¿Cuáles son los sistemas de gestión diaria en la oficina?

1. Reglamento de Gestión de Oficina\x0d\Capítulo 1 Principios Generales\x0d\Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión empresarial y mantener una buena imagen de la empresa, este reglamento está formulado para aclarar requisitos, estandarizar comportamientos, y crear una buena atmósfera cultural empresarial. \x0d\Reglas detalladas del Capítulo 2\x0d\Artículo 2 Estándares de servicio:\x0d\1. Apariencia: los empleados de la empresa deben tener una apariencia limpia y generosa;\x0d\2. Servicio con sonrisa: al recibir consultas y solicitudes de personas internas y externas. la empresa, etc. En cualquier situación, debe comentar sobre la otra parte, responder con una sonrisa y nunca ofender a la otra parte;\x0d\3. Diccionario: utilice un lenguaje estándar en cualquier situación, tenga un tono suave, volumen moderado. , y no se permiten ruidos fuertes;\x0d\4. Recepción en el lugar: cuando hay invitados, se debe desalentar cortésmente la entrada al lugar de trabajo y debe haber alguien en la oficina para recibirlo durante el horario laboral (incluida la hora del almuerzo). );\x0d\5. Contestación telefónica: Conteste el teléfono de manera oportuna y, en general, el timbre no debe exceder de tres veces. Si el destinatario no puede contestar, salga. El miembro del personal más cercano debe tomar la iniciativa de contestar la llamada y quedarse. registros de llamadas importantes. Está estrictamente prohibido ocupar el teléfono de la empresa durante demasiado tiempo. \x0d\Artículo 3 Orden en la oficina\x0d\1. Durante las horas de trabajo, los empleados no deben salir ni faltar al trabajo sin motivo, y no deben conversar, comer refrigerios ni hacer ruidos fuertes para garantizar un ambiente de oficina tranquilo y ordenado. \x0d\2 Los intercambios de trabajo entre empleados deben realizarse en áreas designadas (vestíbulo, sala de conferencias, sala de recepción, sala del gerente general) o mediante llamadas telefónicas internas de la empresa, si las conversaciones deben realizarse en áreas de trabajo personales, el tiempo generalmente es. No debe exceder los tres minutos (salvo circunstancias especiales). \x0d\3. Los empleados deben hacer un buen trabajo en el saneamiento y limpieza de sus áreas de trabajo personales antes del inicio de las horas de trabajo y después del final de las horas de trabajo todos los días, manteniendo los artículos ordenados y los escritorios limpios. \x0d\4. El personal designado del departamento deberá limpiar periódicamente el equipo dedicado a cada departamento, y la oficina deberá limpiar y mantener periódicamente las instalaciones públicas de la empresa. \x0d\5 manera. \x0d\Capítulo 3 Responsabilidades\x0d\El departamento de inspección y supervisión de este sistema será implementado conjuntamente por la oficina de la empresa. Cualquier persona que viole esta regulación estará sujeta a una deducción salarial de 50 a 100 yuanes. \x0d\ 2. Reglamento de Gestión de Material de Oficina \x0d\ Capítulo 1 Disposiciones Generales \x0d\ Con el fin de racionalizar la gestión de material de oficina, satisfacer las necesidades de trabajo y ahorrar gastos razonablemente, este reglamento está especialmente formulado. El departamento ejecutivo de este reglamento es el. oficina. \x0d\Capítulo 2 Clasificación de materiales\x0d\1. Los materiales de oficina de la empresa se dividen en consumibles de bajo valor, productos controlados, objetos de valor y activos físicos. \x0d\2. Consumibles de bajo valor: bolígrafos, papel, pilas, grapas, pegamento, etc. \x0d\3. Productos de tubería: grapadoras, perforadoras, tijeras, navajas, carpetas, calculadoras, etc. \x0d\4. Artículos de custodia personal: materiales para uso personal y almacenamiento de más de 300 yuanes y que implican gastos futuros \x0d\5. Activos físicos: materiales con un precio de más de 300 yuanes, tales como: aires acondicionados, computadoras, cámaras fotográficas; . \x0d\Capítulo 3 Adquisición de suministros y materiales de oficina\x0d\1. En principio, los suministros y materiales de oficina de la empresa los compra la oficina de manera uniforme. Los materiales especiales pueden ser adquiridos por el departamento de compras con la aprobación de la oficina. \x0d\Para solicitar artículos, debe completar el formulario de compra de artículos. Para artículos dentro de 300 yuanes, envíelo al gerente del departamento para su aprobación y para los artículos superiores a 300 yuanes (incluidos 300 yuanes), el departamento. El gerente está de acuerdo, la oficina lo revisa y el gerente general lo aprueba. \x0d\2. La adquisición de materiales la realiza una persona designada en la oficina y se adoptan los siguientes métodos: \x0d\1) Punto fijo: la empresa designa grandes supermercados para la compra de artículos. \x0d\2) Momento: compre artículos al comienzo de cada mes. \x0d\3) Cuantitativo: Ajuste dinámico para asegurar la racionalidad del inventario de suministros permanentes. \x0d\4) Artículos especiales: elija productos de varios fabricantes para comparar y elegir el mejor.

