¿Qué conocimientos necesitas aprender para la ofimática? ¿Por dónde debería empezar?
Las características de las plataformas profesionales se pueden resumir en las siguientes.
Una plataforma:
Plataforma de gestión básica unificada para lograr una gestión unificada de los datos del usuario, distribución unificada de permisos y autenticación de identidad unificada.
Dos portales:
La planificación unificada del sitio web del portal y la plataforma de oficina colaborativa integran estrechamente el mantenimiento de la información de la red externa, el servicio al cliente, la comunicación interactiva y el trabajo diario, mejorando efectivamente la eficiencia del trabajo.
Gestión de grupos:
Los objetos de la aplicación cubren organizaciones de varios niveles, realizando el modelo de aplicación de "OA grande con OA pequeño".
Cuatro aplicaciones principales:
Cuatro aplicaciones principales: flujo de trabajo, gestión del conocimiento, comunicación y oficina auxiliar.
Apertura: la capacidad de integrar aplicaciones con otros sistemas de software.
La "implementación" del sistema ha penetrado todos los aspectos de la gestión en la gestión real. Ningún conjunto de software puede completar de forma independiente todos los aspectos de las necesidades de gestión. Por lo tanto, el software que respalda la "implementación" del sistema debe tener una integración completa y extensa, poder obtener automáticamente información relevante de otros sistemas de software y completar las aplicaciones integradas relacionadas necesarias.
Desde una perspectiva técnica, la adopción de una arquitectura tecnológica altamente integrada (J2EE) como diseño subyacente será decisiva para la integración del software. De esta forma, el software puede reservar una gran cantidad de interfaces y proporcionar suficiente soporte técnico para integrar otros sistemas. Al mismo tiempo, la experiencia real en integración también es esencial, porque la aplicación de la integración no solo implica el nivel técnico, sino que también incluye requisitos de habilidades prácticas, como la comprensión de la gestión de negocios reales, habilidades prácticas de integración y control de proyectos de integración.
La automatización de la oficina utiliza la tecnología de la información para digitalizar y electrónicamente el proceso de la oficina, creando un entorno de oficina integrado para que todos los trabajadores de la oficina puedan trabajar juntos en el mismo entorno de escritorio.
En concreto, implementa principalmente las siguientes siete funciones: (1) Establecimiento interno.
Basado en la plataforma de comunicación. Establezca un sistema de correo electrónico interno para que la comunicación y el intercambio de información dentro de la organización sean rápidos y fluidos.
(2) Establecer una plataforma de difusión de información. Establecer espacios eficaces de divulgación e intercambio de información, como boletines electrónicos, foros electrónicos, publicaciones electrónicas, etc., para que las normas y reglamentos internos, las sesiones informativas, los intercambios técnicos, los anuncios, etc., puedan difundirse ampliamente entre los empleados de las empresas e instituciones. para que los empleados puedan comprender el desarrollo de la dinámica de la unidad.
(3) Realizar la automatización del flujo de trabajo. Esto implica monitorear y rastrear en tiempo real el proceso de circulación, resolver el problema del trabajo colaborativo entre múltiples puestos y departamentos y lograr una colaboración eficiente. Cada unidad tiene una gran cantidad de trabajo procesal, como procesamiento de documentos, envío y recepción de documentos, aprobaciones diversas, solicitud de instrucciones, informes, etc. , son todas tareas procesales. Al automatizar el flujo de trabajo, se pueden estandarizar diversas tareas y se puede mejorar la eficiencia del trabajo colaborativo entre unidades.
