Cinco eslabones en la construcción del sistema de control interno
Al formular el plan estratégico de control interno de una empresa, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:
1. Mantener una estricta coherencia con los objetivos estratégicos de la empresa.
Los objetivos estratégicos de una empresa son la base para formular todos los objetivos comerciales específicos de la empresa, y los objetivos estratégicos del control interno también deben ajustarse a la dirección determinada por los objetivos estratégicos generales de la empresa. Las opiniones dominantes actuales sobre los objetivos estratégicos corporativos, los escenarios originales y los valores fundamentales se determinan básicamente en torno a cómo convertirse en una empresa socialmente responsable.
Los objetivos estratégicos del control interno generalmente pueden determinarse en función del nivel de desarrollo que la empresa espera alcanzar. Si el objetivo estratégico de una empresa es convertirse en líder de la industria dentro de un cierto período de tiempo y esperar que sea duradero, entonces el objetivo estratégico de su sistema de control interno debe brindar un fuerte apoyo para cumplir con este requisito, ni más ni menos que; por debajo de este objetivo. Sólo entonces podrá ser aceptado por todas las partes interesadas de la empresa y todos los participantes en la gestión operativa.
Además, los objetivos estratégicos del control interno se pueden determinar por etapas según el desarrollo de la empresa. Por ejemplo, alcanzar el nivel avanzado de la industria en una etapa determinada; alcanzar el nivel avanzado de la industria nacional en una etapa determinada;
2. Clarificar las señales específicas de consecución del objetivo.
La determinación anticipada de los signos específicos de la realización de la estrategia de control interno no solo puede proporcionar una base específica para que la empresa formule planes de trabajo anuales de control interno u objetivos de evaluación del desempeño, sino que también proporciona una evaluación para el realización de los objetivos estratégicos futuros de control interno de la empresa de acuerdo con.
Por ejemplo, el objetivo estratégico del control interno empresarial es alcanzar el nivel avanzado de la misma industria en la provincia. Luego, las empresas deben comprender la situación básica de la gestión del control interno de sus pares en la provincia. Luego determine sus propios criterios de evaluación o notas de implementación. Los criterios de evaluación se pueden establecer específicamente de la siguiente manera: (1) la construcción de los procedimientos de gestión de control interno de la empresa; la construcción del sistema de organización de control interno; el grado avanzado y efectivo de los métodos de auditoría de control interno; los indicadores de riesgo de la empresa; el control interno de todos los empleados; la comprensión de la gestión, etc.
3. Posicionamiento preciso basado en las necesidades reales de la empresa
El llamado estándar de posicionamiento "preciso" significa que el objetivo debe ser coherente con la situación real de la empresa y claro. Por ejemplo, no es necesario que los grupos de pequeñas empresas establezcan objetivos estratégicos de control interno demasiado elevados; la implementación del logotipo puede ser relativamente sencilla y el alcance empresarial puede reducirse adecuadamente; De esta manera, se pueden lograr objetivos de control predeterminados a un costo menor.
4. Clarificar el concepto de control interno.
Este es el criterio básico para el control interno de la empresa. De lo contrario, el sistema de control interno no sólo no desempeñará el papel positivo que le corresponde, sino que se convertirá en un obstáculo para el desarrollo empresarial. Por ejemplo, el establecimiento del concepto de trabajo de "supervisión en el servicio" puede evitar las deficiencias del conflicto entre la simple supervisión y la auditoría basada en los cinco elementos del control interno, y el principio integral de prevención de riesgos puede proporcionar una base de evaluación específica para el control interno; .
Aprobación
El proceso de determinación de los objetivos estratégicos de los controles internos debe ser aprobado y confirmado por el propietario o la alta dirección. También es necesario buscar las opiniones y el consenso de la dirección de las sucursales subordinadas y de las filiales antes de obtener la aprobación de alto nivel. Estas medidas pueden reducir la resistencia a la implementación de la gestión del control interno en el futuro. Las principales tareas de la organización de control interno incluyen: determinar el nombre, nivel, objetos de informes de la organización, nombres específicos de los profesionales, condiciones de trabajo, determinación del contenido del trabajo, selección de personal y requisitos de calidad, principios de trabajo específicos, etc. A continuación se discutirá principalmente el establecimiento de la estructura organizacional, el contenido específico del trabajo de control interno y la determinación de puestos.
