Cómo gestionar los documentos de la empresa
Los métodos de gestión documental de la empresa son los siguientes:
1. Método de seguimiento y gestión de documentos.
Cuando los documentos oficiales se encuentran en funcionamiento, con el fin de facilitar la búsqueda y confidencialidad, deben comprender con precisión la dirección del flujo. La medida principal es hacer un buen trabajo de registro. Para el registro, puede crear un libro especial o adoptar un método de "registro diario" de registro diligente y ventas diligentes.
"Diario" es un registro diario de cada paso en la circulación y manejo de documentos de oficina. Es una poderosa herramienta para procesadores de texto a la hora de buscar y acceder a documentos. Generalmente registrado con una hoja de seguimiento de archivos.
Las hojas de seguimiento de archivos tienen forma de tarjetas y cada tipo de hoja de seguimiento de archivos se coloca junta. Tomando como ejemplo la oficina del comité del partido del condado, los documentos centrales y diarios internos, los documentos y diarios internos del comité provincial del partido, los documentos y diarios internos del gobierno provincial, los documentos y diarios internos del comité municipal del partido, y los documentos y diarios internos del gobierno municipal se colocan en sus cajas propias. Una vez retirados los documentos, la orden de seguimiento quedará automáticamente invalidada.
2. Método de gestión de posicionamiento de documentos
Después de recuperar los documentos enviados para revisión y procesamiento, guárdelos en la ubicación predeterminada, que es la denominada gestión de posicionamiento. El método específico es:
Hacer una caja archivadora con el grosor adecuado según el largo y ancho del documento (ya sea una caja de plástico o una caja de madera contrachapada casera) y nombrar todos los documentos de la agencia según una determinada regla (consulte el registro de recepción de documentos) Categorías de libros) están marcadas en las cajas respectivamente, y los archivadores se dividen en dos o más períodos de uso, la primera mitad del año y la segunda mitad del año, y los gabinetes se dividen en niveles (nivel central, nivel provincial, nivel municipal, etc.) mediante deflectores horizontales. Luego, según el nombre de la caja del archivo, en orden de arriba a abajo, coloque la caja en el nivel correspondiente en el gabinete. Los archivos devueltos por la operación están organizados en diferentes niveles y en orden.
3. Método de gestión de tarjetas de archivo
En la gestión de archivos, para facilitar la búsqueda, los archivos se pueden gestionar en forma de "tarjetas de archivo". "File Card" es una herramienta de recuperación que revela el contenido y los componentes de los archivos de la unidad en forma de tarjetas. Almacene grandes cantidades de información de documentos y clasifíquela científicamente para que la información sobre el mismo tema se pueda reunir y organizar para formar un todo orgánico, lo que facilita el suministro y el uso proactivo de información para los líderes. La "tarjeta de archivo" es una de las herramientas de búsqueda manual más utilizadas actualmente.
Gestión de documentos La gestión de documentos se refiere al almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas. Cada texto tiene un registro similar a una tarjeta que registra información como el autor, la descripción del documento, la fecha de creación, la fecha de modificación y el tipo de aplicación utilizada.
Funciones de gestión: Gestión de permisos: un sistema de permisos de administrador basado en documentos jerárquicos. A través de catálogos de documentos y administradores de categorías de documentos, se satisfacen la confidencialidad de los documentos, el acceso a permisos y otras necesidades.
Estado del mercado La adquisición y el uso de información y conocimiento se ha convertido en el motor básico del desarrollo de la sociedad actual, lo que es también uno de los rasgos distintivos de la era de la información. El texto y los gráficos son los principales portadores de información y conocimiento, especialmente la adquisición y utilización de información y conocimiento logrados por la tecnología informática, que se ha convertido en la principal característica y símbolo de la revolución de la información en el siglo XXI.