Habilidades resumidas para la redacción de documentos oficiales

La redacción de documentos oficiales se refiere a la redacción de documentos oficiales, la redacción de documentos y el primer paso en la emisión de documentos. Echemos un vistazo a los consejos para redactar actas de documentos oficiales.

Propósito de la capacitación: Permitir que los estudiantes comprendan las características básicas y el formato general de los documentos oficiales, dominen los métodos de escritura comunes y rápidos y sus cambios, y mejoren sus habilidades diarias de redacción de documentos oficiales.

Contenidos de la formación:

1. El concepto de documentos oficiales

2. Clasificación de los documentos diarios

3. Redacción de documentos oficiales

4. Documentos electrónicos

5. Ejemplos de documentos oficiales

6. Prueba de redacción

Duración del curso: 6 puntos.

Método de entrenamiento: explicación + apreciación de ensayos modelo + ejercicios de simulación.

Contenido del libro de texto:

Introducción

Con el rápido desarrollo de la ciencia y la tecnología y la competencia económica cada vez más feroz, la sociedad humana se ha desarrollado rápidamente hacia la era de la información y Los documentos oficiales están marcando el camino. Los órganos del Partido y del gobierno, las organizaciones populares, las empresas y las instituciones desempeñan un papel cada vez más importante en el manejo de los asuntos oficiales, la comunicación de información, los contactos y la transmisión de decisiones corporativas. La redacción de documentos oficiales también se está liberando del antiguo modelo y gradualmente se vuelve científica, estandarizada e institucionalizada.

¿Qué es un documento oficial?

El llamado documento oficial es la abreviatura de documento oficial, que es un material escrito elaborado en un formato prescrito por agencias estatales para manejar asuntos oficiales durante el proceso de gestión administrativa. Los principales tipos de documentos oficiales incluyen: órdenes, mociones, decisiones, anuncios, avisos, avisos, informes, solicitudes de instrucciones, respuestas, dictámenes, cartas, actas de reuniones, etc.

En varios tipos de empresas, los documentos oficiales a los que se hace referencia son generalmente documentos comerciales, que se dividen principalmente en informes de presentación, instrucciones, actas de reuniones, puntos clave de los planes de trabajo, presentaciones de empresas y productos, cartas y discursos. , e informes de viabilidad, resumen del trabajo, informe de investigación de mercado, explicación, etc.

Pasos y métodos para redactar documentos oficiales

Los pasos y métodos para redactar documentos oficiales son generalmente similares a los métodos de redacción de artículos generales. Sin embargo, debido a las diferencias en la naturaleza, Función y requisitos de redacción de documentos oficiales. En documentos oficiales También hay algunas cuestiones que requieren especial atención al escribir.

La redacción de documentos oficiales suele seguir los siguientes pasos:

Primero, un mensaje claro.

Cualquier documento oficial se redacta en base a las necesidades reales de la obra. Por lo tanto, antes de escribir, primero se debe entender el tema del post, es decir, el tema y propósito del post, incluyendo lo siguiente:

1. Por ejemplo, en cuanto a la mejora del trabajo relacionado, la pregunta principal es ¿cuál es la situación actual? Qué problemas, soluciones y asuntos que necesitan ayuda existen; si hay una solicitud, se recomienda solicitar al departamento superior que la responda o solucione;

2. Según el contenido del documento, ¿qué idioma piensas utilizar? Por ejemplo, al informar sobre el trabajo, ya sea para escribir un informe especial o una sesión informativa, ya sea para escribir instrucciones, aprobaciones o avisos de naturaleza prescrita en respuesta a problemas reflejados en la comunicación con los subordinados;

3. Aclarar el alcance del envío de archivos y los objetos de lectura. Por ejemplo, informar a los superiores, o promover e presentar la experiencia a las unidades relevantes, ya sea para mostrarla a los líderes y al personal del departamento relevante, o para transmitirla a todo el personal;

4. Aclarar los requisitos específicos del puesto. Por ejemplo, ¿deberíamos pedirle a la otra parte que comprenda, pedirle que responda y dejar que la otra parte lo implemente, o deberíamos referirnos a la implementación, investigación y referencia, y solicitar opiniones?

En definitiva, es necesario estipular claramente el método de publicación del artículo, qué temas explica principalmente y qué propósito se quiere lograr. Sólo cuando estas cuestiones estén claras podremos empezar a redactar.

