Desarrollar reglas y regulaciones de la empresa
Sistema de gestión de oficina
Con el fin de mejorar el mecanismo de gestión administrativa de la empresa, establecer una gestión administrativa estandarizada, mejorar los niveles de gestión administrativa y la eficiencia del trabajo, y hacer que todo el trabajo administrativo de la empresa siga las reglas. y reglamentos. Actuar de acuerdo con las normas y formular especialmente este sistema.
Reglamento sobre envío y recepción de documentos
1. Los documentos de la empresa son redactados por el Departamento General y firmados por el director general.
Los documentos comerciales son redactados por los departamentos pertinentes y revisados y firmados por el director general adjunto a cargo.
Para documentos confidenciales, el revisor debe marcar la palabra "secreto" y determinar el alcance de la presentación. Los documentos confidenciales serán impresos y presentados por personal dedicado de acuerdo con las normas de confidencialidad.
2. Los documentos emitidos serán registrados por el revisor y numerados según diferentes categorías, y luego procesados de acuerdo con las normas de impresión.
El documento será revisado por el redactor, y sólo después de la revisión se podrá copiar y sellar.
3. El Departamento General es el responsable de presentar la documentación de la empresa. El remitente debe registrar claramente el contenido del documento, la fecha de envío, el departamento, el destinatario, etc., e informar los resultados del envío.
Los documentos confidenciales serán presentados por una persona dedicada dentro del alcance aprobado.
4. El documento original firmado se enviará al Departamento General para su archivo.
5. El Departamento General es responsable de firmar y recibir los documentos externos, completa el formulario de lectura y procesamiento el día de su recepción y lo entrega al departamento correspondiente de acuerdo con los requisitos de las instrucciones del líder. , y completa la lectura y procesamiento del documento si es urgente, debe entregarse inmediatamente después de su recepción;
6. El departamento o individuo de revisión y procesamiento de documentos debe completar el procesamiento de los documentos que requieren lectura y procesamiento dentro de los tres días y enviar información sobre el estado del procesamiento a la oficina. Si la solicitud no se puede completar dentro de los tres días, se debe explicar el motivo a la oficina.
Reglamento de Gestión del Sello
Capítulo 1 Disposiciones Generales
Artículo 1 El sello es un comprobante e instrumento importante para el ejercicio de la autoridad en las actividades de gestión empresarial de la empresa. del sello, Está relacionado con las actividades normales de operación y gestión de la empresa, e incluso afecta la supervivencia y desarrollo de la empresa. Con el fin de evitar la ocurrencia de eventos innecesarios y salvaguardar los intereses de la empresa, estas medidas son especialmente. formulado.
Artículo 2 El departamento general de la empresa comercial está autorizado a ser responsable de la custodia de los sellos de "Haiyao Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd.", "Sello de persona jurídica de la empresa", " División de Circulación", "División Clínica" y "División OTC" y su uso; el Departamento Comercial es responsable de la custodia y el uso del "Departamento Comercial", "Haiyao Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd. Sello de Contrato No. 1 -3" y el "Sello de factura No. 1-3"; el Departamento de Finanzas es responsable del "Departamento de Finanzas", la custodia y el uso del "Sello financiero de Haiyao Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd." y el "Sello Legal de la Compañía"; el Departamento de Promoción de Inversiones es responsable de la custodia y uso del sello del "Departamento de Promoción de Inversiones de Haiyao Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd."; el Departamento de Control de Calidad es responsable del Sello del "Departamento de Promoción de Inversiones de Haiyang Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd." El uso y custodia de los sellos del "Departamento de Control de Calidad de Haiyang Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd." 1-4"; el Departamento de Almacenamiento y Transporte es responsable del "Departamento de Almacenamiento y Transporte de Haiyang Group Traditional Chinese Medicine Trading Co., Ltd." y del "Sello de Envío Especial", la custodia y el uso del "Sello Especial para". Salida de almacenes";
Capítulo 2 Recolección y almacenamiento de precintos
Artículo 3 Todo tipo de precintos de una empresa comercial serán recogidos por personal dedicado en cada puesto de acuerdo con su autoridad. y guárdalo.