(4) Realizar la automatización de la gestión documental. Se pueden guardar, * * * disfrutar y utilizar varios archivos (incluidos varios archivos, conocimientos e información) de acuerdo con los permisos, y tienen métodos de recuperación convenientes. Cada unidad contará con una gran cantidad de documentos, los cuales se guardarán en los archivadores de todos mediante trabajo manual. Por tanto, es muy difícil guardar, apreciar, utilizar y reutilizar documentos. Además, la recuperación de documentos es muy difícil cuando se hace manualmente. Hay demasiados documentos y no puedes encontrar lo que necesitas a tiempo o ni siquiera encontrarlo. La ofimática convierte varios documentos en electrónicos. Los documentos se almacenan en forma de archivadores electrónicos y se pueden utilizar y disfrutar según los permisos. Después de implementar la automatización de oficinas, por ejemplo, cuando un nuevo empleado llega a una determinada unidad, siempre que el administrador le registre una identificación y le dé una contraseña, podrá ver las cosas acumuladas, las reglas y regulaciones, varios documentos técnicos, etc. Publique información sobre esta unidad en línea. Siempre que su identidad esté dentro del rango de lo que puede leer, naturalmente podrá verla, lo que reduce muchos enlaces de entrenamiento.
(5) Trabajos auxiliares de oficina.
Implica una gran cantidad de contenido, como gestión de conferencias, gestión de vehículos, gestión de artículos y gestión de bibliotecas, que se combinan con nuestro trabajo diario de oficina para realizar la automatización de estas oficinas auxiliares.
(6)Integración de la información. Cada unidad tiene una gran cantidad de sistemas comerciales, como compras, ventas, inventario, ERP y otros sistemas comerciales. Las fuentes de información de la empresa a menudo se encuentran en este sistema comercial. Los sistemas de automatización de oficinas deben estar bien integrados con estos sistemas comerciales para que el personal relevante pueda obtener información general de manera efectiva y mejorar la velocidad de respuesta general y las capacidades de toma de decisiones.
(7) Realizar oficina distribuida. Esto es para soportar modelos de oficinas multi-sucursales, interregionales y oficinas móviles. Hoy en día, la distribución geográfica es cada vez más amplia y las oficinas móviles y las oficinas interregionales se han convertido en una necesidad urgente.
Marco básico
La realización de una oficina digital es diferente de la construcción tradicional de OA y MIS. Su estructura es la de una intranet, y su idea de construcción es de arriba hacia abajo, es decir, primero se ve toda la intranet como un todo, y el objeto de este todo son todos los usuarios de Internet. Debe tener una base, que es una plataforma de intranet, al igual que una PC debe tener un sistema operativo como base. La plataforma de intranet es responsable de administrar todos los objetos de usuario, todos los recursos de la red (incluidas las aplicaciones de red), la autorización jerárquica de los recursos de la red, los estándares abiertos para los recursos de la red y proporcionar servicios de red comunes (como correo, foros, navegación, recuperación y anuncios, etc.). ). Sobre la base de la plataforma, se conectan varias aplicaciones comerciales (que pueden entenderse como MIS tradicionales). Estas aplicaciones son recursos de red. Los usuarios acceden a la red a través de una interfaz de navegador unificada, y la red proporciona la información, funciones y servicios correspondientes de acuerdo con los permisos del usuario, lo que les permite trabajar en un entorno de red.
Pensamientos técnicos sobre la oficina digital
La realización de una oficina digital requiere un buen soporte técnico. Teniendo en cuenta la autorización y apertura de la oficina digital, la tecnología preferida debería ser la tecnología y los estándares de Internet, y las tecnologías pertinentes deberían adoptarse sobre esta base.
La realización de la oficina digital es inseparable de la tecnología de flujo de trabajo. Actualmente, la tecnología de flujo de trabajo basada en el sistema de correo o la tecnología de trabajo en grupo es más popular. Con el desarrollo de la tecnología WEB, cada vez existen más software de flujo de trabajo basados en el modo intranet. Este tipo de flujo de trabajo utiliza directamente middleware de mensajería como método de entrega de mensajes y no utiliza un sistema de correo electrónico especializado como plataforma de mensajería. De esta manera, todo el software de flujo de trabajo tiene las ventajas de una carga ligera, buena apertura, fácil mantenimiento y fácil integración con otros sistemas comerciales en línea. Esta tecnología también es consistente con la tecnología utilizada en el comercio electrónico. Por lo tanto, el software de flujo de trabajo basado en WEB dominará el futuro campo de la oficina digital.
