Cosas a tener en cuenta durante las reuniones
Al entrar y salir del lugar, debes obedecer las instrucciones, prestar atención al orden, no apresurarte entre la multitud y no apresurarte a ser el primero para evitar aglomeraciones y prevenir accidentes. * * * Preste atención a respetar la disciplina del lugar, no se mueva, no haga ruido, no destruya la atmósfera del lugar y espere la llegada del orador. Cuando llegue el orador, el lugar debe guardar silencio inmediatamente y dar un aplauso. Durante la presentación, todos deben sentarse erguidos y escuchar, sin susurrar, quedarse dormidos o abandonar la reunión sin motivo. El orador debe aplaudir cuando llegue a la parte interesante del discurso y también debe dar un largo y cálido aplauso al final del informe para mostrar su gratitud.
* * *Si hay líderes superiores o invitados presentes, se les debe dar la bienvenida con un cálido aplauso a su llegada. Al salir, deje que el líder o los invitados pasen primero y despídase con un cálido aplauso.
(1) Puntualidad
Las personas educadas nunca llegan tarde a reuniones o citas. Saben que incluso llegar tarde sin querer es una falta de respeto hacia los demás que llegan a tiempo.
(2) Habla bien
Ten cuidado de no interrumpir las conversaciones de otras personas de manera casual. Escuche primero lo que la otra persona tiene que decir y luego refute o complemente sus puntos de vista y opiniones.
(3) Actitud amistosa
Cuando hables con los demás, mira siempre a la otra persona a los ojos y mantente concentrado; en lugar de voltear cosas o leer periódicos distraídamente y parecer indiferente.
(4) El tono es pertinente
Evitar hacer ruidos fuertes, comportarse con calma y persuadir a las personas con razón, lo que muchas veces puede lograr resultados satisfactorios. Hablar en voz alta no solo no logrará el propósito deseado, sino que afectará a las personas que lo rodean e incluso las hará molestas.
(5) Preste atención a las habilidades de conversación
Respete los puntos de vista y opiniones de otras personas, incluso si no puede aceptarlos o estar de acuerdo con ellos, no acuse a los residentes de decir tonterías, tonterías. tonterías, etcétera. Frente a los demás debes expresar tus opiniones, analizar las cosas y explicar la verdad.
(6) No arrogante
Al tratar con los demás, nunca resaltes tu lado especial, ni pretendas mostrar tu superioridad.
Cumple tus promesas
No rompas tus promesas incluso cuando las cosas se pongan difíciles. Si lo dice usted mismo, debe hacer todo lo posible para completarlo. Cumplirlo es la mejor promesa.
(8) Cuidar a los demás
Preocuparse y brindar siempre el mayor cuidado y comodidad a las mujeres, niños y ancianos sin importar cuándo y dónde.
Lo anterior es solo como referencia, ¡esos detalles deben ser perfeccionados por usted!
Pregunta 2: Cosas a tener en cuenta al planificar una reunión: una vez reservé una sala de reuniones en Huiyou. Más tarde descubrí que su sitio web también tiene mucho conocimiento sobre gestión de reuniones. A continuación, encontré algunos en su sitio web y puede visitar su sitio web para verlo usted mismo. Primero, ¿qué hay que hacer?
Hay varios tipos de reuniones y diferentes reuniones requieren diferentes entornos. Las reuniones se llevan a cabo para lograr ciertas metas y objetivos. Por lo tanto, el primer paso importante es recopilar información diversa a través de la cual podamos desarrollar un plan para realizar las muchas tareas que tenemos entre manos.
En segundo lugar, ¿quién planificará la reunión?
Desde el secretario hasta el presidente de la empresa, es probable que todos participen hasta cierto punto en la planificación de reuniones, pero hay personas que hacen este trabajo a tiempo completo y hay personas que ocupan este puesto al mismo tiempo. así como otras responsabilidades. Ya sea a tiempo completo o *****, el resultado final es una reunión fluida. Su eficiencia laboral representa el nivel de trabajo del organizador o empresa.
Las tareas del planificador de reuniones:
1) Elaborar un plan y determinar qué se debe hacer para satisfacer las necesidades de la reunión y lograr los objetivos marcados por la reunión.
2) Elaborar una agenda de reuniones
3) Entender los lugares e instalaciones disponibles.