Artículo 4 Los sellos deben ser conservados adecuadamente por cada custodio y no podrán ser prestados a otros.
Artículo 5 Una empresa comercial establecerá una tarjeta de gestión del sello, y en la tarjeta se registrará la recogida y devolución del sello por parte de una persona designada.
Artículo 6: El estado de posesión del sello se incluye como parte del trabajo de entrega cuando los empleados abandonan la empresa. Si los empleados poseen el sello de la empresa, deben devolver el sello antes de completar los procedimientos de renuncia.
Capítulo 3 Uso de sellos
Artículo 7 El personal de todos los niveles de una empresa comercial que necesite utilizar un sello debe completar el formulario de uso del sello según sea necesario e incluirlo con la documentación requerida. Documentos reportados paso a paso, sujeto a aprobación por parte del gerente de la empresa. Después de la aprobación, se puede entregar al custodio del sello para que lo selle.
Artículo 8 El custodio del sello comprobará el contenido del documento y la firma consignada en el formulario de uso del sello. Sólo cuando la verificación sea correcta se podrá colocar el sello.
Artículo 10 Si el documento es rechazado durante el proceso de revisión, el documento será devuelto.
Artículo 11 Si se requiere un sello para asuntos legales u otros asuntos importantes, debe ser revisado y firmado por el Centro de Asuntos Jurídicos de la Empresa del Grupo de acuerdo con la normativa pertinente.
Artículo 12 El personal empresarial que utilice el "Sello de Factura Especial" de acuerdo con su autoridad diaria y el contenido de su trabajo rutinario no necesita seguir los procedimientos anteriores.
Artículo 13 Después de utilizar el sello, el custodio del sello conservará el comprobante de uso del sello como recibo de uso del sello y lo archivará después de su clasificación regular.
Artículo 14 Si el personal de la empresa necesita llevar un contrato en blanco para trabajar, el custodio del sello del contrato especial puede sellar el contrato en blanco impreso uniformemente por la empresa con anticipación y entregárselo al personal de la empresa para su uso. , pero deben pasar por el proceso de recopilación del contrato y exigir que el talón se devuelva inmediatamente después de que el contrato se firme y se presente para referencia futura.
Artículo 15 En principio, no se permite sacar el sello de la empresa. Si el sello efectivamente se retira para su uso debido a necesidades laborales, se debe completar un formulario de uso del sello con anticipación. indicando los asuntos, y deberá ser aprobado por el gerente general de la empresa por dos personas. Los *** anteriores son los mismos que para uso portátil.
Capítulo 4 Responsabilidades
Artículo 16 El custodio del sello deberá conservar adecuadamente el mismo. En caso de pérdida deberá comunicarlo oportunamente a los dirigentes de la empresa.
Artículo 17 Cualquier persona deberá utilizar el sello estrictamente de acuerdo con los procedimientos estipulados en estas Medidas, y no podrá utilizarlo sin autorización sin seguir los procedimientos estipulados en estas Medidas.
Artículo 18 Los custodios del sello deberán respetar las normas de confidencialidad de la empresa y no divulgarán asuntos confidenciales de la empresa con los que entren en contacto durante el trabajo.
Artículo 19 Si cualquier violación a lo dispuesto en estas Medidas causa pérdidas a la empresa, el infractor estará sujeto a sanciones administrativas. Si la violación causa pérdidas graves o las circunstancias son graves, la violación será trasladada. a las autoridades correspondientes para su tratamiento.
Reglamento sobre compra y uso de material de oficina
1. El material de oficina requerido por cada departamento de la empresa deberá ser recopilado y resumido por cada departamento antes del día 22 del mes anterior. y luego el "*** mes" ***Plan de demanda de suministros de oficina del departamento "se presentará al Departamento General después de la aprobación del gerente a cargo y se informará al gerente general para su aprobación antes de la compra.
2. El material de oficina requerido reportado por cada departamento será recolectado uniformemente por el Departamento General y se completarán los procedimientos de compra.
3. El uso de grandes cantidades de equipo de oficina a adquirir será revisado por el director general e informado al presidente para su aprobación.