En segundo lugar, recopilar información relevante y realizar investigaciones e investigaciones.

Después de aclarar el propósito y el tema de la publicación, puedes recopilar materiales sobre este tema y realizar algunas investigaciones. Por supuesto, esto también depende de la situación específica y no todos los documentos oficiales requieren este paso. Por ejemplo, escribir un breve aviso o anuncio generalmente no requiere la recopilación de materiales ni investigación. Una vez que hayas descubierto de qué se trata la publicación, piénsalo un poco antes de empezar a escribirla. Sin embargo, el problema es más complejo y requiere un análisis y un resumen detallados. Por ejemplo, redactar documentos extensos, planes de trabajo, resúmenes de trabajo, redactar reglas y reglamentos e instrucciones de trabajo a menudo requiere recopilar materiales relevantes y realizar más investigaciones e investigaciones.

¿Cómo recolectar materiales y realizar investigaciones para el documento oficial a emitir? Primero, recopile y lea materiales escritos relevantes; segundo, recopile materiales de la vida en la práctica.

Por ejemplo, al redactar el plan de trabajo anual del departamento, primero debe consultar el plan de trabajo y el resumen de trabajo del año pasado, consultar planes de trabajo similares de empresas avanzadas y también estudiar la situación que enfrenta el departamento este año y la tarea central de este año. requisitos.

En resumen, la recopilación e investigación de materiales es un proceso de preparación para comprender de manera integral una gran cantidad de materiales, comprender todos los aspectos del problema y luego dar un salto en la comprensión a través del pensamiento analítico. .

En tercer lugar, elabora un esquema y organiza la estructura.

A partir de los materiales recopilados, redacta un esquema de escritura. Un esquema es la esencia del documento que se va a escribir. Describe su marco principal para que tengas una disposición general y un buen plan para todo el artículo antes de comenzar a escribir oficialmente, de modo que la escritura pueda avanzar sin problemas y tratar de evitar rendirte a mitad de camino.

Los detalles del esquema se pueden determinar en función de las circunstancias específicas del documento, los hábitos personales y la competencia en redacción. Para un documento breve, puede organizar de forma aproximada la estructura del documento. Qué preguntas deben escribirse primero y luego qué preguntas deben escribirse en secuencia. Esto se divide principalmente en varios niveles de significado. Los documentos largos e importantes a menudo requieren la preparación de un esquema detallado, que incluye dividir el documento en varias partes, cada una de las cuales se divide en varias preguntas, los títulos y puntos clave de varias preguntas, y qué materiales específicos utilizar. Describir. No necesita demasiadas palabras ni darle más detalles. Por supuesto, esto excluye los esquemas que requieren una discusión colectiva o que se envían a los líderes para su revisión.

Preparar un esquema es un proceso muy importante. Las ideas básicas del documento se pueden modificar mediante discusión colectiva por parte del personal relevante para mejorar el esquema día a día. Los documentos escritos por dos o más personas que trabajan por separado requieren más investigación y más esquemas para evitar duplicaciones, desconexión o contradicciones.

Cuarto, redacte y escriba el texto.

Una vez organizada la estructura, es necesario explicar claramente en el orden indicado en los requisitos, ceñirse al tema y escribir el texto. de forma planificada. Presta atención a dos puntos al escribir:

1. El punto de vista debe ser claro y los materiales utilizados deben ser apropiados. En otras palabras, debemos usar nuestros pensamientos para dirigir los materiales y dejar que los materiales sirvan a nuestros pensamientos. El uso de materiales debe ser capaz de ilustrar el problema y lograr la unidad de materiales y puntos de vista.

Al escribir se debe prestar atención a opiniones claras, y el lenguaje no debe ser vago, ambiguo, ambiguo o engañoso. Si el punto de vista no es claro, es imposible entenderlo. Algunos documentos solo hablan de opiniones sin materiales reales, lo que hará que la gente se sienta abstracta, vacía, infundada y poco convincente. Sin embargo, simplemente enumerar los materiales sin un punto de vista claro no dejará claro qué temas se están explicando y la intención de publicar documentos, especialmente la introducción de informes de situación e informes de trabajo.

2. Sea conciso y claro. El documento oficial a redactar no sólo debe ahorrar palabras, acortar la extensión y ser lo más conciso y fluido posible, sino también prestar atención a la claridad de los temas a explicar.