4) Seleccionar o proponer una ubicación adecuada.
5) Consulta y compara instalaciones.
6) Organizar los asuntos de transporte
7) Coordinar las actividades del personal de la conferencia.
8) Desarrollar un presupuesto viable o concertar trabajos relacionados según el presupuesto establecido.
9) Determinar el avance temporal de cada obra.
10) Inspeccionar los lugares e instalaciones seleccionados.
11) Contacto con partes relevantes (agencias de viajes, etc.). )
12) Contactar con los ponentes e invitados de la conferencia.
3. Cuando planifique una reunión, será mejor que describa el propósito y los resultados requeridos de la reunión a su jefe, organizador o presidente de la reunión.
Si ambos están en la misma página, pueden planificar la reunión.
Contenido de la reunión:
1. Tema de la reunión
2. Objeto de la reunión
3. X días a X días.
4. Lugar y sede principal
5. Organización del congreso: organizador, organizador, coorganizador y unidad de apoyo.
6. Invitados, participantes y número de personas
7. Anfitrión de la reunión
8. Responsable de la reunión
9. Tema: Puntos clave de la reunión.
10. Calendario y agenda de reuniones
11. Otras actividades
12. Disposición del lugar
13. : liderazgo Grupos, grupos y responsabilidades
Pregunta 3: ¿A qué debemos prestar atención al organizar una reunión? 1. Etiqueta de saludo: Los saludos y los envíos son las formas más básicas y los vínculos más importantes en las actividades de recepción social. Son aspectos importantes para expresar amistad y cortesía del anfitrión. Los saludos, en particular, son la tarea más importante para dejar una buena primera impresión a los invitados. Dejar una buena primera impresión en la otra parte sentará las bases para un contacto posterior. Se deben hacer arreglos cuidadosos para recibir a los invitados y prestar atención a los siguientes asuntos. (1) Para los invitados extranjeros y extranjeros que vienen de visita, negociar negocios o asistir a reuniones, primero deben comprender el número de tren y el número de vuelo al que llegó la otra parte y hacer arreglos para que personas con la misma identidad y posición saluden. Los invitados. Si por alguna razón el anfitrión del estatus correspondiente no puede ir, el anfitrión que va a recibir al huésped debe explicárselo cortésmente. (2) Cuando el anfitrión reciba a los huéspedes en la estación o en el aeropuerto, debe llegar con anticipación y esperar la llegada del huésped. Nunca debe llegar tarde y hacer esperar a sus invitados. Los invitados estarán muy felices cuando vean que alguien viene a recibirlos. Si llegan tarde, definitivamente dejará una sombra en sus corazones. Por mucho que lo explicaran después, no pudieron disipar la impresión de negligencia y deshonestidad. (3) Después de recibir a los invitados, primero debe decir "Gracias por su arduo trabajo", "Bienvenido a nuestra hermosa ciudad", "Bienvenido a nuestra empresa". Luego preséntate a la persona. Si tienes una película famosa, puedes enviársela a la otra parte. Preste atención a la etiqueta al entregar tarjetas de presentación: 1. Cuando intercambie tarjetas de presentación con personas mayores y personas respetadas, entréguelas con ambas manos, inclínese ligeramente hacia adelante y diga: "Por favor, camine despacio". Cuando desee obtener la tarjeta de presentación de la otra parte, puede usar un tono suplicante y decir: "Si le resulta conveniente, ¿puede dejarme una tarjeta de presentación? 2. Como persona que recibe la tarjeta de presentación, léala con atención". después de tomarlo con ambas manos. Nunca lo guardes en tu bolsillo sin mirarlo ni lo dejes sobre la mesa. (4) Al recibir a los huéspedes, se debe preparar el transporte para ellos con antelación. No espere hasta que lleguen los invitados para apresurarse a preparar el transporte. Esto hará que los invitados esperen y retrasará el trabajo. (5) El anfitrión debe preparar el alojamiento para el huésped con anticipación, ayudarlo a realizar todos los procedimientos y conducirlo a la habitación. Al mismo tiempo, debe presentarle los servicios e instalaciones del alojamiento y entregarle la habitación. Plan de actividades y cronograma al huésped, y entregue el mapa preparado o Se entregan a los huéspedes mapas turísticos, atracciones turísticas y otros materiales de introducción. (6) Después de que el anfitrión envíe al huésped a su residencia, no se vaya inmediatamente. En lugar de ello, debe quedarse brevemente con el huésped y tener una conversación cálida. El contenido de la conversación debe satisfacer al huésped, como sus antecedentes, costumbres, paisajes naturales únicos, especialidades, precios, etc. Teniendo en cuenta que los invitados están cansados por el viaje, el anfitrión no debe quedarse por mucho tiempo y dejar que los invitados descansen temprano. Al separarse, informe al huésped la hora, el lugar y el método del próximo contacto. 