4. Los formularios especiales y otros materiales impresos utilizados por cada departamento serán formateados por el propio departamento después de ser presentados al gerente a cargo para su aprobación de acuerdo con las regulaciones, la imprenta de la Compañía de Medicina China. ser contactado para imprimir.
5. Los materiales de oficina sólo podrán utilizarse para trabajos de oficina y no podrán utilizarse para otros fines ni para uso privado.
6. Los útiles de oficina y de uso personal deberán conservarse adecuadamente y no deberán desecharse ni prestarse a voluntad. Cuando se traslade el trabajo se deberán realizar los trámites de entrega. En caso de pérdida se procederá a una indemnización. basado en el precio.
7. Todos los empleados deben ser ahorrativos, eliminar el desperdicio y esforzarse por reducir los gastos de oficina.
Normas de uso telefónico
1. Los teléfonos proporcionados por la empresa para cada departamento son para uso laboral y no serán utilizados para fines privados;
2. Llamadas telefónicas internas dentro de cada área de la fábrica Para la comunicación interna, se deben utilizar números internos y combinarlos con otros métodos de contacto como Internet para ahorrar costos;
3. regularmente, y otro personal del departamento no puede tomarlo prestado;
Sistema de asistencia de la empresa
1 Para fortalecer la gestión de asistencia, mantener el orden de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo, este sistema es. especialmente formulado.
2. Los empleados de la empresa deben respetar conscientemente las disciplinas laborales, llegar y volver del trabajo a tiempo, no llegar tarde, no salir temprano y no se les permite abandonar sus puestos de trabajo sin autorización durante el trabajo. horas. Antes de salir a atender negocios, deberán obtener el consentimiento del responsable del departamento.
3. De lunes a viernes son días laborables, sábado y domingo son días de descanso. Si se requieren horas extras debido al trabajo, el responsable de cada departamento lo organizará él mismo. Los días festivos serán organizados por la empresa del grupo.
4. Implantar estrictamente el sistema de solicitud y cancelación de licencias. Si un empleado solicita licencia por asuntos personales dentro de 1 día (incluido 1 día), deberá ser aprobado por el jefe de departamento; si excede 1 día, será aprobado por el subdirector general; Las solicitudes de licencia del director general adjunto y de los jefes de departamento deben ser aprobadas por el director general. El empleado que solicite la licencia cancelará la licencia al aprobador una vez finalizado el empleo. Abandonar el trabajo sin permiso se considerará ausentismo.
5. Quienes lleguen entre 5 y 30 minutos después del inicio de la jornada laboral serán sancionados como tarde; los que lleguen más de 30 minutos serán sancionados como ausentes del trabajo por medio día. Quienes abandonen el trabajo con menos de 30 minutos de antelación serán sancionados como salida anticipada; quienes abandonen el trabajo con más de 30 minutos de antelación serán sancionados como falta de trabajo durante medio día. Prevalecerá la asistencia basada en las huellas dactilares.
6. Si una persona llega tarde o sale temprano por un total de 3 veces dentro de un mes, se le descontarán 5 días de salario básico si el total es 3 veces o más pero menos de 5 veces; se descontarán 10 días del salario base; si el total es 5 veces, se descontará el salario base si lo anterior se hace 10 veces pero menos de 10 veces, se descontará el salario base por 15 días en el mes; el total es más de 10 veces, se descontará el salario base del mes.
7. A quienes se ausentan del trabajo por medio día se les descontará el salario base, salarios de prestaciones y bonificaciones de ese día; a quienes se ausentan del trabajo un día en total al mes; los salarios básicos, los salarios de beneficios y las bonificaciones se deducirán durante 5 días, y se les dará una advertencia. A aquellos que estén ausentes del trabajo por un total de 2 días en un mes se les deducirán sus salarios básicos, salarios de beneficios y bonificaciones durante 10 días, y se les aplicará un demérito a quienes se ausentan del trabajo por un total de 3 días en un mes se les descontarán sus salarios básicos, salarios de beneficios y bonificaciones de ese mes, y se les impondrá un demérito mayor a 1; ausentes del trabajo por más de 3 días y menos de 6 días en un mes se les retendrá el salario básico, salarios de beneficios y bonificaciones de ese mes, y se les mantendrá en libertad condicional a partir del segundo mes, y se les pagará el salario básico; que estén ausentes del trabajo por más de 6 días en un mes (incluidos 6 días en total) día), serán despedidos.
