de primera mano formados durante las actividades de construcción del hospital y pertenecen a la categoría de archivos científicos y tecnológicos [3]. Los archivos de infraestructura no solo involucran todos los documentos en forma de texto, diagramas, audio y video, etc. formados durante todo el proceso de establecimiento, aprobación, licitación, estudio, diseño, construcción, supervisión y aceptación de finalización del proyecto, sino que también involucran a transformación y decoración durante el uso después de la entrega, instalación de equipos y otros procesos constructivos y registro de resultados. No es sólo una prueba de los logros en la toma de decisiones de los líderes del hospital, sino también la cristalización de la sabiduría colectiva de los empleados del Departamento de Infraestructura y una riqueza espiritual en la historia del hospital. Esta riqueza espiritual se ha convertido en una base importante para la construcción, la gestión de uso, el mantenimiento, la reconstrucción y la expansión de proyectos. 1.1 Proporciona una base histórica para la planificación, construcción y gestión de hospitales. Los archivos de infraestructura siempre son consistentes con la apariencia real de los objetos del proyecto que reflejan. Los archivos de infraestructura hospitalaria no sólo registran verdaderamente la descripción general del proyecto propuesto antes de la toma de decisiones de inversión del hospital, la selección del sitio del proyecto de construcción, la topografía del sitio de construcción, la exploración geológica y el estudio hidrológico, etc., sino que también brindan una Descripción general del proyecto a través de los documentos en la etapa de estudio de viabilidad. La viabilidad técnica y económica han sido objetivamente demostradas, analizadas y evaluadas. 1.2 Proporcionar información de primera mano para controlar las pérdidas económicas y combatir la corrupción y el soborno. Los archivos de infraestructura no solo son testigos de la historia del hospital, sino que también registran el proceso de desarrollo del hospital en los archivos de infraestructura, aprobaciones de cambios de diseño durante el proceso de licitación, visas económicas, precios de licitación, contratos, registros de negociación. Los planos conforme a obra y una serie de otros datos, así como los datos contables finales, se han convertido en una base importante para una revisión posterior por parte del departamento de auditoría, y una base importante para controlar las pérdidas económicas, combatir la corrupción y el soborno y mantener la integridad. 2 Problemas existentes en la gestión de archivos de infraestructura hospitalaria En la actualidad, aunque el sistema de gestión de archivos de infraestructura hospitalaria es relativamente sólido, la gestión de archivos de infraestructura no está estandarizada, la tecnología de la información no se utiliza lo suficiente y los medios científicos y tecnológicos no desempeñan el papel que les corresponde en la gestión de archivos de infraestructura. , lo que es incompatible con el rápido desarrollo de los hospitales. Aún queda un largo camino por recorrer [4]. El rezago en la gestión de archivos de infraestructura también está estrechamente relacionado con la calidad de los administradores de infraestructura, lo que se refleja en los siguientes aspectos: 2.1 Los datos de infraestructura no pueden archivarse de manera oportuna. Durante el proceso de construcción del proyecto, la unidad de construcción, la unidad de construcción y la unidad de supervisión a menudo solo se centran en el tema de la construcción, el progreso del proyecto y la calidad del proyecto, e ignoran la calidad de los archivos y la preparación oportuna de los archivos de finalización. a menudo no presenta los planos construidos a tiempo después de la aceptación de la finalización, lo que provoca retrasos en el archivo de los archivos del proyecto de infraestructura. También hay personal técnico de algunas unidades de construcción que no archivan oportunamente los materiales generados durante su trabajo, o no devuelven oportunamente algunos materiales luego de tomarlos prestados. Estas situaciones pueden provocar daños y pérdida de datos de la infraestructura, lo que no sólo afecta la calidad de los archivos, sino que también afecta el trabajo posterior. 2.2 La preparación y compilación de materiales de infraestructura no están estandarizadas. Algunos archiveros de sitios web tienen baja calidad técnica y carecen de conocimientos profesionales básicos y capacidades de archivo [5]. Durante el proceso de construcción de la infraestructura de nuestro hospital, a menudo nos encontramos con que los datos de infraestructura de la unidad de construcción se compilan de manera descuidada y el número de órdenes de contacto es discontinuo o repetido. Algunos de los documentos archivados preparados por la unidad de construcción tienen escritura y dibujos poco claros, o procedimientos de firma incompletos; algunos documentos están escritos y dibujados con lápices y bolígrafos, o se utilizan copias en lugar de originales, lo que reduce en gran medida la calidad de los archivos [ 6]. Las actas de las reuniones periódicas de la unidad de supervisión no son detalladas, erróneas y carecen de sentido, lo que afecta gravemente la calidad de los expedientes de infraestructura. 2.3 La preparación de los planos de obra no cumple con los requisitos. Los planos conforme a obra son una parte importante de los archivos de proyectos de infraestructura, el núcleo de los archivos de infraestructura y una base importante para auditorías y revisiones posteriores. En la aceptación de proyectos de ingeniería, el problema más común es la preparación de planos de obra. Algunas unidades de construcción no preparan los planos de obra de manera oportuna y no pueden garantizar la puntualidad y precisión de los planos de obra. Los proyectos ocultos de algunas unidades no se muestran claramente en los planos, los cambios de diseño no son claros y los procedimientos de firma están incompletos, lo que afecta gravemente la calidad de los planos. 2.4 El hospital carece del correspondiente talento de gestión integral.