2. Etiqueta de recepción Al recibir invitados, debe prestar atención a los siguientes puntos. (1) Cuando el responsable que busca el huésped esté ausente, indicarle claramente dónde ha ido el responsable y cuándo regresará a la unidad. Por favor deje su número de teléfono y dirección, y deje claro si el huésped volverá a venir a la empresa o si nuestro responsable se irá a otra empresa. (2) Cuando llegan los huéspedes, nuestra persona a cargo no puede recibirlos inmediatamente por diversos motivos. Debemos explicar el motivo y el tiempo de espera a los invitados. Si los invitados están dispuestos a esperar, se les deben proporcionar bebidas y revistas y, si es posible, se les deben cambiar las bebidas de vez en cuando. (3) El personal de recepción debe tener métodos y posturas de orientación correctos para guiar a los huéspedes a sus destinos. 1. Métodos de orientación en el corredor. Antes del segundo o tercer paso del huésped, el personal de recepción debe igualar el ritmo y dejar entrar al huésped. 2. Método de guiado en escaleras. Al guiar a los invitados al piso de arriba, se debe permitir que el huésped camine delante y la recepcionista detrás. Si va abajo, la recepcionista debe ir al frente y los invitados deben ir atrás. Los recepcionistas deben prestar atención a la seguridad de los huéspedes al subir y bajar escaleras. 3. Métodos de guiado en ascensores.
Al guiar a los invitados para que tomen el ascensor, la recepcionista entra primero al ascensor. Después de que los invitados entran, cierran la puerta del ascensor. Después de llegar, la recepcionista presiona el botón "encendido" para permitir que los invitados salgan del ascensor primero. 4. Métodos de orientación en el salón. Cuando un invitado entra a la sala de estar, la recepcionista le hace un gesto para que se siente. Después de verlo sentarse, asiente y se va. Si un invitado se sienta en el asiento equivocado, pídale que se siente en otro asiento (generalmente el lado cerca de la puerta es el siguiente asiento). (4) Sirva el té con sinceridad. Los chinos están acostumbrados a entretener a los invitados con té. Cuando entretenga a invitados distinguidos, preste especial atención a los juegos de té. Hay muchas reglas para servir té y hay muchas reglas para pasar el té.
Pregunta 4: ¿A qué cuestiones se debe prestar atención en la planificación de reuniones? Déjame decirte que cuando planificas una reunión, debes prestar atención a varios aspectos:
(1) Cosas a tener en cuenta al preparar los materiales de la reunión: 1. Si es posible, prepare materiales para cada participante. Preste atención a distinguir los roles de los participantes (como anfitrión de la reunión, líder, participantes comunes) y prepare materiales de acuerdo con los roles de los participantes. 2. Cuando hay muchos materiales de la reunión, es necesario organizarlos en orden de acuerdo con la agenda de la reunión. Es mejor agruparlos en un volumen y numerar las páginas para comodidad de los participantes. 3. Cuando los participantes necesiten diferentes materiales debido a diferentes roles, los materiales deben empaquetarse en bolsas de archivos según la persona o unidad y marcarse como pertenecientes a la persona o unidad para comodidad de los participantes. 4. Si es necesario distribuir recuerdos o regalos a los participantes, estos deben prepararse junto con los materiales de la reunión y colocarse en una bolsa para documentos para distribuirlos a los participantes.
(2) Aviso de reunión: el aviso de reunión se puede dividir en aviso oral y aviso escrito solo es adecuado para reuniones informales con un número pequeño de participantes. El aviso escrito debe prestar atención a los siguientes puntos: 1. La notificación formal por escrito de la reunión debe incluir: una breve descripción de la agenda de la reunión, participantes, hora de la reunión, lugar de la reunión, etc. 2. Se debe enviar una notificación escrita de la reunión a los participantes a través de canales formales, como el sistema OA, correo electrónico, publicación en sitios web, etc. Si es necesario, se puede notificar a los participantes por teléfono.