8. Durante el horario laboral, está prohibido realizar cosas ajenas al trabajo, como jugar a las cartas, al ajedrez, charlar en el trabajo, etc. Cualquier infractor será tratado como ausentismo por 1 día en el mismo día si la infracción ocurre dos veces en el mes, se tratará como ausentismo por 2 días si ocurre 3 veces en el mes, se tratará como ausentismo por; 3 días.
9. Para participar en reuniones, capacitaciones, estudios, exámenes u otras actividades de equipo organizadas por la empresa, si necesita tomar licencia, deberá solicitarla con anticipación al organizador o al líder del equipo. Quienes no lleguen dentro del plazo señalado o salgan anticipadamente serán atendidos de conformidad con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de este sistema; quienes no participen sin autorización se considerarán ausentes del trabajo y serán suspendidos; tramitarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de este sistema.
10. Cuando los empleados disfrutan de licencia familiar, licencia por matrimonio, licencia por maternidad y licencia por cirugía de maternidad según sea necesario, deben presentar los documentos de certificación pertinentes al supervisor para su aprobación. Los empleados sólo reciben el salario básico durante la baja por enfermedad.
11. La asistencia de los empleados será supervisada e inspeccionada por los jefes de cada departamento. Los jefes de departamento deberán actuar con imparcialidad, seriedad y responsabilidad en la asistencia de sus propios departamentos. Si existe algún fraude, encubrimiento o encubrimiento a los empleados que llegan tarde, salen temprano o se ausentan del trabajo, previa verificación, serán sancionados con el doble del monto del empleado. Todos los empleados que sean tratados conforme a los artículos 5, 6 y 7 de este sistema quedarán descalificados de la evaluación individual avanzada de este año.
Sistema de Gestión de Archivos
1. Implementar estrictamente los sistemas de confidencialidad y seguridad del partido y del Estado para garantizar la confidencialidad y seguridad de los expedientes y expedientes.
2. Cada departamento deberá entregar los documentos y expedientes del año anterior al archivo de empresas del grupo a finales de enero de cada año y completar los trámites de entrega.
3. Cada departamento debe definir claramente la persona responsable de los archivos. La persona responsable de los archivos (archivero) es totalmente responsable de la recopilación, el archivo, el almacenamiento, el préstamo y la utilización de los archivos del departamento.
4. La información archivada debe cumplir con los siguientes requisitos:
①Los documentos y materiales están completos y completos
②Los archivos están fusionados, ordenados y archivados; al contenido;
③ Según la relación histórica del contenido del archivo, se distingue el valor de conservación, clasificación, organización y archivo. El título del archivo es conciso y claro, lo que facilita su conservación y conservación. usar.
5. El préstamo de materiales de archivo requiere procedimientos de registro y firma. El préstamo de materiales importantes debe solicitar primero instrucciones al líder a cargo.
6. Fortalecer el almacenamiento de archivos, hacer un buen trabajo en la prevención de robos, incendios, insectos, ratas, humedad y altas temperaturas, e inspeccionar periódicamente el almacenamiento de archivos.
Sistema de Gestión de Confidencialidad
Este sistema está formulado para proteger los secretos de la empresa y salvaguardar los intereses de la empresa.
1. Todos los empleados tienen la obligación de guardar secretos de la empresa. En los intercambios y la cooperación externos, se debe prestar especial atención a no revelar secretos de la empresa, y mucho menos venderlos.
2. Los secretos empresariales son cuestiones relacionadas con el desarrollo y los intereses de la empresa que se limitan a un determinado rango de empleados durante un determinado período de tiempo. Los secretos empresariales incluyen las siguientes materias secretas:
1. Materias confidenciales en las decisiones de negocios y desarrollo de la empresa
2.
4. Acuerdo de ventas;
5. Contratos importantes, clientes y canales de cooperación.
6. al público, número de cuenta bancaria;
7. Otros asuntos confidenciales de la empresa que deban mantenerse en secreto según lo determine la junta directiva o el gerente general.