5. Verifique repetidamente y revise cuidadosamente.

Una vez escrito el primer borrador, hay que revisarlo cuidadosamente. Escribir artículos requiere esfuerzo. Desde la antigüedad, los buenos artículos tienen que ser revisados ​​repetidamente, y lo mismo ocurre con los documentos, especialmente los documentos importantes, que a menudo requieren varias revisiones antes de poder ser aprobados.

1. Modificación del tema. Compruebe si el tema es claro, si la discusión del tema está enfocada y si la exploración del tema es profunda.

2. Modifica tus opiniones. Al revisar un documento oficial, se debe considerar si el punto de vista es correcto y si hay algún problema con la expresión.

3. Modificación de materiales. Los materiales son la base de la documentación. Si tiene un punto de vista válido, debe expresarlo a través de materiales adecuados.

4.Modificación de estructura. Modificar la estructura del documento, incluida la modificación de la estructura general del documento para hacer que el texto completo sea más riguroso.

5. Sobre el perfeccionamiento del lenguaje. El objetivo principal es corregir frases ilógicas, palabras irregulares y signos de puntuación.

El trabajo de revisión debe realizarse con cuidado, con suficiente paciencia y espíritu de excelencia.

Varios documentos comerciales comunes

Solicitud de instrucciones

Una solicitud de instrucciones es un lote de documentos oficiales en los que los subordinados solicitan decisiones, instrucciones o aprobaciones de sus superiores.

Características de las solicitudes de instrucciones

Primero, la pertinencia. Sólo se pueden utilizar para "las cuestiones importantes que no se pueden decidir dentro del ámbito de autoridad de la unidad, como decisiones importantes, decisiones importantes, arreglos de personal y otras cuestiones, así como nuevos problemas, nuevas situaciones o dificultades insuperables encontradas en el trabajo". pide instrucciones". Solicitar instrucciones, decisiones o respuestas y aprobaciones de los superiores. Por tanto, "pedir instrucciones" es muy específico.

El segundo es el tamaño del lote. Las solicitudes de instrucciones son artículos específicos. Los líderes superiores deben dar una "respuesta" clara a las instrucciones informadas, independientemente de si están de acuerdo o en desacuerdo.

En tercer lugar, la singularidad.

Cuando solicite instrucciones, escriba solo un líder. Incluso si necesita enviarlas a otros líderes al mismo tiempo, solo puede copiarlo.

Cuarto, la puntualidad. Una solicitud de instrucciones es un documento que se utiliza para obtener instrucciones y aprobación de una unidad superior sobre la situación actual y los problemas en el trabajo de la unidad. Si se puede emitir a tiempo, el problema se resolverá a tiempo.

Clasificación de las solicitudes de instrucción

Según los diferentes contenidos y naturaleza, las instrucciones se dividen en los siguientes tres tipos:

1.

2. Solicitar aprobación.

En tercer lugar, solicitar aprobación.

La estructura, contenido y forma de redacción de la solicitud de instrucciones

La solicitud de instrucciones consta de tres partes: cabeza, cuerpo y cola. El formato, contenido y forma de redacción de cada parte es el siguiente:

Primero, la primera parte. Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de entrega.

1. Generalmente hay dos formas de escribir el título de una solicitud de instrucciones: una es el nombre de la agencia emisora, los motivos y la composición del idioma. Como la solicitud del grupo * * * de instrucciones sobre * * * * * * *, el otro se compone de cosas y lenguaje, como "Sobre * * * * * *".

2. Dirigido por Wen. Cada solicitud solo puede ser escrita por un destinatario, no puede haber múltiples solicitudes.

En segundo lugar, el texto principal, su estructura generalmente consta de inicio, cuerpo principal y conclusión.

1. Explique principalmente el motivo por el que solicita instrucciones.

2. Describe principalmente los asuntos solicitados para instrucciones y son los requisitos específicos para la autoridad superior. Esta parte debe enumerarse por separado y solo se debe solicitar una cosa.

3. En otro párrafo, los modismos son "Si no, por favor dame instrucciones", "Si no, responde", "Si se aprueban las instrucciones anteriores", "Si las instrucciones anteriores son correctas, envíalas a varios departamentos para su implementación". ".

