Principales métodos de diseño del proceso de operación del servicio de conferencias
Desarrollar un plan de recepción de la conferencia: que incluya generalmente la política de recepción, las especificaciones de recepción, el contenido de la recepción, el cronograma de recepción, las responsabilidades de recepción, los fondos de recepción, etc.
Capacitación del personal de recepción: el personal de recepción de conferencias y los voluntarios deben aprender y dominar los conocimientos de recepción relevantes de acuerdo con los objetos de recepción específicos, familiarizarse con la situación básica y las características de los objetos de recepción y hacer un buen trabajo en recepción. .
Implementación de los asuntos de recepción: organizar comidas, alojamiento, transporte, seguridad, traducción y personal acompañante, artículos de recepción, actividades de entretenimiento, etc. en función de la información obtenida de los participantes, los estándares presupuestarios y los requisitos especiales de los participantes.
Guía de recogida en el aeropuerto: determine las especificaciones de bienvenida, coloque el cartel de recogida, comprenda la situación de llegada y luego brinde una cálida recepción, organice un equipo de bienvenida y presente flores según las necesidades. de la reunión. Durante el evento de la conferencia, el personal de la conferencia proporcionará a los asistentes instrucciones y ubicaciones específicas del lugar, asientos, salas de alojamiento y otros lugares sobre los que los asistentes puedan realizar consultas.
Registro e inicio de sesión: Guíe a los participantes para que se registren cuando lleguen al lugar y se registren cuando asistan a la reunión. El personal de recepción de la conferencia debe hacer un buen trabajo en la verificación de documentos, registro de información, recepción de materiales, emisión de documentos, pago anticipado, arreglos de alojamiento, etc.