(3) Cosas a tener en cuenta al organizar la agenda de la reunión: 1. Al comienzo de una reunión formal, generalmente es necesario explicar el proceso general de la reunión y dividir la reunión en varios contenidos, como la etapa de informe del trabajo, la etapa de discusión y la etapa de organización del trabajo. La introducción al proceso de la reunión debe compilarse en un documento formal y utilizarse como información para el anfitrión de la reunión. Generalmente, el organizador de la reunión puede presentar el proceso de la reunión sin el anfitrión de la reunión. 2. Al organizar la agenda de la reunión, se debe tener en cuenta el horario de la reunión. Intente organizar la reunión durante el horario laboral normal, como de 9:00 a 11:00 o de 15:00 a 17:00. Si se trata de una reunión de varios días o una reunión que ocupa el tiempo del almuerzo y la cena, debe considerar si desea organizar alojamiento.
(4) Precauciones para el diseño del lugar: 1. El lugar de celebración de las reuniones formales debe acordarse con antelación y se debe informar a los participantes mediante notificación por escrito de la reunión. 2. Para reuniones formales, generalmente es necesario disponer los asientos y placas de identificación de los participantes, y colocar los asientos y placas de identificación frente a la reunión. 3. Para lugares con asientos asignados, las bolsas de información de la conferencia deben colocarse en los asientos antes de la reunión. 4. Cuando se requiera proyección de video o videoconferencia, se deberán adecuar equipos como proyectores, mezcladores, pantallas y micrófonos. 5. Presta atención a los factores ambientales del lugar, como temperatura, iluminación, etc. , según la situación real. 6. Los organizadores de la reunión deben preparar varias herramientas de grabación de la reunión, como cámaras, videocámaras, grabadoras, etc. , para resumir la reunión después de la reunión.
(5) Precauciones para los arreglos en el sitio (cuando el personal ingresa al sitio): 1. Antes de que comience la reunión, instale un mostrador de recepción en la entrada del lugar, prepare una hoja de registro y regístrese para los participantes. 2. Cuando haya pocos materiales para la reunión, se podrán distribuir cuando los participantes se registren.
Pregunta 5: Cómo levantar actas de reuniones y a qué cuestiones se debe prestar atención 1. Consejos para redactar buenas actas de reuniones:
1. Mejore su velocidad de escritura.
Para redactar actas de reuniones, primero debes tener cierta velocidad de escritura. No puedes escribir simplemente una frase después de decir tres frases. Escribe más cada día y mejora conscientemente tu velocidad de escritura. Con el tiempo, tu velocidad de escritura mejorará.
2. Utiliza bolígrafos de grabación y otras herramientas.
Al tomar actas de reuniones, incluso las personas que escriben rápidamente pueden ser descuidadas y perderse cosas. En ese momento, la grabadora que preparamos antes de la reunión fue útil. Después de la reunión, podemos completar las partes que faltan según la grabación y mejorar las actas de nuestra reunión.
3. Comprender con antelación el contenido principal de la reunión.
Antes de la reunión, puede utilizar el aviso de reunión para comprender el contenido general de la reunión y luego escribir algunas cosas que se pueden escribir antes de la reunión, como la hora, el lugar, los participantes, etc.
Cuando comienza la reunión formal, sólo es necesario registrar los comentarios de los participantes.
4. Escuchar atentamente las opiniones de los participantes.
Las llamadas actas de la reunión sirven para registrar las diferentes opiniones de los participantes, no cada frase. Por lo tanto, al tomar actas de una reunión, primero podemos escuchar el discurso del orador y luego resumirlo y grabarlo.
5. No uses dos cosas a la vez, mira a tu alrededor.
Lo más tabú a la hora de levantar actas de una reunión es distraerse durante la reunión y concentrarse en hacer dos cosas. Una vez que un lugar no logra mantener el ritmo, otros lugares lo seguirán, lo que afectará seriamente la integridad de las actas de las reuniones. Por lo tanto, al grabar, debes mantener un alto grado de concentración y grabar con cuidado.
