Tesis de Graduación en Automatización de Oficinas
Resumen: En la actualidad, el nivel de informatización de las pequeñas y medianas empresas nacionales es generalmente bajo y todavía siguen el crecimiento tradicional. El modelo, y su equipamiento técnico, nivel de informatización y métodos de producción aún están relativamente atrasados. Aunque muchas pequeñas y medianas empresas son conscientes de la importancia de la informatización para el desarrollo empresarial, todavía les resulta difícil llevar a cabo la construcción de la informatización. Este artículo analiza la situación actual de la construcción de información de las pequeñas y medianas empresas y presenta sugerencias para la construcción de información sobre esta base.
[Palabras clave] Informatización empresarial; informatización contable; gestión de la información
En la era actual de globalización económica y rápido desarrollo de la tecnología de la información, la informatización empresarial tiene como objetivo promover la innovación y la mejora de la empresa. trabajo, un arma poderosa para mejorar el nivel de gestión y la competitividad. La informatización de las empresas chinas se basa principalmente en ERP. El uso del sistema ERP para implementar ideas de gestión avanzadas en procesos específicos de gestión de producción y operaciones puede aportar innovación organizacional, optimización de procesos y cambios de gestión a una empresa.
Según las estadísticas, actualmente hay alrededor de miles de empresas en mi país que utilizan sistemas ERP, principalmente grandes empresas por acciones de propiedad estatal y empresas conjuntas en áreas económicamente desarrolladas. Muchas empresas utilizan principalmente aplicaciones independientes y el nivel y la eficiencia de la aplicación no son altos. Aunque la tasa de éxito de la implementación de ERP ha aumentado a 20, la mayoría de ellas son empresas grandes y poderosas. El número de pequeñas y medianas empresas representa el 99% de las empresas chinas, pero sólo alrededor del 10% ha implementado la informatización y, debido a razones como el capital, la solidez técnica y el nivel de gestión, los resultados de la implementación no son ideales. Por lo tanto, es particularmente importante promover la construcción de informatización de las pequeñas y medianas empresas y mejorar el nivel general de gestión de las pequeñas y medianas empresas.
1. Situación actual de la construcción de información de las pequeñas y medianas empresas
1. Comprensión insuficiente de la construcción de información empresarial
La informatización empresarial es una forma para las empresas. para mejorar la eficiencia operativa y mejorar el nivel de servicios y reducir los costos operativos. Utiliza la tecnología de la información para llevar a cabo una gestión integral, sistemática y científica de la investigación y desarrollo, la fabricación, las ventas y los servicios de una empresa. La gestión de la información rompe con los conceptos originales de las personas y actualiza los métodos de gestión tradicionales. De acuerdo con los requisitos de la informatización, actualmente existen muchas incompatibilidades en los conceptos, las estructuras organizativas internas y los procedimientos operativos de las empresas. La gestión irregular se ha convertido en un obstáculo para que las empresas promuevan la informatización. Por lo tanto, la informatización empresarial debe reformar la gestión tradicional; de lo contrario, será difícil avanzar en la gestión de la información. En la actualidad, la construcción de información impulsada por Internet se ha convertido en la tendencia de desarrollo actual y futura. La informatización empresarial no es una cuestión opcional, sino una cuestión de cómo hacerlo, cómo hacerlo bien y cómo acelerar el proceso. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas no saben lo suficiente al respecto. Los líderes empresariales dudan en pensar que la informatización es 1 y su actitud no es muy positiva. Algunas empresas creen que su desempeño actual es bueno y no tienen prisa por informatizar; otras creen que su base es pobre y carecen de talentos, por lo que no pueden informatizar. Con estos entendimientos, hay una falta de intensidad en la promoción de la informatización y de profundidad en el desarrollo de sistemas de información gerencial. Por tanto, cambiar los conceptos de los directivos empresariales es un requisito previo para la informatización empresarial. Los directivos de empresas deben considerar la implementación de la informatización como un asunto muy urgente, que está relacionado con la vida o la muerte de la empresa. Sólo logrando la informatización de la gestión las empresas podrán seguir siendo invencibles en la feroz competencia del mercado.