1. Configuración organizativa
En la actualidad, las grandes empresas estatales o que cotizan en bolsa de mi país suelen establecer supervisores o directores independientes y comités de auditoría dependientes de la junta directiva a nivel de supervisión y decisión. -a nivel de gestión operativa, existen departamentos funcionales internos, como el departamento de auditoría o el departamento de supervisión. Cabe decir que se ha establecido la organización de control interno.
Pero el punto es que estas instituciones tienen muchas fallas y constituyen uno de los mayores obstáculos para el gobierno corporativo hoy en día. Las manifestaciones específicas son las siguientes:
*Falta de agencias ejecutivas específicas
Por ejemplo, generalmente no existen agencias ejecutivas específicas en las empresas para proporcionar condiciones de "hardware" para supervisores o directores independientes. para realizar sus funciones de supervisión. Como resultado, el puesto de supervisor o director independiente a menudo se "reduce" a una función de imagen externa, y los arreglos de personal se basan principalmente en organizar la jubilación de los altos directivos; Este suele ser el caso de los comités de auditoría, cuyas fuentes de información son principalmente altos directivos, como el presidente y el director general, y no pueden desempeñar verdaderamente sus funciones de supervisión.
*Las funciones de auditoría interna a menudo se encuentran en una posición incómoda en términos de alcance de trabajo y objetivos de presentación de informes.
El alcance de las auditorías de las empresas en general se limita a las auditorías financieras; sus informes de trabajo suelen ser únicamente para el director financiero o el gerente general de la persona que supervisan. El autor cree que una organización ideal de gestión del control interno debería poder intervenir específicamente en la operación y gestión diaria de una empresa bajo ciertas condiciones independientes. Esto debería ser diferente de una auditoría externa. Algunas grandes empresas internacionales, como BP, ya utilizan departamentos de control interno en lugar de departamentos de auditoría interna en sus organizaciones comerciales. A primera vista, los nombres parecen diferentes, pero en realidad son muy diferentes. Se manifiesta principalmente en:
A. Diferentes grados de independencia
Las reglas de auditoría suelen requerir departamentos de auditoría interna. Para mantener la total independencia, está prohibida la injerencia en las actividades comerciales diarias de la empresa. El departamento de control interno puede participar profundamente en las actividades comerciales diarias de la empresa, comprender la situación en detalle y brindar servicios de consultoría de gestión para lograr el efecto de "integración de supervisión y servicio".
B. Diferentes alcances de las inspecciones de auditoría
Aunque el actual departamento de auditoría interna también está tratando de romper con la auditoría financiera tradicional y convertirse en una auditoría de gestión operativa, debido a las calificaciones y antecedentes laborales de los empleados y no pueden realmente lograr una supervisión e inspección efectivas de la gestión empresarial. El departamento de control interno no tiene restricciones en la contratación de personal (el personal que no esté calificado en finanzas y auditoría también puede participar en inspecciones de auditoría de control interno), por lo que puede implementar una supervisión e inspección más efectivas de la operación y gestión generales de la empresa.
C. Diferentes objetivos de presentación de informes
El departamento de auditoría interna generalmente informa únicamente al director ejecutivo de la empresa y es responsable ante el director ejecutivo. Por lo tanto, muchas cuestiones que involucran los propios intereses del CEO no pueden resolverse por completo, o incluso no pueden resolverse en absoluto. Si bien el departamento de control interno puede reportar al director ejecutivo de la empresa, también puede reportar directamente al comité de auditoría o incluso a supervisores o directores independientes. Esto garantiza hasta cierto punto la autenticidad y fiabilidad del informe de auditoría. Antes de que cualquier empresa adopte un nuevo método de gestión, el mayor problema es cómo cambiar rápida y eficazmente los métodos y conceptos de trabajo tradicionales a los que la gente se ha acostumbrado. Debido a que los métodos operativos específicos de la gestión del control interno empresarial moderno afectarán directamente la estructura de poder existente de la empresa, esto significa que encontrará una gran resistencia. Por lo tanto, los gerentes de control interno de la empresa deben llevar a cabo una capacitación sistemática en control interno para todas las partes interesadas relevantes para minimizar la resistencia antes de que el sistema esté operativo. El contenido de la formación incluye principalmente: redacción de materiales de formación, determinación de planes de formación e implementación de la formación.