3. Los documentos y materiales que sean secretos de la empresa deben estar marcados con la palabra "secreto" y tener personal designado responsable de imprimir, enviar, recibir, entregar y conservar la copia o extracción de documentos y materiales confidenciales. No está permitido sin aprobación.
4. Los secretos de la empresa deben limitarse a un determinado rango de empleados según sea necesario. Los empleados que tienen acceso a secretos de la empresa no pueden revelarlos a otras personas sin aprobación. Los empleados que no tienen acceso a los secretos de la empresa no pueden realizar consultas sobre los secretos de la empresa.
5. Las notas de trabajo que contengan secretos empresariales deberán ser debidamente conservadas por su titular. Cualquier pérdida debe ser reportada inmediatamente y se deben tomar medidas correctivas.
6. Elogie y recompense a quienes hayan realizado un servicio meritorio guardando secretos de la empresa o evitando filtraciones.
Quien viole estas normas y filtre secretos empresariales de forma intencionada o negligente será objeto de sanciones administrativas o económicas según las circunstancias y consecuencias perjudiciales, hasta su separación de la empresa.
7. Los miembros que no sean del personal no pueden ingresar a áreas confidenciales importantes, como salas de archivos y salas de computadoras; los miembros del personal no pueden traer personas de manera casual.
8. La oficina deberá comprobar periódicamente la confidencialidad de cada departamento.
Sistema de Seguridad
Para mantener el funcionamiento normal y garantizar la seguridad de la propiedad, este sistema está especialmente formulado.
1. En el trabajo de seguridad y protección se debe implementar concienzudamente el sistema de responsabilidad. El gerente general es la primera persona responsable de la seguridad de la empresa. Debe incluir el trabajo de seguridad en la agenda, realizar investigaciones y despliegues y ser totalmente responsable del trabajo de seguridad de la empresa.
2. Establecer un grupo líder de trabajo de seguridad con el director general como líder del equipo, el director general adjunto como líder adjunto del equipo y los jefes de cada departamento como miembros. trabajo de seguridad, identificar problemas y tomar medidas oportunas para resolverlos.
3. Según las necesidades reales, el director del Departamento General trabajará a tiempo parcial como oficial de seguridad y protección, responsable del trabajo de seguridad y protección, y asumirá efectivamente las responsabilidades de seguridad y protección.
4. Implementar medidas de prevención de incendios. Los hidrantes instalados no deben usarse para otros fines. El personal especializado debe verificar periódicamente si los distintos extintores deben reemplazarse con medicamentos extintores. el período prescrito; los pasajes de escape en caso de incendio deben mantenerse despejados y está estrictamente prohibido apilar objetos para bloquear el paso de escape en caso de incendio.
5. Preste atención al uso seguro de la electricidad:
1. Si los cables y aparatos eléctricos están desgastados y no cumplen con los estándares, deben reemplazarse a tiempo;
2. Está estrictamente prohibido el comportamiento no autorizado y egoísta. Conectar la fuente de alimentación y utilizar aparatos eléctricos adicionales, y no se permiten estufas eléctricas en la oficina.
3. Las llamas abiertas están estrictamente prohibidas.
6.Implementar medidas antirrobo:
1. La sala financiera debe instalar puertas y ventanas antirrobo y alarmas automáticas, y la alarma debe estar encendida al salir. trabajo
2. Las habitaciones de los departamentos importantes deben estar equipadas con puertas y ventanas antirrobo, y las puertas, ventanas y luces deben estar cerradas cuando no haya nadie en la sala de la oficina
p>3. La propiedad de la empresa no debe dejarse casualmente y los documentos y objetos de valor importantes deben estar bajo llave;
4. Se deben tomar las medidas antirrobo necesarias al estacionar los vehículos.
7. El personal de seguridad debe tener un alto sentido de responsabilidad, inspeccionar y supervisar periódicamente la implementación de medidas de seguridad, identificar problemas y eliminar peligros ocultos de manera oportuna. Quien cause un accidente por irresponsabilidad en el trabajo responderá; si las circunstancias son lo suficientemente graves como para constituir delito, será trasladado al departamento judicial para responsabilidad penal.