2. El objetivo de la informatización empresarial no está claro.
La informatización logra el propósito de mejorar la competitividad de las empresas, mejorar los beneficios económicos y garantizar el desarrollo sostenible de las empresas mediante la estandarización de la gestión empresarial, la aceleración de la transmisión de información, la participación en la toma de decisiones empresariales y el trabajo colaborativo. Muchas pequeñas y medianas empresas creen que el propósito de la informatización empresarial es mejorar la eficiencia laboral, reemplazar el trabajo manual y aumentar la velocidad de producción de información, y estos son solo los objetivos iniciales de la informatización. Si la informatización se lleva a cabo de acuerdo con este objetivo principal, inevitablemente causará un grave desperdicio de fondos y mano de obra empresarial, y también afectará la mejora y el desarrollo de la informatización. Cada empresa debe determinar sus objetivos de informatización en función de sus necesidades estratégicas comerciales. La informatización empresarial debe tener una estrategia comercial a largo plazo. Además, en la implementación específica, las empresas aún carecen de objetivos claros de aplicación de información cuantitativa, la mayoría de ellos son objetivos macrocualitativos de 1, y hay pocos objetivos operativos microcuantitativos, como cuestiones básicas de gestión corporativa, cuestiones de modelos de gestión y cuestiones corporativas. cuestiones de inventario, cuestiones de producción empresarial, cuestiones de mercado empresarial, cuestiones estratégicas empresariales, etc.
, y el objetivo de utilizar los mismos indicadores para reflejar el estado de la gestión empresarial, sin una investigación y análisis en profundidad, perdiendo así informatización.
3. La informatización empresarial se limita a la informatización contable.
En la actualidad, 1 pequeña y mediana empresa se ha dado cuenta del valor de la informatización y ha comprado computadoras y 1 software computarizado, lo que se considera la implementación de la informatización empresarial. De hecho, ésta es una visión muy unilateral. Muchos directivos de pequeñas y medianas empresas tienen la opinión equivocada de que consideran la gestión ofimática y la informatización contable como informatización empresarial. La informatización contable es una parte importante de la informatización empresarial, pero no lo es todo. La informatización requiere que los sistemas de información empresarial cubran toda la empresa y todas las unidades relacionadas con la empresa.
4. La gestión empresarial está atrasada y la innovación es insuficiente.
Las pequeñas y medianas empresas han estado en un estado de gestión extensiva durante mucho tiempo y no pueden adaptarse a la aplicación de ideas y métodos avanzados de gestión de la información, como ERP, cadena de suministro, gestión de relaciones con los clientes, El comercio electrónico y otras ideas y métodos de gestión avanzados sin una buena aplicación en el entorno de gestión no pueden echar raíces, brotar, florecer y dar frutos en la empresa. Al mismo tiempo, la intensidad de la innovación de las empresas no es suficiente para mejorar el nivel de gestión atrasada de las empresas mediante la innovación para adaptarse y cumplir con la aplicación de métodos de gestión avanzados como ERP. Incluso si una empresa no realiza gestión de la información por el momento, debe mejorar su nivel de gestión mediante la innovación y resolver los problemas existentes en la gestión empresarial. La falta de innovación en las empresas también se refleja en la comprensión de este problema por parte de los líderes empresariales, así como en los problemas ambientales generales de China. El entorno general aún no se ha formado lo suficiente como para que los líderes empresariales se decidan a cambiar este modelo de gestión tradicional. adaptarse al desarrollo del nuevo entorno económico.
2. Sugerencias para la construcción de información de las pequeñas y medianas empresas.
La informatización empresarial se refiere al uso de tecnología informática, tecnología de redes y tecnología de bases de datos para llevar a cabo una gestión integrada de las empresas sobre la base de la reorganización y optimización de los procesos comerciales y las actividades de producción y operación para lograr información y gestión interna y externa. de las empresas. El uso eficaz de los recursos de información mejora los beneficios económicos y la competitividad de las empresas en el mercado. La informatización es un proceso de un solo paso, y la amplitud y profundidad de la informatización continuarán desarrollándose con el desarrollo de la ciencia y la tecnología y las necesidades reales de las actividades de producción y operación. Se debe prestar atención a los siguientes puntos al realizar la construcción de información para pequeñas y medianas empresas.