En la actualidad, el nivel profesional, el nivel teórico y el nivel cultural de los profesionales de los archivos de nuestro país son desiguales y están lejos de las exigencias del desarrollo de los tiempos [7]. Los archiveros de infraestructura hospitalaria a menudo provienen temporalmente del personal a tiempo parcial de la oficina de archivos generales o de la oficina de infraestructura. El nivel profesional, el nivel teórico y el nivel cultural son desiguales, lo que resulta en un bajo nivel de gestión integral de los archivos de infraestructura. El personal a tiempo parcial de la Oficina de Infraestructura no tiene claro el alcance del archivo de datos en la preparación de archivos de infraestructura y carece de experiencia en la organización de documentos archivados. Debido a la falta de experiencia en infraestructura, una vez que se trata de información demasiado especializada, es difícil para el personal de archivos realizar un archivado temporal y una revisión después del archivado. 2.5 No existen medidas de hardware. Las unidades de construcción, las unidades de supervisión y las unidades de construcción a menudo instalan salas de datos en edificios temporales en las obras de construcción, en primer lugar para facilitar el archivo oportuno de los datos de construcción y, en segundo lugar, para verificar oportunamente los documentos requeridos. Al mismo tiempo, también provocó algunas desventajas. En primer lugar, las viviendas temporales son menos sólidas y seguras. En caso de condiciones climáticas adversas, como fuertes vientos y nieve, las casas temporales pueden colapsar y causar daños a los materiales de infraestructura. En tercer lugar, las casas temporales tienen malos efectos a prueba de insectos y humedad, lo que no favorece el almacenamiento de archivos de infraestructura. 3 Sugerencias para fortalecer la gestión eficaz de los archivos de infraestructura hospitalaria 3.1 Fortalecer la gestión de archivos de infraestructura 3.1.1 Fortalecer la publicidad y cultivar la conciencia sobre los archivos entre todos los empleados. Utilice reuniones y clases para educar a todos los empleados sobre la importancia de la documentación de la infraestructura. Bajo la dirección de los líderes, estudiaron la "Ley de Archivos de la República Popular China", las "Disposiciones provisionales sobre la gestión de archivos para proyectos de construcción de capital de la Administración de Archivos del Estado" y las "Medidas para la aceptación de archivos para grandes proyectos". Proyectos de construcción" para que puedan darse cuenta de la importancia y el valor potencial de los archivos completos. Archive sus propios materiales importantes de manera oportuna y devuelva los materiales prestados de manera oportuna. Hacer que el concepto de fortalecer la gestión de archivos arraigue profundamente en los corazones de la gente. 3.1.2 Exigir estrictamente a las unidades de construcción y unidades de supervisión que garanticen la calidad de los expedientes. Cada unidad debe designar una persona responsable del trabajo de archivos, establecer una organización de gestión que sea compatible con las tareas de los archivos de infraestructura, formular un sistema de gestión de archivos y hacer un buen trabajo en la recopilación, clasificación, archivo y conservación de documentos y documentos de proyectos de infraestructura. materiales dentro de su respectivo ámbito de responsabilidades. Revise estrictamente los materiales enviados por cada unidad y se devolverá cualquier material con escritura irregular, letra poco clara, dibujos poco claros, procedimientos de firma incompletos o números incorrectos. Los archiveros de supervisión deben registrar verazmente las actas de las reuniones del proyecto para garantizar que haya evidencia a seguir más adelante. 3.1.3 Preparar los documentos de finalización del proyecto según las especificaciones. Según la Ley de Archivos de la República Popular China, los documentos de finalización los prepara la unidad de construcción y los revisa la unidad de supervisión. El departamento de gestión de infraestructura hospitalaria y el supervisor deben instar a la unidad de construcción a preparar los documentos de finalización de manera oportuna. Los contenidos involucrados en los planos de diseño y construcción originales deben reflejarse en los planos (hojas) de construcción sin omisiones. El manejo de los accidentes de calidad de la construcción y los cambios en los documentos de diseño, incluidos los cambios en texto, números y gráficos, deben reflejarse en los planos de construcción para proyectos que no tienen planos de construcción pero que en realidad están construidos y terminados, planos de construcción; deben prepararse; los planos de construcción cancelados no deben prepararse planos de obra, pero la base para la cancelación debe incluirse en la descripción de obra. Cada dibujo construido debe llevar un sello de finalización y los procedimientos de firma deben estar completos. No se permite firmar. 