En tercer lugar, la cola, su estructura principal consta de dos partes: firma y tiempo de escritura.

Cuestiones a las que se debe prestar atención al solicitar instrucciones

1. El principio de una cultura y una propiedad.

En segundo lugar, los materiales deben ser verdaderos y no inventar la situación para obtener la aprobación del liderazgo.

3. Las razones son suficientes y la explicación clara.

En cuarto lugar, el tono debe ser tranquilo y sincero para atraer la atención de los superiores.

Informe

Un informe es un documento descriptivo ascendente utilizado por los subordinados para informar del trabajo, reflejar situaciones, emitir opiniones o sugerencias y responder consultas a los superiores.

"Reportaje" es un estilo narrativo. Al escribir, debes utilizar materiales reales como contenido principal y narrativa general como principal modo de expresión. "Informe" es una palabra cada vez más utilizada en los documentos administrativos. El propósito de escribir un "informe" es permitir que los superiores comprendan la situación de la unidad, comprendan el estado del trabajo y los requisitos de la unidad, de modo que los líderes superiores puedan brindar apoyo oportuno y proporcionar una base para que las autoridades superiores manejen los problemas y organicen trabajar o tomar decisiones. El propósito de producir y distribuir informes es "sacar lo mejor de la situación". Por lo tanto, el contenido del informe debe anteponer los hechos, reflejar objetivamente la situación específica, no utilizar discusiones y explicaciones excesivas, centrarse en el resumen, utilizar un tono amable y modesto y no utilizar lenguaje obligatorio.

Características de los informes:

1. El objetivo del informe es informar de trabajos, situaciones, sugerencias, respuestas, etc. Reportar a superiores. No es recto.

Una diferencia importante entre este y una solicitud de instrucciones es que el superior responde directamente a las preguntas del informe, por lo que el asunto no se trata como una solicitud de instrucciones.

2. Los informes generalmente no aportan sugerencias ni opiniones. Si las sugerencias u opiniones expresadas en el informe realmente necesitan implementarse en un determinado campo o departamento, se puede recomendar que la autoridad superior las apruebe y luego las presente a los departamentos correspondientes para su implementación. Una vez aprobado el informe, se emitirá como anexo al documento de aprobación, y su autoridad depende o está adscrita a la autoridad aprobadora.

En tercer lugar, el contenido del informe no requiere “un artículo, una cosa” como “solicitud de instrucciones”. Puede informar de manera integral varias cosas en un documento oficial y la estructura jerárquica es relativamente compleja.

4. Los informes se utilizan ampliamente para retroalimentación de información de los subordinados a los superiores y son una forma importante de comunicación entre las agencias superiores y subordinadas. Informar el trabajo, reflejar los problemas y hacer sugerencias a los superiores de manera oportuna también es un sistema de trabajo que las agencias de nivel inferior deben implementar.

Tipo de informe

Los tipos y contenidos de los informes incluyen principalmente: informes reportables, informes de respuesta, informes reportables e informes de trabajo diarios.

Método de redacción

La estructura de un informe generalmente consta de título, asunto, cuerpo, firma y hora de redacción. A continuación se muestran algunas formas de redactar un informe.

1. Informes de informes

Los informes reportables son principalmente informes en los que los subordinados informan sobre su trabajo a los superiores y reflejan la situación. Generalmente se dividen en dos categorías:

1. Informe Integral.

Este tipo de informe es un informe escrito por la unidad al superior sobre la situación general del desarrollo del trabajo hasta una determinada etapa. El contenido generalmente incluye avances laborales, logros o problemas, experiencias o lecciones aprendidas y opiniones o sugerencias para trabajos futuros. Este tipo de informe es completo, resumido y conciso.

2. Este tipo de informe es un informe escrito a un superior sobre un determinado problema en un determinado trabajo.

2. Informe de defensa

Este tipo de informe se redacta en respuesta a dudas o determinados requerimientos planteados por los superiores o la dirección. Este tipo de informes requiere responder a todo lo que se pregunta y no involucra temas o situaciones distintas a las preguntas formuladas.

En tercer lugar, informe de informes

El informe reportable es un tipo de informe que los subordinados utilizan principalmente para enviar documentos y objetos a los superiores. Generalmente, se deben utilizar una o dos oraciones para describir la base o el propósito de presentar el documento u objeto y los asuntos relacionados con el documento y el objeto.