Estrategia de desarrollo
De acuerdo con la situación actual y los problemas existentes en la construcción de automatización de oficinas de mi país, la construcción de automatización de oficinas de mi país se embarcará en una vía de desarrollo rápida y saludable. Las siguientes contramedidas deberían. que se deben tomar en la construcción de ofimática:
En términos de organización e implementación, es necesario pasar del tradicional sistema de gestión de proyectos industriales a un sistema de implementación profesional y orientado al producto, garantizar la operación y el mantenimiento. del sistema y la mejora continua del mismo, y seguir el camino de la cooperación y la división del trabajo. Esto creará una serie de empresas de software profesional a gran escala con la automatización de oficinas como su negocio principal.
En términos de selección de tecnología: elija tecnología que esté en línea con las tendencias de desarrollo mundial. Sólo porque una tecnología sea popular ahora no significa que lo será en el futuro. La estandarización y apertura de la tecnología debe ser alta. Centrarse en la aplicación y defender el desarrollo independiente y desarrollar las industrias nacionales. En términos de estructura técnica, es necesario pasar de una estructura cliente/servidor a una estructura navegador/servidor lo antes posible, adoptar el pensamiento B/S y unificar la interfaz de usuario final en un navegador, y todos los sistemas de aplicaciones están en funcionamiento. el lado del servidor. , que es un sistema de estructura estándar de tres capas. El sistema tiene una carga ligera, buena apertura y es fácil de mantener y actualizar.
Método de diseño del sistema: considerando la situación actual de la automatización de oficinas en mi país, se combinan el método del ciclo de vida y el método de creación rápida de prototipos, basándose en los productos existentes, el método de creación rápida de prototipos es el método principal. En términos de implementación, se siguen los principios de especificaciones unificadas e implementación distribuida.
En términos de ideas de diseño, el diseño tradicional orientado a los negocios se ha convertido en un diseño orientado al usuario, es decir, el enfoque del diseño es el objeto del usuario y el alcance de la perspectiva del diseño es toda la intranet. Sobre esta base se lleva a cabo el diseño empresarial relevante. Introducir el pensamiento orientado a objetos en el diseño de sistemas.
En términos de métodos de implementación, el diseño estructurado tradicional se cambia a la teoría de sistemas adaptativos complejos (CAS), que abstrae los sistemas adaptativos complejos clave de los requisitos comerciales generales y puede adaptarse a los cambios en el entorno.
Cuanto más se utiliza el sistema, más cosas valiosas se acumulan. ..
El sistema ofimático tiene las siguientes seis funciones:
1. Incluyendo entrada, edición, modificación, fusión, generación, almacenamiento, impresión, copia e impresión de archivos. Esta tarea generalmente se realiza mediante procesadores de texto, fotocopiadoras inteligentes y equipos de impresión de tipografía electrofotográfica de uso liviano.
②Gestión de archivos. Incluyendo registro de documentos, archivo, clasificación, recuperación, confidencialidad, tabulación, etc. , generalmente implementado mediante el establecimiento de un sistema de base de datos relacional distribuido público o privado.
(3) Gestión administrativa. Incluyendo generación de gráficos, programación, planificación del trabajo, gestión de personal, gestión financiera y gestión de materiales, etc. , realizado principalmente a través de sistemas de gráficos por computadora, bases de datos y diversos software de aplicación.
④ Intercambio de información. El sistema OA intercambia información principalmente a través de correos electrónicos y reuniones electrónicas, y se ha desarrollado desde redes telefónicas, redes de télex y redes informáticas hasta redes digitales empresariales integradas.
(5) Apoyo a la decisión. El sistema OA se puede configurar con un sistema de soporte a decisiones (DSS) y un sistema de soporte a decisiones grupales (GDSS).
⑥.Procesamiento de imágenes. Esto incluye el uso de un lector óptico de caracteres para ingresar directamente letras y números impresos en la computadora, y el uso de un escáner óptico o digitalizador para ingresar caracteres gráficos en la computadora. Algunos sistemas de ofimática están equipados con sistemas de procesamiento de imágenes con funciones de reconocimiento, mejora, compresión y recuperación de imágenes.