1. Elaborar materiales de capacitación
*Recopilar información de gestión de control interno y diversos casos a través de diversos canales. Los casos de control interno deben basarse en eventos que han ocurrido dentro de la empresa y seleccionar adecuadamente los casos sociales;
* Examinar los datos de acuerdo con la situación real de la empresa;
* Utilizar varios Se organizan métodos de demostración para textos de demostración, versiones electrónicas y versiones en papel;
*Los materiales de capacitación deben intentar utilizar varios casos para explicar varios conceptos.
2. Determinar el plan de formación
*Determinar los objetivos de la formación
Los objetivos de la formación en control interno deben incluir a los directores (supervisores), CEO y CFO, etc. Todos los altos directivos y directores generales. El personal de gestión general debe incluir operadores en puestos sensibles, como almacén, personal de pesaje, personal de inspección de calidad y responsables de seguridad.
*Métodos de formación
Formación especial a tiempo completo y formación en el puesto de trabajo, formación en comunicación personal y formación en comunicación laboral y otras formas.
*Determinar los objetivos de formación y el tiempo de implementación específico, y evaluar los efectos de la formación.
La capacitación en control interno debe integrarse con otros programas de capacitación corporativa.
3. Implementar capacitación
Para el personal de alta dirección, como directores (supervisores) de la empresa, CEO o CFO y gerente general, se suele utilizar la comunicación individual para presentar los puntos clave de la información interna. gestión del control;
Para los gerentes profesionales de control interno, la capacitación especial integral fuera del trabajo debe combinarse con otra capacitación en el trabajo y en intercambio de trabajo;
Para otros gerentes ordinarios , la formación centralizada fuera del puesto de trabajo de corta duración debería combinarse con otra formación en el puesto de trabajo.
Entre toda la población formativa, la formación de los altos directivos es el foco de toda la formación. En vista de la importancia del director financiero en el sistema de control interno, cuando las empresas consideran contratar un director financiero, deben hacer todo lo posible para elegir personal financiero con experiencia en control interno. En algunas empresas internacionales reconocidas, como GE, los directores financieros que eligen generalmente provienen de personas que se han involucrado en trabajos de control interno (auditoría interna). Las personas con experiencia en control interno (auditoría interna) se convertirán en una fuente importante de futuros directores financieros.
En cuanto a la formación en control interno, si la empresa se limita a sus propias capacidades de formación y otras consideraciones, normalmente puede confiar la asistencia a expertos de otras empresas de gestión profesional. Esta formación suele limitarse a una formación intensiva fuera del trabajo. Pero la formación diaria depende principalmente de la fortaleza interna de la empresa. Estrictamente hablando, desde el momento en que una empresa comienza a planificar su estrategia de control interno, se puede considerar que ingresa a la etapa de implementación de las operaciones de control interno, que se refiere a la etapa específica de implementación de las operaciones de control interno. Los contenidos de las operaciones de control interno incluyen principalmente:
1. Formular procedimientos de gestión de control interno empresarial o procedimientos de gestión de operaciones.
La esencia del control interno es la legalización y la gestión procesal. La mayor diferencia entre los procedimientos de gestión de control interno y los procedimientos tradicionales de gestión empresarial es diseñar sistemáticamente procesos de negocio y considerar plenamente la posibilidad de evitar varios riesgos potenciales de gestión de antemano. Por lo tanto, cuando el departamento de control interno prepara procedimientos de gestión de control interno para varios departamentos funcionales de la organización, primero debe evaluar los diversos riesgos potenciales existentes en todos los procesos de negocio y evitarlos en el diseño del programa. Esto incluye contención organizacional, determinación del sistema de autorización, disposiciones políticas, etc. Al formular los procedimientos de gestión del control interno de una empresa, se debe dar plena consideración a la compatibilidad con el sistema de gestión de calidad existente de la empresa.