6. Si no has terminado alguna tarea, sáltala con decisión.
Cuando muchas personas toman actas de reuniones por primera vez, intentarán registrarlas una por una, no queriendo perderse nada. Sin embargo, durante las reuniones, siempre habrá momentos en los que no podrás seguir el ritmo. En este momento, debes saltarte este lugar decididamente y grabar el discurso de una persona directamente para evitar afectar el registro general más adelante.
2. Al tomar actas de la reunión, preste atención a los siguientes puntos:
1 Llegue al lugar de la reunión con anticipación y registre la organización de la reunión, incluido el nombre de la reunión. reunión, hora y lugar de la reunión, ausencia y nombres de los asistentes, anfitrión y registrador, etc.
2. Registrar con precisión el contenido de la reunión. Es necesario anotar el nombre del portavoz, el contenido del discurso, incluyendo el contenido de la discusión, sugerencias realizadas, resoluciones adoptadas, etc. , tome nota de la votación si es necesario.
3. Resume la idea central de cada orador, no la escribas palabra por palabra. Centrarse en los temas discutidos y señalar los temas centrales, como los problemas a resolver en la reunión, los puntos de vista planteados, las soluciones a varios temas secundarios y los resultados finales de la discusión, etc.
4. Garantizar la exactitud y puntualidad de las actas de las reuniones. Si encuentra algún punto poco claro antes de que se emita el acta, es mejor consultar con el personal correspondiente para evitar objeciones o errores después de que se emita el acta.
Pregunta 6: ¿Qué es lo más importante a la hora de organizar una reunión? Precauciones para la preparación de bienvenida 1. El horario de la reunión debe evitar días festivos importantes o días de eventos; 2. Siempre preste atención a las condiciones climáticas durante el tiempo programado para la reunión. En caso de clima severo, como tifones, notifique de inmediato a los participantes para posponer o cancelar la reunión. Notificar la reunión, contactar a los líderes relevantes. Determinar la hora, el contenido y la agenda de la reunión. Después de que se notifique la reunión, notifique a los participantes relevantes por teléfono según sea necesario. 4. Según la escala de la reunión, determine si se debe publicar el aviso de la reunión en la sección "Avisos y anuncios" de OA; la reunión, determine si debe crear un formulario de registro de la reunión y utilícelo si es necesario. El formulario de registro debe distribuirse a los participantes antes de que comience la reunión. 6. Según el contenido de la reunión, determine si debe hacerlo; redactar informes de noticias y actas de la reunión y, si es necesario, designar a una persona para que se haga cargo antes de la reunión, si es necesario, notificar cuando se emita la convocatoria correspondiente. Asistencia del Grupo de Asuntos del Partido 7. Si los líderes importantes asisten a la reunión y necesitan hacerlo; confirme los asientos y coloque las etiquetas con los nombres, los asientos de liderazgo deben determinarse después de que se anuncie la reunión y se debe notificar a la clase de servicio de propiedad con anticipación para que proporcione etiquetas de liderazgo. 8. Durante la reunión, si es necesario, use Para equipos especiales (como; equipo de video, etc.), comuníquese con la red 1331 y acuda al lugar una hora antes del inicio de la reunión para la depuración del equipo 9. Si se trata de preparación para otras reuniones, comuníquese con el departamento correspondiente a tiempo;
Pregunta 7: Cómo participar en la reunión y precauciones 1. Tome buenas notas:
Cuando asista a una reunión, debe preparar una libreta y un bolígrafo y registrar el contenido de la reunión con atención. No puede ir a la reunión sin traer nada. Esta es una señal de trabajo irresponsable.
2. Encuentre su posición correctamente:
Ingrese a la sala de reuniones según sea necesario y encuentre su propia posición o la posición de su unidad. No se siente casualmente, lo que arruinará la situación. Disposición de los asientos para reuniones.
3. Escuche atentamente:
Durante la reunión, escuche atentamente, no se quede dormido, lea periódicos y revistas, haga cosas ajenas a la reunión y no entre ni salga. de la reunión a voluntad. Esto es respeto por las personas y respeto por uno mismo.
