¿Cómo gestiona bien los archivos una secretaria de oficina?
Los archivos son producto del desarrollo humano hasta cierto punto. Son documentos históricos que han sido procesados, referenciados, concentrados y sistemáticos. Son una síntesis de información y objetos de archivo, y tienen las funciones. de la conciencia individual y de la conciencia grupal. Mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo de archivo puede proporcionar más referencias e información que valga la pena aprender para nuestras decisiones laborales. Por lo tanto, el personal de gestión de archivos debe hacer un buen trabajo en todos los aspectos de la recopilación, organización, gestión y utilización de los archivos. Entonces, ¿cómo gestionar bien los archivos? ¡vamos a ver!
Estandarizar la tramitación de documentos oficiales para garantizar la formación de buenos documentos oficiales.
Los documentos oficiales son el antecesor de los expedientes. Cuando se encuentra en proceso de transmisión, operación, aceptación y ejecución, tiene efecto de circulación y no puede denominarse archivo. Los archivos son generalmente documentos históricos que completan los procedimientos de procesamiento de documentos y transmiten y describen tareas para referencia futura. Por lo tanto, la formación de documentos oficiales es el punto de partida del trabajo de archivos, y estandarizar el procesamiento de documentos oficiales y garantizar la formación de documentos oficiales es la base para una buena gestión de archivos. La redacción de documentos oficiales es un vínculo clave en la formación de documentos oficiales. Los departamentos de preparación de documentos varían de una unidad a otra. Los documentos oficiales de algunas unidades los prepara la oficina de manera uniforme, mientras que otros los redactan los departamentos funcionales pertinentes y luego se entregan a la oficina para su impresión. Nuestra región pertenece a este último. Debido a los diferentes niveles y calidades de los redactores de los distintos departamentos funcionales, existen diferencias en la comprensión de los requisitos pertinentes para la redacción de documentos oficiales, lo que da lugar a diferentes calidades de los documentos redactados. Los problemas existentes en el proceso de redacción de documentos oficiales de mi unidad se reflejan en los siguientes aspectos:
1. Principalmente solicitudes e informes; un artículo requiere muchas cosas; crear lenguaje o usar archivos de encabezado rojos de vez en cuando.
2. El reconocimiento de archivos adjuntos es confuso. Algunos documentos oficiales tienen archivos adjuntos marcados, pero no están marcados en la ubicación prescrita ni con un número de serie específico antes del nombre del archivo adjunto, por lo que el proceso de redacción es muy confuso.
3. La impresión de documentos oficiales no está estandarizada y el papel utilizado varía de grande a pequeño, lo que trae grandes inconvenientes para la encuadernación y gestión posterior de los documentos.
4. Los títulos de materia de los documentos oficiales no están marcados con precisión, lo que no favorece la recuperación.
5. Uso irregular de números, etc. La situación anterior ha afectado gravemente el archivo de documentos oficiales. Por lo tanto, una persona responsable de redactar documentos oficiales tiene la responsabilidad y la obligación de estandarizar el primer borrador de los documentos oficiales presentados por varios departamentos en tiempos normales, realizar una revisión exhaustiva y un control estricto del primer borrador de acuerdo con las regulaciones pertinentes, especialmente las palabras clave. palabras y frases que destaquen el tema. Llevar a cabo un control estricto. Si se descubren problemas, se debe contactar lo antes posible con el departamento funcional que proporcionó el primer borrador, negociar entre ellos, intentar resolver varios problemas en la etapa de revisión y nunca llevar el problema al problema.
En segundo lugar, el trabajo de archivo comienza con la evaluación y clasificación de los documentos oficiales.
Después de que los documentos oficiales se forman y clasifican durante un período de tiempo, cuando se completan los asuntos involucrados en los documentos oficiales, el personal administrativo puede evaluar la preservación de los documentos oficiales y realizar una evaluación y revisión preliminares. según las categorías y la importancia de los documentos oficiales: eliminar algunas cosas ordinarias y sin importancia (pero no destruirlas de forma inmediata o arbitraria, sino guardarlas en otros lugares, eventos importantes y nuevos eventos relacionados con la reforma, el desarrollo y); estabilidad de la unidad, así como aquellos que representen los logros de la unidad, archivos para su revisión y convocatoria en cualquier momento. La evaluación es un desafío serio para el personal administrativo, ya que requiere que tengan una visión de desarrollo y una perspicacia aguda, y que sean capaces de seleccionar documentos con valor de preservación entre una gran cantidad de documentos con contenido complejo para archivarlos en trabajos futuros. Para realizar bien este trabajo, puede partir de los siguientes aspectos:
1. Tener un alto conocimiento del trabajo de archivo.
Para lograr una transformación exitosa de documentos oficiales a archivos, debemos prestar atención a la gestión estandarizada de los documentos oficiales, lograr una verdadera integración del trabajo de secretaría y los sistemas organizativos del trabajo de archivos, y fortalecer el control avanzado del departamento de archivos. de la gestión de documentos para garantizar la calidad de los archivos. Reducir los procedimientos de trabajo y los engorrosos procedimientos de entrega del departamento de archivos, evitar el archivado repetido y hacer que el flujo de trabajo de los documentos sea más científico y razonable.