4. Informes de trabajo diarios

Los informes de trabajo de rutina son informes que los subordinados escriben a sus superiores a intervalos regulares debido a necesidades laborales. Por ejemplo, informes financieros, informes de gastos, etc.

Anuncios

Los anuncios son documentos que se utilizan para anunciar asuntos importantes dentro y fuera de la empresa.

Cómo redactar un anuncio

Un anuncio es un documento oficial serio con contenido simple, breve, expresión directa y lenguaje conciso.

Primero, el título.

Hay tres tipos de títulos de anuncios: uno es un título completo, que incluye la autoridad emisora, el motivo y el idioma; en segundo lugar, la autoridad emisora ​​y dos o más idiomas, utilizados principalmente en agencias gubernamentales; tener lenguaje, como anuncios. Debajo del título, a veces numerados individualmente según el anuncio.

2. Texto

El texto generalmente consta de ideas principales y explicaciones.

La esencia está dividida en párrafos separados y resume el contenido principal del anuncio en una breve frase.

Explicar el fundamento y materias del anuncio. La conclusión suele ser "Por la presente se anuncia".

Tres. Firma y Fecha

La fecha del anuncio está marcada debajo del título o al final del anuncio. Además de indicar la unidad emisora, los anuncios importantes también deben indicar la ubicación de emisión.

Acta de reunión

El acta de reunión es un documento que deja constancia y comunica el estado de la reunión y los asuntos acordados. Se utiliza para reuniones importantes, como reuniones de trabajo, simposios y seminarios celebrados por diversas agencias, empresas e instituciones.

Las actas de la reunión reflejan de manera integral el espíritu de la reunión al registrar la situación básica, los resultados y los asuntos acordados de la reunión, de modo que los participantes puedan tener un entendimiento unificado y transmitir las bases para que la organización lo lleve a cabo. Trabajo integral y verdadero después de la reunión. Al mismo tiempo, las "actas de reuniones" se pueden redactar en múltiples direcciones y tienen la función de informar, emitir y comunicar a unidades del mismo nivel.

Cómo redactar actas de reuniones

Las actas de reuniones generalmente constan de tres partes: cabeza, cuerpo y cola. Los requisitos de redacción de cada parte son los siguientes:

Primero, la primera parte. El contenido principal de esta sección es el título. Algunas actas de reuniones incluyen el tiempo y otros asuntos al inicio. El título del acta de la reunión suele consistir en el nombre de la reunión y el idioma. Por ejemplo, * * * * actas de reuniones * * * * de la empresa.

En segundo lugar, el texto. La estructura del texto de las actas de las reuniones consta de un prefacio y un cuerpo principal.

1. Primero, brinde una descripción general del nombre, hora, ubicación, anfitrión, agenda principal, participantes, formato de la reunión, resultados principales, etc. de la reunión.

2. Es el contenido principal de los secretos de la reunión y registra principalmente la situación y los resultados de la reunión. Al escribir, debe centrarse en el tema central y expresar con precisión el espíritu básico de la reunión, especialmente las decisiones y resoluciones formuladas en la misma. Los temas controvertidos y las diferentes opiniones deben reflejarse con sinceridad en la reunión.

En tercer lugar, la cola. Incluya firma y hora de escritura.

Documentos oficiales electrónicos

Con el desarrollo de Internet, el modelo tradicional de oficina está experimentando cambios revolucionarios a través del correo electrónico. Sin embargo, actualmente falta software para la revisión de documentos oficiales en línea. China, y los documentos son fáciles de copiar y manipular, el modelo de oficina de la empresa no puede ser verdaderamente sin papel.

Cómo redactar documentos electrónicos

Los documentos electrónicos se componen principalmente de temas, elementos o archivos adjuntos.

1. Destinatario/individuo

2. Unidad CC/persona

3. Equivale al título de un documento oficial, como por ejemplo “Solicitud de Instrucciones sobre * * * *”, “Informe sobre * * * *”.

Cuarto, lo importante.

El contenido principal del documento oficial, incluidos el propósito y los asuntos del documento oficial (de acuerdo con el método diario de cooperación con documentos oficiales), si se proporcionan documentos o informes relevantes, se pueden enviar como archivos adjuntos (indicado).

5. Firma y hora de redacción

Los procedimientos de presentación deben entregarse a la dirección directa.

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