4. No juegues con el móvil:
Durante una reunión, no apagar el móvil, no jugar con el móvil o no contestar el teléfono es una conducta irrespetuosa. Interfiere con la disciplina de la reunión y atrae fácilmente la atención de otros participantes y perturba el pensamiento de los participantes.
5. Por favor, no fume:
Los hombres no deben fumar durante las reuniones. En primer lugar, si hay demasiadas personas viviendo juntas, el aire en sí será malo y difícil de circular. Fumar llenará la sala de reuniones de humo, no se parecerá en nada y afectará la salud de los demás.
6. No chatear:
Durante las reuniones, no susurres ni charles, y no trates la reunión como una reunión de colegas maduros. No nos hemos visto en mucho tiempo, así que seguimos charlando. Al comienzo de la reunión, susurrarás en privado, lo que te hace parecer muy inculto.
Pregunta 8: Por qué se debe realizar una reunión, tipos de reuniones y precauciones 1. El papel principal y la importancia de las reuniones.
Las reuniones son una forma y un medio eficaz de gestión empresarial, una forma eficaz de mejorar la calidad y la eficiencia del trabajo y una manifestación concreta de la cultura corporativa. Tienen las siguientes funciones e importancia:
2. La transmisión de información es oportuna y precisa, lo que favorece una implementación rápida, ahorra tiempo y mejora la calidad del trabajo. y eficiencia;
3. La discusión mutua y la lluvia de ideas favorecen la toma de decisiones científicas de la empresa.
4. Unificar el pensamiento y la comprensión para facilitar la precisión y la eficiencia de la acción;
5. Promover y cultivar empleados positivos. La capacidad y los hábitos de pensamiento, expresión y comunicación pueden mejorar la capacidad y la calidad del equipo;
6. de los jefes de departamento para coordinar, analizar y resumir, y mejorar el nivel de gestión;
7. Los gerentes corporativos pueden mantenerse al tanto de las tendencias ideológicas y el estado laboral de los empleados;
8. 'comprensión de la gestión corporativa, conocimiento y comprensión de las perspectivas de desarrollo corporativo, generar confianza y elevar la moral;
9. trabajo;
Notas:
1. El tiempo de la reunión debe ser claro. Trate de comenzar la reunión a tiempo y finalizarla a tiempo para mejorar la calidad y el efecto de la reunión;
2. Cuando se trata del contenido que debe discutirse, el organizador debe informar al personal relevante con anticipación para que todos puedan pensar en ello;
3. Esté preparado antes. la reunión y proporcionar informes y datos relevantes para facilitar la discusión y la comunicación en la reunión;
4. Ingrese al lugar y regístrese 5 minutos antes del inicio de la reunión. Durante las reuniones, configure su teléfono en silencio o vibración. En principio, no está permitido contestar el teléfono. En circunstancias especiales, se requiere la aprobación de la persona a cargo de la reunión;
5. El organizador de la reunión debe hacer arreglos para que alguien tome las actas de la reunión (ver: libro de actas de la reunión), tome fotografías, etc. , todos deben firmar al final de la reunión. Se clasificará dentro de los 2 días hábiles posteriores a la reunión y se enviará electrónicamente al responsable de la empresa para su revisión y archivo. Las reuniones importantes deben compilarse en actas y enviarse al personal relevante para su ejecución después de la reunión;
6. Controlar estrictamente el tiempo de la reunión, mejorar la calidad de la reunión, comprender el tema de la reunión y evitar divagaciones y divagaciones. Para temas que no sean de reunión o contenidos que requieran una discusión prolongada, se puede organizar al personal relevante para que se comunique después de la reunión. Si realmente es necesario discutir en la reunión, debe explicárselo a todos;
7. Los participantes deben obedecer las disposiciones del organizador y mantener el orden de la reunión. Durante la discusión, preste atención al tono y al método de comunicación, trate de no interrumpir los discursos de los demás y realice grabaciones en el lugar.
8 Para las reuniones de aprendizaje y capacitación, debe enviar el aprendizaje y la capacitación; experiencias posteriores y enviarlas al departamento electrónicamente Responsable y organizador de reuniones;
Pregunta 9: ¿A qué debes prestar atención cuando eres anfitrión de una reunión? En primer lugar, es necesario dominar el proceso de la reunión, estar tranquilo y no nervioso, prestar atención a los participantes y mantener el orden de la reunión.