2. Tener un alto sentido de responsabilidad profesional.
Los trabajadores de archivos deben tener una sólida comprensión profesional, tener los "archivos" en mente en todo momento, tener una actitud responsable hacia la historia y normalizar el trabajo de archivo.
Por lo tanto, cada documento debe ser procesado de manera estandarizada y científica de acuerdo con los requisitos de las Medidas, y se debe realizar una evaluación científica de cada documento.
3. Debemos mejorar continuamente nuestra calidad profesional y calidad integral.
El trabajo de secretaria y de archivo es altamente profesional y técnico. En su trabajo diario, el personal de secretaría debe prestar atención al aprendizaje de conocimientos archivísticos y fortalecer el cultivo de la conciencia archivística. La mejor manera es mantener un libro profesional, Administración de archivos y Conceptos básicos de administración de archivos, para que puedan consultarlo cuando sea necesario, aprender realmente mientras trabajan y mejorar gradualmente su nivel teórico en la práctica laboral. En su trabajo diario, muchos archiveros son también secretarios y deben prestar atención a la evaluación científica y clasificación de los documentos oficiales que forman los archivos. Desde que nuestro distrito se estableció anteriormente, se ha formado un conjunto de métodos de presentación científica durante el proceso de presentación, que tiene una fuerte regularidad, es decir, año-organización-contenido. Sin embargo, en el trabajo, el personal de secretaría no debe apegarse a ideas tradicionales de organización y clasificación, ni debe cambiarlas a voluntad. Es necesario combinar la realidad de desarrollo específica de la unidad, seguir estrictamente las normas y requisitos unificados del departamento de gestión de archivos, innovar científicamente y mejorar continuamente el nivel de gestión de archivos de la unidad.
En tercer lugar, mejorar los documentos oficiales y hacer un buen trabajo en la recopilación de archivos.
El departamento documental debe examinar cuidadosamente la serie de materiales que forman el documento oficial al momento de presentarlo inicialmente. Si hay archivos adjuntos que no se presentan a tiempo, supervíselos. Si los documentos externos sobre el mismo asunto no se entregan a tiempo, se deben rastrear y recuperar para evitar que se pierdan en manos de particulares durante mucho tiempo. En concreto, se puede partir de los siguientes puntos:
1. Los trabajos de archivo deben iniciarse en los horarios habituales.
Para documentos superiores, luego de recibirlos y registrarlos, primero es necesario identificar si los documentos tienen valor de conservación. Si algunos de ellos pierden el valor social de preservación y serán eliminados cuando se complete la utilidad actual, pero después de salir del campo actual, otros documentos tienen valor de preservación y pueden ser utilizados como referencia y uso por las generaciones futuras a través de sus registros. Por lo tanto, es necesario volver a unirlo con clavos de acero inoxidable de acuerdo con los requisitos de las especificaciones de organización del archivo y luego circularlo. Después de leerlo, inicialmente ingresé al proceso de presentación y lo organizaré aún más para referencia diaria.
2. Presta atención a los detalles al organizar los documentos.
Para los documentos generados por la unidad, después de que el líder los firme, todos los materiales que componen el documento deben recopilarse por completo y seguirse los procedimientos de arriba hacia abajo, como emisión formal, emisión, finalización, revisión, primer borrador, etc. Organizado en un volumen unificado. Inicialmente completó las "piezas", desde "páginas" dispersas hasta "piezas" concentradas, y finalmente organizó oficialmente las cajas de moda en "libros". Haga preparativos antes de almacenar archivos.
Sea bueno en la comunicación, acepte nueva información y disfrute de los recursos.
Con los cambios y el desarrollo de la situación social, los requisitos normativos para la presentación de trabajos serán cada vez mayores con el desarrollo de los tiempos. El personal de secretaría debe resumir constantemente su experiencia laboral y buscar asesoramiento de las autoridades superiores de archivos cuando encuentre dificultades. Deben utilizar métodos de archivo de manera creativa en combinación con las características profesionales de su unidad. Al mismo tiempo, los archiveros deben fortalecer su sentido de responsabilidad, establecer un sentido de calidad y cultivar el profesionalismo. Acepte continuamente nueva información, amplíe los horizontes del conocimiento, mejore las habilidades de identificación, aproveche al máximo diversos medios y oportunidades, y recomiende y promueva activamente diversos archivos, materiales históricos y materiales de referencia compilados por usted mismo, como eventos importantes, organización estricta, resúmenes de temas, recopilación de datos estadísticos y reuniones Introducción, etc. , para lograr el propósito de compartir recursos.
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