Responsabilidades y requisitos del trabajo de oficina
1. Responsable del trabajo rutinario diario del Departamento General; responsable de imprimir y enviar varios manuscritos del centro, y responsable de recopilar documentos y materiales del centro.
2. Implementar concienzudamente las regulaciones, políticas y reglas del centro del partido y del estado.
3. Responsable del envío y recepción, registro, firma, compensación, clasificación, archivo y confidencialidad de diversos documentos.
4. Responsable de la gestión diaria de la oficina, incluyendo aceptar quejas y visitar visitantes, enviar y recibir faxes, registro de asistencia, contestar llamadas telefónicas, etc.
5. Responsable de la preparación de las reuniones del centro, la redacción y distribución de convocatorias de reuniones y la organización de actas de reuniones y materiales escritos.
6. Responsable de recopilar y escribir información relevante, y proporcionar información de referencia y opiniones de construcción a los líderes de manera oportuna. Recomendar trabajos relevantes a los líderes que deben manejarse lo antes posible.
7. Responsable del personal, mano de obra, gestión de almacén y otros trabajos.
8. Completar otras tareas asignadas por el líder.
Principios que se deben comprender en el trabajo de oficina
1. Hacer cosas familiares como cosas nuevas
Muchas cosas como recibir documentos y generar electricidad, organizar reuniones, y organizar las actividades en la oficina es un trabajo repetitivo que puede parecer trivial y simple, pero sigue siendo muy difícil hacerlo infaliblemente durante muchos años. Requiere que la secretaria tenga un fuerte sentido de profesionalismo, un alto sentido de responsabilidad y una actitud rigurosa y. estilo de trabajo pragmático. Debido a que estas tareas se realizan con frecuencia, es natural hacerlas bien. Si no se hacen bien, dejarán una mala impresión en la mente del líder y, en el peor de los casos, afectarán el desarrollo del trabajo de la organización.
2. Trate los asuntos urgentes como asuntos retrasados.
El trabajo de oficina a menudo encuentra eventos inesperados. Si se pueden manejar adecuadamente refleja directamente la sabiduría, la capacidad y el nivel del secretario. Como dice el refrán, "las personas que tienen prisa cometen errores mientras están ocupadas". En una emergencia, las personas a menudo carecen de un pensamiento cuidadoso, lo que resulta en una comprensión incompleta y una consideración profunda. Son propensos a realizar acciones inapropiadas o incluso irracionales, lo que resulta en pasividad. ellos mismos y su trabajo, esto es un tabú en el trabajo de secretaría. La práctica ha demostrado que no importa cuán urgente sea el asunto, hay que pensarlo dos veces antes de actuar y no es necesario estropear su posición primero.
3. Hacer las cosas lentas como asuntos urgentes
Hacer las cosas urgentes como cosas lentas puede evitar errores causados por acciones apresuradas y una mala planificación. Tratar las cosas lentas como cosas urgentes puede lograr prepararse temprano y; tener tranquilidad. Para muchas tareas normalizadas, es mejor hacerlo de una vez que posponer las cosas. Para algunos asuntos rutinarios, ordinarios y no urgentes, los arreglos deben hacerse con anticipación y tratarse con rapidez y decisión. Si siempre piensa en no tener prisa y esperar un tiempo antes de resolverlo, a menudo lo retrasará nuevamente. una y otra vez, y tómate el tiempo para afrontarlo. Las cosas se vuelven urgentes, las fáciles se vuelven difíciles e incluso las cosas se olvidan.
4. Haz las cosas difíciles como cosas inteligentes
Como secretaria de oficina, no sólo debes trabajar duro y hacerlo de manera práctica, sino también aprender a hacerlo con habilidad. La dificultad siempre es relativa. A la hora de hacer cualquier cosa, no se puede ser ni demasiado ambicioso ni demasiado tímido para seguir adelante. Siempre que le des gran importancia en tus pensamientos, tengas los pies en la tierra en tus acciones e innoves y sobresalgas en tus métodos, no importa lo difícil que sea, podrás completarlo con éxito.