3.1.4 Mejorar diversas reglas y regulaciones. Los hospitales deben establecer y mejorar diversos sistemas para la gestión de archivos de proyectos, incluida la mejora de los sistemas de recopilación de archivos, sistemas de organización, sistemas de archivo, sistemas de confidencialidad, sistemas estadísticos, sistemas de registro de préstamos, etc. y realizar una gestión integral. La persona a cargo de la construcción de infraestructura debe gestionar eficazmente la implementación del sistema de responsabilidad del personal del departamento de archivos y la capacitación del personal de gestión de archivos, al mismo tiempo, debe implementar los fondos de gestión de archivos del proyecto y los equipos de oficina y fondos de gestión de información necesarios. 3.1.5 Establecer un sistema de responsabilidad laboral, establecer un sistema de responsabilidad del personal, verificar aleatoriamente la implementación del sistema de responsabilidad del personal del departamento que administra los archivos del proyecto en cualquier momento y verificar la integridad, precisión y sistematicidad de los archivos. 3.2 Cultivar talentos de gestión de archivos de alta calidad. Los hospitales carecen de talentos de gestión integral que comprendan tanto la infraestructura como la gestión de archivos. Para gestionar bien los archivos de la infraestructura hospitalaria, los líderes hospitalarios deben prestar atención a la formación de calidad del personal de archivos [8]. En primer lugar, el trabajo de archivo de los proyectos de infraestructura debe sincronizarse con el proceso de construcción del proyecto e incluirse en los procedimientos de gestión de la construcción del proyecto. A través de publicidad, capacitación y otras formas, daremos amplia publicidad a las leyes, reglamentos y sistemas del Partido y del Estado con respecto al trabajo de archivos. En tercer lugar, seleccionar nuevos archiveros para que participen en cursos de capacitación laboral de archiveros y diversos intercambios académicos sobre archivos y construcción de infraestructura para mejorar su nivel general, promoverlos para que cambien sus conceptos, actualicen constantemente sus conocimientos, mejoren su estructura de conocimientos, amplíen sus horizontes y se conviertan en Archivero integral de alta calidad. 3.3 Mejorar las instalaciones de hardware Las condiciones del hardware de las obras de construcción de hospitales son una de las condiciones necesarias para la gestión de archivos. La calidad de las instalaciones de hardware afecta directamente a la calidad de los archivos [9]. En primer lugar, los archivos de infraestructura se almacenan en alojamientos temporales en el sitio de construcción, lo que es difícil de soportar los daños causados por el clima severo.
Por lo tanto, en la construcción de viviendas temporales, es necesario fortalecer el trabajo de archivo. En caso de condiciones climáticas adversas, se requieren planes de emergencia para movilizar a todo el personal para rescatar los suministros. En el invierno de 2007, fuertes nevadas destruyeron algunas viviendas temporales en otras obras de construcción de la ciudad. Luego de recibir la noticia, los líderes de nuestro hospital inmediatamente tomaron medidas de emergencia, exigiendo que los materiales de las casas temporales fueran retirados de inmediato y que todas las casas temporales fueran reforzadas nuevamente para evitar daños a los materiales. En tercer lugar, los hospitales deberían dotar a la infraestructura de archivos de un conjunto completo de accesorios de archivo, ordenadores y fotocopiadoras. En tercer lugar, los hospitales deben tomar medidas de prevención de incendios, prevención de robos, prevención de insectos y control de temperatura y humedad para garantizar la seguridad de las entidades y la información de los archivos.
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