1. Actualizar gradualmente de la informatización contable al sistema de informatización de gestión empresarial.
Según los resultados de la encuesta de IT168, la proporción de aplicaciones de información empresarial es: gestión financiera 75%, automatización de oficinas 12% y gestión colaborativa 12%. De los datos anteriores se puede ver que la popularidad de las aplicaciones de alta gama es baja. La implementación de la informatización por parte de las empresas requiere un proceso de comprensión y profundización gradual. La informatización de la contabilidad es el primer paso en la informatización de las empresas chinas, y muchas empresas han tomado la iniciativa en lograr la informatización de la contabilidad. Sobre esta base, las empresas pueden utilizar la informatización contable como un gran avance y luego agregar gradualmente otros módulos para expandir y actualizar continuamente la informatización, haciendo que la informatización contable sea parte del sistema de información de gestión empresarial, trabajando junto con otros sistemas para ayudar al desarrollo de las empresas, para lograr el propósito de la informatización de la gestión empresarial y continuar llevando a cabo la construcción de la informatización empresarial.
2. Elija el software ERP adecuado para su empresa.
Ante la competencia global, aplicar ERP para mejorar la competitividad se ha convertido en el consenso de muchas empresas chinas. Un gran número de pequeñas y medianas empresas en la etapa de desarrollo necesitan adoptar métodos y herramientas de gestión avanzados para apoyar el rápido desarrollo de la empresa. A juzgar por la historia de desarrollo de las empresas chinas, ahora nos enfrentamos a la etapa de aplicación de información empresarial representada por ERP. Como tecnología y sistema avanzados para la gestión empresarial contemporánea, ERP desempeña un papel histórico importante en el desarrollo general de las empresas chinas. Las empresas deben elegir el software ERP adecuado y analizar las características y necesidades de su propia empresa. Cuanto más avanzado, mejor. Las cosas avanzadas no son 1 y definitivamente serán adecuadas para todas las empresas. Para las pequeñas y medianas empresas, es mejor elegir productos de software internacionales de tamaño mediano, que no solo tienen una inversión de costo razonable, sino que también son relativamente difíciles de implementar y el software no impone altos requisitos al personal de la empresa. Las funciones del producto son relativamente completas y pueden satisfacer las necesidades de estandarización e internacionalización de la gestión empresarial. Además, el sistema elegido por la empresa debe tener buena escalabilidad, una plataforma tecnológica amigable y abierta, cooperar estrechamente con la empresa de software durante todo el proceso de implementación y contar con un buen soporte técnico.
3. Fortalecer la preparación de datos.
Muchas empresas piensan que la informatización significa hablar con empresas de software y comprar software, ignorando la preparación de datos básicos. Algunas personas utilizan "3 puntos por tecnología, 7 puntos por gestión y 102 puntos por datos" para describir la importancia de los datos. Muchas empresas no estuvieron de acuerdo con esto al principio, pero gradualmente se dieron cuenta de su importancia durante el proceso de implementación. Debido a que los datos están incompletos e inexactos, siempre que haya un problema con los datos, afectará la situación general. Las empresas deben hacer un buen trabajo en la estandarización y codificación de materiales, que es el primer trabajo básico de la informatización y debe compilarse junto con los estándares nacionales y los hábitos empresariales, para que las mejores empresas puedan contarse y disfrutar de los datos.