8.Todos los empleados tienen la obligación de cumplir con este sistema y las normas de seguridad pertinentes. Quien viole las normas y provoque un accidente responderá si las circunstancias son lo suficientemente graves como para constituir un delito, será trasladado al departamento judicial para responsabilidad penal.
Sistema de Gestión de Vehículos
1. Los vehículos de la empresa son gestionados y despachados por el Departamento General. Para los vehículos oficiales utilizados por cada departamento, el jefe del departamento deberá solicitar primero al Departamento de Asuntos Generales, indicando el propósito, la ubicación y el tiempo de uso del vehículo, y el Departamento de Asuntos Generales hará los arreglos generales para enviar los vehículos según sea necesario.
2. El uso de los vehículos debe organizarse de acuerdo con los principios de los superiores primero, luego los subordinados; primero los asuntos urgentes, luego los asuntos generales; primero las tareas de trabajo y las tareas de recepción, y luego otros asuntos.
3. El préstamo de un automóvil de otra unidad debe ser aprobado por el gerente general antes del acuerdo.
4. La conducción de vehículos será conducida por personal exclusivo y automóviles exclusivos, y los vehículos exclusivos serán gestionados por vehículos exclusivos.
5. Los vehículos deben estacionarse en el almacén designado por la empresa después de salir del trabajo o en días festivos, y se deben tomar las medidas antirrobo necesarias.
6. El aceite y el mantenimiento de los vehículos son gestionados y mantenidos por el Centro de Gestión de Transporte de Seguridad.
10. El repostaje de vehículos en el exterior deberá ser aprobado por los responsables de la empresa, de lo contrario no se realizará reembolso.
11. Los conductores no pueden vender combustible sin permiso ni dar combustible a otras personas, si lo encuentran, serán castigados como corrupción.
12. Los documentos e información relacionados con el vehículo serán conservados adecuadamente por el conductor.
Sistema de Gestión de Higiene
Con el fin de crear un ambiente de trabajo cómodo, bello y limpio y establecer una buena imagen de la empresa, se formula este sistema.
1. El alcance de la gestión sanitaria incluye la higienización de oficinas, salas de conferencias, salas de informática, baños, pasillos, puertas y ventanas y demás espacios de oficina e instalaciones de los distintos departamentos de la empresa.
2. Las normas para la limpieza sanitaria son: no hay polvo flotante en puertas y ventanas (vidrios, alféizares, celosías de ventanas; no hay suciedad, aguas residuales ni tierra flotante en el suelo); no hay telas de araña ni polvo flotante en las paredes circundantes y sus accesorios y decoraciones; no hay polvo flotante en las lámparas y ventiladores eléctricos; no hay polvo flotante ni manchas en las estanterías y espejos de todo tipo de libros y materiales; y los archivadores están ordenados y libres de polvo; no hay apilamiento desordenado en la parte superior de los gabinetes; no hay polvo flotante en el escritorio y los artículos están colocados de manera ordenada, los utensilios de agua están libres de óxido y las mesas y sillas están colocadas; ordenadamente y todo tipo de fundas de asientos limpias y ordenadas; las computadoras, impresoras y otros equipos están bien mantenidos y libres de polvo y tierra suelta, encimeras, paredes, pisos e inodoros de los lavabos del baño. Limpios, sin residuos ni olores;
3. Se implementa el sistema de responsabilidad del departamento para la limpieza sanitaria, y el jefe del departamento es la persona responsable. Cada departamento es responsable de la limpieza diaria de las oficinas de cada departamento. El área de limpieza de saneamiento público es responsable de la implementación. Consulte el cronograma de tareas para obtener más detalles.
4. La limpieza sanitaria del área responsable se realiza una vez por semana. La limpieza diaria es liderada por el Departamento General para realizar inspecciones y evaluaciones sanitarias cada mes.
5. Todos los departamentos deben tomar en serio la limpieza sanitaria y la inspección y evaluación de las instalaciones sanitarias, hacer un buen trabajo de manera proactiva en la limpieza sanitaria y no deben afectar la puntuación general de la empresa debido a una limpieza sanitaria deficiente.
6. Los resultados de la inspección y evaluación sanitaria serán archivados y resumidos, e incluidos en el trabajo de evaluación de fin de año.