2. Evaluar e inspeccionar el sistema de gestión de autorizaciones de la empresa.
Cualquier empresa, independientemente de que tenga o no gestión de control interno, debe disponer de un sistema de gestión de autorizaciones. Pero la pregunta es si los sistemas de gestión de autorizaciones existentes son científicos, claros y razonables, y si existen riesgos potenciales de sobrepasar la autoridad y los niveles. Esto requiere que los profesionales de control interno evalúen el sistema y hagan sugerencias de modificaciones y ajustes. El personal de control interno debe trabajar con el director ejecutivo, el director financiero, el departamento de recursos humanos y varios departamentos comerciales para ajustar las responsabilidades laborales existentes. Las responsabilidades del puesto caen bajo la dirección de autorización general en la gestión de control interno. Establecer un sistema de gestión de autorizaciones especiales temporales.
3. Investigación de posibles conflictos de intereses
Para garantizar la implementación efectiva del principio de contención organizacional de la gestión del control interno, las actuales empresas no familiares generalmente necesitan evitar a los empleados. de interactuar entre sí en las operaciones diarias. Conflictos de intereses entre empresas. Por lo tanto, los gerentes de control interno de las empresas deben diseñar un conjunto de documentos de investigación sobre conflictos de intereses basados en la situación real de la empresa y proponer medidas específicas para evitar posibles conflictos de intereses. Luego, organice las empresas subordinadas para realizar una investigación integral de conflictos de intereses y, finalmente, haga recomendaciones basadas en los resultados de la investigación, incluidas medidas de control alternativas.
4. Elaborar lineamientos anuales de auditoría de control interno y realizar auditorías de control interno.
Ya sea una auditoría interna o una auditoría de control interno, las pautas de auditoría deben desarrollarse antes de la auditoría. La preparación de directrices de auditoría debe basarse en los requisitos de las normas generales de auditoría interna y combinarse con la situación y las necesidades reales de la empresa. Los proyectos de auditoría específicos deben clasificarse según los cinco elementos del control interno (marco de control interno). Lo que es necesario enfatizar aquí nuevamente es que la auditoría de control interno es diferente del alcance de la auditoría interna tradicional, que incluye otros trabajos de gestión operativa además de las finanzas, como la seguridad de los empleados y la protección ambiental, la gestión de calidad y la gestión del sitio de producción, la gestión 6S, Gestión 6Sigma, producción ajustada, etc. Por lo tanto, al diseñar pautas de auditoría de control interno, debemos cooperar plenamente con los departamentos comerciales relevantes para garantizar la racionalidad de los proyectos de auditoría y la asignación de recursos de auditoría.
Para comparar objetiva y horizontalmente la gestión del control interno de las empresas subordinadas, las "Directrices de auditoría de control interno" también pueden establecer un sistema de puntuación. De esta manera, los auditores de control interno pueden proporcionar resultados de evaluación objetivos y científicos durante el proceso de inspección de auditoría.
Después de completar la auditoría anual de todas las empresas subordinadas, los gerentes de control interno pueden realizar análisis cuantitativos y comparaciones de la situación real de cada empresa, proporcionando una base objetiva para analizar los riesgos de gestión de la empresa. Las directrices de auditoría de control interno deben ajustarse y actualizarse periódicamente en función de los cambios en los riesgos operativos corporativos. La implementación de auditorías de control interno anuales generalmente puede requerir la participación del personal de control interno de las empresas subordinadas y brindar capacitación profesional al personal de control interno de las empresas subordinadas a través de auditorías cruzadas.