\x0d\Capítulo 4 Gestión de solicitudes de materiales\x0d\1. La empresa adopta diferentes métodos de solicitud según la clasificación del material:\x0d\2. Consumibles de bajo valor: firmar directamente la solicitud con el custodio de artículos de oficina\x0d\ 3. Artículos controlados : firmar directamente para la recolección del custodio de artículos de la oficina\x0d\4. Artículos valiosos: recolectados de acuerdo con el grado de recolección de documentos especiales\x0d\5. Activos físicos: la oficina establece un libro de gestión de activos físicos para registrar con precisión. estado actual de los activos fijos\x0d\Capítulo 5 Préstamo de materiales de la empresa\x0d\1 Al tomar prestado equipo de oficina de la empresa, el jefe de departamento debe completar, firmar y aprobar un formulario de préstamo de materiales\x0d\2. sido devuelto dentro del plazo, la oficina tiene la responsabilidad de instar la devolución\x0d\3 Si los materiales prestados se dañan o se pierden, la compensación se basará en el precio o descuento dependiendo de las circunstancias específicas\x0d\Capítulo 6 Suplementario. Disposiciones\x0d\1. El departamento de administración notificará a los nuevos empleados cuando lleguen. Obtener suministros de oficina de la oficina; cuando los empleados se vayan, deberán pasar por los procedimientos de devolución de suministros de oficina a la oficina. otros departamentos no pueden manejar procedimientos de renuncia por ellos. \x0d\2. La oficina tiene derecho a controlar el gasto total en material de oficina de cada empleado. \x0d\3. Lo mismo se aplica a la interpretación, complementación y modificación de estas Medidas por parte del Departamento de Recursos Humanos, y deberá ser promulgada con la aprobación del Gerente General. \x0d\ 3. Medidas de gestión del uso de fax \x0d\ (1) Principios generales: Para fortalecer la gestión del uso de fax de la empresa, estas regulaciones están especialmente formuladas. \x0d\(2) Ámbito de uso\x0d\1. Este método se aplica a diversas situaciones en las que las empresas utilizan máquinas de fax. \x0d\2. El ámbito de uso incluye fax local, nacional e internacional. \x0d\(3) Gestión de recepción de fax\x0d\1. La recepción de faxes está incluida en el reglamento de gestión de envío y recepción de la empresa y será recibida de manera uniforme por el personal de envío y recepción. \x0d\2 Después de recibir el fax, complete el libro de registro de destinatarios y distribúyalo a los departamentos y al personal del destinatario de manera oportuna. Los documentos originales relacionados con asuntos de la empresa se guardan en el departamento administrativo y las copias en el departamento comercial. \x0d\3. La máquina de fax de la empresa debe estar encendida y conectada en todo momento. \x0d\(4) Gestión de envío de fax\x0d\1. Los faxes enviados por varios departamentos y personal serán enviados de manera uniforme por el transceptor. Los documentos importantes pueden ser enviados por las partes en persona; \x0d\2 Para enviar un fax, debe ser aprobado por el líder, completar el formulario de registro de emisión del documento y enviarlo a tiempo. Si no se puede enviar por algún motivo, se debe notificar a las partes pertinentes a tiempo. para manejarlo rápidamente. \x0d\3. El fax original se conservará en el Departamento de Administración. \x0d\(5), Disposiciones complementarias\x0d\Los teléfonos con fax no se pueden utilizar como teléfonos normales para evitar retrasos en el envío y recepción de faxes. \x0d\ IV. Reglamento de gestión de obligaciones de la empresa \x0d\ 1. Principios generales: Para garantizar el funcionamiento normal e ininterrumpido de la empresa y la seguridad de la propiedad, este sistema está especialmente formulado. \x0d\ 2. Sistema de gestión \x0d\ 1. Deberes del empleado: la empresa establece un sistema de deberes de la empresa o departamento basado en sus propias condiciones \x0d\ 2. Deberes del supervisor de departamento: la empresa establece un sistema de deberes del supervisor de departamento de la empresa; sus propias condiciones. \x0d\ 3. Puntos de gestión y contenido \x0d\ (1) Los empleados están de servicio. \x0d\1. Propósito: mantener el orden de trabajo diario de la empresa, contactar y manejar los asuntos de manera oportuna: \x0d\2. 