4. La informatización empresarial puede ser guiada por expertos.
La construcción e implementación de informatización son proyectos de alto riesgo y proyectos de sistemas. Las empresas no pueden "trabajar a puerta cerrada" y deben utilizar cerebros externos para ayudarlas a completar este proyecto. Por tanto, las empresas deberían introducir la consultoría de gestión. Antes de que la empresa implementara sistemas de información, un líder empresarial no tenía idea. Sin la implementación de un sistema de información, es imposible obtener una comprensión profunda de todo el sistema de información. En este caso, los líderes empresariales pueden hacer solicitudes y lo que se debe hacer se puede dejar en manos de expertos o consultores con experiencia para obtener ayuda. En la etapa de preparación, los expertos ayudan a las empresas con análisis de necesidades, soluciones de gestión de información, selección de software, configuración de computadoras, orientación en codificación, planes de inversión en capital humano, etc. Durante la fase de implementación, hay más cuestiones que abordar. El sistema de información es un comportamiento corporativo y debe integrarse con la cultura corporativa. Una vez que se compra el sistema de software, no se puede utilizar. A partir del establecimiento de datos básicos, promoviendo gradualmente la implementación del sistema y manejando situaciones anormales, existen todos los problemas de aplicación práctica. En este momento, se necesitan expertos con experiencia para brindar orientación, lo que puede acortar el ciclo de implementación y evitar desvíos, asegurando así la implementación exitosa del sistema.
5. Proporcionar una buena formación
Las empresas deben formar a todos los empleados en ideas de gestión avanzadas, como ERP, para que todos los empleados puedan aceptar nuevas ideas, nuevos métodos, nuevas perspectivas y nuevas teorías, y luego convertidas en productividad. Es extremadamente necesario organizar la formación para diferentes sistemas, diferentes proyectos y diferente personal. Debido a una capacitación insuficiente, los proyectos de implementación del sistema se bloquean, los proyectos se retrasan y el sistema no puede funcionar correctamente. La capacitación debe llevarse a cabo durante todo el proceso de implementación del sistema y la capacitación sobre el contenido correspondiente debe realizarse para cada paso de la implementación. Al mismo tiempo, es necesario resolver el problema del "arroz crudo" en el proceso de implementación, porque con la implementación del sistema, la comprensión del sistema continúa profundizándose y se deben resolver nuevos problemas planteados en conjunto con el negocio. a través del entrenamiento. La capacitación puede tomar muchas formas, además de la capacitación en clases, reuniones y debates, la distribución de materiales de aprendizaje, la organización de lecturas, la conducción del personal relevante de la empresa para visitar a los usuarios y la comprensión de la implementación de otras empresas, todas ellas pueden usarse como formas de capacitación y deberían usarse. basarse en la situación real de la empresa. Desarrollarse con flexibilidad. Al mismo tiempo, la capacitación se puede incluir en las evaluaciones del departamento y el departamento de personal puede calificar y registrar el contenido clave. Los métodos anteriores pueden mejorar el efecto del entrenamiento.
6. La implementación de la construcción de información debe estar dentro de nuestras capacidades.
Debido a los fondos limitados y al bajo nivel de gestión, las pequeñas y medianas empresas deberían actuar dentro de sus capacidades en la construcción de información. Si las condiciones lo permiten, podrá acceder directamente a sistemas de información de gestión como ERP. Si hay dificultades, también puede comenzar resolviendo problemas pendientes en gestión financiera, gestión de materiales y gestión de ventas e implementarlos paso a paso. La informatización empresarial no es algo inalcanzable, misterioso y profundo. La clave es ser adecuado para la empresa y prescribir el medicamento adecuado.
En definitiva, si una empresa quiere sobrevivir y desarrollarse, debe realizar construcción de información. Las pequeñas y medianas empresas deben adaptarse a los desafíos de la nueva era económica y emprender el camino de la informatización de manera oportuna para seguir siendo invencibles en la feroz competencia del mercado.
Principales referencias
[1] Peng. Varias cuestiones clave en la construcción de información de las pequeñas y medianas empresas [J China Management Informatization, 2005, (7): 58-61.
[2]Liu Qian. Reflexiones sobre la aplicación de la información contable en las pequeñas y medianas empresas de mi país [J China Management Informatization, 2005, (5): 14-18.
[3]Mark Wang. Problemas y contramedidas de la aplicación de ERP en empresas chinas [J]. Informatización de la gestión de China, 2005, (3): 33-35.
[4] Guía de aplicaciones ERP de UFIDA Software Co., Ltd. [M]. Beijing: Machinery Industry Press, 2002: 150-156.