5. Evaluación de riesgos organizacionales
Controlar y gestionar los riesgos es el propósito fundamental del control interno. Por lo tanto, el departamento de control interno de una empresa debe evaluar periódicamente los riesgos de gestión de sus empresas subordinadas. Las evaluaciones de riesgos de gestión deben planificarse minuciosamente con antelación. Incluyendo la determinación de los objetos de evaluación de riesgos (diversos procesos comerciales y enlaces de procesamiento), determinación de tipos de riesgo, evaluación de niveles de riesgo, composición de evaluadores, diseño de formularios de evaluación, análisis de resultados de evaluación, etc. La evaluación de riesgos es la base del trabajo de control interno y una base importante para formular procedimientos de gestión de control interno. Debido a las diferentes industrias, diferentes regiones, diferentes niveles de competencia y diferentes tipos de productos, los riesgos operativos de cada empresa también son muy diferentes. Destacar los puntos clave y aprovechar los proyectos de alto riesgo son medios importantes para equilibrar el control del riesgo corporativo y los costos de inversión.
6. Investigación de cuestiones de control interno
Para garantizar la implementación efectiva de la gestión del control interno corporativo, las subsidiarias corporativas no solo deben aceptar auditorías de control interno y auditorías externas de la casa matriz, pero también realizar auditorías periódicas o irregulares Realizar autoexámenes. Los sujetos de autoexamen son los directores generales de sucursales y filiales y los jefes de cada departamento comercial. Los responsables de control interno de las sucursales y filiales tomarán la iniciativa en su organización e implementación. El departamento de control interno de la sede generalmente debe preparar un esquema de investigación anual para problemas de control interno corporativo basado en los problemas descubiertos en la auditoría del año anterior y los últimos cambios en los riesgos corporativos, y enviarlo a todas las sucursales y subsidiarias como referencia. El personal de control interno de sucursales y subsidiarias puede complementar el contenido del autoexamen en función de la situación y las necesidades reales de la empresa. El cuestionario de control interno de la empresa debe ajustarse en función de los cambios en los riesgos operativos de la empresa y las debilidades comunes descubiertas en auditorías anuales anteriores.
7. Investigación de casos de fraude
Las pérdidas causadas por fraude son una razón importante para la disminución de la eficiencia corporativa e incluso la quiebra corporativa. Por lo tanto, la prevención de riesgos de fraude se ha convertido ciertamente en el contenido principal de la gestión del control interno empresarial. Las consecuencias del fraude a menudo pueden reflejarse en el importe monetario. El número de pérdidas por fraude es un indicador importante para la evaluación del desempeño de la gestión del control interno de una empresa. El personal de control interno debe investigar de manera regular o irregular los casos de fraude corporativo, analizar y resumir las causas del fraude y proporcionar una base para que los gerentes tomen medidas preventivas. En el caso de las empresas nacionales, especialmente las de propiedad estatal, los casos de falsificación suelen ser investigados por el Ministerio de Supervisión o la Comisión de Inspección Disciplinaria. En el caso de las empresas con financiación extranjera o las empresas que cotizan en bolsa que no cuentan con estas instituciones, los departamentos de control interno y el personal de control interno deben intervenir en la investigación. El departamento de control interno debe resumir y analizar la situación de fraude dentro de la empresa cada año y proponer a la dirección las medidas preventivas correspondientes.
8. Evaluación y evaluación del trabajo de control interno
La evaluación del personal de control interno empresarial incluye dos partes. El primero es el estado de cumplimiento del desempeño del personal de control interno. Según el acuerdo de desempeño firmado cada año con el personal de control interno, se evalúa su trabajo y se felicita al personal de control interno de la empresa que ha completado la gestión del control interno. Para garantizar la relativa independencia y autoridad del personal de control interno, el departamento de control interno proporcionará opiniones sobre la contratación y despido del personal de control interno de las sucursales y subsidiarias subordinadas.
9. Asistir a las reuniones del directorio de la empresa y hacer recomendaciones sobre premios y castigos a los gerentes generales y directores financieros de las empresas subordinadas para implementar políticas de control interno y cumplir con la gestión autorizada.
Participar en importantes reuniones de toma de decisiones de la empresa y proponer planes de control de riesgos de gestión para la ejecución de grandes proyectos. Por ejemplo, el concepto de control interno en primer lugar. Como todos sabemos, innumerables casos de fracaso muestran que no establecer de antemano un estricto sistema de control interno y no seguir los procedimientos es una de las razones más importantes del fracaso de un buen proyecto en el futuro.