1) Inspeccionar la situación de limpieza de la oficina; \x0d\2) Las llamadas telefónicas se registran, procesan y reenvían \x0d\3). \x0d\(2). Los supervisores del departamento están de servicio\x0d\1. Propósito: centrarse en el trabajo comercial de la empresa;\x0d\2. Por lo general, las horas de trabajo son después del horario laboral o los días festivos;\x0d\3. \x0d\ 1) Recibir visitas después de salir del trabajo;\x0d\2) Manejar el trabajo no terminado;\x0d\3) Manejar emergencias y emergencias después de salir del trabajo;\x0d\4). llamadas que realizan y reciben la hora, unidad, persona que llama y contenido principal de la llamada;\x0d\5). presentar sugerencias de manejo;\x0d\6). La persona de turno debe seguir estrictamente las regulaciones. Completar el registro de turnos.

\x0d\IV. Normas de servicio\x0d\1. Observe la disciplina del servicio, entregue el turno a tiempo y solicite permiso con anticipación para organizar reemplazos temporales;\x0d\2. y no se reúnan en grupos para jugar a las cartas, mirar televisión o dormir;\x0d\3. Hacer un buen trabajo en la prevención de robos y incendios a la hora especificada, especialmente fortaleciendo la supervisión de las partes clave. Reciba a los invitados con una cálida bienvenida, esté muy atento y sea bueno identificando a los visitantes. Las intenciones deben mantenerse en secreto y no deben expresarse casualmente;\x0d\5. poder contactarlos en caso de emergencia. Se debe contactar a los departamentos de seguridad pública, protección contra incendios, hospitales, suministro de agua, suministro de gas, suministro de energía, comunicaciones y otros. Coloque la dirección, número de teléfono, ruta y otra información de trenes, aviones, taxis. y otra información en un lugar visible en caso de necesidades de emergencia;\x0d\6. Al encontrarse con una emergencia, primero debe estar tranquilo y atreverse a ser responsable, por un lado, debe tomar medidas de emergencia con valentía para evitarlo. mano, informe al supervisor o llame a la policía con el departamento de seguridad pública de manera oportuna. \x0d\ 5. Preste atención a lo siguiente al responder llamadas de servicio: \x0d\ 1. Trátense cortésmente entre sí: independientemente de si llaman o se conectan, deben tomar la iniciativa de informar el nombre de la empresa, el puesto y el nombre del otro. parte no le informa, debe pedir una aclaración cortésmente; \x0d\ 2. Utilice un lenguaje civilizado y evite ser grosero;\x0d\3 para llamadas telefónicas importantes o largas, pídale a la otra parte que las repita;\x0d\4. Cuando solicite una llamada de un líder de la empresa, primero pregunte claramente a la otra parte Nombre de la unidad, puesto, nombre y luego responda cortésmente con palabras como "Espere un momento, lo encontraré" \x0d\; 5. Sea amable, educado y responda adecuadamente cuando haga preguntas o consulte preguntas;\x0d\6. Además de informar emergencias en cualquier momento, el contenido de varias llamadas telefónicas generalmente se reúne y se informa de manera ordenada;\ x0d\7. Aumentar el número de personas en servicio durante las vacaciones, con los jefes de departamento de la empresa tomando la iniciativa y solicitando la aprobación de los subordinados. Después de eso, se organizará y emitirá un cronograma de tareas para los departamentos y el personal pertinentes;\x0d\8. Si es necesario, se puede organizar que los empleados individuales de la empresa trabajen a tiempo parcial y se les otorgarán subsidios adecuados para las horas extras.