10. Organizar el negocio de seguros
La adquisición de un seguro corporativo no sólo puede compensar las pérdidas causadas por diversas emergencias, sino también prevenir y gestionar los riesgos.
Para hacer un buen trabajo en el control interno corporativo, además de utilizar recursos internos, el negocio de seguros también puede convertirse en una herramienta eficaz para promover la gestión del control interno corporativo. Cómo elegir los artículos de seguro, cómo prepararse con anticipación para prevenir accidentes de seguros y cómo preparar los materiales de reclamación de seguros están todos relacionados con la gestión del control interno de las empresas.
11. Formación de la alta dirección corporativa
Una parte importante del trabajo de control interno es la formación de la alta dirección, especialmente del director financiero. La práctica muestra que los profesionales con experiencia financiera que han recibido capacitación en auditoría de control interno generalmente están calificados para desempeñarse como directores financieros corporativos. Después de trabajar en auditoría de control interno durante un período de tiempo, generalmente tendrá la oportunidad de obtener muchas de las calificaciones necesarias para convertirse en un director financiero calificado. Por ejemplo, buena ética profesional, gran conciencia de los riesgos, excelentes habilidades de comunicación, relativa experiencia en el manejo de problemas difíciles, etc.
12. Informe de trabajo de control interno
Los informes de trabajo objeto del departamento de control interno de la empresa incluirán a los directores (supervisores), director general y gerente general. Los informes de trabajo de control interno se dividen en dos tipos: regulares e irregulares. Los informes periódicos analizan principalmente la situación general del control interno de la empresa, los problemas actuales de alto riesgo y diversos resultados de auditoría, y brindan opiniones de mejora y sugerencias para problemas débiles. Un buen personal de control interno puede convertirse en asistente de seguridad del presidente y director ejecutivo de la empresa.
A medida que se rompe el alcance de trabajo de los auditores internos, se pueden incrementar los elementos incluidos en la ejecución de las operaciones de control interno. Lo que quiero proponer aquí es el concepto de "servicios de control interno". Lo que habitualmente llamamos "supervisión en servicio" encarna este concepto. Básicamente cambia el concepto tradicional de auditoría interna. A juzgar por la experiencia práctica, para que el sistema de gestión de control interno de una empresa realmente desempeñe un papel, es necesario abandonar el concepto de simple supervisión y auditoría y, en cambio, prestar la misma atención a la supervisión, la auditoría y los servicios. El contenido de los servicios de control interno debe proporcionar principalmente consultas y sugerencias de gestión. Según la explicación de los cinco elementos del control interno, la inspección y la evaluación son parte del sistema marco de control interno. La inspección y evaluación aquí incluye no sólo la inspección y evaluación diaria de diversas operaciones comerciales de la empresa, sino también la inspección y evaluación del sistema de control interno que se está implementando. El departamento de control interno y los auditores externos (incluidas las instituciones independientes de evaluación del sistema de control interno establecidas en la sociedad en el futuro) constituirán el principal organismo de inspección y evaluación. Los principales contenidos de trabajo que acceden a esta web son:
1. Autoinspección y evaluación interna
El departamento de control interno del grupo es responsable de la inspección y evaluación integral del trabajo de control interno implementado por la empresa. Desde la planificación estratégica y los planes de trabajo anuales de control interno, hasta la estructura organizacional y las operaciones, hasta la capacitación y ejecución de las operaciones de control interno, llevamos a cabo inspecciones y evaluaciones integrales y luego proponemos medidas de mejora. 2. Evaluación por auditores externos
Según la Ley de Sociedades Anónimas, todas las empresas deben superar auditorías anuales por parte de organismos de auditoría externa. Para evitar riesgos de auditoría, los auditores externos suelen inspeccionar y evaluar el sistema de control interno del objeto auditado. Por lo tanto, obtener las opiniones de evaluación y sugerencias de los auditores externos proporcionará una base importante para que las empresas mejoren sus sistemas de gestión de control interno desde otra perspectiva.
3. Para obtener opiniones de evaluación de control interno más profesionales, las empresas también pueden invitar a otros terceros independientes con ciertas calificaciones para inspeccionar y evaluar la empresa.